di Alessandro De Pasquale
L'Agenzia delle Entrate ha, finalmente, ammesso la possibilità di procedere alla conservazione dei documenti analogici senza obbligare alla stampa ed alla successiva scansione.
L'Agenzia, ha dunque completamente sposato la tesi che proponevo da questa rubrica.
La risoluzione 158/E pubblicata il 15 giugno ed emessa il 5 giugno scorso, in risposta alla richiesta di consulenza giuridica di Assinform, afferma che la conservazione sostitutiva di documenti, creati con strumenti elettronici ma non aventi le caratteristiche di documenti informatici rilevanti ai fini fiscali e tributari, "si potrà procedere all'acquisizione della relativa immagine tramite il processo di generazione dello spool (o rappresentazione grafica) di stampa, a condizione che l'immagine acquisita rispecchi in maniera fedele, corretta e veritiera il contenuto rappresentativo del documento."
Le indicazioni fornite dall'Agenzia riprendono anche quelle emesse in passato che ammettevano la possibilità che le copie, conservate da chi emette il documento e da chi lo riceve, differissero tra loro purché fosse identico il contenuto,
Nelle risoluzioni 161/E del 2007 e 14/E del 2008, si affermava che si dovesse procedere alla stampa dei documenti, alla loro scansione, alla conservazione e quindi alla distruzione delle copie cartacee, perché il documento non esisterebbe fino alla sua "materializzazione" su supporto fisico. L'unico supporto fisico ammesso fino ad allora era la carta ora, si ammette anche un supporto fisico diverso che infatti "dovrà essere conservato, ed a richiesta degli organi accertatori esibito, fino al completamento del processo di conservazione sostitutiva."
È un notevole passo avanti, ma siamo ancora lontani dal mondo reale dell'informatica dove tutto è virtualizzato, nell'era del cloud computing e di internet 2.0, di SOA e di SaaS pensare ancora ai supporti fisici è anacronistico.
Sarebbe opportuno lasciare che, degli aspetti tecnici, se ne occupi qualcuno a tempo pieno e non degli specialisti in altri settori che nulla hanno a che vedere con il mondo informatico, lasciando, agli specialisti fiscali e legali la formulazione dei requisiti richiesti mentre gli specialisti informatici forniranno la soluzione tecnica. Una divisione dei compiti che al giorno d'oggi è sempre più pressante. Nel mondo dell'informatica, per stare al passo, occorre specializzarsi all'interno della specializzazione, la gestione informatica dei documenti è un settore superspecialistico e non è la stessa cosa della gestione dei documenti informatici che è una superspecializzazione affine. Lasciamo che ognuno faccia il suo mestiere, si eviterà di essere sempre un passo indietro rispetto alla tecnologia.
di Alessandro De Pasquale
La Gazzetta Ufficiale n. 129 del 6/6/2009 ha pubblicato il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 30/3/2009 dal titolo: Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme digitali e validazione temporale dei documenti informatici.
Ho anticipato questo documento nel post "Estesa la durata delle marche temporali" che poneva l'accento sulla più importante novità del provvedimento. Oggi intendo commentare alcuni altri aspetti rilevanti del provvedimento.
Sono state aggiornate le regole tecniche relative ai dispositivi di firma in modo da permettere l'uso di dispositivi conformi alle norme generalmente riconosciute a livello internazionale, risolvendo quindi l'annosa questione della scarsa disponibilità di dispostivi conformi ai requisiti precedenti.
Come già detto la validità delle firme è estesa fino alla scadenza della marca temporale e la validità della marca temporale è ampliata a vent'anni, inoltre sono considerate equivalenti alla marca temporale:
Vengono rappresentate le differenze di requisiti tra certificatori qualificati e certificatori accreditati, dando modo di aprire il mercato anche a fornitori esteri o a organizzazioni più "leggere" che potrebbero essere anche interne a grandi aziende o enti pubblici.
Per il resto il provvedimento mantiene la stessa linea e non sconvolge il precedente provvedimento, emesso cinque anni fa.
di Alessandro De Pasquale
La posta elettronica certificata è destinata a diventare il mezzo di comunicazione standard con le amministrazioni pubbliche? Sembrerebbe proprio di si.
Recenti provvedimenti hanno disegnato lo scenario seguente;
Ampliamento della definizione di Posta Elettronica Certificata a qualunque sistema atto a
garantire la sicurezza della provenienza, l'integrità, la consegna e delle date di spedizione e consegna.
Obbligo di dotarsi di una casella PEC per Imprese, professionisti e PA.
Casella PEC gratuita per i cittadini per dar loro modo di gestire i rapporti con la PA
Il 6 maggio scorso è stato pubblicato il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri con le "Disposizioni in materia di rilascio e di uso della casella posta elettronica certificata assegnata ai cittadini".
