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Ser responsable a veces implica agobiar a la gente

2009-12-13T20:26:00.001+01:00

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Word o Power Point

2009-09-08T13:40:00.002+02:00

A la hora de expresar una idea con la intención de que sea entendible por un tercero, suele ser muy habitual que nos encontremos con la disyuntiva del soporte informático que vamos a utilizar. Esta elección normalmente gira en torno a utilizar un procesador de textos (en el título he utilizado Microsoft Word para resumir) o un presentador de diapositivas (Power Point, idem). De hecho, en toda oficina existen fervientes partidarios y detractores de ambos soportes; si éstos coinciden en un equipo las discusiones sobre el soporte a utilizar soporte se pueden alargar durante largos minutos hasta que el responsable del equipo decide cortar. Finalmente se impone el formato preferido del jefe.

Pero debajo de esta disyuntiva meramente informática subyace otra mucho más relacionada con el lenguaje y la comunicación. Un "procesador de textos" se presta más a desarrollar y expresar la idea con texto, mientras que un "presentador de diapositivas" utiliza de manera preferente las imágenes, los dibujos y los diagramas. Los "profesionales prácticos" prefieren el procesador mientras que los "profesionales creativos" prefieren las diapositivas. El “profesional práctico” no quiere perder el tiempo dibujando, prefiere desarrollar la idea rápidamente en texto. El profesional creativo prefiere invertir un poco más en mostrar la idea apoyándose en la imagen.

En mi periplo profesional de oficina, me he encontrado con partidarios y detractores de ambas formas de comunicación y personalmente tengo que romper una lanza por los "creativos", mucho más respetuosos con los "prácticos". El "profesional práctico" suele despreciar las presentaciones en Power Point, no suelen ver la utilidad y sí el tiempo que se pierde en crear las presentaciones. Se quedan en la forma y no quieren ver ni entender el fondo; es como la persona que no escucha. De hecho, suelen bromear sobre las habilidades del "creativo" con el Power Point. Sinceramente, nunca he contemplado la actitud contraria.

Desgraciadamente para los "prácticos", está demostrado que los "profesionales creativos" tienen mayor tasa de éxito a la hora de vender sus ideas. Un ejemplo, las grandes firmas, sobre todo las consultoras de estrategia, suelen disponer de un departamento "creativo" que refleja en diagramas, imágenes y dibujos las ideas de los consultores con el objetivo de conseguir la venta. Todos los buenos profesionales saben crear una imagen adecuada para expresar sus ideas y son capaces de darle el valor que tiene.

Pero, ¿por qué son preferibles las imágenes, los dibujos y los diagramas a la hora de expresar una idea?

La respuesta es que el ser humano no piensa en palabras y frases. Sólo pensamos en figuras y/o imágenes. Las palabras son la materia prima del pensamiento. Al hablar o leer, ese asombroso instrumento, la mente, convierte automáticamente las palabras y frases en imágenes mentales. Cada palabra, cada frase, crea una imagen mental un poco distinta. Además, las imágenes se quedan grabadas en nuestra mente con mucha más facilidad que las palabras y permanecen en ella durante mucho más tiempo, es más sencillo impactar a nuestro interlocutor, que es el objetivo de la comunicación.

Pero como siempre, en la mesura está la virtud, Una idea escrita, representada de manera gráfica o por medio de un diagrama, tiene muchísima más capacidad de venta que una idea que se expone sólo de manera oral. No nos quedemos en lo superfluo: word o power point.

En esta ocasión hay que acudir el refranero popular:

Una imagen vale más que mil palabras

Visitar una gran ciudad

2009-09-04T22:10:00.001+02:00

Para la gran mayoría de los mortales viajar es una de las experiencias más reconfortantes que existen, sin embargo puede llegar a convertirse en una auténtica pesadilla si no se enfoca correctamente.

En este artículo expongo algunos consejos que no he encontrado en ninguna guía de viaje y que considero fundamentales a la hora de emprender una visita turística a una gran ciudad:

ANTES DE SALIR:

Zonas a visitar. Con la ayuda de un mapa de la ciudad dividir la ciudad en zonas y señalar aquellas que queramos visitar. Normalmente las grandes ciudades ya disponen de una división en áreas ó distritos que nos puede ayudar. Las zonas deben de ser amplias y abarcar varios sitios “objeto de visita”.
“Short-list” de sitios “objeto de visita”. Para cada zona crear una pequeña lista de los sitios que nos gustaría visitar. Si conocemos algún sitio en el que nos gustaría comer o beber algo, apuntarlo también.
Calendario de visitas. En una tabla a modo de calendario dibujar los días de viaje divididos en mañana y tarde. Posteriormente ubicar cada una de las zonas a visitar en cada una de las celdas de nuestra tabla-calendario. Pudiera ocurrir que no tengamos días suficientes para visitar todas las zonas elegidas . Es el momento de decidir qué visitas son más prioritarias o de elegir alguna más. De todos modos guardaremos en nuestra “short-list” el listado de zonas y sitios que “nos gustaría visitar” aunque no los hayamos podido encajar en el calendario. Hay que ser conscientes de que el calendario “antes de salir” es una previsión y que el calendario “durante el viaje” se irá concretando día a día, incluso pudiera ocurrir que tuviéramos que replantearlo durante el mismo. De ahí que en el calendario “antes de salir” sólo debemos ubicar grandes zonas y no perder el tiempo en concretar cuándo realizaremos cada una de las visitas recogidas en nuestra “short-list”.
Tecnología móvil. Si disponemos de algún móvil con tecnología GPS descargar los mapas de la ciudad. El GPS nos puede ahorrar muchos kilómetros y frustraciones.

DURANTE EL VIAJE:

Cada día: el día anterior por la noche o el mismo día por la mañana revisar el calendario y concretar las visitas del día. Actualizar el calendario si fuera necesario, por ejemplo si un día hemos visitado más o menos zonas de la previstas tendremos que incorporar o eliminar algunas zonas y reubicar otras.
Utilizar transporte público de superficie (autobús, tranvía, barco...) siempre que sea posible. La forma más barata y rápida de conocer una ciudad es mediante los transportes públicos de superficie. Si durante el viaje podemos disponer de wifi y de un dispositivo con navegador web podemos utilizar las páginas web de los transportes de la ciudad para conocer cómo ir de un punto a otro mediante este tipo de transporte. Normalmente esto lo realizaremos cuando revisemos el plan de “cada día”.
Necesidades fisiológicas básicas: nunca las echamos de menos hasta que nos hacen la vida imposible: sed y aguas mayores y menores. Es muy importante el hidratarse correctamente, una buena idea puede ser la de proveerse de agua mineral al comienzo de cada día. También debemos pensar en la “evacuación”, algo que puede llegar a arruinar un día de viaje si no encontramos el sitio adecuado; para no sufrir este problema debemos de acordarnos de utilizar los WCs siempre que tengamos opción de ello. Si no queremos dejarnos mucho dinero en bares y cafeterías lo mejor es utilizar los WCs públicos, de museos o de locales comerciales en los que no sea necesario consumir para utilizarlos: MCDonald’s, grandes centros comerciales, etc...
Guías de viaje: son una buena ayuda “antes del viaje” pero pueden limitarnos en exceso si queremos conocer la verdadera esencia de la ciudad. Si éste es nuestro propósito lo mejor es perderse por las calles que nos sorprenderán con rincones maravillosos que no están recogidos en ninguna guía.
Comidas: Si el tiempo acompaña y para abaratar nuestro viaje podemos desayunar, comer o cenar en alguno de estos rincones descubiertos. Seguro que no será difícil encontrar un supermercado o una tienda de ultramarinos cercana. El disfrute de la comida puede ser tan placentero como el del mejor restaurante del centro.
Souvenirs: Si no vamos a facturar nuestra maleta tenemos que tener cuidado con los souvenirs que llevemos en nuestro equipaje de mano, hay que recordar las restricciones con objetos punzantes líquidos, geles o similares. Recientemente me quedé sin un buen surtido de camembert francés porque en el control lo consideraron “doux”, es decir con textura líquida, en fin...

ENLACES INTERESANTES:

El GPS del iphone se puede utilizar de manera offline pero primero hay que descargar los mapas de la zona. Aquí un enlace que explica cómo descargar los mapas de Google para verlos sin conexión.
Virtualtourist.com: Guía de viajes online con el concepto 2.0, es decir colaborativa. En ella puedes encontrar hoteles, cosas que hacer en cada ciudad, restaurantes, comercios, vida nocturna, transporte, y un sin fin de información. Está en inglés.

