De tweede editie van de Enterprise Social Media Round Table was wederom een groot succes. Het was inspirerend om te zien hoe snel Social Media gemeengoed aan het worden is voor Nederlandse organisaties.

Uit de discussies en presentaties van KPN (Peter Haan), Microsoft (Max Weijers) en MijnZorgnet (Esther Bockting) hebben wij de onderstaande conclusies getrokken.

100% van de deelnemers actief op een of meerdere sociale netwerken

Nederland is al jaren voorloper op het gebied van Social Media penetratie. Het percentage van deelnemers aan sociale netwerken behoort tot de hoogste van de wereld en de deelnemers aan de Round Table zijn dan ook alleen actief op een of meerdere netwerken.

Amerikanen besteden 75% van hun online tijd op de 10 populairste sites*

Net als in elke volwassen wordende industrie is de dominantie van een klein aantal grote spelers steeds duidelijker merkbaar. Zo besteden internetters hun tijd nu voornamelijk op grote sites als Google en Facebook. Voor het Nederlandse bedrijfsleven houdt dit in dat deze sites vrijwel niet meer te negeren zijn in een succesvolle Social Media strategie.

Intranet vervangen voor Social Media platform

Een aantal van de deelnemers aan de Round Table gaf aan dat het management overweegt om het intranet compleet te vervangen voor een Social Media platform. Eén deelnemer gaf aan dat dit zelfs al was gedaan. Dit geeft aan dat Social Media het stadium van experiment steeds vaker voorbij gaat.

Intern gaat voor extern

De deelnemers geven aan dat ze zien dat klantcontacten via Social Media van grote waarde zijn. De grootste stappen worden echter vaak eerst intern gemaakt. Zo doen organisaties kennis en ervaring op voor een succesvolle uitrol van een externe strategie.

Ambassadeurs genoeg

Binnen elke organisatie zijn mensen te vinden die enthousiast zijn over Social Media. Betrek deze mensen (afkomstig vanaf verschillende afdelingen) in een vroeg stadium bij uw project om de slagingskans te verhogen. De ervaring leert dat dit resulteert in waardevolle feedback en ambassadeurs die van groot belang zijn bij de activering van uw platform.

Top management begrijpt Social Media niet

Hoewel de term Social Media steeds meer ingeburgerd raakt ‘begrijpt’ het top-management Social Media nog onvoldoende. Noem het daarom geen Social Media maar koppel het daarom aan heldere bedrijfsdoelstellingen die verband houden met communicatie, kennismanagement, sales en marketing.

Samenvattend

Steeds meer organisaties worden zich bewust van de kansen van Social Media. Ze zijn bezig met het ontwikkelen van een strategie, de keuze of implementatie van een platform of het activeren van gebruikers. Elke fase biedt nieuwe kansen en uitdagingen.

Wilt u leren van onze ervaringen met Social Media? Neem dan contact op en wij helpen u graag verder.

72% van de Nederlanders maakt gebruik van social media

Social media is onmiskenbaar een nieuwe en groeiende tak aan internet. Hiermee lijkt een manier van communiceren te ontstaan die door steeds meer mensen wordt omarmd. Dit biedt kansen voor iedereen die zich professioneel met internet bezighoudt. 

In 2013 is een mobiel apparaat het meeste gebruikte middel om internet op te gaan

Ook in de manier waarop mensen toegang tot internet zoeken, verschuift van de klassieke computer naar de mobiele telefoon. De nieuwe generatie tablets en iPads versterkt dit alleen maar.

Hoe pas je mobiele en sociale media toe in een succesvolle contentstrategie?

Daar wil de derde editie van het HartmanEVENT antwoord op geven. Met het thema ‘MobileMojo, het geheim achter mobiele en sociale media’ bieden wij een verdieping.

Een keur aan interessante cases en (inter)nationale topsprekers behandelt de ins en outs van mobiele en sociale media. Bezoekers kunnen dit de volgende dag al in praktijk brengen.

Leer van praktijkcases en experts hoe mobiel en social media kunnen worden ingezet voor een succesvolle contentstrategie. Schuif aan bij ANWB, Nokia, Red Bull, OxFam Novib, Rabobank, PayPal, Getronics, Wienerberger en vele anderen.  Zij doen hun social media strategie voor u uit de doeken.

