Er zijn een aantal bezwaren en zorgen die gegrond zijn bij het overwegen van een overstap naar Cloud Computing binnen een organisatie. Deze zorgen en bezwaren worden echter vaker wel dan niet geuit vanwege angst, onzekerheid en twijfel. Terwijl de echte vraag natuurlijk is hoe goed de huidige infrastructuur en het softwarelandschap nu eigenlijk zijn en hoe dit door het gebruik van Cloud Computing beter kan worden.

In deze post adresseer ik de belangrijkste issues die Cloud FUD veroorzaken en onderscheid ik feit van fictie.

Controle verliezen

Het verliezen van (het gevoel van) controle over infrastructuur, applicaties en data is een angst van veel beheerders. Hoewel dit bij een aantal cloud oplossingen wellicht het geval is bieden een groot aantal cloud providers goede tools om de kwaliteit van dienstverlening te monitoren.

De angst om controle te verliezen is grotendeels psychlogisch en gedreven door zogenaamde ‘Server knuffelaars’: Beheerders die graag een kamer inlopen om hun servers te zien en aan te raken. De kosten van dit geknuffel zijn echter gigantisch. Bovendien; wil een organisatie die geen IT bedrijf is echt precies weten wat elke server doet? Voor deze organisaties zou technologie gewoon zijn werk moet doen, in plaats van veel werk kosten.

Veiligheid

Beveiliging is het onderwerp waarmee angst kan worden gezaaid. Ook in huidige infrastructuren. In het geval van Cloud Computing wordt de angst echter naar nieuwe hoogtes gestuwd. Het is waar dat applicaties in de cloud over het internet lopen en dus kwetsbaarder zijn voor aanvallen dat applicaties in een datacentrum. Als een hacker echter toegang verkrijgt tot een datacentrum van uw bedrijf zijn onbeveiligde applicaties een zeer groot risico.

Het is dus, ongeacht de locatie van uw applicaties, van groot belang om deze goed te beveiligen. Voor wat betreft infrastructuur beveiliging is Cloud Computing de logische keuze. Het bestaan van een cloud provider is immers volledig afhankelijk van het bieden van de beste beveiliging. Als hij daarin tekort schiet heeft hij immers geen bestaansrecht!

Data verlies

Een andere angst is het verlies van data. Bij het gebruik van cloud computing weet je niet precies waar je data daadwerkelijk is. Om dataverlies te voorkomen is een 24/7 backup scenario noodzakelijk. Maar geldt dat nu eigenlijk ook niet? In datacenters is veelal een nachtelijke backup het beste wat je kunt krijgen op dit gebied. Daarnaast moeten de transacties ook worden vastgelegd in logs, je wilt namelijk ook weten wie overdag wat doet (Audit logs). Veel cloud providers bieden deze diensten aan en dit is iets om rekening mee te houden bij de selectie van een provider.

Overige zorgen

Complexiteit, vendor lock in, de learning curve en de angst om baanverlies. Deze zorgen zijn echter niet specifiek voor Cloud Computing, maar worden geuit bij elke nieuwe technologie.

Conclusie

Degenen die tegen Cloud Computing zijn omdat ze bang zijn hun baan te verliezen zouden voor hun baan moeten vrezen als ze Cloud Computing niet omarmen. Conventioneel en emotioneel denken over dataverlies zou geen leidraad moeten zijn voor het nemen van rationele beslissingen. Het definiëren van een strategie en roadmap voor een verhuizing naar de cloud zijn essentieel. Daarnaast dient er een on- en off- boarding strategie te zijn om vendor lock in te voorkomen.

De cloud biedt nieuwe mogelijkheden die verwelkomt en begrepen moeten worden. Denk in mogelijkheden en kansen zonder het zicht op mogelijke bedreigingen te verliezen.

Samen met studenten van INHolland en Microsoft heeft Sparked het mobiele platform voor WCIT2010 gelanceerd. INHolland heeft het project samengevat in een filmpje:

Veel organisaties slaan dossiers van personeelsleden nog steeds op in papieren dossiermappen. Deze mappen bestaan uit verschillende documenten zoals contracten, functionerings- en beoordelingsgesprekken, kopieën van diploma’s of salarisinformatie.

Naast de ruimte die dit papieren archief in beslag neemt, heeft deze vorm van archiveren nog een aantal andere beperkingen. Medewerkers hebben recht hun dossier in te zien, maar hiervoor moeten zij bij Human Resources de nodige kopietjes maken of moeten deze per post worden verstuurd.

Digitaal dossier

SharePoint maakt het mogelijk voor iedere medewerker een eigen gedeelte (site) aan te maken binnen een HR portal. Wanneer een medewerker in dienst treedt, wordt eenvoudig een nieuw personeelsdossier aangemaakt volgens een vaste structuur. De personeelsdossiers van iedere medewerker zijn gelijk van opzet, hetgeen de kwaliteit van de dossiers ten goede komt.

