Um dos grandes vilões da produtividade pessoal sem dúvida são as constantes interrupções que recebemos em nosso dia-a-dia, sejam por e-mail, telefone, redes sociais ou de pessoas.

Como todo mundo prefere as listas, segue uma lista com 5 dicas para reduzir as interrupções:

1 – Agende uma reunião  – Vocês sabem que sou meio “anti-reunião”, mas neste caso é melhor dar uma atenção focada de 10 à 20 minutos ao colaborador do que ficar sendo interrompido a todo momento. Veja as pessoas que mais interrompem você ao longo do dia e comece a agendar pequenas e focadas reuniões, para centralizar todo o assunto.

2 – Escreva bons e-mails – Na maioria dos casos somos interrompidos porque escrevemos péssimos e-mails e esquecemos de dizer exatamente o que deve ser feito. Olha o e-mail que recebi hoje (apenas com assunto – sem texto):

“Me libera os indicadores principais do time pra checar o que rolou.”

Eu sabia quem era a pessoa e tinha uma vaga idéia do assunto! Resultado, tive de ligar para entender o que ele queria dizer com isso. O pior foi que o que ele estava precisando era totalmente diferente do que ia responder. Se não tivesse ligado, ia gastar no mínimo uns 2-3 e-mails até entender o que era para ser feito.

>>> Thiago, fica a dica, conforme falamos no tel!!!! ahahahah

3 – Estabeleça períodos para redes sociais – Orkut, twitter, msn, facebook, etc estimulam sua auto-interrupção. Se você estiver apaixonado, pior ainda. Vai checar a cada minuto se ele ou ela responderam sua mensagem! A dica é fazer isso apenas em horários pós expediente ou que não te atrapalhem em nada. Mas se você não conseguir de jeito nenhum, procure apenas olhar nos intervalos entre a conclusão das tarefas e nunca multi-tarefar.

4 – Revise procedimentos, treine pessoas – Se você é interrompido com dúvidas sobre como fazer isso ou aquilo, provavelmente está faltando treinamento ao time. Se o procedimento não estiver claro, você vai ser questionado toda hora e pior, vai se irritar com isso. Em 90% desses casos a culpa é sua de não ter dado o devido treinamento a quem deveria e 10% de pessoas que realmente mesmo que treinadas ou acompanhadas, vão continuar fazendo besteiras.

5 – Faça a Intranet ser útil – Várias empresas possuem uma Intranet, mas são poucas as que fazem desse recurso uma fonte de informações úteis para a equipe. Se quiser reduzir interrupções, procure fazer um levantamento das perguntas mais freqüentes e coloque as respostas na Intranet de forma organizada e facilmente pesquisável.

E você, quais as suas dicas para reduzir as interrupções?

Em alguns posts anteriores comentei sobre foco individual, agora vou abordar uma parte fundamental para conquistar o foco pessoal: o foco coletivo. Sem ele o foco pessoal não acontece ou fica muito difícil de ser conquistado.
Foco é antes de tudo uma questão de hábitos pessoais e da corporação. A cultura organizacional precisa colaborar para que o foco aconteça no nível pessoal. É preciso conscientização, respeito mútuo, acordos comuns e disciplina para chegar nesse objetivo.
Podemos fazer uma analogia do foco com uma árvore. Quando você olha para uma árvore você vê suas flores, tronco e frutos. Ela está basicamente focada em sua auto manutenção. Mas a parte responsável pela vitalidade da árvore é a raiz, que fica fincada no solo dando a sustentação, equilíbrio e nutrição. Algumas árvores têm raízes tão grandes que se estendem por kilometros e precisam de outras raízes, para de forma entrelaçada (ou sinérgica) conseguir manter seus troncos fortes, estáveis e produtivos. O foco corporativo funciona exatamente da mesma forma que uma árvore. Sem raízes fortes, os frutos não são produzidos. Sem hábitos corporativos enraizados, não existe uma forma de manter o profissional produzindo com foco.

E o que você pode fazer para ajudar a corporação a enfrentar esse problema?

1 – Assuma o problema

     Diz o ditado popular que o pior cego é aquele que não quer ver. Se a empresa não aceitar que tem um problema de foco, pode perder até 2 horas por dia de sua equipe. Calcule esse tempo pelo valor hora de cada profissional e veja quanto a sua empresa joga no lixo diariamente. O problema precisa ser assumido para entrar na pauta da presidência, dos diretores, gerentes e todos os níveis da corporação. Sem o envolvimento de todos os níveis hierárquicos é impossível combater o problema.

2 – Respeito Mútuo & Acordos
     Com a conscientização assumida é hora de criar acordos mútuos de cooperação. Antes de mais nada, foco é uma questão de respeito para com o próximo. Esse respeito precisa ser disseminado entre os acordos que precisarão ser estabelecidos. Cada pessoa na empresa precisa entender que a sua posição é fundamental para o processo.

3 – Horário do Foco
     Uma estratégia que gosto de recomendar as empresas é o horário de foco. Este é um dos primeiros acordos que costumo estabelecer. A empresa precisa definir um horário durante o dia, que deverá impedir que qualquer profissional na empresa tenha sua atenção desviada por telefone, reuniões, cafezinhos, internet, e-mails, etc. A duração varia de empresa para empresa, mas em geral, começa com um tempo pequeno e quando os resultados começam a aparecer esse horário é ampliado. Pode-se até criar um grupo de emergências para atendimento das urgências que poderão aparecer.

4 – Padrões para Internet, e-mails e reuniões
     Os três mosqueteiros da improdutividade precisam de estratégias para serem combatidos. Internet precisa de limites, alguns sites precisam ser bloqueados, alguns programas não podem ser executados em horário de expediente. E-mail não pode ser utilizado com a única forma de comunicação na empresa e boas práticas precisam ser adotadas (veja artigos anteriores para algumas dicas). Reuniões precisam ser objetivas, diretas e produtivas. É preciso ter um padrão de reuniões eficazes na empresa e não simplesmente fazer reuniões de qualquer forma.

5 – Endomarketing
     A raiz precisa ser fincada em todos os pontos da empresa para ter resultado, por isso recomendo a utilização de uma campanha de endomarketing para fixar os novos conceitos adquiridos e estimular a participação.

     Várias organizações têm nos procurado para ajudar na implantação de práticas que ajudem a empresa a conquistar mais foco para seus colaboradores. Comentei muito brevemente algumas linhas de estratégias que podem ser implementadas, existem diversas outras. Cada caso é um caso e precisa ser estudado e customizado. Mas não espere a empresa despertar para esse problema, comece agora mesmo a levantar a bandeira do foco na sua equipe!

Por que estamos sempre correndo e cheio de coisas para fazer? Isso é um mal necessário ou um padrão que nos acostumamos e por isso virou nossa zona de conforto?

Estou devendo a resenha de um livro que li há alguns meses sobre liderança, chamado Coração de Líder do Marco Fabossi. Fiz o prefácio do livro porque gostei bastante da abordagem. Tem pesquisa, estudo e faz um grande resumo de muita coisa útil e prática em liderança.

Nessa semana (28/11) o Marco vai realizar um curso sobre esse assunto, segue a divulgação: