Yudhi Megananda, Profesional Event Organizer

Jaga Kepercayaan Lebih Penting daripada Untung Besar Tapi Cuma Sekali Project :)

2012-01-22T23:44:00.000+07:00

Ini cerita baru saya dapat tadi malam, ketika saya bertemu dengan salah satu teman lama yang sudah malang melintang dalam dunia EO. Dulu, dia sempat kasus dengan salah satu perusahaan EO, lebih tepat, dengan pemilik EO-nya, sama seperti saya juga :) Kita, sama - sama berupaya menjaga profesionalitas dengan memberikan segenap pikiran dan tenaga kita untuk kesuksesan acara! Sayangnya, ada pihak - pihak di belakang kita, khususnya mereka yang mensupport secara pendanaan, berpikir terlalu ekstrim tanpa melihat resiko yang mungkin terjadi di lapangan.

Mereka yang bertindak sebagai pemilik dari perusahaan EO, let's say kita sebut saja mereka sebagai investor, kerap kali berupaya melakukan penekanan kepada kita sebagai creative dan eksekutor di lapangan untuk dengan berani menurunkan standard yang sudah diajukan ke client, dan hal itu dilakukan untuk satu-satunya alasan bernama " Keuntungan."

Ok, business is business! Great Business must create a Great Profit! Tapi ya nggak segitunya juga kaleee. Masa iya sih, kita sudah mengajukan ke client dengan spesifikasi kelas A, tiba - tiba yang kita provide adalah kelas B, atau lebih parah lagi kelas C. Apa kata dunia :) Saya pernah merasakan dalam posisi yang sama sekali nggak enak dan nggak nyaman, ketika saat produksi sebuah event tengah berlangsung, saat set - up booth dan stage, semuanya berantakan dan sama sekali nggak sesuai dengan jadwal produksi dan nggak sesuai juga dengan pengajuan di gambar. Client bolak - balik menghampiri kita dengan muka bete, sesekali bertanya kapan akan selesai, sesekali lagi, bahkan banyak, melakukan complaint. Apa enak kerja begitu? apakah mereka yang berpikir mengenai keuntungan tadi merasakan tekanan itu ? Perasaan nggak enak, perasaan mengecewakan orang yang sudah mempercayai perusahaan kita, perasaaan sebagai orang yang bersalah dan sejenisnya.

Teman saya tadi, belum lama ini, akhirnya cabut lagi dari perusahaan EO yang sama - sama ia rintis bersama seorang temannya yang ada pada posisi sebagai pemilik modal. Kendalanya sama, he want to get a big profit but never think about the quality! At the end, orang - orang seperti teman saya tadi, akhirnya nggak kehilangan muka, nggak kehilangan kepercayaan di depan client - client terdahulunya, hal ini dibuktikan dengan beberapa project yang sudah konfirm akan dia jalankan bersama client - client terdahulunya menggunakan bendera bernama "Kepercayaan."

Totalitas, jangan setengah - setengah!

2012-01-22T23:41:00.002+07:00

Banyak hal yang bisa kita pelajari dari pertandingan sepakbola, dan karena ada begitu banyak pertandingan sepakbola dengan kejadian yang berbeda, maka, ada banyak juga hal - hal yang bisa kita pelajari dan itu berbeda - beda pula. Ketika saya menulis ini, pertandingan Manchester City kontra Tottenham Hot Spurs baru saja usai, hasilnya 3-2 untuk kemenangan Manchester City. Babak pertama dari laga ini berjalan agak monoton dan berakhir dengan score kacamata. Babak kedua mulai terjadi gol, dimana Manchester City mencetak dua gol dalam selang waktu yang berdekatan dan langsung dibalas oleh Tottenham dalam waktu yang juga berdekatan. Score sama 2, ketika masuk additional time, Baloteli mendapatkan kesempatan untuk mencetak gol, bola umpan sudah berhasil ia terima, ia masuk dalam kotak dan tak lama sebuah tackle memotong kaki dilakukan kepadanya, wasit menunjuk titik putih, semua pemain Tottenham merasa kecewa, karena dua gol balasan mereka tak ada artinya lagi ketika bola akhirnya tak mampu dihadang kiper gaek Friedel.

Apa yang bisa kita pelajari pada pertandingan itu? Konsentrasi para pemain Tottenham mulai menurun seiring dengan score 2-2 yang sudah mendekati akhir pertandingan, sepertinya akan bertahan. Tottenham merasa bahwa score tersebut sudah cukup bagi mereka. Hal ini nggak jauh beda dengan kehidupan kita, ketika kita sedang melakukan sebuah pekerjaan yang memerlukan konsentrasi penuh, kadang, ketika pekerjaan itu sudah hampir selesai, kita cenderung untuk mengatakan, "sebentar lagi juga selesai, istirahat dulu sedikit" atau secara sengaja kita menurunkan fokus kita, konsentrasi kita, padahal pekerjaan kita belum selesai. Nggak jarang juga, karena multiple task yang memang harus kita kerjakan, ketika satu pekerjaan sudah hampir selesai, kita malah mengerjakan pekerjaan lain baru, sehingga konsentrasi kita harus terbagi.

Maka dari itu, jagalah konsentrasi dan fokus kita sebaik mungkin sejak awal hingga akhir pekerjaan kita. Jangan biarkan kita mengerjakan sesuatu dengan setengah hati, setengah konsentrasi dan serba setengah - setengah, karena itu akan membuat hasilnya pun jadi mengecewakan kita.

Jadi Karyawan yang jujur, Tambah Income, Tanpa Korupsi ? Bisnis Online Jawabannya

2012-01-19T21:19:00.001+07:00

Saya punya seorang teman, disana, ia bekerja sebagai karyawan pada sebuah perusahaan travel agent. Pagi ini, dia cerita, bahwa, ada satu orang karyawan bank pemerintah yang melakukan pembelian tiket dan luar biasa besarnya hasil yang didapatkan dari mark-up harganya. Total nilai belanja tiket untuk perjalanan dinas guna kepentingan training pada perusahaan tersebut selisihnya dengan nilai mark-up yang dilakukan, mencapai puluhan juta rupiah.

Saya yang berbisnis dalam bidang event organizer, juga kerap menjumpai hal serupa pada teman - teman di perusahaan EO. Bagian produksi dan talent adalah bagian yang sangat rawan untuk terjadi mark - up. Angkanya, nggak main - main, sebagai ilustrasi, coba ada artist dengan fee 65 juta, kita sebut saja, Dewi Perssik, bagian talent bisa dengan gampangnya minta ke manager Dewi Perssik untuk bilang ke bagian keuangannya, bahwa fee Dewi Perssik, 70juta, 5 jutanya bisa ditransferkan ke bagian talent tanpa ada sedikitpun kecurigaan.

Konyolnya, hal ini sudah menjadi semacam budaya, hal yang lumrah dan orang jadi nggak malu. Padahal, kalau bagian talent tadi tetap menyampaikan bahwa fee Dewi Persik adalah 65juta, bisa jadi, ia akan mendapat komisi marketing secara langsung dari manager-nya tanpa harus melakukan mark-up harga. Padahal lagi, kalau tetap di angka 65juta, biaya produksi untuk event tersebut, bisa berkurang, yang artinya keuntungan yang didapatkan perusahaan lebih besar lagi, dan kalau perusahaan EO-nya fair enough, ada bonus event yang dibagikan yang salah satunya, uangnya berasal dari keuntungan yang didapatkan. Secara logis, dengan melakukan mark-up, maka 1 orang akan mengkhianati banyak orang lain di EO tersebut, karena semua orang berperan dalam suksesnya sebuah acara, dan semua orang akan mendapatkan bonus dari event tersebut.

Sebenarnya, karyawan yang bekerja dan sudah mendapatkan gaji bulanan dari kantornya, melakukan hal seperti itu, adalah hal yang memalukan (kalau ketahuan), dan percaya nggak percaya, dengan mendapatkan uang melalui hal seperti itu, hidup kita jadi nggak tenang! Daripada nggak tenang menikmati duit haram, mendingan sambil kerja nyambi bisnis online :) Kalaupun hasilnya sedikit, toh, seiring dengan berjalannya waktu, akan makin banyak yang kita dapat.

Saya ingat dengan seorang teman, keahlian utamanya adalah desain panggung. Di kantornya, ia bekerja sebagai bagian dari divisi creative, spesialisasinya adalah desain panggung. Jika kebetulan ada waktu senggang, dia berbisnis online dengan cara yang sederhana. Ia membuat sebuah blog yang berisi artikel dan beberapa contoh desain panggung yang pernah ia kerjakan. Kalau kita melihat blog-nya dia, pasti kita langsung akan mendapatkan gambaran bahwa pemilik website ini adalah desainer panggung profesional, dan memang seperti itu kenyataannya!

Blog menjadi media untuk mempublikasikan keahlian seseorang termasuk juga memajang barang dagangan yang akan kita jual. Sulit? Untuk memulai menulis di blog, kalau anda sama sekali baru, saran saya, belajarlah pada ahlinya yang ada di sekolah blog dimana mereka akan memberikan panduan A to Z untuk blogging, hal - hal teknis dan lebih hebatnya lagi, pada program advance-nya, mereka juga mengajarkan bagaimana kita bisa mencari uang melalui blogging. Kalau kita bisa mencari uang melalui blogging, kita nggak perlu meninggalkan profesi kita sebagai karyawan, kalaupun nanti sudah sukses dengan bisnis online melalui blog, ya nggak apa - apa juga kalau mau pensiun dini. Karena bisa dilakukan bersamaan saat kita jadi karyawan, maka secara otomatis, kita bisa mencari tambahan income yang halal, meskipun kecil, daripada besar, tapi uang haram dari hasil korupsi. Sekolah Blog akan membuka sebuah jalan, dimana kita bisa berbisnis online melalui penulisan artikel di blog, membuat sebuah blog yang enak dilihat dan nggak bosen untuk ditongkrongin, dan jangan lupa, blog juga akan membuka dunia kita dengan teman - teman on-line yang baru.

Bisnis Online? Gampang Go Blog!

