Le blog de la demat'

Free PDF scanner

2012-05-10T15:28:00+02:00

Documalis Free PDF Scanner
Module gratuit de la suite Documalis Express, pour la numérisation via scanners permettant la composition de documents PDF jusqu’à 10 pages consécutives.

La version Express pour les entreprises dispose de beaucoup d’autres fonctions :

DES DOCUMENTS PDF « PARFAITS »

Acquisition multi format
• Pilotage de scanner
• Récupération d’images
• Manipulations PDF

100% Freeware
• Totalement gratuit jusqu’à 10 pages
• Usage personnel et professionnel
• Pas de pub, de spam ni watermark

Prévisualisation
• Trois niveaux de Zoom
• Vignettes pour le déplacement
• Images pour contrôle qualité

Pages blanches
• Détection automatique
• Gestion du recto/verso
• Sélection visuelle des pages
• Suppression après contrôle

Enregistrement
• Au format PDF
• Au formats image
• TIF, PNG, BMP, JPEG

Paramétrage du scanner
• Couleur, Gris, Noir & Blanc et résolution
• Gestion du changeur, de la vitre et du recto-verso
• Nettoyage de l’image pour un fond plus blanc
• Gestion des détecteurs de double passage à ultrason
• Découpage mono et multipages

Fusion - composition
• Déplacement des pages
• Insertion d’images ou PDF
• Suppression de pages
• Renumérisation de pages

POURQUOI CHOISIR DOCUMALIS ?

Une solution riche et entièrement personnalisable, qui permet de démarrer en version Express en quelques heures seulement.
La preuve par l’exemple : nous vous proposons des solutions de validation en réel de type « Proof Of Concept In Situ ».
Une tarification abordable pour tous les types de projet.

Site Documalis

Téléchargement Free PDF Scanner

La lettre d'information N°3

2012-04-19T16:38:00+02:00

Documalis dans les nuages du SAAS !

Site Documalis

Module de numérisation OCR RAD LAD facture par Alfresco !

2012-04-19T16:15:00+02:00

Nantes, le 11 avril 2012 – Documalis Alfresco est une solution de numérisation et d’acquisition des documents avec transformation PDF, OCR, RAD et LAD incluant les workflows d’indexation et de validation pour les serveurs Alfresco.

Lien de l'article

Site Documalis

Les solutions de GED pour 2012 !

2012-04-17T16:01:00+02:00

Dans sa dernière étude, la cabinet Pierre Audoin Consultants dépeint un marché français des logiciels et services qui subit tout de même la crise et ne devrait progresser que de 0,9%. Un resserrement des budgets, un glissement des priorités : les prestataires encaisseront un contre-coup dans le conseil et l’intégration alors que l’infogérance tirera les projets.

L’édition, quant à elle, avancera à petit pas.

Lien article publié sur LeMagIT (étude du cabinet Pierre Audoin Consultants)

Site Documalis

Solution Paie/RH

2012-04-17T10:30:00+02:00

Gagnez du temps !

Documalis Express intègre un logiciel de numérisation professionnel des documents papiers (contrats de travail signés, correspondances, justificatifs, etc…). Les processus de COLD et les imprimantes virtuelles PDF permettent la capture directe et l’intégration automatique des nouveaux documents PDF : bulletins, DUE électronique, déclaration sociales via Internet…

L'outil de workflow simple et performant est nativement intégré à la GED pour des besoins annexes : demandes de congés des salariés, circuit de validation des notes de frais, candidatures, CV-thèques et suivi des diplômes… A vous de réaliser les workflows qui correspondent à vos circuits d'informations !

Documalis est une gestion documentaire complète bénéficiant des dernières avancées technologiques pour la recherche des documents. A vous de choisir le mode de recherche qui correspond le plus à votre mode de travail : Recherche plein texte sur un mot, une date, recherche selon un plan de classement, recherche sur un index, recherche visuelle sur les vignettes des documents... La recherche dans la GED Documalis, nativement conçue en mode Web, ne nécessite qu’un navigateur Internet sur le poste utilisateur.