Chiaramente l'intenzione è quella di fare in modo di eliminare le comunicazioni cartacee tra PA e resto del Paese. Le imprese ed i professionisti a loro spese, e i privati cittadini gratuitamente, potranno ricevere comunicazioni e potranno rispondere o presentare nuove istanze, senza ricorrere alla carta.
L'ambito di utilizzo della PEC che era partito dal settore fiscale e tributario per gestire le comunicazioni tra Agenzia delle Entrate e intermediari si è allargato a tutta la PA e a tutti gli interlocutori ed è destinato a diffondersi anche alle comunicazioni tra privati, mandando in pensione la tradizionale raccomandata cartacea.
Il 1° giugno scorso, il Tribunale di Milano ha inviato la prima notifica utilizzando una mail certificata. Nel giro di pochi minuti la notifica è stata preparata, spedita e consegnata. Il procedimento cartaceo avrebbe richiesto dalle quattro alle nove settimane, il risparmio di tempi e di costi appare evidentissimo. La cancelleria del tribunale di Milano invia 220 notifiche all'anno. Tribunale e Ordine degli avvocati stimano un risparmio di un milione l'anno solo per questo servizio.
Qualche perplessità rimane negli utenti normali, ad esempio, una domanda che ricevo spesso è: "ma io ho la smartcard per la firma elettronica, non è sufficiente?" La risposta è no. Infatti inviare un messaggio con allegato un documento firmato (o firmare direttamente la mail) garantisce l'integrità e la paternità del documento ma non offre garanzie sull'invio e sulla consegna del documento. La PEC (o i sistemi equivalenti) hanno la stessa efficacia delle raccomandate con ricevuta di ritorno e può essere utilizzata per inviare documenti firmati.
Alcuni scettici obiettavano che la PEC, per funzionare, richiede che tutti e due gli interlocutori siano dotati di casella certificata. È vero solo parzialmente, infatti se ambedue gli interlocutori utilizzano la casella PEC, il messaggio ha il valore di una raccomandata con ricevuta di ritorno, nel caso soli il destinatario sia dotato di PEC, questi potrà provare la data e l'ora di ricezione di un dato messaggio, infine, nel caso in cui solo il mittente sia dotato di PEC, allora questi potrà provare di aver inviato il messaggio e quando ciò è avvenuto. In quest'ultimo caso mi vengono in mente molti utilizzi, ad esempio la prova dell'invio dei cedolini ai dipendenti, o l'invio di fatture ecc.
I gestori dei servizi PEC sono tenuti a conservare i dati relativi agli invii ed alle ricezioni per ogni singola casella per trenta mesi, eventualmente, in base ai contratti, possono conservare anche i messaggi stessi, chi ha necessità di conservare nel tempo i documenti pervenuti o spediti, ha l'esigenza di dotarsi di un servizio di conservazione a norma della deliberazione CNIPA 11/2004 che gli consentirà di preservare la validità nel tempo del documento.
di Alessandro De Pasquale
È stato pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale del 6 aprile scorso un decreto del Ministro dell'Economia e delle Finanze che sposta i termini per il deposito dell'impronta, della firma e della marca temporale degli archivi elettronici contenenti i documenti fiscali.
I nuovi termini sono fissati a quattro mesi da termine per la presentazione delle dichiarazioni dei redditi, IRAP e IVA.
Il provvedimento risolve l'incongruenza venutasi a verificare con l'entrata in vigore della finanziaria 2008 che ha spostato il termine entro cui era obbligatorio stampare i libri ed i registri. Tale incongruenza era stata fatta rilevare proprio da queste pagine nel settembre 2008.
Infatti il decreto del 23 gennaio 2004 prevedeva l'invio dell'impronta entro un mese dal termine per la presentazione della dichiarazioni dei redditi mentre i termini per la stampa erano stati portati a tre mesi da tale termine.
Il provvedimento sposta quindi il termine per il deposito al mese successivo alla nuova scadenza di stampa.
Questa iniziativa legislativa sembra preludere, finalmente, all'emanazione del provvedimento del direttore dell'Agenzia delle Entrate che dovrà regolare la comunicazione dell'impronta e della quale siamo in attesa, ormai, da cinque anni. In attesa di tale provvedimento, che ritengo ormai imminente, e che stabilisce le modalità tecniche di calcolo e trasmissione, non occorre fare alcuna comunicazione.
Il decretoera necessario perchè, in sua mancanza, all'emanazione delle regole di comunicazione dell'impronta,le aziende con esercizio non coincidente con l'anno solare, potrebbero trovarsi fuori termini già all'emanazione.
Una interpretazione maliziosa farebbe inoltre pensare che si intenda porre rimedio alla situazione venutasi a creare per coloro i quali avessero iniziato la conservazione dal marzo 2004 e che, qualora non avessero provveduto diversamente, si troverebbero nella situazione di avere le marche temporali scadute. A questo proposito si veda il post precedente.
Il testo del decreto potrete trovarlo a questo link.