2012-01-13T00:33:00.003+07:00

Kalau saya tulis era baru, rasanya agak ketinggalan zaman juga ya? Tapi, apa mau dikata, beberapa tahun belakangan, internet menjadi media baru yang mau tidak mau, suka tidak suka, kita harus terlibat didalamnya. Internet juga telah merubah bagaimana orang berinteraksi, bahkan ia juga merubah bagaimana cara orang nyari duit. Kalau kita search di google dengan menggunakan kata kunci bisnis online, cara cari duit, peluang usaha dan sejenisnya, maka, akan muncullah ribuan website dan materi promosi lain yang seolah menggampangkan cara cari duit di internet. Ada banyak website yang menawarkan cari duit dengan cara yang mudah sekali, ada yang menawarkan bisa tarik tunai di atm sampai berapapun, ada yang menawarkan sebuah paket "mesin uang" yang nggak berhenti beroperasi dan masih banyak lagi. Jujur, awalnya saya juga suka ngeliat yang gituan, malah, ada beberapa yang saya ikuti dan saya beli produknya, agak sedikit kecewa karena merasa tertipu, tapi, yeah, mereka yang menjual ini juga bukan penipu, masalahnya ada pada perbedaan penggunaan permainan kata yang sedikit bombastis dan sarat dengan perumpamaan.

Tapi, diluar dari itu, banyak juga yang tertarik dengan bisnis online, istilah yang dipergunakan untuk mereka yang usahanya melalui internet, menjual barang atau jasa dengan membuat sebuah website atau numpang di website online shopping, bisa juga mereka yang jualan dengan memanfaatkan social media seperti facebook dan twitter. Sudah banyak orang yang sukses berbisnis on-line, rata - rata, kalau menurut sih, mereka yang sukses, punya differensiasi yang signifikan, kebanyakan mereka adalah pionir, kebanyakan lagi, mereka adalah pengusaha offline yang meng-online-kan bisnis mereka. Internet jadi leverage atau alat bantu atau alat ungkit yang membuat promosi mereka tidak terbatas cuma di area toko offline mereka, internet telah membukakan pasar yang nggak ada batasnya!

Memulai bisnis online, sekarang ini, sebenarnya nggak sulit - sulit amat! Kalau dibilang susah, buat mereka yang belum pernah megang komputer dan tahu apa itu internet, sudah pasti susah :) Tapi, buat mereka yang sudah terbiasa dengan internet, mulai dari komunikasi melalui email, interaksi dengan teman di facebook atau twitter, buka toko online, semudah mendaftarkan diri kita untuk mendapatkan fasilitas email gratisan. Beberapa website on-line shopping pun banyak yang menyediakan toko online untuk para anggotanya agar mudah berjualan didalam website tersebut, dengan menjadikan website tersebut sebagai perantara yang mendapatkan komisi dari setiap hasil penjualan.

Tapi, bagaimana dengan bidang usaha jasa, yang produknya nggak secara real bisa dipegang? Konsultan, Lawyer, Event Organizer, Montir, Dokter, atau usaha-usaha dalam bidang penyewaan, dimana mereka harus secara langsung bertemu dengan client pengguna jasa mereka, karena produk mereka tidak bisa dibeli seperti kita membeli sepasang sepatu secara online. Hayooo, gimana coba?

Go Blog! bukan goblog cyiin :) Go Blog maksudnya, Go Nge-Blog, ayo kita nge-blog! Blog menurut versi saya adalah sebuah website yang menampilkan dan merangkum tulisan - tulisan kita, artikel dalam bidang tertentu sesuai dengan spesialisasi kita, dipublikasikan di website blog yang banyak tersedia gratis. Ini juga namanya bisnis online lho! Karena kita berupaya untuk menawarkan jasa kita melalui sebuah rtikel yang bisa jadi promosi, pengalaman kita saat menyelesaikan pekerjaan yang sesuai dengan bidang kita, masalah, kiat dan trik pada bidang usaha tersebut.

Gimana caranya Go Blog? Kalau kita sama sekali belum pernah nulis di blog gimana? Terus, apa cuma menulis artikel tentang bidang usaha kita, mempromosikan usaha kita, lalu kita dapat duit? Berapa lama kita harus nunggu dari proses nge-blog sampai dapat client, Kan ini bisnis, kalau nggak ada duitnya, itu sih bukan bisnis, bersenang - senang namanya :) Jangan khawatir cyiin, ada Sekolah Blog yang bisa membuat kita bisa nge-blog, yang akan ngajarin gimana - gimananya soal blog, dan enaknya lagi, di sekolah ini, kita nggak cuma belajar gimana caranya nge-blog, tapi, ini yang penting untuk bisnis online,
Sekolah Blog ini ngajarin kita bagaimana caranya kita dapat duit dari nge-blog! Duit! Duit! Duit! Adalah yang kita cari kalau kita berbisnis bukan?

Kalau kata orang penakut yang nggak mau maju, mereka pasti bilang "Hidup itu Perjudian, udahlah, nggak usah terlalu semangat! Tunggu aja sampai kita beruntung!" Beda dengan kata orang berani, bijak dan pintar, dia pasti bilang begini, "Hidup itu memang benar perjudian, tapi nggak akan ada keberuntungan dalam perjudian kalau kita nggak punya modal." Keberuntungan adalah saat dimana kesempatan bertemu dengan kesiapan, nah, kalau mau beruntung dengan berbisnis on-line, ada banyak tuh kesempatan, sekarang, kitanya udah siap belum? Kalau mau cepat siap, belajar dulu di Sekolah Blog, dan nanti, kita bisa bilang, teriak deh kalau perlu, "Bisnis Online? Gampang Go Blog! "

Hati - Hati Sebelum Memutuskan! - Pengalaman Nangis Darah Saya :)

2011-10-21T11:37:00.002+07:00

Makin banyak EO maka makin ketat persaingan untuk mendapatkan project. Dan makin senang pula perusahaan - perusahaan pengguna jasa EO karena makin banyak pilihan konsep, pilihan karakter orang yang menurut mereka bisa diajak kerjasama, sebagian pengguna jasa EO yang nakal, juga makin senang, karena ada makin banyak EO yang bisa mereka manfaatkan untuk mencapai tujuan perusahaan, meskipun dengan begitu, mereka harus jadi "raja tega" dengan membiarkan EO nangis darah menutup biaya operasional event yang tak sebanding dengan apa yang mereka dapatkan.

Masalah nangis darah dalam produksi event, khususnya bagi teman - teman yang berkecimpung dalam bisnis konser promotor, atau dalam buku saya EO yang "Create Project" - begitu disebut oleh Johannes Arifin, rekan penulis saya di buku tersebut - saya yakin bukanlah hal baru, tapi ya kebangetan bodohnya kalau nangis darah karena kesalahan - kesalahan itu, diulang lagi dengan menciptakan kesalahan yang sama. Nangis darah ini juga saya alami, tapi what the hell, semuanya sudah terjadi dan sekarang saatnya membangun lagi dan menciptakan banyak peluang dari bisnis yang memiliki korelasi dengan event organizer.

Cerita nangis darah saya, memang terlihat bodoh, saya pasti akan ditertawakan, termasuk oleh kalian yang kerap mampir dan membaca tulisan saya di blog ini..wk..wk..wk. Saya terlalu optimis dalam melihat sebuah tawaran, tanpa membayangkan apakah target yang dibebankan realistis atau tidak, pokoknya, saya selalu berprinsip, "What Your Mind Can Conceive, You Can Achieve" apa yang kita bayangkan dalam pikiran kita, kita bisa, maka kita akan bisa. Dan prinsip itu, alhamdullilah, sampai sekarang tetap saya gunakan, meskipun setelah kejadian itu, yaaa saya bertindak dengan lebih banyak pertimbangan sebelum memutuskan "ya..saya bisa!" Dan meskipun prinsip itu tidak membantu saya dalam merealisasikan target yang dibebankan, tapi prinsip tadi berhasil menyelesaikan sedikit demi sedikit kewajiban yang harus diselesaikan.

Client yang membuat saya nangis darah ini, memang cukup ajaib, sedikit kemayu, tapi pemikirannya luar biasa "edan" untuk membuat saya, dan mungkin anda yang berprofesi sebagai EO untuk nangis darah menutupi target yang luar biasa besarnya itu. Di bagian depan, sebelum saya memutuskan mengambil pekerjaan ini, sebenarnya saya sudah menyatakan kepadanya, " kalau budget saya nggak masuk, nggak apa - apa mas saya nggak ngerjain project ini " setelah itu saya tinggalkan dia dan saya cuekin selama beberapa hari. Naaah, beberapa hari berselang ia dengan penuh semangat menghubungi saya dan menyatakan bahwa EO saya lah yang terpilih mengalahkan sekian banyak EO. Disini, posisi kita diangkat oleh dia, dia sanjung, bahwa konsep yang diajukan sangat berbeda dengan EO yang lain, Desain Booth-nya pun sangat berkelas dan seterusnya dan seterusnya. Secara psikologis, ada kebanggaan juga sih dalam diri mendengarnya.

Tau nggak berapa banyak EO yang diundang untuk ikut pitching / tender yang diadakan oleh client ini? Pasti jawaban kalian salah! kalau cuma 4 - 5 EO, saya rasa masih wajar, dan saya yakin, itu juga jawaban dari teman - teman. Tapi ternyata, yang diundang oleh client ini, ada 20 perusahaan Event Organizer yang diundang untuk pitching. DAMN! Jumlah yang cukup untuk menjadikannya 1 lingkungan RW :)

Yang ingin saya share dari tulisan curcol kali ini adalah, Jangan terburu - buru mengambil keputusan, meskipun kiita sudah dalam posisi diatas angin, pelajari dengan baik kontrak kerjasama dengan client, perhitungkan kembali pengajuan biaya produksi kita ke client dan biaya produksi real dari internal kita, kalau dirasa tidak menguntungkan alias jadi cuma kerja bakti plus jadi dermawan dengan menyumbangkan sejumlah uang untuk acara client, lebih baik mundur dan berani katakan TIDAAAAAK!

Sedikit Modifikasi, Hasilnya ?

2011-09-30T23:26:00.000+07:00

Baru saja usai menerima brief dari salah satu client di kawasan perkantoran Jl. Sudirman, saya bergegas turun untuk meninggalkan tempat itu. Tapi dasar iseng, saya memutuskan untuk berkeliling gedung itu, melihat - lihat ke bagian lobby dan ahaaa... sebuah vending machine membuat saya berhenti, sedikit memperhatikan dan jadi inspirasi pada hari jumat itu, sederhana namun sangat powerfull menurut saya.

Vending machine sendiri bukan merupakan ide baru, tapi ini adalah ide yang luar biasa. Adalah Hero of Alexandria seorang ahli matematika dan engineer di zaman Romawi yang menampilkan ide ini dalam format manual, kemudian diperbarui dengan penggunaan koin secara otomatis pada awal tahun 1880 di London yang menjual kartu pos. 8 tahun berselang Amerika menyusul dengan menjual permen karet oleh Thomas Adams Gum Company.