Tijdens het event hebt u voldoende gelegenheid om de sprekers en andere bezoekers te ontmoeten.

Kortom: als u het HartmanEVENT bezoekt, bent u in één dag weer volledig op de hoogte van de laatste ontwikkelingen en inzichten in mobiele en sociale media.

Als sponsor biedt Sparked 200 euro korting op de inschrijfprijs met de kortingscode ‘SPARKED2010′.

Schrijf vandaag nog in via www.hartmanevent.nl/inschrijving!

Tot ziens op 7 oktober!

Er zijn een aantal bezwaren en zorgen die gegrond zijn bij het overwegen van een overstap naar Cloud Computing binnen een organisatie. Deze zorgen en bezwaren worden echter vaker wel dan niet geuit vanwege angst, onzekerheid en twijfel. Terwijl de echte vraag natuurlijk is hoe goed de huidige infrastructuur en het softwarelandschap nu eigenlijk zijn en hoe dit door het gebruik van Cloud Computing beter kan worden.

In deze post adresseer ik de belangrijkste issues die Cloud FUD veroorzaken en onderscheid ik feit van fictie.

Controle verliezen

Het verliezen van (het gevoel van) controle over infrastructuur, applicaties en data is een angst van veel beheerders. Hoewel dit bij een aantal cloud oplossingen wellicht het geval is bieden een groot aantal cloud providers goede tools om de kwaliteit van dienstverlening te monitoren.

De angst om controle te verliezen is grotendeels psychlogisch en gedreven door zogenaamde ‘Server knuffelaars’: Beheerders die graag een kamer inlopen om hun servers te zien en aan te raken. De kosten van dit geknuffel zijn echter gigantisch. Bovendien; wil een organisatie die geen IT bedrijf is echt precies weten wat elke server doet? Voor deze organisaties zou technologie gewoon zijn werk moet doen, in plaats van veel werk kosten.

Veiligheid

Beveiliging is het onderwerp waarmee angst kan worden gezaaid. Ook in huidige infrastructuren. In het geval van Cloud Computing wordt de angst echter naar nieuwe hoogtes gestuwd. Het is waar dat applicaties in de cloud over het internet lopen en dus kwetsbaarder zijn voor aanvallen dat applicaties in een datacentrum. Als een hacker echter toegang verkrijgt tot een datacentrum van uw bedrijf zijn onbeveiligde applicaties een zeer groot risico.

Het is dus, ongeacht de locatie van uw applicaties, van groot belang om deze goed te beveiligen. Voor wat betreft infrastructuur beveiliging is Cloud Computing de logische keuze. Het bestaan van een cloud provider is immers volledig afhankelijk van het bieden van de beste beveiliging. Als hij daarin tekort schiet heeft hij immers geen bestaansrecht!

Data verlies

Een andere angst is het verlies van data. Bij het gebruik van cloud computing weet je niet precies waar je data daadwerkelijk is. Om dataverlies te voorkomen is een 24/7 backup scenario noodzakelijk. Maar geldt dat nu eigenlijk ook niet? In datacenters is veelal een nachtelijke backup het beste wat je kunt krijgen op dit gebied. Daarnaast moeten de transacties ook worden vastgelegd in logs, je wilt namelijk ook weten wie overdag wat doet (Audit logs). Veel cloud providers bieden deze diensten aan en dit is iets om rekening mee te houden bij de selectie van een provider.

Overige zorgen

Complexiteit, vendor lock in, de learning curve en de angst om baanverlies. Deze zorgen zijn echter niet specifiek voor Cloud Computing, maar worden geuit bij elke nieuwe technologie.

Conclusie

Degenen die tegen Cloud Computing zijn omdat ze bang zijn hun baan te verliezen zouden voor hun baan moeten vrezen als ze Cloud Computing niet omarmen. Conventioneel en emotioneel denken over dataverlies zou geen leidraad moeten zijn voor het nemen van rationele beslissingen. Het definiëren van een strategie en roadmap voor een verhuizing naar de cloud zijn essentieel. Daarnaast dient er een on- en off- boarding strategie te zijn om vendor lock in te voorkomen.

De cloud biedt nieuwe mogelijkheden die verwelkomt en begrepen moeten worden. Denk in mogelijkheden en kansen zonder het zicht op mogelijke bedreigingen te verliezen.