Las relaciones interpersonales y el proceso de escucha

2009-08-07T22:14:00.003+02:00

Parece que últimamente los derroteros de este blog van más por la "productividad y mejora personal" que por la temática de "gestión", así que para no perder la costumbre hoy voy a intentar reflexionar sobre una forma de mejorar la efectividad de logro de nuestros objetivos cuando éstos dependen de los demás.

Pero primero, algunas preguntas para comenzar la reflexión: ¿somos realmente efectivos en nuestras relaciones interpersonales? ¿Conseguimos los objetivos que perseguimos cuando el éxito también depende de otros? ¿Generamos confianza en los demás? Aristóteles decía en su Retórica que el hombre no es un ser sólo racional, sino que obedece también a las emociones. Los griegos, a los que se le daba muy bien el estudio del discurso y la persuasión, distinguían tres dimensiones en un proceso de comunicación, las cuales había que dominar para ser realmente persuasivos. Estas dimensiones eran:

ETHOS: se trata de la credibilidad personal. Confianza que inspiramos.
PATHOS: lado empático, el sentimiento.
LOGOS: lógica, parte razonada de la exposición

Creo que estamos de acuerdo en que la mayor parte de nosotros, cuanto intentamos convencer a alguien de nuestros argumentos, centramos todos nuestros esfuerzos en la dimensión del LOGOS, descuidando las otras dos. Es decir, nos centramos en la comunicación unidireccional, intentando convencer a nuestro interlocutor sin ni siquiera intentar entender sus argumentos y razonamiento. En definitiva, "no escuchamos", algo que nos habrán dicho muchísimas veces y a lo que siempre se hace caso omiso. Pero, ¿realmente funciona esto de escuchar? ¿Tendrán razón los griegos como casi siempre? Pues la mejor manera de comprobar si un nuevo método funciona es hacer una prueba y ponerlo en práctica, después iremos corrigiendo como en todo proceso de mejora. En este caso la puesta en práctica es realmente sencilla ya que somos seres sociales y a lo largo del día se nos presentan infinidad de oportunidades en las que tenemos que utilizar un proceso de comunicación para convencer, negociar o simplemente dialogar.

Aunque parezca sencillo una escucha efectiva requiere de entrenamiento. Stephen R. Covey, a partir de su principio de "procura primero comprender y después ser comprendido" distinguía cuatro niveles de madurez en la habilidad de escucha de una persona:

Imitar el contenido. Simplemente se escucha. Es la escucha "activa" o "refleja". No es un nivel 0 porque al menos se escucha. Pero imitar el contenido es fácil, basta con escuchar las palabras del otro y repetirlas, ni siquiera es necesario gastar materia gris. ¿Cuántas veces hemos presenciado diálogos en los que uno de los interlocutores no hace más que asentir y repetir las palabras del otro? Hay personas que se encuentran a gusto con interlocutores que presentan un nivel de madurez de escucha de este tipo. Son personas "fáciles" de tratar porque siempre dan la razón. Suele ocurrir frecuentemente en las situaciones de subordinación profesional.
Parafrasear el contenido. Este nivel de madurez es un poco más efectivo, pero todavía se limita a la comunicación verbal. Se trata de decir con nuestras propias palabras lo que el interlocutor nos está comunicando. Aquí ya aplicamos el lado izquierdo del cerebro, el del razonamiento lógico, es decir, somos capaces de entender lo que se nos quiere decir y expresarlo con nuestro propio lenguaje.
Reflejar el sentimiento sobre lo que se está escuchando. En este nivel de madurez se utiliza sobre todo el hemisferio derecho, el emocional, y se atiende más a los sentimientos que se captan durante la comunicación que a la propia escucha.
Parafrasear el contenido y reflejar el sentimiento. Este nivel de madurez engloba los niveles 2 y 3, no sólo escuchamos y entendemos el contenido si no que también somos capaces de captar los sentimientos expresados por la otra persona durante el proceso de comunicación. Es una escucha mucho más completa y sincera. Este nivel de madurez no es sencillo y seguramente nos hayamos encontrado con muy pocas personas que realmente lo tengan desarrollado, es fácil identificarlas porque saben entender lo que queremos o necesitamos sin necesidad de tener que explicitarlo mediante el lenguaje. Es un nivel enormemente efectivo puesto que genera una gran confianza en la otra parte que suele abrirse a nosotros desapareciendo la barrera entre lo que "realmente se quiere decir" y lo que "se dice".

Pero, puestos a probar, ¿cómo podemos saber que realmente avanzamos en nuestro proceso de mejora de la escucha? ¿Cómo podemos comprobar si esta mejora efectivamente redunda en favor nuestro? Cada uno de nosotros podemos fijar nuestros propios indicadores, como si de una dieta de adelgazamiento se tratara. Por ejemplo, podemos medir la frecuencia de discusión con nuestra pareja, la influencia sobre nuestros hijos, si somos más convincentes en nuestro trabajo, etc... Todo dependerá de los objetivos que nos fijemos al inicio del proceso de mejora. Sin embargo, existe una sensación que toda persona experimenta cuando llega a un nivel 4 de madurez, y es aquella que nos hace ver las enormes diferencias que tenemos las personas en la percepción de la realidad, diferencias que en otros niveles de madurez no se distinguen. Es precisamente el identificar esas diferencias lo que nos va a ayudar a aplicar nuestro razonamiento (LOGOS) con otro enfoque mucho más convincente para la otra parte, lo que a posteriori aumentará nuestra credibilidad (ETHOS). Una vez identificadas las diferencias podemos actuar e influir sobre ellas y aplicar nuestros razonamientos (LOGOS) con otro enfoque mucho más convincente para la otra parte, un enfoque de adentro hacia afuera y no de afuera hacia dentro como hacemos cuando intentamos convencer sin escuchar. Sin embargo corremos un grave peligro al aplicar la escucha empática ya que podemos acabar dejándonos influir por la otra parte. Sin embargo, dejarse influir es la clave para influir a los demás.

La gestión del talento en Google

2009-05-23T18:27:00.005+02:00

Incluso en estos tiempos en los que el mercado laboral sufre los excesos de una época de empacho financiero, se hace necesaria la gestión del talento en las empresas. Esto lo sabe muy bien una compañía como Google que, a pesar de anunciar reducciones de personal, ha elegido esta época de poco movimiento laboral para reforzar la retención de aquellas personas que realmente son valiosas para su negocio. Y es que los talentos no saben de crisis laborales y eso lo está sufriendo Google que ve cómo sus ingenieros más productivos, sus diseñadores más creadores y sus mejores vendedores están abandonando la compañía. Leemos en el The Wall Street Journal que estos profesionales se sienten infravalorados después de un crecimiento que les ha llevado a perder la motivación de aquella start-up que un día fue y que ellos mismos conformaron.

Ante esta situación la empresa nos sorprende con otra de sus iniciativas innovadoras, pero en esta ocasión no se trata de un nuevo producto, si no de un nuevo proceso de gestión de interno: los cerebros de Google están explorando los datos de sus empleados con el objetivo de conseguir un algoritmo que les ayude a identificar aquellos profesionales con más probabilidades de abandonar la empresa. Dejando atrás trasnochados métodos como la antiguedad en la empresa, los años de experiencia, titulación, afinidades personales, Google se basa en datos más adecuados para identificar el talento: encuestas, peer reviews (revisiones entre iguales), histórico de promociones y salarios, reviews o evaluaciones de desempeño,... Estos son los datos que utilizará la fórmula matemática para identificar el talento susceptible de irse, al parecer este algoritmo se encuentra en fase de pruebas. Esperemos que tomen nota muchas empresas al otro lado del charco.

Enlaces:

Google Searches for Staffing Answers

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La misión

Mejorando la concentración

2009-05-09T19:58:00.009+02:00

A cada paso una inspiración y a cada inspiración una barrida. Paso - inspiración - barrida. Paso - inspiración - barrida.

MOMO - Michael Ende

¿Cuánto tiempo perdemos en nuestro tiempo libre preocupándonos por acontecimientos pasados o futuros?. ¿Cuántas veces las obsesiones no nos dejan disfrutar del presente con plenitud?. Al igual que ocurre en nuestros momentos de ocio, esa falta de concentración es también uno de los peores enemigos de la productividad.

Las preocupaciones nos llevan a no escuchar a los que queremos, a comer deprisa, a no mirar a nuestro alrededor mientras caminamos, ... Vivir el presente, es sin lugar a dudas, la única manera de disfrutar la vida plenamente. Si conseguimos concentrarnos en el momento disfrutaremos más de la comida, de los amigos, de la familia, lograremos obtener mayor beneficio y placer de todo ello: escuchando y entendiendo a los demás evitamos desencuentros, mirando a nuestro alrededor podemos encontrar ese piso que tanto buscábamos, comiendo despacio podemos mejorar las digestiones...

