di Alessandro De Pasquale
Le imprese che hanno adottato la tenuta informatica di libri e giornali devono provvedere entro il 31 gennaio prossimo al pagamento dell’imposta di bollo.
L’imposta è dovuta in misura di un bollo (14,62 euro) per ogni 2500 registrazioni, intendendo per registrazione un accadimento contabile, ad esempio una registrazione avrà sempre almeno due righe, una per l’importo in dare e una per l’importo in avere. Il calcolo dovrà essere fatto sulle registrazioni e non sulle righe.
I contribuenti dovranno fare una dichiarazione che indica il numero di registrazioni effettuate al 31 dicembre e i relativi bolli previsti a suo tempo per il 2010, compararla con il numero consuntivo di registrazioni effettivamente fatte al 31 dicembre e calcolare il conguaglio tra i due importi dei bolli.
Il numero di registrazioni a consuntivo 2010 sarà assunto come preventivo per il 2011.
Il pagamento sarà effettuato tramite F23 con la causale 458T e la copia del modello F23 dovrà essere allegata alla dichiarazione predetta.
Da notare che anche al 31 gennaio 2011 difficilmente si saranno concluse tutte le registrazioni relative al 2010, il calcolo delle registrazioni dovrà essere fatto le annotazioni effettivamente trascritte, tenendo conto che ci sono sessanta giorni di tempo per effettuare le annotazioni stesse, infatti al 31 dicembre era corretto avere la contabilità aggiornata al 1° novembre. Per le registrazioni effettuate successivamente al 31 dicembre, e con data di riferimento relativa al 2010, ad esempio le scritture di chiusura, l’imposta è dovuta nel 2011, quindi rientreranno nel conteggio consuntivo delle registrazioni che dovrà essere effettuata entro il 31 gennaio 2012.
Per le imprese che hanno l’esercizio fiscale a cavallo di due anni solari, l’imposta va calcolata sulla base dell’anno solare, il riferimento è, anche in questo caso, quello delle effettive registrazioni effettuate nel corso del 2010, per il consuntivo, e quelle che si effettueranno nel 2011 per il preventivo, anche se le registrazioni si riferiscono a due differenti periodi fiscali dell’azienda.
di Alessandro De Pasquale
È stato emanato il provvedimento del direttore dell'Agenzia delle Entrate che stabilisce le regole per la comunicazione dell'impronta, della firma e della marca temporale degli archivi dei documenti sottoposti a conservazione sostitutiva.
La prima comunicazione, per i documenti relativi al 2010 ed a gli anni precedenti, dovrà essere fatta entro il 31 gennaio 2012 tramite Entratel, Fisconline o tramite intermediari (CAF).
Il provvedimento completa il quadro lasciato aperto dal D.M. del 23 gennaio 2004 che prevedeva questa trasmissione perché le firme elettroniche e le marche temporali avevano una durata piuttosto limitata. Con questa comunicazione si sarebbe evitato che le firme scadessero e che quindi si perdesse la validità dell'archivio informatico.
Il DPCM del 30 marzo 2009 ha portato la durata delle marche temporali a venti anni rendendo, di fatto , inutile questo nuovo provvedimento. Infatti , con la durata dell'archivio a venti anni, il motivo di questa comunicazione sembra più che altro un mezzo per raccogliere dati statistici.
Innanzi tutto l'Agenzia avrà l'informazione di chi ha adottato tale modalità di conservazione, inoltre vengono richiesti un'altra serie di dati anagrafici e statistici che lasciano alquanto perplessi sia in merito alla effettiva utilità di alcuni di essi, sia in merito alla reperibilità pratica delle informazioni richieste.
Ad esempio appare alquanto difficoltoso, a posteriori, risalire ad informazioni che non sono state raccolte all'atto della formazione dell'archivio e che vengono richieste a contribuenti che hanno i sistemi in esercizio anche da 6 anni.
