Esta es una pregunta que siempre me asalta cuando, en mi Revisión Semanal, alcanzo los niveles de 12 y 15 mil metros (para una explicación de lo que hablo pueden referirse a este post de DuTudú).

Image of Burn out Impurities

La mayoría de las que conozco son malas: declaraciones que están cuidadosamente colocadas en bellos marcos adosados a muros de oficina; pero, las peores son aquellas que están impresas en un hermoso papel, relatos largos y detallados que son difíciles de memorizar y de bajar a la realidad cotidiana de la persona, para liberar su energía y potenciar a la sociedad, demasiado largas para preocuparse por ellas. Nadie habla de ese modo.

Entonces, ¿cuál es la diferencia? La verdad, simple y sencilla, es que la diferencia sólo importa si las uso.

Creo que no necesito misión y visión para declarar lo obvio. Lo que busco es que declaren lo excepcional y extraordinario, presumir ese acto de fe que me hace caminar al borde del abismo, los sueños más salvajes respecto a cada posibilidad que deseo explorar en el día a día. Las necesito para crear charla, susurro, debate. Las quiero por ser constantemente fascinantes, atractivas, y apasionantes.

Quiero que misión y visión sean controversiales. Que pidan discusión y explicación. Que respondan a preguntas como: ¿Cómo voy a hacer una diferencia cada día y mejorar la calidad de la vida misma? ¿Cómo podré trabajar en lo que realmente importa? ¿Por qué este mundo no puede ser un gran lugar sin la magia de aquello que hago? ¿Por qué soy tan especial, tan condenadamente bueno, y tan fanáticamente valiente? Quiero mis valores y principios en mangas de camisa y que ellos sean los que hablen.

Entonces, ¿cuál es la diferencia? Lo que puedo decir es: tu misión es lo que mejor haces diariamente y tu visión es como luce el futuro porque cumples tu misión endemoniadamente bien.

La misión alimenta tu confianza: “Puedo hacer esto y soy el indicado para hacer esto, por que soy el mejor en eso.”. La misión produce profusamente ideas revolucionarias sobre lo mundano, desterrando la mediocridad.

La visión crea ese momento de anticipación del futuro, el cambio se acepta como un paso más que nos acerca a esa convincente imagen de lo que vendrá después. El entusiasmo por el futuro supera cualquier temor.

Así pues, hay que transformarlas en mantras que recite realmente, radiante de orgullo, porque ellas expresan: “Este soy yo y me alegro de lo que soy”, es la emoción que evocan. Misión y visión están vivas, desarrollándose, reinventándose y creciendo.

Así que a derribar la placa en la pared, realmente no es necesaria; y esa declaración escrita, puede ser utilizada para imprimir algo en el reverso.

A poner misión y visión en su lugar.

Basado en Managing with Aloha de Rosa Say

n.zeissig

Para Seth Simonds, uno de los editores de Stepcase Lifehack, la buena suerte puede ser atribuida a la fuerza combinada de tres simples elementos:

1. Proximidad. Estar cerca, en el espacio y en el tiempo, no es suficiente. Es necesario que uno mismo se coloque en el lugar y el tiempo adecuados, identificando las áreas en las que contamos con las habilidades y el conocimiento necesario para capitalizar esas oportunidades que se presentan en forma súbita.
2. Práctica. Los momentos “afortunados”, de cualquiera que haya tenido éxito, provienen de hora y horas de práctica. En cada caso, la práctica que precede ese momento “afortunado”es tan importante como el mismo momento de la suerte.
3. Persistencia. Una de las cosas más tristes de la vida es que mucha gente se rinde antes de lo que debería. Estar en el lugar correcto y en el momento adecuado implica haber estado antes en muchos lugares y muchos tiempos que pudieron ser inconvenientes e incluso dolorosos. Hay gente exitosa que estuvo a punto de darse por vencida. Pero, miraron el fracaso a los ojos y dijeron: “todavía no”. Naturalmente, han perdido empleos, clientes, amigos, relaciones. Pero, nunca se dieron por vencidos.

Así que, poner atención en colocarnos próximos a las oportunidades, con práctica y persistencia, puede darnos suerte.