Saya tidak melihat perusahaan yang namanya terpampang di vending machine ini hebat karena mengoperasikan sebuah machine yang sudah banyak orang bikin dan dijual secara massal, tapi yang saya lihat adalah apa yang mereka jual. Sesuatu yang barangkali nggak kebayang oleh kita, tebak apa hayooo...

Mereka menjual buah dan sayuran yang sudah dipotong - potong, dimasukkan ke dalam kemasan gelas setinggi 15cm dengan harga variatif mulai dari 5 ribu sampai 10 ribu. Yang buat saya sedikit senang dengan ide mereka menjual adalah mereka merelakan untuk sedikit repot dengan memotong dan memasukkannya ke dalam gelas tadi, meskipun tentu saja resiko-nya, mereka harus cepat me-replace dengan yang baru, demi terciptanya kesegaran produk tiap hari.

Segment yang mereka tangkap sudah tergambar jelas, para eksekutif di gedung pencakar langit, kawasan Sudirman, yang barangkali enggan untuk membeli buah dari abang - abang yang mangkal di kantin belakang, demi alasan kurang higienis dan seterusnya. Selain itu juga, kesegaran dan rasa dinginnya yang nggak bisa digantikan oleh produk si abang.

Yang mereka lakukan adalah memodifikasi ide yang sudah ada, vending machine, dengan sebuah ide yang belum ada -barangkali di Indonesia- untuk menjual sesuatu yang beda, dibalut dalam sebuah kemasan higienis dan menjunjung tinggi kesehatan, ideal bagi orang-orang sibuk sebagaimana target market mereka. Pertanyaannya, apakah ide menjual buah dan sayuran yang dipotong-potong ini, termasuk dengan pertimbangan usia produk yang harus di-replace setiap hari atau at least 2 hari sekali, akan menghasilkan "sesuatu" untuk menambah kantong pemilik bisnisnya?

Inspirasi buat saya hari itu adalah, ide tidak harus original, belajar dari bagaimana orang kaya berpikir, dimana kreativitas membuat kita harus bisa menemukan gap, apa yang dibutuhkan orang tapi belum dipenuhi, kalau kita penuhi pasti hasilnya luar biasa. Untuk mendapatkan itu, kita tidak harus menggunakan ide sendiri, kita bisa kombinasikan dengan ide orang lain dan memberikan nilai tambah sehingga jadi jauh lebih baik.

EO di PRJ ?

2011-05-04T19:13:00.000+07:00

Mendekati waktu pelaksanaan Pekan Raya Jakarta tahun 2011, saya sedang giat - giatnya merevisi konsep dan anggaran agar, setidaknya, mendekati keinginan client. Meskipun, terus terang, untuk benar - benar sama dengan harapan mereka, khususnya dari sisi anggaran, tidaklah mudah. Ada banyak pertimbangan untuk mempertahankan anggaran pada bottom yang sudah saya set, tentu saja, hal ini dimaksudkan untuk menjaga keamanan seluruh komponen pendukung acara sampai pelaksanaan acara yang berlangsung selama 1 bulan tersebut dapat tersedia dengan baik.

Event Organizer, atau EO, untuk mengorganize sebuah event berdurasi panjang seperti PRJ, memang memiliki tanggung jawab yang besar, karena disamping durasi yang panjang, kebutuhan pendukung acara selama pelaksanaan exhibition tersebut, bisa dibilang tidak sedikit, salah perhitungan sedikit, maka, sudah pasti akan berdampak pada pelaksanaan acaranya, bila tidak di awal acara, pertengahan, menjelang penutupan akan terjadi masalah.

Perhitungan yang matang untuk semua komponen kebutuhan acara, mutlak diperlukan. Kebutuhan produksi yang digunakan agak lama dan sangat penting, adalah booth atau stand pameran. Ini merupakan rumah kita selama pelaksanaan event berlangsung. Karena sifatnya yang menampung seluruh aktivitas kita selama pelaksanaan PRJ berlangsung, maka, bagian ini benar - benar harus di siapkan dan dianggarkan dengan tepat. Jangan sampai, demi mengejar keuntungan, stand booth terpaksa diproduksi dengan biaya produksi yang terus menerus di tekan. Mahal sedikit, namun dapat menjamin keamanan seluruh aktivitas selama pelaksanaan acara, tentu saja jauh lebih baik.

Sepi postingan, lagi ngapain aja bos ?

2011-04-24T01:12:00.002+07:00

Nggak kerasa dan baru sadar, blog saya ini, terakhir diupdate pada bulan Februari 2011 yang lalu. Februari ke April akhir ini, berarti sudah hampir dua bulan saya biarkan blog ini dalam keadaan kosong tanpa update. Bukannya sibuk dan sok sibuk sebenarnya, cuma perhatian memang lagi terpecah belah dengan beberapa prospek yang menunggu untuk ditindaklanjuti, salah tiga ( maksudnya bukan salah satu ) ada di perhelatan trade fair terbesar di Ibukota, Pekan Raya Jakarta 2011.

Yup, ada tiga prospek untuk pelaksanaan PRJ tahun 2011 ini, satu, tidak terlalu besar dan merupakan keikutsertaannya yang pertama di ajang ini, itu sudah confirm, dua lagi masih menunggu untuk finalisasi anggaran, setelah dua kali presentasi konsep dan anggaran. Tapi dari ketiganya, dua merupakan sebuah proses yang panjang tapi cukup enak untuk dilewati, client-nya sangat kooperatif dan super kreatif, banyak ide - ide yang mereka buat untuk boosting sales selama pelaksanaan PRJ, yang jadi kendala, ada beberapa yang secara teknis memang tidak diperkenankan oleh JI-Expo, ada beberapa lagi yang terpaksa sedikit disiasati untuk menjadi sesuatu yang berbeda nantinya.

Disamping sedang memproses project tersebut, belakangan saya kerap membantu beberapa orang Show Director kondang, khususnya dalam tampilan multimedia pada sebuah acara. Ada sedikit persepsi yang terbentuk secara tidak sengaja dan hingga kini seperti melekat dan menjadi label saya, ketika diminta bantuan oleh beberapa orang Show Director tadi. Dulu, saya memang sempet membangun sebuah usaha bidang multimedia bersama mitra, namun kandas di tengah jalan, beberapa kali dari pekerjaan tersebut, saya mendapatkan order untuk membuat visual untuk ditampilkan pada saat acara, akhirnya, dari situlah persepsi itu berkembang hingga saat ini.

Kandasnya usaha bidang multimedia itu, juga dibarengi dengan keputusan saya untuk meninggalkan sebuah perusahaan event organizer tempat saya bernaung, yang masih berada dalam satu group yang sama. And life should goes on, right? jadilah sejak setahun lalu, saya mengembangkan jasaeo.com sebagai media untuk bisnis pengorganisasian acara / Event Organizer. Saya juga memutuskan untuk lebih fokus pada keahlian kreatif konsep, event management, termasuk memberikan beberapa kelas di beberapa SMU dan Universitas di Jakarta untuk Event Organizer, dan sesekali jika dipanggil, saya ikut dalam proses tender untuk pengorganisasian acara. Saya juga mulai lagi menulis banyak hal, salah satunya adalah sebuah buku yang bercerita mengenai alternatif usaha dan profesi dalam bidang show bizz. Saya pun mulai mengembangkan banyak ide, beberapa diantaranya menjadi kenyataan, usaha dalam bidang permainan / games yang secara khusus digunakan untuk event yang mulai ramai digunakan, disamping itu, saya kembali aktif menjadi blogger meskipun dalam konteks bisnis.

Akan ada banyak cerita dari saya, termasuk kejadian - kejadian lucu bin ajaib, ketika peran saya sebagai vendor, juga sebagai stage crew, mendapati cara kerja EO yang beragam dan lari dari kelaziman yang saya ketahui. Saya akan share nanti pada update berikutnya.

Berpikir positif di balik kekalahan

2011-02-11T02:29:00.001+07:00

" Tidak ada kata gagal, yang ada hanya sukses atau belajar," kalimat ini selalu jadi motivator paling canggih yang bisa memompa semangat saya ketika berada dalam situasi dimana kekalahan harus diterima dengan lapang dada. Belakangan, dalam proses tender pekerjaan Event Organizer, saya jujur, bahwa saya kerap kalah dan kalimat tadi, adalah obat paling mujarab untuk membuat saya terus mencoba.

Saya juga mendapatkan tambahan obat baru, ketika membantu Ezar PD di acara Kalbe Nutritional. Obat itu adalah sebuah lagu singkat dengan lirik yang sebenarnya sangat sederhana, tapi cukup kuat untuk membangkitkan semangat. Khusus yang ini, disamping pas untuk menjaga aura positif kita juga sangat saya rekomendasikan untuk membuat diri kita terus berpikir bahwa tidak ada yang mustahil. Ini adalah lagu berjudul Aku Bisa, Aku Pasti Bisa,disini. yang bisa didownload dengan klik disini.

Industri event organizer saat ini memang sudah cukup banyak pemainnya, meskipun client-nya tidak berubah secara general dari sisi kuantitas, namun inilah fakta yang harus dihadapi tanpa bisa melakukan apa-apa, faktanya adalah proses tender / pitching dari sebuah pekerjaan EO kebanyakan tidak dilakukan dengan fair enough, maksud saya adalah tidak ada standarisasi yang jelas mengenai hal ini, client bisa dengan bebas memilih dan menentukan mana EO yang digunakan, termasuk kemungkinan mengkompilasikan beberapa konsep dari beberapa EO yang ikut serta dalam proses tersebut, untuk kemudian menyerahkan implementasi konsep-nya pada 1 EO yang secara harga cukup rasional. Tidak ada batasan yang jelas, kenapa EO A kalah, kenapa EO B yang menang, apakah karena pengajuan anggaran, atau konsep yang belum pas, atau hal teknis lain misalnya penguasaan pada hal teknis, atau karena hubungan yang sudah baik sebelumnya, kalau bagian terakhir masuk dalam point perhitungan, ini namanya bukan lagi tender / pitching. Dan masalah etika juga, ketika kita diberitahukan bahwa kita belum menang, selembar kertas yang dikirimkan via fax bertuliskan pengumuman hasil tender tanpa ada alasan yang jelas kenapa kita yang kalah. Setidaknya dengan sedikit uraian mengapa kita belum terpilih akan jadi pelajaran berharga supaya kita bisa perform better untuk next pitching.

Jadi, menjaga semangat dengan kondisi - kondisi tadi, bagi saya tetaplah penting. Keadaan tidak bisa disalahkan, tapi harus dirubah bukan? Makanya, kita perlu terus menjaga aura positif kita dengan berpikir positif, salah satunya dengan lagu yang saya share dari Kalbe Nutritional tadi. Semoga kita nggak kapok untuk terus ikutan tender / pitching sambil berupaya mengubah kebiasaan yang diberlakukan calon client kita pada proses tersebut agar berjalan lebih fair.