Documalis Express apporte des réponses pragmatiques pour classer automatiquement les documents. L'OCR et la recherche plein texte permettent, par exemple, de retrouver rapidement les documents par leur contenu, une plage de dates, etc. Quant à la RAD (Reconnaissance Automatique des Documents) et à la LAD (Lecture Automatique des Documents ), elles permettent d’extraire des informations (nom, matricule, date, montant...) et d'automatiser le rangement des documents capturés dans des dossiers thématiques. Documalis Express combine ces différentes technologies pour obtenir une performance de classement optimale !

Documalis vous permet de franchir progressivement les étapes pour la dématérialisation des documents d'entreprise. Ci-dessous les 3 étapes essentielles pour la dématérialisation intégrale du bulletin de paie :
• Etape1 : suppression de l’édition papier interne avec intégration automatisée des bulletins au format PDF dans la GED «Paie-RH».
• Etape2 : externalisation de l’édition, de la mise sous plis et de la remise à La Poste des bulletins salariés encore imprimés.
• Etape3 : version intégralement numérique pour les salariés ayant accepté cette option,intégrant signature électronique et dépôt dans un coffre-fort électronique à valeur probante.

Solution entreprise

2012-04-12T15:37:00+02:00

Documalis fournit des solutions :

adaptées de capture, de traitement et d'intégration des documents papier, Fax et Email dans les systèmes de gestions métiers propres à l'entreprise,
transversales capables de couvrir les besoins des différents services : Secrétariat et service courrier, Service des Archives, Comptabilité générale et fournisseurs, Paye et Ressources humaines, Service des achats et des expéditions, Direction générale, Service qualité et procédures…

Ces mises en œuvres visent à améliorer la productivité globale des services, à sécuriser les archives et à simplifier les recherches, à diminuer les coûts de stockage et de photocopies inutiles.

Documalis Express a été conçue comme un ensemble de briques logicielles interconnectables permettant de construire des solutions sur mesure adaptée à une profession aussi bien qu'à un besoin particulier, en seulement quelques heures de paramétrage.

Les solutions modulaires Documalis permettent de traiter de très nombreux projets documentaires : GED transversale interservices, Workflows décisionnels et documentaires, Distribution électronique du courrier, Traitement des factures fournisseurs, Gestion des documents du service RH, Archivage numérique légal et NFZ 42-013, Archivage des spools et éditions internes...

Les solutions Documalis Entreprise répondent aux attentes spécifiques grands comptes pour le déploiement de solutions documentaires sur de nombreux sites : Agences réparties sur le territoire, Filiales à l'international, Chantiers ou sites distants, Points de vente et revendeurs...

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La BOX : rien à installer, elle doit juste être branchée !

2012-04-12T11:13:00+02:00

La box version Documalis Express inclut les logiciels, le matériel, la personnalisation et l’assistance pour vous assurer un interlocuteur unique et une simplicité maximale.

Les Box Documalis Express sont pré configurées avec les paramètres spécifiques à votre projet.

Elles ne nécessitent aucune procédure d’exploitation.

Cependant, toutes nos Box intègrent des procédures de sauvegarde de leurs données. Ces dernières peuvent être planifiées quotidiennement ou lancées à la demande. Elles intègrent également une possibilité de prise de commande à distance pour les opérations techniques de maintenance ou les mises à niveau des logiciels intégrés en l’absence d’auto-update.

Les Box disposent également de versions « Backup Edition » toutes particulièrement dédiées à la sauvegarde des Box déployées à distance ou en salle machine. Selon leur mode de configuration, les Box Backup Edition peuvent automatiquement dupliquer les données des autres Box par synchronisation en réseau local ou étendu, de manière périodique planifiée ou à la demande d’un administrateur système.