Post original: How To Be In The Right Place At The Right Time More Often

Imagen de: N. Zeissig

Para continuar con el tema de la entrada anterior, les presento una lista de cinco puntos que utilizo para atender el correo electrónico:

1. Cierra la aplicación de correo electrónico. Si te parece muy violento, entonces desactiva la casilla del “Envío y Recepción Automática” de tu aplicación. Sí no puedes con eso, podrías intentar configurar la recepción para que verifique tu correo en forma razonable: digamos, ¿una vez cada 50 minutos? Se sincero, ¿realmente necesitas verificar tu correo cada 5 minutos? (Personalmente, la cuenta de trabajo está configurada, si mal no recuerdo, para verificar cada 120 minutos).
2. Mantén tu integridad. Ese correo, ¿piensas responderlo? Si lo vas a contestar, hazlo. Si no es así, bórralo. En este caso, la culpa no sirve de nada en horas de oficina y tampoco fuera de ellas -cabe aclarar que pienso en esos correos con “FW” o “RV” enviados por amigos y familiares.
3. Usa plantillas. Del mismo modo que tienes plantillas para memorándum, elabora algunas plantillas para tus correos. Seguramente tienes algunos temas que atiendes, frecuentemente, utilizando el mismo esquema mental.
4. Vete por lo fácil. Si puedes escribir un correo electrónico, o contestarlo, en menos de dos líneas, procura despacharlos primero. Sigue “la regla de los dos minutos”, hazlo ahora. Recuerda, de acuerdo a GTD, esto es sobre la acción siguiente.
5. Es un correo electrónico, no una novela de Stephen King. No estás escribiendo un capítulo de “Eso” (“It”) y, salvo que pretendas despistar al enemigo utilizando circunloquios y figuras retóricas, basta con mantener la acción siguiente en mente, que la conversación se mueva, que broten los compromisos y las fechas límite.
6. Sí, ya sé que dije que eran cinco. Una recomendación leída incontables veces en Twitter. Nadie espera que seas perfecto, pero, trata de respetar la gramática, procura respetar las reglas de puntuación, la sintaxis también es importante -¡aunque tengas ocho años!-.

Existen muchas versiones de estos cinco puntos, no obstante que versión prefieras, créelo, funcionan.

Hace un rato leía, en El Canasto, un post de Franck Scipion cuyo tema versa sobre cómo ganar dos horas en el día. El post me llamó la atención porque, al igual que Franck, también creo que un manejo adecuado del correo electrónico puede aumentar nuestra productividad. Y ser un buen trabajador del conocimiento requiere asegurarse del tipo de resultados deseados y trabajar los mensajes para que sean concretos y fáciles de manejar.

Entender porqué se escribe.

Creo que antes de escribir un correo electrónico uno tiene que asegurarse de que tiene claras las respuestas a dos preguntas básicas:

1. ¿Por qué escribo esto?
2. ¿Cuál quiero que sea, exactamente, el resultado de este correo?

Si no podemos contestar cualquiera de estas dos preguntas, entonces deberíamos abstenernos de comenzar a escribir cualquier correo electrónico.

Posiblemente ustedes reciban docenas de correos en el transcurso del día, incluso cientos de ellos; probablemente, coincidirán en que el modo de aproximación a ellos depende, muchas veces, de la claridad de los temas que aparecen. Cuando escaneamos rápidamente nuestro correo, es distinto el nivel de atención que otorgamos a un correo bien pensado, que a uno tan descuidado que ni siquiera cuenta con asunto.

Hay que pensar en el correo electrónico desde el punto de vista del receptor, más que del emisor, y asegurarnos todo lo posible de que lo leerá. Si el mensaje es valioso, hay que tratarlo de esa forma.

Conseguir lo que se necesita.

No obstante todos los posibles temas que pudiesen abarcar los correos electrónicos; los correos de trabajo tienen fundamentalmente tres temas básicos y recurrentes:

1. Requerir información: ¿Se autorizó la cotización ERP-20818?
2. Proporcionar información: El proveedor pasará a mi oficina el 20/03/2010.
3. Requerir acción: Obtener pase de cortesía al estacionamiento para el conferencista.