Presentasi di November, berharap confirm di Desember ini

2010-12-04T02:17:00.001+07:00

Lama nggak nulis buat blog sendiri :) Banyak kesibukan saya belakangan ini yang membuat saya harus sedikit melupakan blog ini, maklum saja, ada beberapa prospek yang berpeluang untuk menjadi project EO di bulan Desember ini, menuntut saya harus ekstra cepat mempersiapkan pengajuan konsep dan anggaran untuk mereka. Meskipun, sampai saat saya menulis postingan ini, belum ada juga yang konfirm :) Waduuuh, padahal sudah sebentar lagi acara terdekat di bulan Desember, tanggal 10 lho! Itu artinya tersisa waktu kurang dari 1 minggu untuk mempersiapkan segala sesuatunya, padahal menurut client saya, semua konsep dan susunan acara rough yang diberikan kala saya presentasi, sudah ok, yang nggak ok, hanyalah anggaran. Sebenarnya bukan nggak ok juga sih, tapi karena direktur keuangan yang memutuskan mengenai anggaran sedang cuti dan baru mulai kerja di hari senin tanggal 6 Desember, itupun kalau yang bersangkutan masuk, sementara lihat deh tanggal, tanggal 7 itu libur nasional dalam rangka merayakan tahun baru Islam.

Kadangkala, client memang menganggap remeh atas jasa event organizer, mereka pikir, dalam waktu yang mepet pun semua bisa dikerjakan oleh EO. Kalau kita sih bisa dan nggak bisa, tentu saja tergantung dari kemampuan diri kita sendiri, karena, cuma kita yang bisa mengukur kesiapan kita dalam menjalankan dan mempersiapkan sebuah acara. Kadang, dilema juga menghadapi client yang berpola pikir seperti itu, kalau keseringan follow up, juga nggak enak, yang paling enak, melupakan sejenak dan memperlakukan client kita seperti teman, ajak makan siang! Beban moril sedikit buat dia, masa iya sudah di treat makan siang gratis di tempat yang jadi favoritnya, projectnya nggak jadi sama kita :) Tapi belum tentu juga sih, itu semua kan tergantung dari decision maker, masalahnya, siapa yang kita ajak makan :)

Bisnis jasa seperti Event Organizer memang menuntut kita untuk bisa bawa diri di depan client, bisa flexibel ngikutin maunya client, tapi jangan kebablasan sampai benar - benar ngikutin maunya client yang menurut kita sudah nggak mungkin. Harus smart juga untuk mempertimbangkan yang mana yang harus diikuti dan yang mana yang harus ditolak secara halus. Pengalaman dan feeling-lah yang akan jadi panduan kita untuk mempertimbangkan hal tersebut. Ok, semoga bulan desember ini beberapa prospek dari presentasi yang sudah dilakukan di bulan November akan menjadi project confirmed dan running di bulan ini. Sukses juga buat teman - teman semua.

Buka Mata di Kantor Client !

2010-11-05T09:00:00.001+07:00

Ini tips sederhana sebenarnya, tapi, sayangnya, banyak yang melewatkan. Pernahkan anda bersiap untuk mempresentasikan konsep anda dihadapan client, ketika tiba di kantornya, client ternyata belum datang dari makan siang misalnya, atau masih meeting, yang membuat anda menunggu beberapa saat di area lobby atau ruang tunggu dari kantor client tersebut. Atau, kalau client sudah memanggil dan anda terburu - buru, apakah anda pernah mengamati beberapa bagian dari interior ruang kantor client ?

Kalau kita presentasi ke tempat client dan judulnya, ini adalah client yang baru pertama kali bertemu dengan kita, atau client yang baru pertama kali mengundang kita untuk berpartisipasi dalam proses tender pekerjaan organizing event, maka, " Buka Mata di Kantor Client " adalah sebuah hal yang cukup menarik untuk kita lakukan dalam rangka menyelami lebih jauh tentang perusahaan client.

Buka mata disini, bukan berarti kita celamitan lho! Maksudnya disini adalah, kita harus melihat dengan jeli bagian - bagian tertentu dari ruangan kantor client, yang dapat menambah pengetahuan kita tentang produk dan perusahaan client, yang pada akhirnya, akan menambah bahan pembicaraan saat kita berhadapan dengan client.

Curi curi pandang sesaat ini, sering saya lakukan, ketika untuk pertama kalinya, saya bertandang ke kantor client tersebut, ataupun baru pertama kali diundang client, dan secara kebetulan informasi tentang produk dan perusahaan client tidak banyak tersedia di internet ataupun kurang eksposure dari media lain. Pengalaman saya waktu itu, saya sudah terima brief dari rekan AE yang dilanjutkan dengan curah gagasan, lalu proposal dan anggaran sudah siap untuk dipresentasikan. Produknya adalah produk hair care / perawatan rambut, dimana, kebanyakan dari orang - orang yang bekerja di tempat itu, memiliki semangat dan dedikasi yang cukup tinggi pada perusahaan untuk mengembangkan penjualan dan image produk. Perusahaan dengan budaya kerja yang sangat menghargai karyawan sebagai bagian dari aset perusahaan ini, kerap mengadakan pelatihan baik soft skill dan hard skill, juga kerap mengadakan program untuk peningkatan team work berupa outdoor activity. Tapi sayangnya, source dari perusahaan ini di internet, masih agak terbatas kala itu.

Informasi tentang budaya kerja dan sejenisnya itu, saya dapatkan kala saya sedang menunggu di ruang tamu mereka yang tidak begitu rapi, karena banyaknya POS yang sedang dipersiapkan untuk dikirim ke branch mereka. Di sisi tembok sebelah kanan, saya lihat ada beberapa informasi yang dipasang di beberapa frame tentang budaya dan etos kerja yang mereka kembangkan. Ada dua yang paling saya ingat kala itu, yaitu Solusi adalah segalanya dan Humoris. Saya juga melihat beberapa poster motivasional yang banyak dipajang di sisi - sisi kosong tembok ruangan kantor mereka.

Berbekal tambahan itulah, saya mulai dengan jurus andalan The Attractor Factor, yaitu, membayangkan saat presentasi nanti akan jadi seperti apa. Tentunya, bayangan yang positif, dimana saya membayangkan client tertawa lepas, ketika saya menyelipkan sebuah lelucon konyol di tengah - tengah presentasi, lalu, saya juga membayangkan client saya memberikan apresiasi dengan bersalaman ramah, dan bayangan berikutnya, adalah sebuah piring yang menyajikan kudapan ringan untuk disantap...ha..ha..ha.

Lalu, apa yang terjadi saat presentasi ? Penasaran ya? Saya akan sambung lagi tulisan ini dalam update berikutnya. Ok guys, thanks for reading and keep learning and watching every detail of your clients!

Kapan Momentum Kita Datang ?

2010-11-01T10:44:00.000+07:00

Dalam setiap masalah selalu ada peluang bukan ?! Saya melihat jelas hal itu pada beberapa kasus besar yang mendera bangsa ini. Agak besar skala-nya memang kalau kita ngobrol tentang apa yang terjadi dengan Indonesia belakangan ini, tapi, berbagai kejadian - kejadian buruk yang mendera, ternyata ada pihak - pihak yang dengan jeli melihat itu adalah sebuah kesempatan, itu merupakan peluang, bahkan menjadi turning point yang cukup hebat dan mendadak memutarbalikkan keadaan 180derajat bagi kemajuan perusahaan.

Kasus tabung elpiji pertamina 3kg yang kerap menelan korban, adalah salah satu contohnya. Semua orang jadi khawatir dan takut menggunakan tabung gas elpiji 3kg, sampai - sampai, adik bungsu saya, menolak untuk menggunakan tabung gas 3kg dan memaksa saya untuk membelikan yang 12kg. Belakangan, salah satu perusahaan yang kebetulan pernah bekerja sama dengan saya, beberapa tahun lalu, Quantum, produsen kompor gas Elpiji sekaligus perusahaan yang memenangkan tender penyediaan kompor gas LPG pada program konversi energi dari minyak tanah ke gas, merilis produk regulator standard SNI dan memberanikan diri untuk promosi melalui TVC. Konsep TVC-nya juga sederhana namun langsung menegaskan akan kekuatan solusi dari masalah tabung gas. Padahal, Saya masih ingat, ketika saya dan team mengerjakan company profile perusahaan ini beberapa tahun lalu, produk regulator mereka sedang diproduksi dan masih dalam taraf pengujian. Dan dalam konteks promosi, ketika saya bertanya dengan salah satu BOD mereka, mereka enggan untuk memasang iklan di TV karena mereka belum percaya diri mengatasi dampak peningkatan pemesanan yang mungkin saja terjadi setelah iklan diluncurkan. Untuk regulator, See! Selalu ada peluang di tiap masalah bukan ? Jadilah solusi dengan menghadirkan produk yang dapat menjawab masalah!

Kalau dalam konteks dunia event organizer, saya belum pernah melihat ada EO yang come up dengan ide luar biasa, misalnya, dengan menyelenggarakan sebuah acara, dimana acara tersebut merupakan sebuah solusi dari permasalahan yang kita hadapi. Let say, masalah kemacetan di Jakarta, sudah banyak pihak yang membahas masalah itu, tapi, adakah yang melibatkan masyakat secara langsung untk memberikan solusi pada masalah itu? Dilombakan dan ada hadiahnya! Djarum Black Innovation Award adalah salah satu event yang menurut saya sangat fenomenal dan simpatik sebagai upaya menggali kreativitas dan Yoris Sebastian sebagai pemilik ide dari event ini, sudah berulang kali menikmati momentum-nya datang termasuk ide “I Like Monday” yang melegenda itu. Bagaimana kalau kita bikin Traffic Jam Solution Award, sebuah event yang melombakan ide yang dapat mengurai kasus kemacetan di Jakarta. Karena selama ini belum pernah diadakan, kita nggak pernah tahu, ide - ide sederhana dan dasyat seperti apa yang dapat mengurai kemacetan di Jakarta, karena selama ini, tugas itu hanya dipikirkan oleh Pemprov DKI bersama Dinas Perhubungan.

Kenapa kita terus berkutat dengan program yang hanya entertaining namun tidak mendidik, sementara yang bisa dilakukan oleh EO bukan sebatas membuat program hiburan. Bagaimana kalau program edukatif yang sekaligus entertaining dan bisa merubah pola pikir masyarakat? Ada banyak peluang dari setiap masalah yang ada, kendalanya adalah kita selalu membiarkan masalah itu terjadi, tanpa pernah berpikir akan solusinya dan melanjutkan dengan implementasi dari solusi tersebut. Mari kita cari momentum sebagai turning point kita untuk maju melesat bersama ide dashyat!