Ci aspettiamo che la comunicazione, da qui alla prima scadenza, sia semplificata, anche in vista dell'apparente inutilità di alcune informazioni richieste e considerato che il provvedimento originario fosse stato emanato nell'ottica della semplificazione degli adempimenti burocratici.
di Alessandro De Pasquale
Lo scorso 3 settembre sarebbero dovute entrare in vigore le nuove regole per il riconoscimento e la verifica dei documenti informatici. Tali regole prevedono alcune modifiche agli algoritmi ed ai certificati per la generazione delle firme elettroniche.
Il 28 luglio è stato rinviato il temine per l’adeguamento al 31 dicembre, con un provvedimento che introduce ulteriori modifiche agli algoritmi.
Le smartcard (e gli altri dispositivi di firma), in ogni caso, resteranno validi fino alla loro scadenza naturale.
I programmi per l’apposizione e la verifica delle firme e delle marche temporali potrebbero richiedere di essere modificati per l’uso con le nuove smartcard qualora non fossero in grado di supportare le nuove specifiche.
Dal punto di vista degli utenti tutte le modifiche sono trasparenti, infatti questi continueranno ad apporre le firme e le marche temporali nello stesso modo, saranno i programmi a gestire le nuove richieste.
Le nuove regole sono state emanate per incrementare il livello di sicurezza, infatti è stata incrementata la lunghezza minime della chiave di crittografia (da 1024 a 2048) ed è stato modificato il calcolo dell’impronta da SHA-1, che prevede la generazione di un’impronta (hash) di 160 bit (20 caratteri), a SHA-256, che porta la lunghezza dell’impronta a 256 bit (32 caratteri).
Le due modifiche incrementano notevolmente il livello di sicurezza delle firme apposte, infatti la chiave più lunga rende enormemente più lunga un eventuale operazione di forzatura della chiave, mentre l’aumento della lunghezza dell’impronta porta la probabilità di individuare un testo che generi la stessa impronta da 15 seguito da 47 zeri a 115 seguito da 75 zeri. Un eventuale malintenzionato che volesse provare a crackare una firma digitale avrebbe la vita ancora più dura di quanto non lo sia oggi.
Le tecnologie attuali non permettono di falsificare una firma digitale già con le vecchie regole. La modifica è stata fatta, in considerazione della diffusione della firma, per permettere anche alle generazioni future di poter mantenere la validità dei documenti informatici firmati digitalmente oggi.
Le regole tecniche impongono anche modifiche agli attributi contenuti nei certificati di firma, in modo da adeguarsi, in anticipo, alla imminente direttiva europea sulla firma digitale che serve a uniformare le leggi dei singoli Stati componenti la Comunità Europea, i nuovi attributi permetteranno di validare in ogni Paese della Comunità Europea le firme apposte con un certificato emesso da una Certification Authority di un Paese diverso. Oggi il riconoscimento, seppur ammesso giuridicamente, dal punto di vista tecnico ha notevoli difficoltà. In questo modo si risolveranno gran parte delle incompatibilità.
Per approfondimenti clicca qui per vedere l'articolo.
di Alessandro De Pasquale
Nei giorni scorsi, ma anche oggi a decreto pubblicato, su tutti i giornali si è fatto un gran parlare della manovra finanziaria. Fra i tanti argomenti affrontati, uno mi ha particolarmente interessato.
Si è parlato di obbligo di fattura elettronica oltre i 3000 euro. Si sono usate le parole fatturazione elettronica, trasmissione elettronica delle fatture ecc.
Il presunto obbligo avrebbe obbligato le aziende ad attrezzarsi, in fretta e furia per gestire gli oneri connessi alla fattura elettronica e cioè sistemi di firma elettronica automatici, sistemi di conservazione ecc. In alternativa le aziende avrebbero dovuto rivolgersi a società di outsourcing predisporre il trasferimento dei dati e le procedure di controllo. In ogni caso le imprese avrebbero dovuto disporre dei cambiamenti organizzativi per conservare le fatture entro 15 giorni dall’emissione e soprattutto dalla ricezione delle fatture elettroniche.