Debe ser claro para el receptor qué tipo de correo está recibiendo. No hay que escatimar en la redacción clara y concisa de un párrafo que aclare:

1. De qué se trata
2. Qué tipo de resultado se requiere

“Dado que se ha solicitado la instalación del software XYZ, se acordó con Juan Pérez (número de nómina 234567) que se le asignaría la guardia correspondiente a ese día, de 7:00 a 14:30 horas, para que proceda con la instalación en los equipos autorizados; motivo por el que se solicita que vigilancia le permita el acceso a las instalaciones.”

Seamos francos, no hay porque asumir que alguien leerá más allá del primer párrafo; así que tratemos de dejar en claro lo que deseamos obtener desde el principio.

Conseguir una respuesta.

Hay ocasiones en que lo único necesario del correo electrónico cabe en el asunto:

• Presentación pospuesta para lunes a las 11:00.
• Atención: suspensión de energía mañana a las 18:00.
• Soporte: CPU N/S 83456MX324J no enciende.
• Gracias por el envío del impreso al Consejo de Admon.

Y hay ocasiones en que algo tan breve ocupa más de dos pantallas, antes de llegar al punto.

La delicadeza y cortesía en el trabajo se manifiestan en saber llegar al punto en forma inmediata, el jefe lo agradecerá; recordemos que él no está allí para desarrollar sus habilidades lingüísticas.

Del mismo modo, hay muchos mensajes que no merecen más que un “sí” o un “no”, y no un tratado de tres páginas sobre el particular.

¿Cuál es la acción siguiente?

Si nuestro mensaje requiere cualquier tipo de requerimiento, no olvidemos hacérselo saber a nuestro receptor. Sobre todo si es quien tiene la capacidad de decisión que requerimos para completar nuestras tareas. Y procuremos hacerlo en el primer párrafo.

¿Alguien más gusta colaborar en el tema?

Imagen cortesía de dampeebe el 2 de ene ’08, 3:48 CST.

Lo que está en nuestra mente, está ahí porque conscientemente nos concentramos en mantenerlo presente. Sin embargo, la mente tiene ideas de forma continua, en casi todo momento estamos efectuando asociaciones libres en torno a todo: sonidos, olores, cambios de iluminación, nuestra posición, aquello en lo que estamos concentrados.

Para mantener el control sobre nuestra capacidad de concentración necesitamos poner atención en aquello en lo que debemos poner nuestra atención. De nada sirve estar pensando en enviar un correo solicitando una cotización sobre algunos materiales que necesito, mientras estoy sentado en el cine viendo una película. Y si no capturo de alguna manera esta idea quizá pase toda la película distraído sin disfrutarla, o tal vez después me encontraré tratando de recordar qué era lo que estaba pensando,

Todas las ideas tienen el mismo potencial, no hay manera de “tener buenas ideas”, simplemente se tienen ideas, buenas y malas, mejores y peores. Ignorarlas es siempre una opción, aunque no la mejor de ellas.

Escuché alguna vez, o tal vez lo leí, una cita atribuida a Albert Einstein que dice: “No guardes nunca en la cabeza aquello que te cabe en el bolsillo”; también, recuerdo que alguien me contó que Einstein no sabía de memoria cosas tan cotidianas como su dirección, porque necesitaba utilizar su mente para otras cosas más importantes que esos datos y que contaba con una libretita donde tenía anotados esos datos.

Uno de los pasos del método GTD propone disponer de lo necesario para acorralar todo aquello que nos venga a la mente en cualquier momento, para después depositarlo en nuestra bandeja de entrada y después procesarlo adecuadamente, organizarlo en nuestro sistema de confianza y hacerlo.

Así que lo que necesito es capturar esas ideas que me vienen en cualquier momento, para ello hay “Dispositivos Universales de Captura” o “DUC” que nos permiten colectar y procesar posteriormente estos pensamientos:

Los más populares:

• una pequeña libreta,
• una Hipster PDA
• una PDA,
• un Smartphone,
• o un Moleskine.

Forma de uso:

• Llévalo a todos lados, y cuando digo “a todos lados” lo digo en serio.
• Escribe aquello que tiene tu atención inmediatamente, no pienses en escribirlo después porque lo olvidarás, lo digo por experiencia.
• Revisa tu “DUC” diariamente y procesa sus contenidos.
• Usa la herramienta que más te acomode; por ejemplo, si eres una persona visual, la cámara de tu teléfono celular puede ser más efectiva que la escritura.