Les solutions Documalis en Box intègrent toute une gamme de scanners professionnels de 20 à 160 pages/minute, à chargeur, à vitre d’exposition… Elles peuvent également récupérer en automatique les images numérisées depuis un photocopieur multifonction connecté en réseau. Tous les périphériques d’acquisition peuvent être pilotés par Documalis Express pour la prévisualisation du document et son routage vers un traitement documentaire, un workflow, un email, un répertoire réseau ou une insertion directe dans la GED.

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Les enjeux de la dématérialisation !

2012-04-11T15:50:00+02:00

Lombardo Bernard : article publié dans le journal du net (05/04/2012)

Documalis une solution pour les professions libérales

2012-04-10T11:50:00+02:00

L'heure est à la dématérialisation !
Numérisez les documents que vous recevez de vos clients : pièces justificatives, RIB et autres documents. L'interface de numérisation Documalis Express vous permettra de les intégrer facilement dans la Gestion Documentaire pour pouvoir les retrouver ultérieurement en seulement quelques clics.

Documalis Express est adaptée aux besoins des petits groupes de travail qui traitent quotidiennement des masses importantes de papiers : Avocats, Médecins, Experts Comptables, Commissaires aux comptes, Notaires, Mandataires judiciaires… Ces implémentations prennent en compte la spécificité de chaque profession dans leur paramétrage initial et se couplent en général avec le logiciel métier du cabinet, de l'étude ou de l'agence concernée.

Des dossiers clients homogènes, normés et complets : voilà à quoi ressembleront vos dossiers clients avec Documalis Express. Création de dossiers clients, ajout aux dossiers de pièces au format papier par numérisation, intégration de documents déjà au format numérique, recherche de dossiers ou d'éléments de dossier par index, plan de classement, plein texte... quelques exemples concrets des fonctionnalités inclues dans Documalis Express.

L'utilisation de Documalis Express au quotidien vous garantit des gains de productivité importants et visibles très rapidement en vous évitant des heures de classement et de recherche.

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Choisir son scanner professionnel

2012-04-05T11:29:00+02:00

Dans ce document, vous trouverez les caractéristiques essentielles concernant les différentes gammes de scanners professionnels, nécessaires au bon fonctionnement des projets de numérisation du courrier, des factures fournisseurs ou des dossiers complexes.

Scanner Kodak i2600

1 - Les fonctionnalités minimales requises

Les scanners professionnels doivent au minimum respecter les caractéristiques suivantes :

•    Numérisation recto/verso en une seule passe
•    Gestion native des numérisations noir&blanc, niveaux de gris&couleur
•    Résolution optique et de traitement matériel : 300 DPI couleur minimum
•    Volumétrie constructeur recommandée >= 1000 pages/jour
•    Chargeur automatique de 50 pages minimum en A4 80 gr
•    Vitesse minimale Niveau de gris : 40 images/min en A4 R/V et 200 dpi
•    Vitesse minimale Couleur : 20 images/min en A4 R/V et 300 dpi
•    Grammages acceptables : plage de 60 gr à 160 gr au minimum
•    Capacité à numériser des lots hétérogènes en tailles et formats de papier en une passe dans le chargeur, de la carte de visite au format A4.

2 - Les gammes de scanner professionnels

Les scanners professionnels peuvent être classés par catégories en fonction de l’usage qui en est fait dans la solution de numérisation.

-Les scanners portatifs

Ils ont la caractéristique d’être légers (moins de 1 kg), facilement transportables et généralement alimentés par une ou deux prises USB sans nécessiter de branchement électrique.

-Les scanners bureautique

Ces scanners bénéficient d’un rapport qualité/prix favorable à une diffusion large auprès des utilisateurs ayant des besoins de numérisation régulière.

-Les scanners de production quotidienne

Ces scanners servent à la production quotidienne d’images numériques dans des processus industriels de traitement du courrier, des factures, des dossiers métiers.

-Les scanners de production haute volumétrie

Ces scanners servent à la production intensive avec des capacités de production de 10.000 à 100.000 pages par jour.

-Les scanners réseaux à interface sur écran tactile

Ces scanners bénéficient d’un rapport qualité/prix favorable à une diffusion large auprès des utilisateurs ayant des besoins de numérisation régulière.