Kesuksesan acara tanggung jawab siapa?

2010-10-20T09:53:00.000+07:00

Sebagai event organizer dari sebuah acara, sadarkah kita bahwa semua tanggung jawab kesuksesan sebuah acara, tergantung dari kita sebagai eo-nya? Nggak ada alasan EO itu bertindak tidak profesional dengan melemparkan kesalahan pada supplier atau vendor. Kenapa? Karena kita adalah EO, kepanjangan dari Event Organizer, pengatur acara, kitalah yang mengkoordinir semua supplier dan vendor untuk bekerja dalam direction yang kita berikan, kita jugalah yang memilih vendor / supplier untuk menjadi pendukung pada acara. Jadi, tidak ada alasan bahwa itu adalah kesalahan vendor. Kalau anggaran dari client menjadi alasan vendor berlaku tidak profesional, itupun sepenuhnya bukan salah vendor dan salah client karena anggarannya yang minim. Salah EO-nya juga, kenapa mau ambil project dengan anggaran minim ?

EO bukan sebatas membuat konsep dan mempresentasikan dengan penyampaian dan janji - janji yang lebay:) Kadang, marketing/AE dari EO belum berpikir kapasitas dan kemampuan team produksinya, semua yang diminta, hayooo aja. Ujung-ujungnya, yang babak belur bagian produksi, syukur kalau bagian produksinya sudah mumpuni pada bidangnya, nah kalau belum? Apalagi kalau ternyata anggarannya nggak ada? yang malu siapa ya?

Ada lagi, bagian lain yang mendukung acara, di luar dari vendor dan supplier, yang kelakuannya konyol. Diundang datang untuk technical meeting, nggak datang, giliran hari H datang untuk check sound dan terima brief dari client biar nggak salah ngomong, eeeh, datangnya pake terlambat. Tidak semuanya, tapi ada beberapa artist dan management-nya, yang menganggap bahwa mereka bisa berlaku seenaknya, tanpa perlu koordinasi dengan EO, semua permintaan mereka harus diwujudkan oleh EO, its a must! Tapi datangnya terlambat, pas di acara, salah ngomong, niatnya baik mau improvisasi, tapi yang keluar dari mulutnya malah nama produk kompetitor. Kalau sudah begini, yang salah siapa? Di mata client, EO yang memegang peranan terbesar dalam menciptakan kesalahan itu.

Mari Berlari di acara Jakarta Red Run 10K

2010-09-25T14:23:00.001+07:00

Dalam rangka memperingati Hari Jantung Sedunia, Yayasan Jantung Indonesia menggelar “Jakarta Red Run 10K” pada hari Minggu, 3 Oktober 2010. Kalau nggak kuat ikut yang 10K, teman – teman bisa ikutan kategori dibawahnya, “Family Fun Red Run / Walk 3,5K.”

Acara ini diadakan dengan start / finish di Silang Monas Barat Daya, dimana untuk rute lomba 10K akan melintasi Jl. MH. Thamrin dan Jl. Jend. Sudirman, sementara untuk yang Family 3,5K rutenya lebih pendek yaitu hanya sepanjang Jl. Medan Merdeka Selatan, Timur dan Utara.

Raih hadiah uang tunai dan doorprize senilai Rp. 150.000.000,- dan untuk pendaftaran bisa langsung ke beberapa tempat registrasi diantaranya Emporiun Mall Pluit, Fitness & Wellness at Mandarin Oriental Jakarta, Plaza Indonesia entertainment X'nter (eX), Pondok Indah Mall 2, Marketing Podomoro City, Stadion Gelora Bung Karno Pintu III (hanya hari Minggu), Silang Monas Barat Daya (hanya hari Minggu) atau langsung menghubungi kantor panitia di Yayasan Jantung Indonesia, Jl.Teuku Umar No. 8, Jakarta Pusat, Tlp. 021-3909567, 3909176, 3908178.

Siapkan Jawaban Atas Segala Kemungkinan

2010-08-30T01:49:00.002+07:00

Sebelum melangkah ke tempat client untuk mempresentasikan konsep berikut dengan anggarannya, ada baiknya, team creative mempresentasikan konsepnya terlebih dahulu dihadapan teman - teman di bagian lain. Disamping untuk mengecek sejauh mana tingkat penyesuaian antara konsep yang dibuat dengan brief yang sudah diberikan client, hal ini juga dimaksudkan untuk memberikan gambaran pada kemungkinan - kemungkinan lain yang bisa saja terjadi pada waktu presentasi. Kemungkinan itu, tentu saja maksudnya ditujukan ke client, kadang secara general konsep yang kita ajukan menarik, namun, implementasi dari konsep masih dianggap biasa, atau bisa juga client menginginkan artis / talent lain yang sesuai menurut mereka.

Menjaga dari kemungkinan kita tidak bisa menjawab, atau tidak dapat memberikan alternatif kepada client, maka ada baiknya, kita telah mempersiapkan hal - hal yang mungkin saja ditanyakan atau diminta oleh client. Dengan mempresentasikan di hadapan teman - teman dari divisi yang lain, maka, bisa dijadikan simulasi kecil - kecilan sebelum presentasi. Dan meskipun teman, kala kita sebagai orang yang menyimak presentasi konsep dari bagian creative, kita harus bersikap kritis dengan mengajukan pertanyaan yang bisa jadi ditanyakan client.

Kemudian, artist / talent, bisa juga bagian yang bertanggung jawab untuk urusan ini, memberikan beberapa pilihan untuk dimasukkan dan dijadikan satu dengan konsep yang akan dipresentasikan. Misalnya, untuk pembawa acara, Iweth Ramadhan dengan Rahmah Ummaya, maka, kita harus dapat menyiapkan paling sedikit 2 alternatif lain yang setara dengan mereka berdua. Menyiapkan foto atau rekaman video saat MC sedang membawakan acara, adalah salah satu referensi yang diharapkan menjadi bahan pertimbangan bagi client sebelum memutuskan siapa artist yang akan digunakan jasanya. Biasanya, MC atau Pembawa acara yang sering dirubah atau diberikan usulan pembawa acara lain oleh client. Dan sebelum memutuskan akan menggunakan jasa artist / talent pembawa acara, ada baiknya kita juga melihat tayangan video saat si artist tersebut sedang perform, sekali lagi, khususnya MC.

Venue atau tempat penyelenggaraan acara, juga hal yang penting untuk disiapkan dalam beberapa alternatif, foto dari tempat tersebut detail dengan peta lokasi, ukuran, fasilitas dan tentu saja anggaran. ( at the end, memang anggaran yang jadi penentu bagi client akan menggunakan venue yang mana). Dan sudah tugas kita sebagai event organizer yang baik, untuk memberikan usulan terbaik dengan menyodorkan tidak hanya 1 tempat saja. Barangkali 3 - 4 tempat yang sudah dilengkapi dengan beberapa foto, penjelasan, harga dan hal - hal lainnya. Dengan menyodorkan alternatif, maka, ketika client kebingungan mencari pilihan lain, kita sudah siap dengan bahan - bahan tersebut. Dengan adanya alternatif, maka kita bersama dapat menunjukkan kepada client sebuah komparison dari sekian banyak tempat yang kita usulkan. Compare-nya tentu saja dengan semua aspek baik dan buruk, kelebihan dan kekurangan tiap tempat, dengan demikian, client dapat lebih leluasa memilih tempat setelah melihat perbandingan tersebut.

Karena kita adalah manusia dan tidak luput dari alpa, salah dan lupa, maka, dengan mempresentasikan konsepnya dihadapan rekan - rekan yang lain, diharapkan dapat meminimalisir hal - hal yang tidak diinginkan, atau menjawab pertanyaan yang mungkin saja diajukan client, disamping tentu saja menjadi pengingat / reminder bagi kita, untuk mempersiapkan segala kemungkinan yang terjadi sehingga dapat membantu suksesnya presentasi.

Buatlah Real Cost Yang Rasional !

2010-08-28T02:02:00.003+07:00

Dalam proses kerjanya, perusahaan event organizer sebelum mengajukan anggaran ke client, biasanya membuat estimasi real cost atau boleh juga disebut sebagai biaya produksi. Dari situ, ditambah dengan ekspektasi margin yang diinginkan, baru keluar sejumlah angka yang disebut dengan quotation dan ditujukan kepada client. Pembuatan real cost sangatlah penting untuk mengetahui berapa biaya produksi yang akan dikeluarkan oleh EO untuk project garapannya, dan dari besaran biaya produksi ini, EO dapat menentukan bottom price atau anggaran terendah yang masih bisa ditolerir apabila client menawar gila - gilaan.

Saat bagian creative mempersiapkan konsep dan proposal acaranya, bagian keuangan / budgeting bisa membuat kisi - kisi anggarannya. Bisa juga, setelah konsepnya selesai, desain panggung yang diajukan selesai digambar, baru kita buat realcost. Dari semua elemen kreatif dan content acara yang akan diajukan, dibuatlah sebuah daftar sebagai check list untuk input anggarannya per item, dari item - item yang akan diajukan ke client, bila ada beberapa barang / jasa yang sering digunakan, kita boleh menggunakan acuan harga terakhir negosiasi kita dari acara sebelumnya, tapi, jika sama sekali belum pernah menggunakan barang / jasanya, sangat disarankan untuk menghubungi vendor / supplier tersebut dan memastikan ketersediaan / availability dari tanggal yang kita minta. Karena dengan menghubungi vendor / supplier tersebut, berarti kita sudah mulai bertindak benar dengan mengetahui berapa harga asli mereka. Sehingga, kalau kebetulan client menawar pada item tersebut, kita sudah punya bottom price-nya.

Sayangnya, kadang karena alasan terlalu sibuk atau karena deadline yang cepat, maka anggaran yang dibuat tidak lagi diawali dengan pembuatan real cost melainkan langsung quotation kepada client. Untuk yang ini, menurut saya, merupakan tindakan bodoh, apalagi, kalau ditambah dengan membuat estimasi berdasarkan standard sendiri atau menebak - nebak harga biaya produksinya. Kenapa yang ini merupakan tindakan bodoh ? karena, ketika kita dihadapkan pada keinginan client yang akan mengurangi anggaran pada item biaya produksi tersebut, akhirnya, kita juga menebak - nebak, berapa biaya produksinya dari vendor / supplier. Dan saat client kita menawar dan kita bilang Ok, setelah itu, ternyata harga dari vendor / supplier jauh sekali dari estimasi hasil tebak - tebakan, maka, sudah pasti EO akan nombok, kalau masih bisa disubsidi silang dari item anggaran yang lain, it's ok, tapi kalau tidak bisa? Mau tidak mau akhirnya EO harus mengeluarkan anggaran tambahan agar item tersebut dapat tersedia untuk kepentingan acara client.