De la misma manera, en nuestro trabajo diario podemos ser mucho más productivos si nos concentramos en lo que estamos haciendo y evitamos las distracciones.

7 consejos para mejorar la concentración:

La mono-tarea. Al contrario que las máquinas, los humanos somos más productivos si nos centramos en una sola tarea. Las máquinas por suerte no poseen nuestra capacidad de dispersión. Un ejemplo muy claro es internet: lo abrimos para buscar un concepto, mientras cargamos unos cuantos resultados de búsqueda abrimos el correo y vemos un chismorreo de un amigo que nos lleva a un periódico digital donde encontramos una noticia que nos interesa mucho... Cuando nos queremos dar cuenta hemos perdido una hora y no nos acordamos ni de lo que queríamos hacer en un principio.
No trabajes deprisa. Piensa lo que haces, hazlo despacio. Esto ayuda a centrarse en la tarea. "Las prisas nunca fueron buenas consejeras" dice la sabiduría popular.
No te cargues de tareas y objetivos. Hay que ser consciente de la capacidad de cada uno y no decir a todo que sí. Las tareas planificadas para un día, una semana, un mes... deben de ser realistas. Un exceso de tareas sólo lleva a saltar de una a otra sin finalizar ninguna.
Planifica descansos entre tareas. Un descanso es una buena recompensa cuando finalizas una tarea. También ayuda a prepararse para la siguiente.
Dedica 5 minutos al día a no hacer ni pensar en nada. Es una buena forma de aprender a desconectar de las obligaciones y las preocupaciones.
Procura tener la mente ocupada con lo que estás haciendo y no con otras preocupaciones.
En tu tiempo libre disfruta de las "cosas pequeñas" aunque sean cotidianas: la partida de tute, el vino, los hobbys, la vuelta a casa después del trabajo, ...

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La nueva revolución en música online: Spotify

2009-04-25T11:06:00.007+02:00

Procrastinemos, hoy la cosa va de entretenimiento. Vamos a dar tregua a las tareas. Se trata de Spotify la última tendencia en música en la red. Lo podemos definir como un reproductor de música online bajo demanda. ¿Pueden haber llegado a su fin las horas perdidas recopilando álbumes y los gigas y gigas de música almacenados en nuestros discos duros..?

Para poder utilizarlo deberemos descargarlo del sitio de Spotify, para ello deberemos registrarnos y solicitar una invitación en la propia página. Suelen tardar alrededor de una semana en enviártela a tu buzón de correo. La invitación también puede provenir de cualquier usuario de Spotify. Si no queremos esperar podemos comprar una suscripción mensual por 9,99 €/mes.

Algunas de las maravillas que esconde esta herramienta:

Enorme base de datos de música. Lo encuentra casi todo.
Muy sencillo de usar. Interfaz muy similar al itunes. Incluso, muestra la carátula del disco en reproducción.
Crear y compartir tus listas de reproducción. Ayer descubrí que también se pueden "postear" de una manera muy sencilla y vistosa en facebook. En este enlace explican como.
Radio temática.
Últimas novedades y recomendaciones de música en función de tu perfil.

Su únicas pegas:

Para poder utilizarlo se necesita de una conexión a internet.
la versión gratuita incluye publicidad sonora (yo llevo tiempo utilizando Spotify y la publicidad suele saltar cada hora y media aprox.).

Enlaces:

Evernote. Memoria de elefante.

2009-04-19T13:42:00.007+02:00

Evernote es una aplicación para Windows, Mac y móviles, ideal para aquellos que tenemos poca memoria y nos gusta apuntarlo todo. Se trata de un bloc de notas electrónico en el que podemos registrar todo lo que necesitemos: tareas, reuniones, tarjetas de visita, nombres de personas, páginas de internet, fotos, listas de la compra, ...

Sus principales características son:

Crear todo tipo de notas. Anexar ficheros, imágenes, sonido...
Crear y acceder a nuestras notas desde nuestro PC, desde cualquier navegador web, desde algunos dispositivos móviles (iphone, androyd, windows mobile...). Evernote se encarga de sincronizar toda esta información entre los distintos dispositivos.
Poder capturar fácilmente notas desde la web: una página que nos interesa, un texto resaltado. Para ello se integra con los navegadores firefox, iexplorer y safari.
Etiquetar cada una de nuestras notas. De esta manera podemos navegar fácilmente entre nuestro histórico de notas.
Realizar búsquedas en las notas.
Enviar notas a nuestro bloc de notas desde cualquier lector de correos

Existen otras herramientas similares como OneNote de Microsoft, Google Notebook, Yahoo Bloc de Notas... La diferenciación de esta herramienta radica principalmente en:

Su OCR, es decir, su capacidad para escanear textos en imágenes y reconocerlos para posteriormente realizar búsquedas sobre ellos.
La integración y sincronización entre una amplia variedad de dispositivos, lo que permite disponer del bloc de notas en cualquier lugar, con y sin conexión.
Se pueden compartir notas fácilmente entre usuarios de evernote. Muy útil para compartir ideas.

Las utilidades de evernote dependen de la imaginación y de las necesidades de cada uno. Aquí algunas utilidades que yo he encontrado:

Mejorar mi sistema de gestión de tareas. Utilizo evernote como repositorio de tareas para vaciar la mente. Todas estas tareas tienen su etiqueta correspondiente: objetivo, tarea, diaria, semanal, mensual... de esta manera puedo tener control tanto de los objetivos a largo/medio plazo como de las tareas diarias.
Fotografiar las presentaciones de pizarra o los "flip-chart". Solía ser muy habitual en mí perder la información escrita en una pizarra después de una explicación. Esta información en ocasiones es de utilidad, así que ahora procuro fotografiar y guardar en evernote este tipo de presentaciones.
Fotografiar las notas tomadas en una libreta. Gracias a su sistema OCR, evernote es capaz de reconocer nuestra escritura y realizar búsquedas en los textos de las fotografías. Es una manera de digitalizar los apuntes realizados a bolígrafo.

Existe una versión gratuita y otra de pago, las principales limitaciones de la versión gratuita son:

Limitación de la información que sincronicemos mensualmente. Esta limitación es de 40 Mb.
La sincronización de ficheros anexados está limitada a imágenes, audio, ink y PDF.
Hay que aguantar una pequeña ventana de publicidad.

Enlaces:

Evernote

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La misión

2009-04-08T00:44:00.007+02:00

Algunas reflexiones sobre la palabra misión. Una palabra tan importante como denostada en la estrategia empresarial.

Antes de hablar sobre la misión en una organización, reduzcamos su ámbito y reflexionemos sobre la misión personal, ésto nos ayudará a entender la importancia del término.

SOBRE LA MISIÓN PERSONAL

La misión se basa en valores y principios fundamentales. Son los cimientos que guían nuestras acciones y nos dan seguridad. Si no sabemos lo que es verdaderamente importante para nosotros difícilmente vamos a poder actuar en consecuencia. Podemos estar muy atareados, podemos ser muy eficientes, pero sólo seremos verdaderamente efectivos cuando empecemos con un fin en mente.

Con esta definición queda bastante claro que la misión tiene que surgir del centro, de los valores más profundos y fundamentales, el marco de vida que queremos para nuestra familia, nuestro trabajo, nuestros amigos, nosotros mismos.

Sin una misión bien clara y definida es muy difícil elegir el camino que realmente queremos para nuestras vidas. Nos faltará la fortaleza y sabiduría suficiente para superar los retos y dificultades que encontraremos en el camino. Tampoco tendremos el poder suficiente para cambiar de rumbo ni relacionarnos con el ambiente que nos rodea. La imagen que da pie a este artículo es de la película La Misión. En esta película los dos protagonistas Jeremy Irons, jesuita crucificado, y Robert de Niro, traficante de esclavos, encuentran su misión en la jungla de las cataratas del Iguazú: la evangelización de esas tierras. La claridad e interiorización de esta misión les permite guiar sus pasos y superar todos los obstaculos aunque sus principios fundamentales sean distintos: uno cree en el poder de la oración y otro en la fuerza de la espada.

Para conseguir visualizar nuestra misión en la vida es muy importante la imaginación. Una de las terapias que se suele utilizar es la de imaginar nuestro último día de vida. Steve Jobs, CEO de Apple, lo hacía todas las mañanas preguntándose:

Si hoy fuera en último día de mi vida, ¿querría hacer lo que estoy a punto de hacer hoy? Y cada vez que la respuesta ha sido “No” por varios días seguidos, sé que necesito cambiar algo.
(extraído del discurso de Steve Jobs en la ceremonia de graduación de la universidad de Stanford el 12 de junio del 2005)

El discurso íntegro, con subtítulos en español:

SOBRE LA MISIÓN ORGANIZACIONAL

Muchos somos los que hemos oído hablar de la misión de una organización o grupo. Pero,

¿conocemos realmente el significado de esta palabra?
¿le damos la importancia que merece?
¿conocemos la misión de las organizaciones o grupos a los que pertenecemos, ya sea empresa, familia, club deportivo o congregación religiosa? ¿existe?
¿participamos de esa misión?

La misión organizacional, al igual que la personal, ha de surgir de dentro de la organización. Todos deben de participar de un modo significativo: todo el mundo, y no sólo los planificadores superiores de la estrategia.

Sin participación no hay compromiso

Uno de los problemas fundamentales de las organizaciones consiste en que las personas no están comprometidas con las determinaciones de otras personas para con sus vidas. Simplemente "no las compran". Si la misión no está clara e interiorizada por toda la organización es muy difícil que las decisiones que toma una persona en el último escalafón de la organización sigan los principios y valores fundamentales de la organización, con lo cuál la empresa con esa acción, no está cumpliendo con su misión.

Algunos ejemplos de enunciados de misión empresarial, válidos en el contenido pero vacíos en la forma que se les da:

La mejor empresa para los mejores profesionales. Sin embargo no se ponen los medios necesarios para poder evaluar quiénes son los mejores ni se mide su aportación a la organización: conocimiento, habilidades, proactividad... Tampoco existe un sistema de retribución justo que premie a los mejores. Muchas veces éste se basa en la antigüedad, afinidades personales o lo que un amigo llama la "tendencia central", es decir mismo sueldo para todos. Ante esta situación lo más normal es que aquellos talentos que realmente tienen clara su misión personal huyan de semejante incongruencia. Resultado: la empresa no retiene el talento.
Atención y calidad al cliente. Esto es algo que si preguntamos a cualquier emprendedor nos dirá que es un principio fundamental. Sin embargo, falla en casi todas las ocasiones. Ayer fui a devolver un aparato electrónico defectuoso, disponía de todo, factura, el aparato con sus accesorios y sin embargo recibí un NO por respuesta, esa fue la primera respuesta: NO. Y todo porque según las herramientas que utilizaban necesitaban el comprobante del pago con tarjeta. Después de evaluar alternativas con la dependienta, conseguimos que contactara con su contable quien proporcionó el famoso número. Resultado: no pienso volver a la tienda.
Pasión por el éxito compartido. ¿Cuántas veces las felicitaciones se han quedado a mitad de camino y no han llegado a los peones? Con lo gratificante que es una palmadita en la espalda. Lo que nunca falta son las recriminaciones. ¿Y cuántas veces la falta de liderazgo real se resuelve utilizando la jerarquía, imponiendo el punto de vista del más fuerte sin contar con los de abajo? Resultado: personal descontento.

Sin embargo existen otros muchos casos de éxito en la definición e interiorización de la misión. Se habla mucho de los valores de IBM en sus orígenes y de que en ellos radica, en gran medida, su éxito. El éxito de IBM realmente se basó en las personas porque creía en la dignidad del individuo. Muchas ONG son también paradigmas de misión bien entendida, sobre todo en sus orígenes.

La estrategia de una organización puede comenzar con un proceso conjunto de elaboración de un enunciado de misión para el grupo. Pero siempre teniendo en cuenta de que no se trata de un remiendo rápido; cuesta tiempo, paciencia, participación, habilidades y empatía. Se necesita tiempo y sinceridad, principios correctos e integridad. Sin ellos es imposible y una pérdida de tiempo.

Un enunciado de la misión organizacional, que verdaderamente refleje el modo de ver y los valores compartidos por todos los miembros de la organización, crea una gran unidad y un enorme compromiso. Crea un marco de referencia y de actuación en la mente de las personas. Un núcleo estable.

Enlaces interesantes:

Texto completo del discurso de Steve Jobs en la universidad de Stanford

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Algunos hábitos para evitar el estrés y centrarse en lo importante

2009-04-01T17:01:00.008+02:00

PARA EVITAR EL ESTRÉS:
Basado en el método GTD (Getting Things Done) de David Allen.

Vacía tu mente.
Libera la mente de todas las tareas que tiene pendientes, guárdalas en un lugar específico. De esta manera la mente puede concentrarse en la realización efectiva de las mismas.

No acumules tareas, dales salida rápido.
Intenta tener tu lista de tareas limpia. Tampoco apuntes en tu lista tareas que lleve menos de dos minutos realizar, simplemente hazlas.

PARA CENTRARSE EN LO IMPORTANTE:

Basado en mi propia experiencia.

Márcate objetivos.
Tanto profesionales (mejorar de posición en la empresa, cumplir con los plazos de ese proyecto, ...) como personales (comprar un coche, hacer un viaje, ...). Lo ideal es disponer de objetivos a largo plazo que se puedan ir concretando a corto plazo, por ejemplo los objetivos anuales en mensuales, los mensuales en semanales, y finalmente los semanales en tareas diarias... Esto te ayudará a distinguir cuáles son las tareas importantes que contribuyen al cumplimiento de tus objetivos.

Sé proactivo.
Está muy instaurado en nuestra cultura de trabajo que una persona ocupada es una persona importante. Nada más lejos de la realidad, las personas más eficientes y efectivas que he conocido son personas que parecen "poco ocupadas" y tranquilas, además suelen tener tiempo para disfrutar de su vida personal. La actitud en el trabajo es muy importante, podemos ser reactivos y atender a las urgencias que nos van llegando a lo largo del día, o podemos ser proactivos y centrarnos en lo que es importante, es decir aquellas tareas que van a contribuir al cumplimiento de nuestros objetivos. El resolver tareas urgentes sólo conduce a la frustación: sensación de no tener control sobre nuestro trabajo, de terminar el día sin haber realizado nada de provecho...

Escribe las tres tareas más importantes a realizar durante el día.
Escríbelas en un papel, en tu escritorio, en cualquier sitio que tengas a mano. Revísala a lo largo del día y comprueba cuántas eres capaz de completar.

Evita las distracciones y céntrate en tus tareas importantes, al menos durante una hora.
Cuando decidas abordar una tarea importante céntrate en ella y no permitas que nada te distraiga. Apaga el correo, el teléfono e intenta aislarte de cualquier distracción.

Revisa tus objetivos periódicamente.
Fíjate un día a la semana para reunirte contigo mismo y revisar tu calendario, tu lista de tareas y tu lista de objetivos.
Revisa las tareas finalizadas en el período anterior y las que quieres llevar a cabo en el próximo.

Enlaces interesantes:

Getting Things Done (GTD)

Artículos relacionados:

Todos los días haz algo que te de miedo

2009-03-24T22:52:00.001+01:00

Un gran monólogo sobre la experiencia de la vida. Extraido de una película que fue rodada en 16 días, el pez gordo. El monólogo final es de Kevin Spacey, también actúa Danny DeVito. Se trata de una comedia de negocios, muy recomendable.

Enlaces:

Enlace a la película de filmaffinity: el pez gordo
Enlace a IMDb sobre Kevin Spacey: Kevin Spacey
Enlace a IMDb sobre Danny DeVito: Danny DeVito

Artículos relacionados:

La efectividad. Otro punto de vista.

2009-03-19T00:54:00.001+01:00

Somos lo que hacemos día a día. De modo que la excelencia no es un acto, sino un hábito.

Aristóteles

He comenzado de nuevo la lectura del libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva del autor Stephen R. Covey. En la primera parte "paradigmas y principios" dedica un capítulo a cómo usar el libro. En él recomienda cambiar el paradigma del uso del material pasando del rol de discípulo al rol de maestro, en lo que llama un enfoque de dentro hacia fuera. Para ello recomienda leer con la idea de compartir lo aprendido en las 48 horas siguientes. Así que aquí estoy compartiendo uno de los principios asimilados en la primera parte de este libro.