-Les scanners au format A3 ?

La quasi-totalité des scanners professionnels prennent en charge le format A4+ (environ un cm de plus en largeur numérisable), mais le A3 reste réservé aux scanners de production de moyenne volumétrie.

Scanner Kodak i1220

3 - Scanner professionnel versus copieur multifonction ?

Même si les copieurs multifonctions nous rendent quantité de service au quotidien, il serait utopique d’envisager une utilisation régulière d’un copieur multifonctions pour des processus d’acquisition en volume de documents papiers pour la numérisation du courrier entrant, des factures fournisseurs ou des dossiers de travail de l’entreprise.

Les principaux handicaps du copieur multifonction sont :

•    Une utilisation multiple par plusieurs personnes créant des files d’attentes pour la numérisation,
•    Le chargeur des multifonctions aura bien du mal à accepter dans une même passe des formats hétérogènes,
•    Le passage en « U » des documents interdit les grammages élevés, augmente de manière significative les bourrages et le risque de destruction ou d’altération des originaux,
•    La fonction recto/verso sans double capteur d’image,
•    Les fonctions de redressement et de détourage sont souvent absentes,
•    Il n’y a aucune prévisualisation des images numérisées,
•    Des forts taux de compression,
•    Une ergonomie et un paramétrage de l’écran très limités.

4 - Bonnes pratiques et qualité de numérisation

Il y a encore quelques années, la « norme » de numérisation était le format noir et blanc à 200 DPI au regard de sa bonne lisibilité et du poids des pages générées (de 30 à 50Ko/page). Des fabricants de scanners comme Kodak, Canon et Fujitsu ont d’ailleurs développés d’excellents algorithmes de traitement d’image en noir et blanc pour conserver une lisibilité suffisante aux documents complexes colorés incluant des photos ou des dégradés multiples.

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Présentation Workflow

2012-04-03T14:38:00+02:00

Un workflow (anglicisme) est la représentation d'une suite de tâches ou opérations effectuées par une personne, un groupe de personnes, un organisme, etc. Le terme flow renvoie au passage du produit, du document, de l'information, etc., d'une étape à une autre.

On appelle " workflow " (en français " flux de travail ") la modélisation et la gestion informatique de l'ensemble des tâches à accomplir et des différents acteurs impliqués dans la réalisation d'un processus métier.

De façon pratique, le workflow sert à décrire le circuit de validation, les tâches à répartir entre les différents acteurs d'un processus, les délais, les modes de validation et à fournir à chacun des informations nécessaires à l'exécution de sa tâche.
Le workflow permet généralement un suivi et identifie les acteurs en précisant leur rôle et la manière de le remplir au mieux.

Un moteur de workflow est un dispositif logiciel permettant d'exécuter une ou plusieurs définitions de workflow. Par abus de langage, on abrège parfois cette expression en « workflow ».

Site Documalis Workflow
Site Documalis

Documalis en version SaaS

2012-04-03T10:25:00+02:00

La solution Documalis Express est également disponible en mode hébergé sur Internet, ce qui évite l’installation des logiciels, de la Box ou du serveur au sein de votre structure. Il s'agit du mode SaaS (Software as a Service).

Nativement Saas

La solution Documalis Express a été conçue dès le départ pour fonctionner en mode Web, client/server ou en mode hébergé sur Internet. Toutes les interfaces Courrier, Gestion documentaire, Workflow sont nativement accessibles dans un simple navigateur Web type IE ou Firefox, et les clients de type bannette, imprimante virtuelle, numérisation à distance dialoguent en mode Webservice ou TCP/IP avec les serveurs Documalis hébergés localement ou sur Internet. Documalis Express version SaaS exploite les technologies de communication sécurisée de l’internet (XML, Webservices, SOA, http, SSL).

Utilisation

Le serveur privé mis à disposition par Documalis peut servir à la fois à une entreprise, à un cabinet et aux clients ou aux employés présents sur des sites déportés, pour y déposer et y récupérer des documents numérisés ou imprimés depuis nos imprimantes virtuelles. Les solutions Documalis Express sont adaptées autant aux problématiques particulières des agences réparties sur le territoire et connectées par un simple ADSL qu'aux besoins des petits groupes de travail qui traitent quotidiennement des masses importantes de papiers.

Sécurité

L’offre Documalis propose exclusivement des serveurs privés et dédiés à l’usage de votre structure, pour garantir la confidentialité des informations stockées et éviter tout risque de divulgation lors de vos échanges avec vos collaborateurs et vos clients.

Site Documalis

La numérisation professionnelle accessible à tous !

2012-03-20T17:01:00+01:00

Suivez la Newsletter Documalis !

Site Documalis

Les technologies de reconnaissance de contenu RAD-LAD enfin accessibles aux PME-PMI

2012-03-16T11:17:00+01:00

Documalis, éditeur de solutions dédiées à l'intégration des documents et des données d'entreprise innove sur le marché de la lecture automatique des factures fournisseurs grâce à un moteur sémantique innovant, capable de reconnaître les éléments clés des factures SANS APPRENTISSAGE NI MODELISATION : fournisseur, Siret, n° de TVA intracommunautaire, référence commande et livraison, dates de factures et d’échéance, montants hors taxes, tva et ttc multiples etc.

Categorynet.com
CyberPro
ITRpress

Certificat et signature électronique

2012-03-13T12:02:00+01:00

Un certificat électronique peut être vu comme une carte d'identité numérique. Il est utilisé principalement pour identifier une entité physique ou morale, mais aussi pour chiffrer des échanges.
Il est signé par un tiers de confiance qui atteste du lien entre l'identité physique et l'entité numérique.

Un certificat électronique est un ensemble de données contenant :
•    au moins une clé publique ;
•    des informations d'identification, par exemple : noms, localisation, emails ;
•    au moins une signature ; de fait quand il n'y en a qu'une, l'entité signataire est une autorité dont elle-seule permet de prêter confiance (ou non) à l'exactitude des informations du certificat.

La signature électronique est le procédé d'identification de l'auteur d'un document électronique. Elle est la garantie de son intégrité.
La signature électronique n'est pas visuelle. Elle est exprimée par une suite de nombres. C'est pour les entreprises un moyen fiable d'assurer la sécurité de leurs échanges sur Internet.

1 – Le cadre juridique

La signature électronique possède la même valeur légale* qu'une signature manuscrite.
* Décret n°2001-272 du 30 mars 2001 relatif à la signature électronique rend applicable la loi n°2000-230 du 13 mars 2000.

2 – Les applications

Pour sécuriser des échanges en ligne ou profiter de la dématérialisation de certaines formalités administratives, l'entreprise a besoin d'un certificat électronique.

a) Courrier

Le budget du courrier papier peut être réduit avec la dématérialisation. Grâce au certificat électronique,
l'entreprise assure un traitement totalement confidentiel et sécurisé.

Voici quelques exemples :
                               - Contrats
                               - Notifications diverses
                               - Bons de commande
                               - Lettres de relance
                               etc.

b) Déclarations sociales

Le portail Net-Entreprises permet d'effectuer les déclarations sociales en ligne (embauche, Assedic, etc.).
Pour chaque opération, il convient de s'identifier avec le certificat acquis par l'entreprise.

Avantages :
- Supprimer les frais d'envoi
- Utiliser le télé règlement

L'Urssaf autorise également la déclaration et le règlement en ligne des cotisations.

c) Compte fiscal

Permet à l'entreprise de consulter en ligne ses déclarations, de suivre ses paiements, ainsi notamment que de déclarer la TVA (service Télé tva). Accessible à toute entreprise soumise à la TVA du régime réel. La confidentialité et l’authentification sont assurées par le certificat électronique.

d) Appel d’offre

L'entreprise peut répondre à un appel d'offre en ligne si elle possède un certificat de signature électronique.
Outre les avantages habituels de la dématérialisation, l'entreprise répond à un appel d'offres en quelques clics :