Baik dalam pembuatan real cost / biaya produksi serta pembuatan anggaran untuk client, rasional adalah kata kuncinya. Untung gede boleh, tapi jangan terlalu berlebihan. Karena banyaknya perusahaan yang bergerak dalam bidang EO belakangan ini, ditambah dengan client yang makin pintar karena sudah sering buat event, maka, pengajuan anggaran yang tidak rasional, akhirnya merugikan EO itu sendiri karena di beri cap oleh client, sebagai EO yang upgrade basic price terlalu tinggi.

Jadi, kembali lagi ke posting artikel saya sebelumnya tentang proses brainstorming yang menurut saya sangat penting. Dimana dari proses brainstorming tersebut, pihak - pihak yang bertanggung jawab untuk pembuatan anggaran, dapat memberikan harga pasti dari sebuah item yang harus disiapkan oleh EO. Mungkin saat brainstorming sudah kebayang berapa biayanya untuk item tersebut, namun, harus dipastikan lagi dengan menghubungi vendor / supplier yang bersangkutan, sehingga, kita sebagai EO relatif lebih aman karena anggaran yang kita buat di real cost sudah sesuai dengan nett price dari vendor / supplier. Perkara nanti Vendor / Supplier masih bisa ditawar lagi, tentu saja, akan menambah keuntungan secara finansial bagi perusahaan EO tersebut.

Jadi, buatlah real cost yang pasti, sesuai dengan harga yang diberikan oleh vendor / supplier, baru kita buat Quotation ke client. Sehingga, kita bisa mempertimbangkan untuk memberikan best price kepada client, yang tentu saja, masih menguntungkan bagi kita sebagai EO.

Brainstorming, menjadikan EO lebih kreatif

2010-08-26T00:58:00.000+07:00

Ketika sebuah perusahaan jasa event organizer diundang oleh client-nya untuk mengikuti briefing sebagai bagian dari proses tender, mulai dari situlah, event organizer / EO bekerja dengan eksplorasi ide guna membuat konsep yang ok. Saat masih briefing saja, mungkin kita sudah memiliki bayangan akan dibuat seperti apa acara client kita ini.
Eksplorasi ide yang baik, akan lebih baik lagi apabila didukung dengan brainstorming atau dalam bahasa Indonesia yang kaku dan baku sama saja dengan Curah Gagasan. Dimana pada proses ini, kita sebagai bagian creative atau bagian yang lain akan saling support dengan informasi yang mungkin selama ini kita nggak tahu. Proses ini juga dimaksudkan untuk mengukur tingkat kesulitan dari realisasi sebuah konsep, karena barangkali, client kita, tidak memberikan panduan anggaran, menurut mereka anggaran untuk event kali ini adalah unlimited, silahkan kalian berpikir se-kreatif mungkin untuk mengembangkan konsepnya. Dan kalau kita tidak brainstorming, karena bagian kreatif-nya sangat luar biasa, maka, bisa jadi ide-nya sulit diimplementasikan atau bahkan tidak bisa sama sekali diwujudkan.
Brainstorming juga merupakan media bagi anggota team EO untuk saling melengkapi, diantaranya melengkapi data - data penunjang proposal, baik yang oleh creative, budgeting dan juga design. Ketika brainstorming dan benang merah dari pelaksanaan acara client tersebut sudah terlihat, maka, setiap bagian harus mulai aktif dengan inisiatif masing - masing sesuai dengan job desk mereka.
Dia yang pos-nya di bagian budgeting, siap - siap dengan kalkulator untuk menghitung besaran biaya produksi sebelum akhirnya ditambahkan dengan margin, lalu menjadi harga jual client. Bagian Talent sudah siap dengan usulan siapa saja artis yang akan diusulkan dan seterusnya. Sinergi dari tiap pihak ini akan menghasilkan sebuah pengajuan yang lengkap, dimana didalamnya sudah termasuk konsep acara, artis pendukung, desain panggung, area foyer dan penjesan teknis, serta rough roundown.
Sinergi inilah yang paling penting dalam mempersiapkan sebuah proposal, semua orang terlibat dan memainkan perannya masing- masing. Favorit saya untuk proses sinergi seperti ini, saya temui ketika saya menjadi creative director di Komando Production, biasanya ba'da maghrib menjelang isya, saya bersama anggota team membahas brief client bersama AE, dan disitu, semua orang sudah berperan dengan tugasnya masing - masing. Kenapa ini jadi favorit saya? Karena semua orang sangat bertanggung jawab pada tugasnya masing - masing, berdedikasi dan yang terpenting, saya dan mereka seolah memiliki ikatan batin, jadi apa yang ada di kepala saya tanpa harus saya jelaskan lebih lanjut mereka sudah paham, dan satu lagi, inisatif-nya yang tinggi luar biasa. Ketika saya bilang, "Acara ini dihadiri oleh kurang lebih 450 orang, client-nya nggak mau pake tempat di pinggir danau..."
Keesokan harinya, di meja saya, sudah ada penawaran dari 3 tempat yang berbeda untuk diajukan sebagai bagian dari usulan ke client. Luar biasa untuk team saya di sana! Dari hasil ngobrol - ngobrol selepas maghrib ini juga, saya banyak mendapatkan masukan dari mereka tentang ide sebuah acara, dan tentu saja, jadi lebih variatif, karena saya dan setiap individu memiliki dunia yang berbeda. Hal - hal yang barangkali tidak terpikirkan, karena kita brainstorming dengan anggota team yang mumpuni, akhirnya terpikirkan ide luar biasa yang tentu saja harus bisa untuk dieksekusi setelah mempertimbangkan perihal teknis.
Maka dari itu, jangan sepelekan proses curah gagasan ini. Jangan dijadikan seperti meeting formal, buat suasana yang rileks, lupakan sejenak struktur jabatan di kantor, tapi, juga jangan lantas terlena, dan menjadikan brainstorming jadi pembicaraan gosip dan joke sehingga hanya menghasilkan suara ketawa yang keras tanpa ada solusi apa - apa untuk diajukan ke client. Karena saya pernah mengalami sebuah proses brainstorming di sebuah perusahaan eo, dimana anggota team-nya hanya manggut - manggut mengikuti apa kata bos-nya, bahkan meeting diisi dengan obrolan mengenai gosip yang nggak jelas. Waaaah, kacau! Lingkungan seperti itu, lambat laun akan membuat kita bodoh dan statis dalam level yang sama. Semoga itu bukan kita ya?!

Indonesia Business Event, blog untuk sharing dunia Event

2010-08-11T21:45:00.001+07:00

Indonesia Business Event, inilah salah satu blog dimana saya menjadi kontributornya. Blog ini sendiri dikelola oleh beberapa jurnalis dan expert yang berkecimpung dalam bisnis event dan juga majalah Venue, majalah yang mengkhususkan diri pada pembahasan seputar event.

Dari penjelasan salah satu pengelola blog ini, blog ini merupakan salah satu media bagi beberapa teman di majalah Venue, untuk mengupload artikel - artikel mereka yang tidak dapat tempat di majalah Venue. Tentu saja, karena tidak dapat tempat bukan karena alasan artikel-nya jelek dan useless, lebih karena keterbatasan kolom di majalah tersebut.

Jadi, bagi anda yang ingin belajar lebih banyak mengenai event, termasuk pembahasan mengenai dunia pariwisata, mari kita kunjungi blog yang beralamat di http://bisnisevent.blogspot.com

Tips singkat sebelum mereferensikan tempat dan artis

2010-08-05T13:37:00.000+07:00

Pada tanggal 2, 3 dan 4 Agustus 2010 lalu, saya bersama teman - teman, baru saja menyelesaikan eksekusi event dealer gathering dari sebuah perusahaan leasin.g. Sesuai dengan temanya "Dazzling Draw" ini merupakan sebuah ajang apresiasi untuk para dealer dengan konsep mengadu keberuntungan dalam sebuah undian berhadiah. Acaranya sendiri bertempat di Ballroom Swiss Bel Hotel, Gunung Sahari, Jakarta, dimana ruangan yang kami gunakan adalah Jasmine 1 dan Jasmine 2. Hotel ini memiliki 3 ballroom yang disekat dan dapat dijadikan satu, dengan kapasitas mencapai 500 orang dengan set theater style.

Dari beberapa hari rangkaian acara, termasuk proses produksi, ada beberapa hal yang menjadi catatan saya, dan mungkin berguna untuk teman - teman, sebelum memutuskan sebuah tempat atau artis pendukung acara. Inilah dia ;
1. Sebelum memilih tempat penyelenggaraan acara, ada baiknya melakukan survey terlebih dahulu, khususnya menyangkut proses loading dan akses dari loading dock menuju area acara utama. Beberapa hotel memiliki area loading yang cukup nyaman dengan pengaturan dan proses yang sederhana, tapi sebaliknya ada juga yang rumit. Ada beberapa tempat yang memiliki ketinggian ceiling di loading dock yang tidak cukup apabila mobil truck masuk, sehingga harus menggunakan pick-up. Selain itu juga ada beberapa tempat yang memiliki area penempatan genset yang jauh, sehingga memerlukan kabel power yang sangat panjang dan hal itu, haruslah dikonfirmasikan terlebih dahulu kepada vendor penyedia genset agar tidak terjadi masalah.

2. Setelah mempertimbangkan aspek teknis tersebut, karena kebanyakan client berorientasi pada anggaran, khususnya food and beverages di hotel, ada baiknya untuk membawa client langsung ke pihak venue, atau banquet manager untuk bernegosiasi langsung dengan pihak hotel, agar mendapatkan best price. Kunjungan langsung client ke venue dengan menemui banquet manager akan memberikan kesan yang berbeda, dan biasanya banquet manager lebih dapat memberikan special price langsung kepada client ketimbang kepada EO.

3. Nah, berikutnya adalah soal pengisi acara. Untuk acara dealer gathering, apalagi yang sangat segmented, seperti dealer - dealer produk leasing kendaraan bermotor, yang didominasi oleh Chinese, maka pengisi acara harus benar - benar sesuai dengan profile mereka. Tidak harus penyanyi mandarin juga, bisa juga penyanyi profesional pop indonesia, namun, selipkan beberapa lagu mandarin sebagai inserting.