Este principio es lo que el autor denomina "equilibrio P/CP". P es la producción de los resultados deseados y CP es la capacidad de producción, la aptitud o el medio que produce los resultados. Si aplicamos nuestra lógica productiva a este cociente diremos que cuanto más hagamos (P) más efectivos seremos, pero el cambio de paradigma que Stephen R. Covey expone es que la esencia de la efectividad está en el equilibrio entre ambos factores. Algunos ejemplos:

Uno muy claro, cuando vamos al límite de nuestras fuerzas para producir más (incrementar P) y enfermamos o quedamos exhaustos, incapaces ya de producir nada porque nuestra CP ha desaparecido. No es éste un modo efectivo de enfrentarse al trabajo.
Otro ejemplo en sentido contrario es el del estudiante eterno, continuamente formándose (incrementando CP) pero que no aplica esos conocimientos en producir nada, es decir, no trabaja, no es efectivo.
Relacionado con lo anterior, tenemos el de la persona o equipo que se dedica a aplicar un área de conocimiento (generar P) sin una formación previa en dicha área (CP). Si no invertimos continuamente para mejorar nuestra CP, limitamos severamente nuestras opciones.
Aplicado a los bienes humanos de la organización tenemos un ejemplo entre clientes (P) y empleados (CP). Si cuando los resultados de la empresa son malos una empresa despide a sus empleados menos rentables, ¿por qué no hace lo mismo con sus clientes poco rentables? Este principio habla de que la empresa tiene que tratar a sus empleados como le gustaría que sus empleados trataran a sus mejores clientes. Si la empresa tiene empleados descontentos sus clientes estarán mal atendidos.
Aplicado a la planificación tenemos el de la persona que actúa sin pensar, en contraposición al que planifica y no actúa. Sólo en el equilibrio está la efectividad.

Existen infinidad de ejemplos más, incluida la fábula de Esopo de la gallina de los huevos de oro. Según el autor, "esto es válido para todos los aspectos de la vida. Podemos trabajar con él o contra él, pero ahí está. Es un faro. Es la definición y el paradigma de la efectividad sobre los cuales se basan los 7 hábitos expuestos en este libro".

Enlaces:

StephenCovey.com: Página oficial
franklincovey.com: Su empresa
la wikipedia

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web 2.0 e idiomas. Una forma distinta y rápida de aprender idiomas.

2009-03-14T16:39:00.002+01:00

Dicen que la forma más rápida de aprender y mejorar un idioma es sumergirte en él, en su país de origen, en su cultura, conocer gente... Las nuevas redes sociales que surgen alrededor de la web nos ofrecen esta oportunidad, salvando las distancias..., sin movernos de casa y gratis.

Hoy os dejo dos enlaces de dos redes sociales que nos permiten:

Conectar con hablantes nativos de todo el mundo que nos ayudarán en nuestro aprendizaje
Recibir lecciones on-line gratuitas
Ayudar a otras personas a aprender nuestro idioma
Enviar escritos a la comunidad para revisión
...

Enlaces:

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Un buen hábito para mejorar la productividad personal

2009-03-11T14:16:00.001+01:00

De todos los recuerdos de la infancia hay muchos que se quedan grabados en nuestra mente a fuego. Recuerdo ahora con especial gratitud un método de gestión del tiempo que nos enseñaron en el colegio en el que estudié, el colegio Vedruna de Madrid. Estamos hablando 3º o 4º de EGB, por aquel entonces creo que andaba por los 9 ó 10 años.

No sé si mi memoria me falla pero creo que el método consistía en lo siguiente:

El lunes primera hora el profesor explicaba los temas y actividades a desarrollar durante la semana para cada asignatura (matemáticas, sociedad, ciencias naturales, ...).
Una vez recibidas las explicaciones cada alumno debía de estimar el tiempo que iba a emplear durante la semana en cada una de las asignaturas. Para ello disponía de una hoja con dos círculos divididos en 8 porciones iguales. Cada uno de los círculos representaba la semana y cada porción 1/8 de la semana. Cada porción del primer círculo debía de colorearse con un color: matemáticas en amarillo, sociedad en azul, .... Por ejemplo, si creías que ibas a emplear más tiempo en matemáticas rellenabas más porciones de amarillo.
Durante la semana recibías las explicaciones y hacías tus actividades. Si alguien terminaba antes de que finalizase la semana tenía premio: el tiempo que le sobraba podía dedicarlo a distintos juegos que había en el aula. El que no terminaba supongo que tendría un NA (No Progresa Adecuadamente) en su boletín de notas.
Al finalizar la semana debías de colorear las porciones del segundo círculo con el tiempo que realmente te había llevado cada asignatura y analizar las diferencias.

Con el tiempo me di cuenta de que este método que interioricé durante la infancia lo estaba aplicando continuamente en mi día a día: durante mis estudios, en mi trabajo, en mis tareas personales, ... Se convirtió en un hábito que considero me ha dado muy buenos resultados y que me ha ayudado a ser más productivo, hacer más con menos. ¡La importancia de lo que nos enseñan en la infancia...!

Precisamente esta es una de las técnicas recomendadas por David Allen en su método GTD-Getting Things Done: la revisión semanal (weekly review) que consiste en reunirse con uno mismo y repasar el trabajo hecho durante la semana y el pendiente para la próxima. Es una de las maneras más efectivas de identificar el tiempo mal empleado con el objetivo de mejorar y ser más productivo.

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Mensajería instantánea y traducción simultánea

2009-03-09T10:06:00.001+01:00

Ahora Google Talk ofrece traducción simultánea. Se trata de una nueva funcionalidad que nos permite traducir on-line cualquier texto que introduzcamos en nuestra caja de texto de chat. De momento incluye 25 combinaciones de idiomas.

Para ello sólo es necesario añadir a nuestros contactos uno nuevo que será el robot que realice las traducciones. Por ejemplo, añadiendo este nuevo contacto a nuestro google talk: en2es@bot.talk.google.com dispondremos de un intérprete que nos contestará con la traducción inglés-español.

A bote pronto ésto nos ofrece dos utilidades que seguro nos sacan de muchos apuros:

Una forma rápida de traducir textos.
Una traducción simultánea mientras chateamos con otra persona que no domina nuestro idioma. Para ello sólo será necesario crear una conferencia añadiendo los dos robots que traducen. Ellos actuarán a modo de intérpretes en la conversación.

Aquí tenéis el enlace a las instrucciones detalladas de Google, así como al resto del listado de robots:

Translation bots

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Una forma barata, en tiempo y coste, de practicar el inglés

¿Cuánto ganas?

2009-03-04T22:51:00.001+01:00

Soy partidario de compartir esta pregunta con compañeros de profesión, de estudios, amigos, familia... He tardado en darme cuenta de esto pero cada vez estoy más convencido de que puede ayudar en la progresión profesional de una persona.

Al compartirlo con compañeros de profesión podemos saber cómo se valoran nuestros conocimientos y capacidades en el mercado laboral.
Al compartirlo con compañeros de estudios podemos comparar si el camino profesional que hemos elegido está mejor o peor remunerado que otros que podíamos haber tomado. Nunca es tarde si la dicha es buena.
El compartirlo con amigos y familia nos da una visión externa al ámbito profesional.

Obviamente el "salario económico actual" no lo es todo, existen otros tipos de salario que solemos tener en cuenta:

salario económico potencial: posibilidades de aprendizaje y de carrera que nos ofrece nuestro trabajo...
salario emocional: buen ambiente de la empresa, reconocimiento, satisfacción personal...
salario espiritual: cuando trabajamos con un fin noble en beneficio de los demás...
...: seguro que se os ocurre alguno más.

Con todo esto podemos conformar nuestro "sueldo real" y reflexionar sobre nuestra situación actual. Es una forma de benchmarking, una práctica muy utilizada por las empresas para saber en dónde se encuentran con respecto a la competencia y así poder tomar decisiones para sobrevivir y superar a sus competidores.

Por desgracia, nuestra faceta conservadora (virgencita, virgencita que me quede como estoy), hipócrita (no me importa el dinero) y aparentadora (como voy a ganar yo menos que este...) nos impide compartir este número. Es un tema tabú. Yo personalmente, sólo lo comparto con ex-compañeros de trabajo y con la familia. De momento me es suficiente para saber dónde estoy y a dónde quiero llegar. Es curioso ver que como un profesional que está a punto de incorporarse al mercado laboral conoce cuánto pagan aquí y allí, entre ellos se comparte de forma sana esta información, sin embargo a medida que nuestros caminos se separan y la cultura laboral nos envuelve nos volvemos más opacos.