Téléchargement du dossier de consultation

Organisation et signature des documents

Dépôt en ligne du dossier de réponse

3 – Obtenir un certificat de signature électronique

Les certificats de signature électronique sont généralement délivrés à une personne physique agissant pour l'entreprise. Ils incluent la raison sociale de la structure dans les informations contenues.
En fonction de ses besoins, l'entreprise peut acquérir une solution payante ou profiter de certaines offres gratuites comme le Certificat Fiscal Pro délivré gratuitement en ligne par la DGI.

Les quatre classes de certificat électronique :

Certificat Applicatif.

L'application que vous utilisez embarque sa propre autorité de certification et permet ainsi de générer un certificat associé à chaque compte utilisateur. Les actions d’émission, de visa, de transmission font ainsi l’objet d’une signature sur le serveur (invisible pour l’utilisateur).

Certificat Classe II

Ce certificat est fourni par une Autorité de Certification reconnue par le MINEFE, sur support logiciel qui peut être utilisé de deux manières :

• installé en local dans le magasin de certificat du navigateur web : la signature se fait sur le poste de l’utilisateur en utilisant une applet Java et est ensuite déposée sur le serveur.

• installé sur le serveur : le certificat logiciel est rattaché au compte utilisateur et l’empreinte de signature est calculée directement sur le serveur (invisible pour l’utilisateur comme dans le cas d’une utilisation du certificat applicatif).

Certificat Classe III

C’est un certificat sur support physique fourni par une autorité de certification reconnue par le MINEFE. Généralement fourni sur une clé USB ou une carte à puce, la signature électronique du document se fait obligatoirement à l’aide d’une applet Java sur le poste de l’utilisateur avant d’être déposée sur le serveur.

Certificat Biométrique

C’est un certificat de type Classe 3 sur support physique avec un système de reconnaissance biométrique permettant de l’activer. Comme pour les certificats de classe 3, la signature se fait obligatoirement sur le poste de l’utilisateur avant d’être déposée sur le serveur.

4 – Les avantages

Accroit la productivité de l'entreprise

Process plus rapide, réduction importante des coûts d’impression, d’affranchissement et de traitement du papier, réduction du cycle de vie des documents (délais diminués de 1 semaine à 2 mois).

Valorise l'image de marque de l'entreprise

Porteuse d’innovation, précurseur, initiatrice des nouvelles tendances, le tout électronique.

En mode SaaS, installation et s'utilisation simple

Il se présente comme un bouton à intégrer sur votre site web. Un simple clic appelle un service externalisé de signature électronique et permet ainsi aux internautes de signer en ligne

Un service d'horodatage

Service d’horodatage qui atteste de l’heure exacte à laquelle un document est signé et permet ainsi de bénéficier de garanties supplémentaires.

Site Documalis

Documalis innove pour la dématérialisation courriers et factures dans les PME/PMI

2012-03-13T10:47:00+01:00

Documalis, éditeur de solutions dédiées à l’intégration des documents et des données d’entreprise présente la nouvelle version 5.5 Documalis qui est le fruit de 9 mois d’évolutions novatrices soutenue par OSEO dans le cadre des développements innovants « made in France ».

ITRpress

La dématérialisation des Courriers Entrants

2012-03-12T15:04:00+01:00

Documalis Courrier est une solution unique de dématérialisation des courriers et de télécopies entrants, exploitant le concept ergonomique de bannettes virtuelles et de dispatching graphique entre utilisateurs et services de l’entreprise, ce qui permet de conserver le mode opératoire du courrier existant, mais en version numérique.