4. Ini bagian penting sebelum anda memutuskan artis pengisi acara, kalau anda membuat sebuah pagelaran musik berupa konser yang dihadiri oleh anak muda maka mengundang artist dengan lagu - lagunya yang sedang populer sangatlah layak untuk dipertimbangkan, namun, untuk acara dealer gathering seperti acara yang saya ceritakan, maka, yang paling penting adalah interaktif. Artis pengisi acara haruslah interaktif, bukan cuma menyanyikan lagu mereka dan mengajak audiens sing a long, karena para dealer ini merupakan orang - orang yang pasif, games interaktif yang dibawakan oleh artis pendukung acara dengan konsep "hiburan orang dewasa" biasanya lebih menarik. Jadi, jangan buang uang client secara percuma hanya untuk membayar artis yang mahal namun tidak interaktif.

5. Bila event-nya adalah sebuah ajang penghargaan, pengundian dan sejenisnya, maka, sangat dipertimbangkan untuk menggunakan jasa band pengiring yang profesional, yang dapat memberikan ilustrasi musik pada saat acara pembagian award, hadiah dan sejenisnya, karena dengan bantuan ilustrasi musik dari mereka, maka acara pengundian, pemberian award dan sejenisnya, akan menjadi sangat hidup.

6. Jangan pilih MC yang populer tapi Bloon, wkwkwkwk...he..he..he..tidak selamanya MC yang sudah kondang adalah MC yang pintar, dari pengalaman saya, ada beberapa nama yang sudah populer, namun bloon karena sering lupa dengan urutan acara, bahkan ada juga yang salah menyebutkan nama VIP Guest dan jabatannya. Sebelum memutuskan menggunakan MC, ada baiknya ada melihat secara langsung performance MC tersebut atau mintalah sebuah rekaman video saat MC tersebut tampil.

Nah, beberapa catatan tersebut, semoga bermanfaat untuk teman - teman sebelum menggelar sebuah acara, khususnya sebelum mereferensikan tempat dan artis pendukung acara. Saya akan update lagi beberapa informasi berikutnya dalam waktu dekat ini, jadi keep on this blog !

Pertanyaan mendasar, yang berulang ditanyakan...

2010-07-10T15:42:00.000+07:00

Saya sering menerima email dari rekan - rekan yang baru memulai bisnis EO, pertanyaannya adalah bagaimana cara membuat proposal sponsor, atau bagaimana triknya agar sponsor tertarik pada acara yang kita buat. Setelah saya jawab, biasanya mereka mengambil langkah praktisnya, langsung pengen sesuatu yang instan dan siap pakai, " mas, ada contoh proposalnya nggak ? " :)

Zaman sekarang, penghargaan atas ide luar biasa minimnya, apalagi untuk kita yang berkecimpung dalam industri EO. Baik EO yang sudah established sejak dulu atau yang baru sekalipun, belum pernah saya temui ada yang dengan berani mengajukan cancellation fee atau creative fee atas ide yang telah mereka ajukan atau kalah dalam proses tender. Bagi client, hal itu adalah expenses yang tidak dianggarkan, jadi, jangan harap ada client yang akan memilih EO dengan cancellation fee.

Jadi, atas dasar itu, saat ini saya mulai memilah - milah pertanyaan dari teman - teman yang baru akan terjun ke bisnis EO, yang general saya share, yang mulai mengarah ke spesifik seperti proses kreatif sebuah acara, saya coba tutup, dan saya berikan kebebasan bagi mereka untuk memulai.

Karena pada dasarnya, proposal konsep, proposal sponsor, atau apapun namanya, that's a simple process of how you gonna tell your story! Sederhana kan ? Nggak harus terpaku dengan kebiasaan orang lain yang memulai proposal dari content, background, objectives dan seterusnya. Yang penting adalah, bagaimana ide yang akan kita ajukan, dapat tertangkap esensinya oleh client. Bagaimana sebuah cerita yang berupa rangkaian konsep besar dapat diperjelas dalam penjabaran proposal kita.

Jadi, please...jangan tanyakan bagaimana proposal sponsor yang bagus dan disusul dengan permintaan contoh proposal ke saya. Marilah kita belajar jadi creative dengan mengawali sesuatu yang kita belum pernah kerjakan sekalipun dengan percaya diri, karena salah adalah bagian dari proses belajar.

Cerita acara di Jakarta Fair - PRJ 2010

2010-06-21T17:07:00.002+07:00

Hampir 1 minggu ini, saya bersama team stand by di Pekan Raya Jakarta, atau Jakarta Fair. Ini merupakan ajang pameran terbesar di Indonesia. Dengan durasi acara yang mencapai 32 hari, Jakarta Fair tidak bisa dipungkiri merupakan salah satu exhibition dengan durasi penyelenggaraan acara terlama di Indonesia. Karena pelaksanaannya yang lama itu, EO harus mampu terus berkonsentrasi mempersiapkan semua kebutuhan acara dan mengorganisasikannya dengan sangat baik selama 1 bulan lebih itu.

Awalnya, ada celetukan yang bilang "diawal, kita harus mengacu pada rundown, selebihnya kita rock n roll aja," mungkin ada benarnya juga, tapi, ada salahnya juga tuh. rundown selama pelaksanaan di ajang exhibition ini, memang merupakan panduan kita, tapi, kita juga harus menyesuaikan juga dengan kondisi di lapangan.

Bukan tanpa sebab kalau kita harus menyesuaikan dengan kondisi di lapangan, Jakarta Fair bukanlah sebuah exhibition yang penuh keteraturan seperti Indonesia Motor Show di JCC kala itu misalnya, dimana setiap peserta harus berkoordinasi satu dan yang lain ketika akan memulai acara di stand booth-nya. Di Jakarta Fair, hampir semuanya memulai acara bersamaan, bayangkan ketika anda sedang running event anda, tiba - tiba, stand booth di depan anda pun mengeluarkan dancers yang disusul dengan MC. Kegaduhan adalah hal yang terjadi ketika kejadian itu terjadi. stand booth a menggelar event, stand booth b juga, waaaah, tanpa koordinasi begini, akhirnya yang dirugikan pengunjung, karena akhirnya, mereka tidak dapat menyimak salah satu acara dengan baik. Yang terjadi adalah adu power sound system, Kawasaki misalnya, dengan content hiburan band - band kampus dilengkapi dengan speaker gantung merk rhyme, sementara Adira Finance yang ada di sebelahnya harus merelekan sound kencang dari kawasaki mengganggu mereka.

Untungnya saya bersama team berlokasi di belakang mereka. Jadi tidak terlalu dekat dengan kebisingan yang dikeluarkan oleh keduanya. Meskipun demikian, saya terganggu dengan audio system dari helm NHK yang berada tepat di depan stand booth saya. Walau hanya dengan 2 speaker monitor, namun posisinya yang mengarah ke depan tepat di depan stand booth saya, cukup juga mengganggu konsentrasi MC dan audiens.

Akhirnya, rundown tetap jadi panduan saya dalam menjalankan setiap acara di jam - jam peak, meskipun begitu, waktu dimulainya acara, saya bersikap fleksibel, menunggu kompetitor usai menjalankan acaranya atau menunggu saat dimana area jalanan depan stand booth saya ramai, namun sedikit orang yang berada di dalam area stand booth. Hal ini sangat saya perhatikan, karena kepentingan client adalah penjualan, dan ketika kita menjalankan acara dengan MC dan content pendukung lain, secara otomatis, para pengunjung enggan untuk masuk ke dalam dan hanya menyimak acara dari luar stand booth. Kebiasaan - kebiasaan para pengunjung, keinginan dan harapan client, juga menjadi pertimbangan tersendiri bagi saya team sebelum memutuskan kapan acara harus dimulai.

Ok, untuk sementara update blog saya sampai disini, saya sedang mengorganize stand booth produk otomotif di area Open Space 2 no. 12, nanti saya sambung lagi.

Pitching Kalah? So What Getoo loooh!

2010-04-07T20:58:00.000+07:00

Pitching Kalah? So What Getoo loooh!

Baru terima kabar mengenai pitching atau tender, yang diadakan sebuah perusahaan finance, hasilnya? Setelah masuk dalam peringkat dua besar, akhirnya kami tidak terpilih! Terus, kecewa? Ya iyalah kecewa! Tapi, itu bukan akhir dari segalanya! Masih banyak hal - hal lain yang bisa kami prospek dan terus dikerjakan dengan penuh energi kreatif dan penyegaran ide yang baru.

Menang atau kalah, dalam proses pitching, sama saja seperti kompetisi lain dalam hidup ini. Dari beragam buku motivasi yang suda saya baca, semua menegaskan bahwa kekalahan adalah sebuah pembelajaran, kalau menyimak Tung Desem Waringin, katanya, "tidak ada kata gagal, yang ada hanya Sukses atau belajar." Tapi, ini proses belajar yang mahal harganya! Tingkat mahalnya terletak pada eksplorasi dari curah gagasan yang sudah dilakukan. Kalau menyadur dari Petrus G Hartono dari Quantum Consulting, katanya, Sukses tidaknya manusia bukan diukur dari berapa banyak uang yang dia punya, tapi dari buah pemikiran atau ide besar yang dimilikinya, lalu, tanpa menunggu lama, ide tadi, langsung diwujudkan.

Tidak mau berburuk sangka, namun, sejatinya, sebuah proses pitching, maksud saya, hasil dari proses pitching, berupa sepotong surat yang diantarkan melalui fax, seharusnya memberitahu juga, dimana point yang membuat kita kalah. Apakah dari ide yang diajukan dianggap tidak bisa diaplikasikan, atau terlalu rumit untuk diwujudkan, atau ide dasarnya tidak sesuai dengan keinginan client, atau karena budget yang terlalu tinggi dan lain sebagainya. Yang ada hanya informasi siapa saja peserta tender, siapa pemenangnya dan sepotong kalimat motivasi, bagi anda yang belum terpilih semoga masih bisa menjalin kerjasama di masa yang akan datang!

Yang lebih ideal lagi, bila diceritakan juga mengenai garis besar konsep dari tiap EO, agar bisa jadi pelajaran juga bagi yang kalah. Kenapa begitu? Karena, bukan tidak mungkin, dari sekian banyak peserta tender, ide - ide kecil dari peserta yang kalah, akan dikombinasikan dengan peserta pemenang tender, dimodifikasi, sehingga sebenarnya, acara yang diadakan merupakan perwujudan dari kompilasi ide dari beberapa EO. Mungkin saja hal itu terjadi bukan?