Mentre gli adempimenti tecnici sono semplici da ottemperare, quelli organizzativi, per consentire la registrazione e la conservazione nei 15 giorni cui sono tenute le imprese che utilizzano la fattura elettronica, non sono semplici da soddisfare, per tutte le imprese.
Il falso annuncio dato dalla stampa ha messo nel panico molti imprenditori che si vedevano costretti, a dover correre ai ripari in pochi giorni.
Fortunatamente i giornali davano una interpretazione errata all’articolo 21 (Comunicazioni telematiche alla Agenzia delle Entrate), infatti tale articolo prevede la sola comunicazione, all’Agenzia delle Entrate dell’elenco delle operazioni IVA che superino i 3000 euro, presumibilmente con le stesse modalità dell’elenco intrastat, tale adempimento è senza dubbio più “ragionevole” di quello ipotizzato.
Questa vicenda mi fa riflettere sul grado di disinformazione sui documenti informatici, che gravita nel settore. Ancora una volta si sono date comunicazioni fuorvianti, cosiddetti esperti si sono lanciati in fantasiose interpretazioni mostrando che gli aspetti tecnici e gli aspetti normativi della materia siano ancora carenti di esperti in grado di coprire tutti gli aspetti della materia.
di Alessandro De Pasquale
La conversione in legge del cosiddetto decreto anticrisi emanato alla fine dell’anno scorso aveva introdotto l’articolo 2215-bis del codice civile che, nelle intenzioni del legislatore, avrebbe semplificato la tenuta dei libri sociali in modalità informatica. Purtroppo il provvedimento si è rivelato, invece, un ostacolo per le imprese che intendevano adottare la tenuta informatica dei libri. Il disegno di legge, approvato dal Consiglio dei Ministri del 12 novembre scorso, corregge tale errore.
La vecchia formulazione dell’articolo 2215-bis prevedeva che, per adempiere agli obblighi di numerazione e vidimazione dei libri sociali, l’imprenditore o un suo delegato apponesse la propria firma digitale e la marca temporale ogni tre mesi al libro stesso. L’adempimento avrebbe costretto le imprese a dover “chiudere” la contabilità ogni tre mesi e non avrebbe consentito alcun tipo di ritardo o di correzione che invece sono nella prassi della maggior parte delle aziende. Inoltre non era per niente chiaro in che modo si sarebbero dovute apporre firme e marche temporale. Ad esempio se si dovesse dividere il libro in trimestri e trattarli separatamente o se si dovesse firmare ogni volta l’intero blocco del trimestre attuale e dei trimestri precedenti, tale operazione non è per nulla semplice dal punto di vista tecnico, con ulteriori complicazioni dovute alla conservazione sostitutiva che si sarebbe dovuta fare su un libro “aperto”.
Molte imprese avevano scelto di tenere i libri in forma analogica e di procedere alla loro conservazione sostitutiva prevista per tali documenti, rinunciando quindi ai benefici del pagamento dei bolli per i documenti informatici.
Il nuovo DDL elimina tali difficoltà e, permette alle imprese di approfittare della possibilità di avere libri con la stessa efficacia di quelli vidimati, operazione cui molte aziende oramai non facevano più a causa degli alti costi di questa operazione.
Il nuovo provvedimento, all’articolo 1 modifica l’articolo 2215-bis nel senso che la firma dell’imprenditore, o del suo delegato, deve essere apposta una volta all’anno e, nel caso che i libri la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento di natura fiscale, la firma e la marca devono essere apposte nei termini previsti da tali norme.