Authorisaties

Het dossier van de medewerker wordt met rechten afgeschermd, zodat alleen geauthoriseerde HR-medewerkers hier toegang toe hebben. Op verzoek is het ook mogelijk de betreffende medewerker leestoegang te verlenen tot zijn of haar eigen dossier of een gedeelte van het dossier.

Een compleet personeelsdossier

In het personeelsdossier kunnen naast de bekende mappen ook andere onderdelen worden getoond, zoals taken en afspraken of een agenda met automatische herinneringen.

Onlangs kwam ik Bring TIM (time is money) tegen. Dit is een vergaderklok die bijhoudt hoeveel tijd en geld een vergadering kost. Hoewel de inschatting van kosten natuurlijk niet helemaal realitisch is, maakt de klok wel expliciet wat veel mensen denken.

Probeer het zelf

Bring TIM neemt het gemiddelde uurtarief van de deelnemers aan de vergadering en vermenigvuldigt dit met de tijd die een vergadering in beslag neemt. Druk op start bij de aanvang van de vergadering en de meter begint te lopen. Zo is het voor iedereen aan tafel duidelijk dat ze efficiënt met hun tijd om moeten gaan.

Je hoeft de klok niet eens elke keer te gebruiken. Na verloop van tijd is de boodschap voor iedereen vanzelf duidelijk.

Cultuurverandering

Bring TIM is natuurlijk maar een middel. Waar het echt om gaat is het aanpassen van de vergadercultuur binnen een organisatie. Wordt er in jouw organisatie teveel en te lang vergaderd? Dan kan het inzichtelijk maken van de kosten wellicht helpen om een verandering of tenminste een dialoog op gang te brengen.

Het Rijksmuseum is aan het verbouwen. De voorbereiding op Het Nieuwe Rijksmuseum is in volle gang. Hierin zal een collectie van meer dan 6500 objecten tentoongesteld worden.  Om medewerkers en directieleden inzicht te geven in de collectie en haar status heeft Sparked een oplossing ontwikkeld op basis van Microsoft Pivot.

Visuele database

Bij Sparked zijn we altijd opzoek naar nieuwe en innovatieve manieren om organisaties inzicht en overzicht te geven in hun data en processen. Microsoft Pivot is een prachtige manier om dit te doen. Anders dan Excel of Business Intelligence software presenteert Pivot informatie op een simpele manier.

Dankzij Deep Zoom Images is het voor gebruikers zeer eenvoudig om details van objecten te bekijken.

Microsoft Pivot en Silverlight 4

Microsoft Pivot is een product dat afkomstig is uit Microsoft Live Labs en verscheen oorspronkelijk als desktop applicatie. Sinds kort is het ook mogelijk om Pivot via een browser te gebruiken. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van Silverlight 4.

Toekomst

Sparked is een van de eerste partijen die Microsoft Pivot heeft ingezet als productiviteits tool. Medewerkers van Het Rijksmuseum bewerken de metadata van de collectie direct vanuit Pivot en de directie gebruikt Pivot om meer inzicht te krijgen in de collectie. Wij hopen Pivot in de toekomst te gebruiken om de collectie van Het Rijksmuseum ook voor de bezoekers van de website van Het Rijksmuseum toegankelijk te maken.

Wilt u meer weten over Microsoft Pivot of met ons van gedachten wisselen over de toepassingen voor uw organisatie? Neem dan gerust contact op met Sparked.

Statistieken vertellen een verhaal over een intranet. Deze verhalen bevatten belangrijke sturingsinformatie voor de IT’ers, marketeers of communicatiemedewerkers die ermee werken. De statistieken in SharePoint 2010 (Web Analytics) zijn sterk verbeterd ten opzichte van SharePoint 2007. In deze post laat ik zien wat er allemaal mogelijk is en hoe dit ons helpt om inzicht te verkrijgen in het gedrag en de wensen van gebruikers.

SharePoint 2010 rapportages

Standaard zijn er drie soorten rapportages beschikbaar:

1. Traffic Reports, hierin is onder andere te zien:
   - Hoeveel bezoekers een site heeft
   - Welke bezoekers een site het vaakst bezoeken
   - Waar bezoekers vandaan komen
2. Search Reports, hierin is onder andere te zien:
   - Hoe vaak gebruikers zoeken
   - Waar gebruikers het vaakst naar zoeken
   - Welke zoektermen niet de juiste resultaten opleveren
3. Inventory Reports, hierin is onder andere te zien:
   - Hoeveel sites er zijn
   - Hoeveel opslagruimte er wordt gebruikt
   - Welke talen het populairst zijn

Bron: Microsoft Enterprise Content Management (ECM) Team Blog

Daarnaast is het mogelijk om op maat gemaakte rapportages toe te voegen. Zo kunnen in Excel 2010 al de bovenstaande rapportages gecombineerd worden. Hierdoor is de juiste sturingsinformatie altijd beschikbaar.