¡Paz!

Anquilosado, por definición, es algo que no ha evolucionado y, curiosamente, hay un artículo que asocio libremente con esta palabra desde que lo leí, hace unos días, es Build Daily Momentum Using The 10/15 Split.

Son los dos momentos que plantea los que me han llamado la atención:

• Comenzar el día en grande
• Terminar bien el día

Planear es una de las cosas más complicadas de hacer al empezar el día, a menos que uno sea realmente bueno en ello. Siempre es más fácil entrar en el bucle de checar el correo, abrir el TweetDeck, lo que sólo sirve para perpetuar el patrón de lo que queremos evitar.

Así que el autor, Charlie, nos invita a intentar lo que él llama la división 10/15. Un proceso de check-in y un check-out del día.

Nos comenta que la clave está, para él, en el check-out al final del día.

1. El Check-Out de 15 minutos

El check-out nos permite una mejor perspectiva al final del día.

Sabemos qué hicimos y qué no, y tenemos una buena perspectiva de los próximos pasos para mantener el negocio en moviento. Así, mientras nuestro agobio puede ser realmente alto, las nubes de telarañas que nos acompañan al comienzo del día ni siquiera están por aparecer.

El Check-Out de 15 minutos consiste en tres preguntas:

1. ¿Qué lograste? (¡Celebra!)

Reconoce lo que hiciste mucho más que concentrarte en aquello que no pudiste hacer. Siempre, siempre, siempre, celebra tus logros –la vida es una serie de pequeños pasos, pero si no celebras las victorias simples, es más difícil construir ese momento para las grandes victorias.

2. ¿Hay algo que necesites hacer ahora mismo para ser capaz de desconectarte?

La respuesta a esta pregunta es esa molesta sensación de que algo se te olvida -personalmente, no hay día en que no regrese a mi oificina después de haber apagado las luces. Verifica tu bandeja de entrada, física y digital, y tus listas ASAP para aquellas cosas que debieron haber sucedido hoy. Pregúntate qué podría pasar realmente si tú no haces lo que sea que estás considerando –al igual que yo te sorprenderás de la cantidad de cosas que pueden esperar hasta mañana.

3. ¿Cuándo necesitas hacer las cosas que no hiciste hoy?

Hay infinidad de cosas que llegaron a ti el día de hoy, pero no necesitan ser hechas, pero no necesitan ser hechas hoy. Si necesitan ser hechas mañana, o en algún día específico en un futuro cercano, colócalas en donde puedas recordar mañana que deben ser hechas. De esa foorma puedes “dejarlas ir” y obtener la paz que necesitas.

Si no finalizaste lo que sea que hayas estado trabajando hoy, has una nota de dónde comenzar el día de mañana.

El Check-Out de 15 minutos sirve a dos propósitos: 1) ayuda a recordar que pusiste la bola en algún lugar y 2) hace más fácil el comienzo del día siguiente.

El Check-In de 10 minutos

Si has comenzado con la división de 10/15 con los 15 minutos del Check-Out, has hecho la mayor parte del trabajo difícil –Todo lo que tienes que hacer es llegar y decirte a ti mismo por dónde y qué hay que hacer hoy.

Aquí están las preguntas que deberás hacerte durante el Check-In de 10 minutos:

1. ¿Hay algo significante que que haya cambiado entre ahora y el último check-out?

La palabra clave aquí es significante. Algunos eventos cambian el curso del día. Por ejemplo, uno de tus hijos puede sentirse enfermo y alterar tus planes de tal forma que seas capaz de llevarle a que lo atiendan.

2. ¿Qué planeaste para hoy?

Esto es revisar el plan que desarrollaste para ti el día anterior. Recuerdas, probablemente tenías una mejor idea de lo que necesitabas hacer el dpia de hoy mientras hacias tu check-out que lo que ahora estás haciendo.

3. ¿Qué es con lo que vas a comenzar ahora mismo?