In pratica le scritture richieste dalle norma fiscali possono essere “chiuse” entro tre mesi dal termine della presentazione delle dichiarazioni fiscali, quindi nel caso di anno fiscale coincidente con l’anno solare entro il 31 dicembre dell’anno successivo a quello cui le registrazioni si riferiscono.
di Alessandro De Pasquale
L'Agenzia delle Entrate ha, finalmente, ammesso la possibilità di procedere alla conservazione dei documenti analogici senza obbligare alla stampa ed alla successiva scansione.
L'Agenzia, ha dunque completamente sposato la tesi che proponevo da questa rubrica.
La risoluzione 158/E pubblicata il 15 giugno ed emessa il 5 giugno scorso, in risposta alla richiesta di consulenza giuridica di Assinform, afferma che la conservazione sostitutiva di documenti, creati con strumenti elettronici ma non aventi le caratteristiche di documenti informatici rilevanti ai fini fiscali e tributari, "si potrà procedere all'acquisizione della relativa immagine tramite il processo di generazione dello spool (o rappresentazione grafica) di stampa, a condizione che l'immagine acquisita rispecchi in maniera fedele, corretta e veritiera il contenuto rappresentativo del documento."
Le indicazioni fornite dall'Agenzia riprendono anche quelle emesse in passato che ammettevano la possibilità che le copie, conservate da chi emette il documento e da chi lo riceve, differissero tra loro purché fosse identico il contenuto,
Nelle risoluzioni 161/E del 2007 e 14/E del 2008, si affermava che si dovesse procedere alla stampa dei documenti, alla loro scansione, alla conservazione e quindi alla distruzione delle copie cartacee, perché il documento non esisterebbe fino alla sua "materializzazione" su supporto fisico. L'unico supporto fisico ammesso fino ad allora era la carta ora, si ammette anche un supporto fisico diverso che infatti "dovrà essere conservato, ed a richiesta degli organi accertatori esibito, fino al completamento del processo di conservazione sostitutiva."
È un notevole passo avanti, ma siamo ancora lontani dal mondo reale dell'informatica dove tutto è virtualizzato, nell'era del cloud computing e di internet 2.0, di SOA e di SaaS pensare ancora ai supporti fisici è anacronistico.
Sarebbe opportuno lasciare che, degli aspetti tecnici, se ne occupi qualcuno a tempo pieno e non degli specialisti in altri settori che nulla hanno a che vedere con il mondo informatico, lasciando, agli specialisti fiscali e legali la formulazione dei requisiti richiesti mentre gli specialisti informatici forniranno la soluzione tecnica. Una divisione dei compiti che al giorno d'oggi è sempre più pressante. Nel mondo dell'informatica, per stare al passo, occorre specializzarsi all'interno della specializzazione, la gestione informatica dei documenti è un settore superspecialistico e non è la stessa cosa della gestione dei documenti informatici che è una superspecializzazione affine. Lasciamo che ognuno faccia il suo mestiere, si eviterà di essere sempre un passo indietro rispetto alla tecnologia.
di Alessandro De Pasquale
La Gazzetta Ufficiale n. 129 del 6/6/2009 ha pubblicato il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 30/3/2009 dal titolo: Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme digitali e validazione temporale dei documenti informatici.
Ho anticipato questo documento nel post "Estesa la durata delle marche temporali" che poneva l'accento sulla più importante novità del provvedimento. Oggi intendo commentare alcuni altri aspetti rilevanti del provvedimento.
Sono state aggiornate le regole tecniche relative ai dispositivi di firma in modo da permettere l'uso di dispositivi conformi alle norme generalmente riconosciute a livello internazionale, risolvendo quindi l'annosa questione della scarsa disponibilità di dispostivi conformi ai requisiti precedenti.
Come già detto la validità delle firme è estesa fino alla scadenza della marca temporale e la validità della marca temporale è ampliata a vent'anni, inoltre sono considerate equivalenti alla marca temporale:
Vengono rappresentate le differenze di requisiti tra certificatori qualificati e certificatori accreditati, dando modo di aprire il mercato anche a fornitori esteri o a organizzazioni più "leggere" che potrebbero essere anche interne a grandi aziende o enti pubblici.