Des bénéfices immédiats :

               - Réduction des temps de distribution et de traitement du courrier,
               - Numérisation performante du courrier, avec gestion des lots, séparateurs, codes barres,
               - Suivi des courriers importants, en AR ou à délai de réponse, avec relances et alertes,
               - Pas de fiche à remplir lors de l’ouverture des plis ou de la numérisation du courrier,
               - Graphique, simple d’emploi avec un mode opératoire naturel pour les utilisateurs,
               - Tarifs abordables aux PME/PMI pour un ROI réaliste et démontrable

Ergonomie des logiciels Documalis
La solution Courrier Documalis bénéficie de l’ergonomie simplifiée des systèmes Documalis, pour une prise en main très rapide par les utilisateurs, souvent très nombreux dans le cas du dispatching, du suivi et du traitement du courrier. Les copies d’écrans et films vidéos présents dans ce site sont très représentatifs de ce que vous pouvez attendre d’une solution graphique, moderne et pensée pour les utilisateurs. Le Guide illustré du Courrier Entrant offre un rapide survol de l’offre globale Courrier.Numérisation simplifiée des documents.
Numérisation simplifiée des documents
Documalis propose plusieurs modes de numérisation des courriers physiques, allant de la valorisation du copieur numérique récemment acheté à la fourniture de solutions prêtes à brancher comprenant le scanner, le serveur et l’écran tactile de pilotage du système Scan2box. Documalis autorise la numérisation des courriers en lots, exploitant la technologie des « patchs », tampons, séparateurs et codes à barres afin d’optimiser les temps de passage au scanner et grandement alléger la tâche de numérisation.
Dispatching graphique des courriers, entre utilisateurs et services
Documalis dispose d’une solution unique de dispatching graphique des documents dans des bannettes utilisateurs ou service qui reflètent fidèlement l’organisation traditionnelle en parapheurs ou bannettes physiques existant dans l’entreprise.
Traçabilité complète dans la GED Documalis
La traçabilité globale des opérations sur le courrier est assurée grâce au socle de GED Documalis commun à toutes les solutions métiers proposées.

Site Documalis

Les bannettes Documalis

2012-03-09T14:54:00+01:00

Passez aux bannettes électroniques !

La solution Documalis repose sur le concept de Bannettes virtuelles, représentation numérique des bannettes, parapheurs, dossiers ou casiers physiques de l’entreprise. Elles permettent la circulation d'informations, de gestion ou de validation des documents. Les bannettes offrent une interface conviviale aux utilisateurs et des alertes en temps réel sur les postes.

Bannettes virtuelles

Elles sont visibles sur votre bureau Windows et remplacent les bannettes physiques et parapheurs de distribution du courrier ou de signature traditionnelle. Elles sont même accessibles depuis la GED en mode Web à distance au besoin.

Délégation des droits

Documalis intègre une notion de délégation temporaire des bannettes à un autre utilisateur en cas de surcharge temporaire, de congé, d’absence.

Un assistant personnel

Toujours présente à l'écran, la bannette sait se faire discrète au besoin, mais n’oublie pas de vous signaler instantanément tout nouveau courrier ou document à valider grâce à ses popups. Ses compteurs visibles sur le bureau vous indiquent en permanence le nombre de documents à traiter pour chacune de vos tâches. Ajouté à cela elle peut vous envoyer des Emails pour vous alerter plusieurs fois avant la date limite de traitement.

Modélisation, réponses aux courriers et fusion-composition

La bannette Documalis dispose de fonctions supplémentaires permettant de traiter les documents sur le poste utilisateur :

    • Un assistant de modélisation pour la reconnaissance automatique des documents comme les factures, les bons de commande, de livraison, les bulletins de paie…
    • Un éditeur de texte intégré permettant la rédaction directe d’une réponse à partir de modèles prédéfinis intégrant logos, fonds de page et personnalisables par service.
    • Un module de fusion et de composition de documents PDF autorisant le découpage de documents multipages, la concaténation de plusieurs documents ou des changements de pages internes.

Site Documalis

Les avantages (financiers, humains, gains de temps) de la facture dématérialisée

2012-03-06T10:47:00+01:00

D'après une enquête BVA, le coût moyen estimé de traitement d'une facture sur l'ensemble du processus est en moyenne de 26 euros:

- 17 € à la charge de l'acheteur,

- 9 € pour l'émetteur.