Este paso es sobre preparar la intención de concentrarte en una cosa para este período de tiempo, más que en examinar aleatoriamente uno ¿s cuantos proyectos y no hacer ningun progreso real en ninguno de ellos. Es mejor completar o hacer un verdadero progreso en una cosa que vagar aleatoriamente en tres de ellas.

Estarás tentado a responder la primera pregunta verificando el e-mail y el correo de voz (¿todavía lo tenemos habilitado?), pero antes de que lo hagas, pregúntate ¿qué hay ahí que podría cambiar tu vida?. ¿Comenzaste a programar algo? ¿Está algo relacinado con el proyecto en el que trabajarás esta mañana? Planea en cuánto vas a procesar correo electrónico y de voz –en este punto, es mejor buscar por unos pocos mensajes claves que sean relevantes para lo que necesitas hacer ahora, más que sólo saltar a la felicidad de verificar tu email con 168 mensajes pendientes.

Creo que le daré una oportunidad a la división 10/15; por lo pronto, ya se la dí a mis quince minutos de Check-Out.

¡Paz!

Teniendo a mi cargo a varias personas, a lo largo de dos turnos de trabajo, siempre he dado a mis colaboradores un único consejo para satisfacer mis expectativas:

La única regla es trabajar, si ustedes trabajan conseguirán algo. Es la gente que realiza el trabajo la que, eventualmente, atrae los resultados que todo el mundo espera

El acento no descansa en que el trabajo sea lo único que hay que hacer, sino en que lo único necesario es trabajar. La única forma de lograr las cosas, de hacer que sucedan, es dedicar el tiempo necesario al trabajo, sea este trabajo etiquetar, clasificar, ubicar topográficamente en el catálogo, elaborar órdenes de compra, colocar tejuelos; sea inventariar equipos, registrar usuarios, elaborar memos, atender tutorías, elaborar notas para un artículo, atender a un usuario.

Las actividades profundamente gratificantes requieren de una inversión de tiempo y esfuerzo significativa, antes de presentar algún resultado. Requiere de algo más profundo que el “Just do it” de Nike. (Implica que no basta comprar mis tenis, ponérmelos y ganar un maratón). Significa que el trabajo implica un aprendizaje que no está presente desde el principio. (Para ganar un maratón hay que entrenar muchas horas, correr muchos kilómetros, y vomitar algunas veces).

Nada puede ser más simple y más profundo.

Sí, la mayoría de los propósitos que elaboramos cada año se centran en modificar algún hábito: dejar de fumar, leer mas, hacer ejercicio. ¿Qué tipo de propósitos podrían mejorar nuestra vida?

Quisiera plantearme, por lo pronto, diez puntos que podrían tener efecto sobre cualquier área de la vida. Los acabo de encontrar escritos en una trajeta dentro de uno de mis cuadernos de hace tres años, aclaro no son míos y no tuve la precaución de anotar de dónde los tome.

1. Vivir la vida al máximo de mis habilidades, en todo lo que hago.
2. Jamás desperdiciar el tiempo disponible, sino hacer que cada minuto cuente.
3. Jamás hacer algo que no quisiera hacer si supiera que es la última hora de mi vida.
4. Jamás hacer algo motivado por la venganza o el deseo de quedar a mano.
5. Buscar siempre lo mejor en otros y nunca hablar en forma ociosa o negativa de los demás.
6. Preguntarme siempre, cómo puedo mejorar lo que hago.
7. Cuando me enfrente a dificultades, buscar qué lecciones pueden ser aprendidas desde esas circunstancias, con el fin de fortalecerme.
8. Aprender de hábitos y acciones exitosas de las personas que están a mi alrededor.
9. Buscar la forma de mejorar la vida de aquellos menos afortunados que yo.
10. Pensar y hablar positivamente todo el tiempo.

¿Crees que se podría añadir algo más?

When you know everything, you are like a dark sky. Sometimes a flashing will come through the dark sky. After it passes, you forget all about it, and there is nothing left but the dark sky. The key is never being surprised when all of a sudden a thunderbolt breaks through. And when the lightining does flash, a wonderful sight may be seen. When we have emptiness, we are always prepared for watching the flashing

Shunryu Suzuki (citado por David Allen, Ready for Anything)

que es un período de transición. Estoy muy contento con el nuevo diseño.