Anyway, inilah hidup, semua dalam hidup ini, adalah sebuah kompetisi, dan menang atau kalah, adalah soal biasa. Jadi, kalau EO yang menang tender itu dengan jumawa-nya bilang, "Gua yang menang nih!" jawaban saya, " So What Getoo Loh " saya harus terus melanjutkan hidup untuk berusaha memenangi kompetisi yang lain!

Acara Pers Conferences yang jadi talkshow santai

2010-03-30T22:09:00.006+07:00

Jajaran Direksi dari PT. Daikin Airkon berfoto bersama sesaat setelah peluncuran produk terbaru AC Daikin 1/2 PK dan 3/4 PK. Seakan nggak mau kalah, Presiden Direktur PT. Daikin Airkon juga ikut mengabadikan moment bersama wartawan.
===============

Rabu, 24 Maret 2010, jam 07.00 WIB saya bergegas berangkat ke arah Casablanca, Kuningan, Jakarta. Di sebuah marketing gallery dari apartemen bernama Casa Grande, sebuah acara pers conference yang dibarengi dengan peluncuran produk atau product launching akan diadakan. Adalah PT. Daikin Airkon yang berencana menggelar acara tersebut, produk yang akan diluncurkan adalah sebuah Air Conditioner khusus untuk residensial / pangsa pasar perumahan, dan ini bukan merupakan main target market mereka, karena Daikin sudah cukup populer untuk kalangan industrial sebagai penyedia AC berkapasitas besar. Lewat pers conferences inilah Daikin ingin mempublikasikan kehadiran produk AC terbaru mereka, uniknya, AC ini berkapasitas kecil, 1/2 PK dan 3/4 PK. Setidaknya itulah brief yang saya terima, maklum saja, karena bertugas sebagai show director, saya tidak ikut pada pembahasan - pembahasan di awal mengenai project ini, yang saya tahu, ketika project ini goal, maka ini akan jadi kerjaan saya berikutnya.

Sekilas tentang Casa Grande, awalnya agak suprised juga ketika sebuah acara pers conferences dari sebuah product, diadakan justru dengan status tempat "bukan milik sendiri" atau bukan di ballroom hotel, restaurant/cafe dan sejenisnya. Casa Grande Marketing Gallery adalah sebuah tempat yang dikhususkan untuk aktivitas pemasaran dari team marketing Casa Grande. Tempatnya sangat cozy, kesan elegant dan wah, sebagai sebuah marketing gallery sangat terasa ketika kita masuk ke area lobby. Ukuran tempatnya pun tidak terlalu kecil, estimasi saya, sekitar 300 - 500 orang bisa ditampung di tempat ini. Informasi terakhir yang saya dapat, ternyata Marketing Gallery ini memang diset khusus sebagai venue event, khususnya event dengan target market A dan B+, tapi, sang marketing, tidak menjelaskan secara detail tentang pola kerjasama yang dilakukan jika kita ingin menggunakan tempat ini. Deretan sofa mahal, berjejer rapi, sesaat setelah masuk. Sisi kiri adalah contoh unit apartemen yang akan mereka jual, lengkap dengan elektronik dan furniture yang telah terpasang rapi.

Kembali ke acara, rangkaian acara diawali dengan registrasi dan ramah tamah, beberapa rekan journalis sudah tampak mengisi buku tamu, sambil menyeruput kopi dan teh serta beberapa kudapan ringan yang disajikan. Alunan musik perlahan menemani obrolan para jurnalis termasuk beberapa board of director dari Daikin Airkon. Beberapa rekan media, wajahnya sudah t idak asing lagi, beberapa diantaranya wajah - wajah baru yang belum sempat saya kenal.

Saya kemudian bergegas menuju area belakang panggung, untuk membahas detail rundown bersama PIC MC dan juga MC-nya. Kebetulan MC-nya adalah Manager PR di salah satu perusahaan elektronik juga, dan sudah cukup dikenal para wartawan, khususnya desk elektronik/gadget dan home appliances. Usai pembahasan mengenai rundown, saya bergegas ke area FOH. Mas Yudha dari Studio K sebagai vendor sound system serta Mas Yudi dari visual, sudah siap sejak tadi. Sebelumnya, saya sudah sempat mencoba mick, podium mick dan juga beberapa materi visual yang akan diputar.

Singkatnya, kita mulai acaranya, setelah menunggu agak lama, karena ada beberapa tamu yang ditunggu, salah satunya adalah perwakilan dari Femina Group yang kebetulan mendapatkan award sebagai konsumen paling loyal yang sudah sekian puluh tahun menggunakan AC Daikin. BOD dan management dari Daikin Aircon segera merapat dan menuju tempat duduk yang sudah disiapkan, acara pun dimulai dengan pemutaran video opening, untuk kemudian diakhiri dengan masuknya pembawa acara.

Pembawa acara masuk dan sedikit intro, untuk kemudian mengundang Direktur Utama Daikin Aircon untuk memberikan kata sambutan. Sambutan nggak terlalu istimewa sih menurut saya, karena BOD-nya masih terpaku pada teks yang sudah disiapkan, tapi, ya ok-lah, ini urusan mereka, meskipun, saya kurang suka melihat BOD yang memberikan speech dengan terpaku pada teks yang siap baca tanpa sedikitpun improvisasi. Usai speech, tak lama MC memandu untuk proses unveiling, sederhana saja, unveiling kali ini dilakukan oleh beberapa BOD dengan menekan tombol secara bersamaan, lalu video unveiling diputar dan di bagian backdrop akan berubah dengan tagline baru mereka. Usai itu, foto session bersama para jurnalis diatas panggung disusul dengan sesi photo khusus dengan latar belakang produk terbaru yang diluncurkan. BOD, khususnya Bpk. Urip sebagai chairman PT. Daikin Aircon, ternyata sangat humoris, ketika para jurnalis mengambil gambar, dia nggak mau kalah. Dikeluarkannya kamera pocket miliknya dan jadilah wartawan yang sedang mengabadikan moment itu, terekam dalam gambar dari kameranya. Hal ini terus berlanjut dalam sesi pers conferences dan tanya jawab, humor-humor segar yang dibuatnya, membuat acara pers conferences ini jauh dari kesan formal. Ini sudah seperti talkshow santai yang didominasi dengan candaan ringan, namun tetap tidak melupakan esensi dari sebuah acara pers conferences.

Masih ada beberapa hal lagi yang dilakukan olehnya, yang menghasilkan suasana yang cair, tanpa batas antara jurnalis dan BOD sebagaimana biasa terjadi pada pers conferences. Apa saja itu? nanti saya lanjut lagi ya. Saya harus sudahi dulu tulisan ringan ini, karena harus menyiapkan materi presentasi konsep acara, yang siang ini akan dipresentasikan. Semoga sukses buat teman - teman semua, juga buat saya dong!

Jeli memilih EO!

2010-03-19T20:00:00.003+07:00

Pertengahan bulan Maret ini, load kerjaan saya sebagai event organizer, sangat padat. Bukan karena banyak event, tapi banyak prospek yang akan jadi event ( amiin ). Setidaknya ada 4-5 prospek yang harus segera digarap, dua diantaranya sudah selesai di presentasikan, dan salah satunya adalah billing terbesar yang pernah saya buat, insya allah jadi project.

Profesi Event Organizer makin menjadi ramai belakangan ini, karena, semua orang yang sempat berurusan dengan event, entah sebagai apa, beberapa mengklaim dirinya sebagai Event Organizer. Tapi, nggak semuanya bersikap profesional sebagaimana event organizer harus bersikap kepada client-nya dan pihak pendukung. Dari salah satu milis, ada client pengguna jasa EO yang marah besar, complaint habis-habisan karena ia merasa ditipu dengan orang yang mengklaim dirinya sebagai EO.

Tidak ada standarisasi resmi dari profesi ini, memang menjadi celah, buat oknum oportunis yang hanya mencari keuntungan sesaat. Meskipun ada beberapa penggiat bisnis ini yang sudah mulai mempersatukan diri dengan membuat komunitas EO, namun, secara legal, standarisasi itu tak pernah ada. Kalaupun ada, khususnya bagi exhibition organizer atau mereka yang konsisten dalam bisnis MICE.

Seolah mudah mengorganisasikan sebuah acara, ketika kita melihat dari kacamata orang awam, memang benar! Karena kita lihat semuanya berjalan dengan baik, flow sebuah acara mengalir lancar, ( sisi penikmat ), tapi bisakah anda bayangkan betapa rumitnya pengorganisasian sebuah acara besar, betapa berisiknya channel HT yang digunakan untuk komunikasi, bahkan tak jarang, cacian dan seisi kebun binatang keluar, hanya untuk mempertegas bahwa team EO harus mampu menampilkan yang terbaik, tanpa cela sedikitpun diatas panggung.

Karena itulah, bagi anda yang ingin memilih event organizer untuk mengorganisasikan acara anda, mari lebih teliti dan lebih jeli, dalam melihat rekam jejak calon EO yang akan anda pilih. Buktikan keabsahan apa yang ia sampaikan secara detail, perjelas event apa saja yang pernah ditangani, kalaupun ia adalah seorang profesional, di bagian mana saat event itu ia bertanggung jawab. Dengan begitu, oknum oportunis yang mengklaim sebagai EO tapi tak lebih dari sekedar perantara, tidak lagi mendapat celah untuk menipu anda dengan pekerjaan yang tidak profesional dan mengecewakan. Mari kita buat waktu kita untuk lebih banyak belajar menjadi profesional, menjadi EO yang membayar kepercayaan client-nya dengan pekerjaan yang membuat senyum mereka mengembang puas.

Say cheese? Bukan...

2010-03-05T11:36:00.000+07:00

Hai, hai, apakabar semuanya. Hope everything fine! Fine-laaah, kalau kata orang Singapore :D. Setelah sekian lama berkutat dengan pembuatan konsep event baik gathering dan lain sebagainya, tempo hari dapat tantangan baru untuk membuat sebuah suguhan gathering bagi produk makanan, sebuah produk keju yang benar - benar baru, berencana untuk launching dan gathering di area Bandung dan Surabaya.

Say Cheese? Awalnya ini yang sempet kepikiran, tapi, thanks God, ada Adi, rekan yang cukup internet maniac ini, memberikan masukan bahwa Say Cheese merupakan tematik yang sudah identik dengan salah satu brand keju yang sudah populer. Jadilah, saya putar otak lagi, cari ide baru sebagai umbrella dari activity-nya. Finaly!

Say Cheeese! Ketemu juga, satu hal yang cukup rasional dan sangat masuk akal, didapat dari psikologis manusia, wow...

dan hari ini, jumat, 5 maret 2009, Proposal Acara akan dipresentasikan kepada client...so guys..wish me luck ya!