Selon Arthur D.Little, voici les coûts des diverses étapes du traitement d'une facture reçue et émise. Lors de son étude, il établi la différence entre une facture papier et une facture dématérialisée. On peut s'apercevoir que le coût de traitement d'une facture dématérialisée est au moins divisé par 3.

1 - Estimation du coût de traitement d’une facture reçue

A - Facture papier standard

B - Facture dématérialisée

2 - Estimation du coût de traitement standard d’une facture émise

A - Facture papier standard

B - Facture dématérialisée

Selon l'étude réalisée par l'Aberdeen Group*, voici les résultats obtenus lors de la mise en place d'une solution de dématérialisation dans le traitement des factures fournisseurs:
          - 91% de réduction des coûts de traitement des factures
          - 46% de raccourcissement du cycle de traitement des factures
          - 12% de baisse du nombre de retards de paiement
          - 30% de diminution de temps de gestion des requêtes fournisseur

*The E-Payables Benchmark Report, Rapport comparatif des solutions de gestion comptable dématérialisée. Vers l'automatisation de la comptabilité fournisseurs, Aberdeen Group.

Site Documalis

"Réduire les coûts liés au traitement des factures fournisseurs avec un logiciel de GED"

2012-03-06T09:40:00+01:00

Dans un article publié le lundi 5 mars 2012, Solutions informatiques met en avant les réductions de coûts liées à la mise en place d'un logiciel de GED dans le traitement des factures fournisseurs.

Lien vers l'article

Le blog de la demat'

Free PDF scanner

La lettre d'information N°3

Module de numérisation OCR RAD LAD facture par Alfresco !

Les solutions de GED pour 2012 !

Solution Paie/RH

Solution entreprise

La BOX : rien à installer, elle doit juste être branchée !

Les enjeux de la dématérialisation !

Documalis une solution pour les professions libérales

Choisir son scanner professionnel

Scanner Kodak i2600

1 - Les fonctionnalités minimales requises

2 - Les gammes de scanner professionnels

-Les scanners portatifs

-Les scanners bureautique

-Les scanners de production quotidienne

-Les scanners de production haute volumétrie

-Les scanners réseaux à interface sur écran tactile

-Les scanners au format A3 ?

Scanner Kodak i1220

3 - Scanner professionnel versus copieur multifonction ?

4 - Bonnes pratiques et qualité de numérisation

Présentation Workflow

Documalis en version SaaS

Nativement Saas

Utilisation

Sécurité

La numérisation professionnelle accessible à tous !

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Les technologies de reconnaissance de contenu RAD-LAD enfin accessibles aux PME-PMI

Certificat et signature électronique

1 – Le cadre juridique

2 – Les applications

a) Courrier

b) Déclarations sociales

c) Compte fiscal

d) Appel d’offre

3 – Obtenir un certificat de signature électronique

4 – Les avantages

Documalis innove pour la dématérialisation courriers et factures dans les PME/PMI

La dématérialisation des Courriers Entrants

Des bénéfices immédiats :

Ergonomie des logiciels Documalis

Numérisation simplifiée des documents

Dispatching graphique des courriers, entre utilisateurs et services

Traçabilité complète dans la GED Documalis

Les bannettes Documalis

Passez aux bannettes électroniques !

Bannettes virtuelles

Délégation des droits

Un assistant personnel

Modélisation, réponses aux courriers et fusion-composition

Les avantages (financiers, humains, gains de temps) de la facture dématérialisée

D'après une enquête BVA, le coût moyen estimé de traitement d'une facture sur l'ensemble du processus est en moyenne de 26 euros:

- 17 € à la charge de l'acheteur,

- 9 € pour l'émetteur.

"Réduire les coûts liés au traitement des factures fournisseurs avec un logiciel de GED"

Dans un article publié le lundi 5 mars 2012, Solutions informatiques met en avant les réductions de coûts liées à la mise en place d'un logiciel de GED dans le traitement des factures fournisseurs.