Por suerte la tecnología también nos ofrece una ayuda. Empiezan a aparecer herramientas en las que se pueden conocer el salario medio para nuestro perfil profesional. Infojobs tiene la suya propia basada en los datos de sus ofertas. Yo la he probado y parece bastante fiable. Aquí la dejo:

Infojobs Trends

Obviamente los datos obtenidos en una herramienta de este tipo hay que tomarlos con cuidado. Para aquellas personas que se sientan vilipendiadas les recomiendo hacerse estas preguntas:

¿Eres rentable para tu empresa?. ¿Generas suficiente dinero como para pagar tu salario, cubrir los gastos fijos en los que incurres y además generar un beneficio aceptable? Si no es así, puede que tu empresa esté incurriendo en un grave riesgo...

Una forma barata, en tiempo y coste, de practicar el inglés

2009-02-27T00:26:00.001+01:00

Hace unos años solía ir a trabajar escuchando una emisora de radio que ofrecía clases de inglés, ¡gratis!. Su nombre, Vaughan Radio. Por aquel entonces creo que sólo emitía en Madrid, hoy en día también se puede oír en Valladolid, Vigo, Madrid y Santander. Obviamente, su fuente de ingresos no es la radio, si no otros muchos servicios que ofren a sus clientes: clases de inglés, estancias en pueblos con gente de habla inglesa, campamentos para niños..., la radio es sólo una forma de marketing. Ellos presumen de ser la única radio educativa en inglés del mundo, no lo he comprobado... El caso es que debido a un cambio de residencia dejé de escucharla durante algo más de dos años, hasta hace unos meses, momento en el que me volvió a asaltar la angustia existencial del inglés. Me acordé de Vaughan y decidí buscar en su web por curiosidad, y cuál fue mi sorpresa al ver que se habían incorporado a las nuevas tecnologías, y con gran acierto, desde mi punto de vista. En su web vaughanradio.com ofrecen algunos recursos muy interesantes que listo a continuación:

Posibilidad de descargar sin publicidad uno de sus programas, Cloverdale's Corner. Tiene una pega, hay que enviar un sms.
Pero si queremos el programa anterior y no nos importa la publicidad también lo podemos descargar desde el mismo sitio (un poco más abajo): Cloverdale's Corner. Ofrece la posibilidad de suscripción vía Podcast, RSS, winamp e itunes. Incluso los más profanos en las nuevas tecnologías seguro que logran conseguir la descarga con tres o cuatro clicks más, no es difícil, por si acaso pongo el enlace directo desde el que se pueden descargar los programas diarios con publicidad: RSS Cloverdale's Corner
También permite la suscripción gratuita vía email a Vaughan Classroom. Cada quince días te envían una lección gratuita.
Otro recurso interesante es su blog.

Personalmente, me suelo descargar los podcasts con winamp, los transfiero a mi reproductor mp3 y aprovecho los paseos casa-trabajo para escuchar los programas de Cloverdale's Corner. También estoy suscrito a las lecciones de Vaughan Classroom. No es la panacea pero ayuda a tener la conciencia tranquila...

Enlaces interesantes:

web: vaughanradio.com
descarga mediante sms: Cloverdale's Corner
podcasts: Cloverdale's Corner
descarga directa ó suscripción RSS: RSS Cloverdale's Corner
blog: blog
Lecciones Vaughan: Vaughan Classroom

Disponer de tus marcadores (o favoritos) en línea y desde cualquier lugar

2009-02-24T22:20:00.001+01:00

Es muy frecuente entre los usuarios de internet utilizar los marcadores (en firefox) o favoritos (en internet explorer) para guardar los enlaces a los que se accede frecuentemente: prensa, banco, salud... Sin embargo, existen otras utilidades alternativas que nos ofrecen mucha más versatilidad. Se trata de los marcadores online. A día de hoy existen una diversidad enorme de este tipo de aplicaciones, las más conocidas: google bookmarks, yahoo bookmarks, delicious, linkae...

¿Por qué utilizar marcadores online?

- Se puede disponer de ellos desde cualquier sitio: PC de casa, PC de la oficina, portátil, netbook...
- Sirve como copia segura de nuestros marcadores. Cuántas veces hemos formateado el PC y nos hemos olvidado de ese repositorio de marcadores que tanto nos había costado recopilar...
- Los marcadores son de fácil acceso desde los navegadores web más utilizados ya que se integran en ellos mediante plugins.
- Se pueden compartir los marcadores con otros usuarios de la aplicación que se utilice.

Personalmente utilizo delicious. Los plugins disponibles para firefox e internet explorer son fáciles de utilizar, configurables y muy versátiles. En la propia zona de ayuda de delicious existe una explicación detallada de cómo usarlos: firefox e iexplorer.

Enlaces útiles:
delicious
Plugin delicious para firefox
Plugin delicious para iexplorer
google bookmarks
yahoo bookmarks
linkae

La conveniencia de auto-engañarse y sus efectos colaterales

2009-02-06T20:57:00.001+01:00

Es evidente que el auto-engaño es un mecanismo racional de protección. Racional porque sólo se da en los humanos y de protección porque intenta ocultar una realidad a nuestros ojos y a los de los demás. Además, normalmente es inconsciente. Se habla del auto-engaño como un síntoma de inteligencia. Consiste en engañarse de forma voluntaria ante la evidencia de un riesgo, y si el riesgo se convierte en problema y lo peor sucede, ya lo arreglaremos, mientras no sea así, el sistema aguanta, que es al fin y al cabo de lo que se trata. Ésta puede ser una habilidad muy útil en muchos ámbitos de la vida, por ejemplo en la política y en el ámbito comercial; es muy difícil convencer a alguien de una mentira, aunque sea a medias, si previamente no nos la hemos creído nosotros. También se dice que auto-engaño es sinónimo de auto-confianza.

Un ejemplo económico-político muy claro y reciente es el de la crisis financiera que estamos viviendo. Hace tan solo un año, el gobierno en el poder negaba tanto su existencia, como su aparición en un futuro cercano. Estas son algunas de sus frases al respecto de esa negación, en un reciente programa de televisión: "Yo puedo equivocarme, pero no engañar", "No engañé a los españoles sobre la crisis", "Yo no engañé sobre la desaceleración". No quiero poner en duda sus palabra, más bien me inclino por un auto-engaño inconsciente, puesto que era evidente una situación financiera insostenible en la que tanto las empresas como los particulares estaban sobre-endeudados. No hacía falta ser muy inteligente para ver a tu alrededor personas que vivían, a base de créditos e hipotecas, muy por encima de sus posibilidades; empresas que invertían sin un análisis de los riesgos de la inversión, ni de su retorno. El objetivo de este auto-engaño no era otro que el de ocultar la crisis a la ciudadanía y poder ganar así votos de cara a las elecciones de marzo. Hay que reconocerle una actitud muy inteligente por su parte, porque no solo ganó las elecciones si no que lo hizo muy por encima de las expectativas.

El problema viene cuando en nuestro auto-engaño implicamos a segundas personas. En el ejemplo político que hemos puesto, podemos preguntarnos: ¿qué sucede con las empresas que confiaron en los mensajes enviados desde el gobierno y decidieron endeudarse para crecer y ahora se ven ahogadas por la falta de liquidez?, ¿qué sucede con las personas que decidieron abrir un negocio ante las expectativas de prosperidad que nos presentaban?, ¿qué sucede con los particulares que decidieron solicitar una hipoteca por un bien que un año después tiene un valor un X% inferior (según el INI la X es de 1 pero yo que estoy buscando piso puedo asegurar que en algunos casos llega al 40); muchas de esas familias ahora no pueden pagar su hipoteca porque se han quedado en el paro... Obviamente, el auto-engaño inconsciente del gobierno, a pesar de ser una actitud muy inteligente en su beneficio, se ha convertido, a toro pasado, en una actitud muy deshonesta con los ciudadanos, sobre todo con los que creyeron en sus predicciones.

Esto mismo ocurre con mucha frecuencia en el ámbito profesional, nos auto-engañamos para conseguir nuestros objetivos, pero muchas veces ese auto-engaño conlleva engañar a nuestros clientes, a nuestros superiores, a nuestros compañeros, maquillando la realidad y ocultando los problemas. En ocasiones esta estrategia funciona y conseguimos que el sistema no se desestabilice o que por lo menos no se note mucho. El problema viene cuando, de tantos problemas que hemos ocultado y no hemos querido ver, la bola se ha hecho tan grande que el sistema no aguanta y "la mierda explota", es ésta una expresión muy utilizada y muy gráfica de esta situación. Y cuando explota, el único damnificado no es el auto-engañado si no que muchos engañados son también salpicados. Son los efectos colaterales.

La gestión del cambio y las personas II

2009-01-21T12:10:00.001+01:00

“Never tell people how to do things. Tell them what to do and they will surprise you with their ingenuity.”

"Nunca digas a la gente cómo hacer las cosas. Diles qué tienen que hacer y te sorprenderán con su ingenio."

General George Patton of the U.S. Army

Las estadísticas son aplastantes, la mayoría de las organizaciones fallan en la gestión del cambio. Según un estudio de la Universidad de Pennsylvania (Wharton School of the University of Pennsylvania Executive Education Program on Leading Organizational Change) se estima que sólo del 20 al 50 por ciento de los proyectos de reingeniería de procesos terminan con éxito. Las fusiones y las adquisiciones fallan entre el 40 y el 80 por ciento de las veces. Y lo que es aún más preocupante, sólo del 10 al 30 por ciento de las compañías consiguen llevar a cabo sus planes estratégicos satisfactoriamente.

¿Por qué fallan las organizaciones en sus intentos de cambio? Según "the Wharthon School", la razón principal son "las personas". Y ese es el gran problema, da igual que sea la dirección quien lidere el cambio, que provea de la infraestructura adecuada, que defina los procesos más eficientes, que implante las herramientas más avanzadas... todo esto es inútil si no se cuenta con las personas.

Si no comprendemos la dinámica de las personas ante un cambio nos será muy difícil hacerlo realidad.

La teoría tradicional de gestión del cambio habla de que en todo cambio organizacional existen tres elementos que guían y sufren el cambio: los procesos, las personas y la tecnología. La tecnología debe de soportar los procesos que han sido diseñados para poder llevar a cabo nuestro negocio y ser más eficientes y productivos en nuestro sector. Sin embargo en última instancia son los empleados quienes deben de utilizar estos procesos y tecnologías con el objetivo de conseguir el máximo beneficio para la empresa.

Veamos como se utilizan estos tres elementos en un proceso de cambio habitual y abocado al fracaso:

La dirección toma la decisión de llevar a cabo un cambio con un impacto importante en la organización (cambio de estrategia, mejora de la eficiencia operativa, planes estratégicos, ...). Serán ellos quienes lideren el cambio.
En ese momento la dirección tiene varias opciones para llevar a cabo su proyecto de cambio: 1) hacerse cargo ellos mismos. Esto normalmente es inviable porque su carga de trabajo no se lo permite y porque en muchas ocasiones desconocen los detalles operativos de su negocio (cuando no la gran mayoría) 2) encargarlo a algún mando intermedio. En este caso las pegas pueden ser: inexperiencia en proyectos de cambio, su carga de trabajo, ... 3) encargarlo a un consultor experto en el cambio que se pretende acometer (procesos de negocio, herramientas tecnológicas, ...). Éste último normalmente suele ser una persona muy técnica y sin perspectiva de gestión del cambio, por lo que muchas veces es necesario contar con un segundo experto en Gestión del Cambio. Desgraciadamente la dirección sólo piensa en acometer el cambio y no en gestionarlo, por lo que el segundo consultor sobra, es el de "los pajaros y las flores".
El consultor técnico experto define los nuevos procesos hasta un nivel de detalle extraordinario y selecciona herramientas avanzadísimas para poder dar soporte a esos procesos. Para ello sólo tiene en cuenta a la dirección que es quien le da el mapa de procesos de la compañía, le explica el negocio, etc... Como mucho contará con algún que otro mando intermedio que intentará escaquearse cuanto antes porque tiene mucho trabajo.
El consultor termina su trabajo: documentación de procesos, cuadros de mando, herramientas instaladas, ...
La dirección presenta los nuevos procesos y herramientas a los empleados. Hasta este punto sólo hemos hablado de dos de los elementos del cambio: procesos y herramientas, nadie ha hablado todavía de las personas. Es en este momento cuando empieza a intervenir el tercer elemento, las personas tienen que enfrentarse a los nuevos métodos y herramientas que vienen impuestos desde arriba. El resultado no nos tiene que sorprender: el equipo acepta de forma pasiva y con hastío los cambios, los nuevos procesos y herramientas generan rechazo. El equipo no tiene energía ni entusiasmo en trabajar con algo que emocionalmente es ajeno a ellos. De hecho lo más normal es que el equipo saboteé los nuevos procesos y herramientas porque: "los consultores desarrollaron el proceso, pero nosotros somos los expertos en el negocio".

¿Y cómo se puede mejorar este ciclo de cambio para que el resultado sea exitoso? Pues contando con las personas desde el primer momento: que participen en la identificación y necesidad del cambio, que colaboren en su definición y que finalmente piloten cada uno de esos cambios. De esta manera se puede conseguir que el empleado perciba el cambio como propio.

Repito la frase, seguramente ahora se entienda mucho mejor su sentido en este contexto:

"Nunca digas a la gente cómo hacer las cosas. Diles qué tienen que hacer y te sorprenderán con su ingenio."

General George Patton of the U.S. Army

Hábitos Zen

2009-01-08T23:01:00.000+01:00

Hace unas semanas descubrí un nuevo blog. Su nombre y link, Zen Habits. La temática del blog la podríamos resumir en cómo hacer más con menos. Suena un poco extraño, pero su autor, Leo Babauta asegura haber conseguido, a través de las prácticas que recomienda, las siguientes habilidades y logros en dos años:

Dejar de fumar
Perder 18 kilos
Pasar de ni siquiera practicar jogging, a completar varias maratones y triatlones
Convertirse en vegetariano
Triplicar sus ingresos
Escribir dos libros
Eliminar sus deudas

Podríamos pensar que es un solterón sin cargas familiares con todo el tiempo del mundo, pero no es así, ¡Leo tiene nada menos que seis hijos! Su método se basa en centrarse en lo esencial olvidando lo accesorio y sobre todo, en generar hábitos y rutinas para ser más productivos. Aboga por lo implícito frente a lo explícito. Todos estos principios y experiencias los ha reflejado en un libro, The Power of Less, con versión electrónica gratuita.

De este libro me gustaría señalar una de las notas que ha extraido Tim Ferris en su blog.

La productividad no debe de ser complicada.

Poner una buena herramienta sobre un mal hábito (mal proceso) sólo multiplica las salidas basura. Olvida las últimas tecnologías y centrate en lo esencial. Rutinas y reglas, no herramientas.

Este principio es algo que aplico continuamente en mi profesión, muy orientada a la mejora de procesos. Si no tienes un buen proceso no intentes automatizarlo porque lo único que harás será multiplicar los problemas. Antes hay que mejora el proceso. Primero son los procesos y luego las aplicaciones informáticas. Esto es algo que es muy difícil de hacer ver cuando trabajas en un entorno como el mío, en el que abundan las personas eminentemente prácticas y técnicas. Un ejemplo sencillo orientado al desarrollo de software: cualquier programador que se precie sabe que es preferible aprender a programar con un editor de textos sencillo antes que con un IDE (como eclipse) que te ayude con la sintaxis. De esta manera es más rápido interiorizar el lenguaje de programación. Una vez que ya lo hemos interiorizado, entonces sí podemos automatizar el hábito y ser más productivos con un IDE.

Para finalizar traduzco los últimos tips de Leo para el Nuevo Año:

No hagas propósitos, genera un nuevo hábito
Empieza el año con el escritorio limpio. Limpia todo excepto las herramientas esenciales.
Establece un gran objetivo para este año. Centrate en él completamente para conseguir que se cumpla.
Realiza una acción hoy que ayude al cumplimiento del objetivo, aunque sea pequeña. Mañana repite.
Practica la concentración efectiva. Emplea 30 minutos centrándote sólo en una tarea. Evita las distracciones para que sea más fácil.
Date cuenta de que no necesitas estar conectado permanentemente al correo y responder cualquier mensaje al instante. Puede esperar. Chequear el correo sólo dos veces al día es posible si te das cuenta de esto.