Waarschuwingen en rapportages

Door het instellen van Workflows is het voor gebruikers mogelijk om notificaties in te stellen. Zo worden marketeers bijvoorbeeld op de hoogte gesteld van dalende of juist stijgende bezoekersaantallen. Deze Alerts verschijnen via e-mail, maar kunnen ook gekoppeld worden aan taken voor specifieke gebruikers. Daarnaast is het voor managers mogelijk om geautomatiseerde (wekelijkse of maandelijkse) rapportages te ontvangen via e-mail.

Via Web Analytics WebParts zijn rapportages eenvoudig weer te geven op de homepage of een andere pagina van het intranet. Zo is er voor IT’ers inzichtelijk wanneer er nieuwe opslagruimte nodig is en zien communicatiemedewerkers het als medewerkers niet de juiste informatie vinden.

Zoeksuggesties

Beheerders zien een rapportage van suggesties voor bepaalde zoektermen. Door deze suggesties te accepteren of te weigeren zorgen beheerders voor relevantere zoekresultaten. Zo wordt het voor gebruikers steeds eenvoudiger om de juiste informatie te vinden.

Conclusie

Deze geavanceerde statistieken geven inzicht in de situatie van een intranet. Hierdoor hebben beheerders, medewerkers en managers de juiste en relevante sturingsinformatie tot hun beschikking om beslissingen te nemen.

Stichting Erfgoed Nederland geeft musea strategie advies. In de vorm van een mooi boekje (Musea in transitie, Rollen van betekenis) waarin nieuwe rollen worden beschreven die musea kunnen vervullen. Daarnaast bevat het boek ook een groot aantal voorbeelden en ervaringen uit de praktijk.

Voor Museumvisie schreef ik een recensie over Musea in transitie, Rollen van betekenis.

Het boekje zelf is te downloaden bij Erfgoed Nederland.

Tijdens de SharePoint 2010 DMS Round Table op 2 juli jongstleden hebben wij onze praktijkervaringen op het gebied van Document Management in SharePoint 2010 gedeeld. Aan de Round Table namen afgevaardigden van, onder andere, de HvA, Provincie Noord-Holland, Spaarne Ziekenhuis, RDW, Rabobank en TMF Group deel.

Bekijk hier de slides:

Tijdens deze sessie is ook een demo gegeven van ons Document Management Systeem voor SharePoint 2010. Neem gerust contact op als u ook interesse heeft in een demonstratie van deze oplossing.

Vorige week ben ik met enkele medewerkers en partners van Microsoft naar het WK voetbal in Zuid-Afrika gegaan. Tijdens deze reis viel me op hoe groot de impact van de mobiele telefoon is.

De mobiele internetverbinding in Zuid-Afrika is snel (zelfs sneller dan de vaste lijn) en heeft een goede dekking. Dit zorgde ervoor dat het hele gezelschap overal toegang tot e-mail had en hier veelvuldig gebruik van heeft gemaakt. Daarnaast werd er natuurlijk regelmatig gebeld met collega’s en klanten.

De grote vraag

Het zakelijk gebruik van de mobiele telefoons tijdens vakanties was regelmatig onderwerp van gesprek. Aangezien de zomervakanties weer zijn begonnen ben ik benieuwd naar jullie antwoord op de vraag: Wanneer zet jij je mobiele telefoon uit?

From May 25th to May 27th the city of Amsterdam hosted the 2010 World Congress on Information Technology WCIT 2010. To offer an extended social networking experience WCIT launched an event community to support networking and matchmaking. Sparked worked in close collaboration with Microsoft and others to deliver a mobile community experience for all delegates and other event participants.

Mobile Social Matching

We’ve created a mobile interface for the online community and integrated that with the Microsoft Tag platform. On each delegate badge a Tag was printed that linked to their personal online community profile.

Lead generation and privacy

By snapping the badge other delegates could view the profile and connect with the delegate. Only after both delegates snapped each other contact details were exchanged. This was done to make sure that the delegates’ privacy was respected and event partners couldn’t snap badges and obtain contact information without permission.

When someone who was working for a partner in one of the pavilions snapped a delegate, the delegate received a message asking him or her to approve the connection. Furthermore they could specify if and how they wanted to share their contact details with a partner. Partners could download the contact details of delegates that allowed their contact details to be collected by the partner.

Green goodie bag

Another dimension of the mobile event experience were the so called Green Goodie Bags for storing partner show cases and other relevant content. On the partner pavilions all kinds of showcases were presented. Instead of handing out paper flyers or folders, each showcase had a Tag that could be snapped. By snapping the Tag, a summary of the showcase was shown and it could be added to the Green Goodie Bag. Delegates could collect the contents of their Goodie Bag by having an email send (with PDF-files attached) to their registered email address. 

To make sure that every delegate could use their Green Goodie Bag and collect goodies this function had text message integration. For every goodie Tag an SMS code was available, so delegates without a camera phone could use their goodie bag as well.

For this innovative project we worked in close cooperation with Microsoft, students of Hogeschool INHolland (University of Applied Sciences) to work on the interaction design, ConfNetwork for their online even community and Sping for the SMS integration. Building on the same platform we’ve also worked with 7scenes, De Waag and Microsoft on the LocalXS initiative.