Per il resto il provvedimento mantiene la stessa linea e non sconvolge il precedente provvedimento, emesso cinque anni fa.
di Alessandro De Pasquale
La posta elettronica certificata è destinata a diventare il mezzo di comunicazione standard con le amministrazioni pubbliche? Sembrerebbe proprio di si.
Recenti provvedimenti hanno disegnato lo scenario seguente;
Ampliamento della definizione di Posta Elettronica Certificata a qualunque sistema atto a
garantire la sicurezza della provenienza, l'integrità, la consegna e delle date di spedizione e consegna.
Obbligo di dotarsi di una casella PEC per Imprese, professionisti e PA.
Casella PEC gratuita per i cittadini per dar loro modo di gestire i rapporti con la PA
Il 6 maggio scorso è stato pubblicato il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri con le "Disposizioni in materia di rilascio e di uso della casella posta elettronica certificata assegnata ai cittadini".
Chiaramente l'intenzione è quella di fare in modo di eliminare le comunicazioni cartacee tra PA e resto del Paese. Le imprese ed i professionisti a loro spese, e i privati cittadini gratuitamente, potranno ricevere comunicazioni e potranno rispondere o presentare nuove istanze, senza ricorrere alla carta.
L'ambito di utilizzo della PEC che era partito dal settore fiscale e tributario per gestire le comunicazioni tra Agenzia delle Entrate e intermediari si è allargato a tutta la PA e a tutti gli interlocutori ed è destinato a diffondersi anche alle comunicazioni tra privati, mandando in pensione la tradizionale raccomandata cartacea.
Il 1° giugno scorso, il Tribunale di Milano ha inviato la prima notifica utilizzando una mail certificata. Nel giro di pochi minuti la notifica è stata preparata, spedita e consegnata. Il procedimento cartaceo avrebbe richiesto dalle quattro alle nove settimane, il risparmio di tempi e di costi appare evidentissimo. La cancelleria del tribunale di Milano invia 220 notifiche all'anno. Tribunale e Ordine degli avvocati stimano un risparmio di un milione l'anno solo per questo servizio.
Qualche perplessità rimane negli utenti normali, ad esempio, una domanda che ricevo spesso è: "ma io ho la smartcard per la firma elettronica, non è sufficiente?" La risposta è no. Infatti inviare un messaggio con allegato un documento firmato (o firmare direttamente la mail) garantisce l'integrità e la paternità del documento ma non offre garanzie sull'invio e sulla consegna del documento. La PEC (o i sistemi equivalenti) hanno la stessa efficacia delle raccomandate con ricevuta di ritorno e può essere utilizzata per inviare documenti firmati.
Alcuni scettici obiettavano che la PEC, per funzionare, richiede che tutti e due gli interlocutori siano dotati di casella certificata. È vero solo parzialmente, infatti se ambedue gli interlocutori utilizzano la casella PEC, il messaggio ha il valore di una raccomandata con ricevuta di ritorno, nel caso soli il destinatario sia dotato di PEC, questi potrà provare la data e l'ora di ricezione di un dato messaggio, infine, nel caso in cui solo il mittente sia dotato di PEC, allora questi potrà provare di aver inviato il messaggio e quando ciò è avvenuto. In quest'ultimo caso mi vengono in mente molti utilizzi, ad esempio la prova dell'invio dei cedolini ai dipendenti, o l'invio di fatture ecc.
I gestori dei servizi PEC sono tenuti a conservare i dati relativi agli invii ed alle ricezioni per ogni singola casella per trenta mesi, eventualmente, in base ai contratti, possono conservare anche i messaggi stessi, chi ha necessità di conservare nel tempo i documenti pervenuti o spediti, ha l'esigenza di dotarsi di un servizio di conservazione a norma della deliberazione CNIPA 11/2004 che gli consentirà di preservare la validità nel tempo del documento.