La gestión del cambio y las personas

2008-12-21T10:46:00.004+01:00

Nada es permanente excepto el cambio

Heráclito de Éfeso

Mejora de procesos de desarrollo software, implantación de metodologías, despliegue de oficinas de gestión de proyectos, CMMI, PMBOK, ITIL, SCRUM... Estos son algunos de los "fregados" en los que me gusta meterme en cuanto veo oportunidad. En los últimos años he dedicado gran parte de mis horas de trabajo a ofrecer este tipo de servicios que podríamos englobar dentro de lo que se ha venido a llamar GOBIERNO DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN (IT GOVERNANCE en inglés). No se trata de un trabajo sencillo por muchas razones, pero lo más complicado sin duda siempre viene del lado de las personas. Cualquier mejora organizacional tiene un impacto directo sobre las personas que forman parte de la organización. Y claro... es muy difícil hacerle ver a una trabajador que las tareas que realiza todos los días se podrían hacer de una manera más óptima. Es por ello que uno de los aspectos más difíciles de gestionar en este tipo de servicios son precisamente las personas. Seguramente nosotros mismos hayamos sido víctimas de un cambio en la organización a la que pertenecemos: en nuestro trabajo, en nuestro equipo de bolos, en nuestra familia, en el colegio, en la universidad, en la asociación gastronómica... y probablemente también hayamos intentado poner en evidencia los nuevos métodos o herramientas (muchas veces con razón), es algo congénito a la naturaleza del ser humano. La disposición de una persona ante un cambio se suele representar mediante la siguiente curva. Esta curva del cambio suele aparecer en cualquier exposición teórica sobre el tema.

Algunos factores críticos para el éxito de un proceso de cambio, vistos desde la experiencia (de la mía...):

Implicar a la dirección de la organización.
Hacer partícipes del cambio a los afectados. Haciendo un símil quirúrgico, no podemos hacer un implante de corazón sin conocer previamente la compatibilidad del paciente con el órgano ajeno y sin una actitud positiva por su parte.
Que las soluciones definidas sean útiles y realmente signifiquen una mejora de la productividad, las condiciones de trabajo, etc... Una mala solución puede tirar abajo la credibilidad de nuestro proyecto.
Conseguir pequeñas victorias a lo largo del ciclo de vida del cambio. Es decir ir implantando soluciones sencillas y útiles desde un primer momento, de tal manera que nos ganemos la confianza del respetable.
Identificar e implicar a las personas que pueden liderar el cambio dentro de la organización. Y en este caso no se trata precisamente de la dirección, si no de aquellas personas que están a pie de obra, en el día a día del negocio. Para ello, además de identificar a los líderes, tenemos que identificar su predisposición. Serán los agentes del cambio, los catalizadores de la transformación.
Identificar a las personas que están en contra del cambio y que suponen un riesgo para su éxito. Una vez identificadas habrá que idear un plan específico para cada una. Muchas de veces dentro de este plan no queda más remedio que la reubicación o incluso "aplicar tijera".
Comunicar, comunicar y comunicar. Algo que suele fallar en este tipo de procesos y en todas las organizaciones.

Diferencia entre gestión y liderazgo

2008-12-07T21:14:00.001+01:00

El líder que ve claro ilumina a los demás
El tao de los líderes

La tarea de un líder es llevar a su gente de donde está, hasta donde no haya llegado jamás
Henry Kissinger

¿Cómo distinguir a un gestor de un líder? Algunas ideas:

GESTORES

MANTIENEN EL STATUS QUO
MONITORIZAN LA SITUACIÓN
DISTRIBUYEN RECURSOS
COMUNICAN OBJETIVOS
MIDEN RESULTADOS
RECOGEN FEEDBACK

LÍDERES

PENSADORES ESTRATÉGICOS
MIRAN HACIA DELANTE Y SON CREADORES DE VISIÓN
DESAFÍAN
MOTIVAN
INSPIRAN

Estas ideas han sido recopiladas del libro Lo único que debe saber... sobre buena gerencia, buen liderazgo y éxito individual sostenido de Marcus Buckingham.

Un juego bastante entretenido es dar un repaso a nuestro entorno profesional e intentar distinguir, de entre los que nos rodean y nos gobiernan, a los verdaderos líderes; pero recordar que con ser poseedor de alguna de las características anteriores no es suficiente, un buen líder las debe reunir todas, me di cuenta de ello después de seguir a algunos falsos profetas.

Velocidad de Lectura

2008-11-30T12:37:00.000+01:00

¿Cuál es tu velocidad de lectura?

Existen bastantes sitios en internet con los que medir la velocidad de lectura, basta con buscar en algún motor de búsqueda "test lectura rápida" para encontrar un buen número de ellos. Normalmente los tests que se pueden encontrar en internet son de lectura en pantalla, pero también existen guías para medir la velocidad en papel: Calcular velocidad de lectura. Hay que distinguir entre ambas lecturas porque la velocidad de lectura en pantalla suele ser inferior a la de papel.

¿Cuáles son los resultados típicos de estos tests?

Una vez que medimos alguna habilidad personal siempre nos gusta compararnos con los demás ¿no?

Pantalla	Papel	Comprensión	Perfil del lector
100 ppm	110 ppm	50%	Insuficiente
200 ppm	240 ppm	60%	Lector medio
300 ppm	400 ppm	80%	Buen lector
700 ppm	1000 ppm	85%	Excelente lector

ppm: palabras por minuto

¿Por qué leer más rápido?

La respuesta parece bastante obvia, si la lectura es por placer podremos disfrutar de más lecturas. Si la lectura es por obligación terminaremos antes el calvario.

Un libro como el Quijote (378591 palabras) podríamos finiquitarlo en seis horas y media con una velocidad de lectura alta (1000 ppm, sin tener en cuenta el tiempo perdido al pasar las páginas).

¿Cómo se puede mejorar la velocidad de lectura?

Cómo es de suponer existen innumerables técnicas para mejorar la velocidad de lectura, aunque no tantas como para adelgazar. En el enlace anterior se recogen algunas en español: técnicas de lectura rápida. Ahí se detallan algunas características de los lectores ineficientes:

Leen todo a la misma velocidad. Hay que adecuar la velocidad al nivel de dificultad.
Realizan movimientos ineficaces de los ojos: volver atrás para releer, movimientos poco sistemáticos y con demasiado recorrido de los ojos.
Subvocalizan, dicen las palabras según van leyéndolas
...

Personalmente con las técnicas que más resultado he obtenido han sido dos:

Seguir la lectura con el dedo, con un boli, etc... De esta manera se consigue que el dedo fije la velocidad de lectura y que además evite regresiones innecesarias (vueltas atrás, saltos de línea...). En la lectura en pantalla suelo señalar el texto con el ratón.
Ampliar el campo de visión y fijar los ojos en el centro de la lectura. Esto se puede conseguir evitando llevar la vista hasta el final o el principio de una línea de texto. Normalmente se recomienda desplazar los ojos de arriba abajo y entre el 30% y el 60% del ancho del párrafo.

Obviamente los resultados no son instantáneos pero con la práctica están asegurados. Para motivarnos podemos hacer evaluaciones periódicas de nuestra velocidad hasta que podamos leer el quijote en un par o tres de tardes...

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La ley de Parkinson

2008-11-23T23:51:00.001+01:00

El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine

Así se enuncia la llamada Ley de Parkinson que coge su nombre de Cyril Northcote Parkinson, quien la enunció por primera vez en 1957 en el libro del mismo nombre como resultado de su experiencia en el Servicio Civil Británico (British Civil Service). Cyril observó que a medida que el Imperio Británico declinaba en importancia, el número de empleados en la Oficina Colonial (Colonial Office) aumentaba. También se dio cuenta de que el total de empleados dentro de una burocracia aumenta en un 5-7 por ciento por año "independientemente de las variaciones en la cantidad de trabajo (si las hay) que debe hacerse".

Observemos ahora nosotros como se cumple esta ley a nuestro alrededor:

Es increíble cómo aumenta nuestra velocidad de trabajo cuando tenemos tareas urgentes pendientes y debido a cuestiones personales nos tenemos que ausentar del trabajo. Milagrosamente logramos terminar esas tareas a tiempo
También suele ocurrir que el grado de monstruosidad de un trabajo es proporcional a la cantidad de tiempo que nos den para llevarlo a cabo
En el desarrollo de aplicaciones software en las que se dispone de muchos recursos hardware (mucha memoria, mucho procesador, etc...) se tiende a consumir todos los recursos disponibles sin que los desarrolladores se preocupen del rendimiento de la aplicación. ¿No recuerda esto a Windows Vista?
Las transferencias de competencias a las autonomías en España han provocado, entre otras muchos esperpentos, el aumento desproporcionado del funcionariado y de los recursos para realizar el mismo trabajo que antes realizaba la administración central (personalmente no he notado ninguna mejora en la calidad del servicio que ofrece mi comunidad autónoma en las competencias transferidas)

Si utilizamos el punto de vista de la productividad, la ley de Parkinson se complementa con el Principio de Pareto o la regla del 80/20, obteniendo el siguiente corolario:

Limita tus tareas a las más importantes, para trabajar menos tiempo (80/20)
Acorta el tiempo de trabajo para limitar tus tareas a las más importantes (Parkinson)

Obviamente, la mejor solución es usarlas juntas