Samen met studenten van INHolland en Microsoft heeft Sparked het mobiele platform voor WCIT2010 gelanceerd. INHolland heeft het project samengevat in een filmpje:

Veel organisaties slaan dossiers van personeelsleden nog steeds op in papieren dossiermappen. Deze mappen bestaan uit verschillende documenten zoals contracten, functionerings- en beoordelingsgesprekken, kopieën van diploma’s of salarisinformatie.

Naast de ruimte die dit papieren archief in beslag neemt, heeft deze vorm van archiveren nog een aantal andere beperkingen. Medewerkers hebben recht hun dossier in te zien, maar hiervoor moeten zij bij Human Resources de nodige kopietjes maken of moeten deze per post worden verstuurd.

Digitaal dossier

SharePoint maakt het mogelijk voor iedere medewerker een eigen gedeelte (site) aan te maken binnen een HR portal. Wanneer een medewerker in dienst treedt, wordt eenvoudig een nieuw personeelsdossier aangemaakt volgens een vaste structuur. De personeelsdossiers van iedere medewerker zijn gelijk van opzet, hetgeen de kwaliteit van de dossiers ten goede komt.

Authorisaties

Het dossier van de medewerker wordt met rechten afgeschermd, zodat alleen geauthoriseerde HR-medewerkers hier toegang toe hebben. Op verzoek is het ook mogelijk de betreffende medewerker leestoegang te verlenen tot zijn of haar eigen dossier of een gedeelte van het dossier.

Een compleet personeelsdossier

In het personeelsdossier kunnen naast de bekende mappen ook andere onderdelen worden getoond, zoals taken en afspraken of een agenda met automatische herinneringen.

Onlangs kwam ik Bring TIM (time is money) tegen. Dit is een vergaderklok die bijhoudt hoeveel tijd en geld een vergadering kost. Hoewel de inschatting van kosten natuurlijk niet helemaal realitisch is, maakt de klok wel expliciet wat veel mensen denken.

Probeer het zelf

Bring TIM neemt het gemiddelde uurtarief van de deelnemers aan de vergadering en vermenigvuldigt dit met de tijd die een vergadering in beslag neemt. Druk op start bij de aanvang van de vergadering en de meter begint te lopen. Zo is het voor iedereen aan tafel duidelijk dat ze efficiënt met hun tijd om moeten gaan.

Je hoeft de klok niet eens elke keer te gebruiken. Na verloop van tijd is de boodschap voor iedereen vanzelf duidelijk.

Cultuurverandering

Bring TIM is natuurlijk maar een middel. Waar het echt om gaat is het aanpassen van de vergadercultuur binnen een organisatie. Wordt er in jouw organisatie teveel en te lang vergaderd? Dan kan het inzichtelijk maken van de kosten wellicht helpen om een verandering of tenminste een dialoog op gang te brengen.

Het Rijksmuseum is aan het verbouwen. De voorbereiding op Het Nieuwe Rijksmuseum is in volle gang. Hierin zal een collectie van meer dan 6500 objecten tentoongesteld worden.  Om medewerkers en directieleden inzicht te geven in de collectie en haar status heeft Sparked een oplossing ontwikkeld op basis van Microsoft Pivot.

Visuele database

Bij Sparked zijn we altijd opzoek naar nieuwe en innovatieve manieren om organisaties inzicht en overzicht te geven in hun data en processen. Microsoft Pivot is een prachtige manier om dit te doen. Anders dan Excel of Business Intelligence software presenteert Pivot informatie op een simpele manier.

Dankzij Deep Zoom Images is het voor gebruikers zeer eenvoudig om details van objecten te bekijken.

Microsoft Pivot en Silverlight 4

Microsoft Pivot is een product dat afkomstig is uit Microsoft Live Labs en verscheen oorspronkelijk als desktop applicatie. Sinds kort is het ook mogelijk om Pivot via een browser te gebruiken. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van Silverlight 4.

Toekomst

Sparked is een van de eerste partijen die Microsoft Pivot heeft ingezet als productiviteits tool. Medewerkers van Het Rijksmuseum bewerken de metadata van de collectie direct vanuit Pivot en de directie gebruikt Pivot om meer inzicht te krijgen in de collectie. Wij hopen Pivot in de toekomst te gebruiken om de collectie van Het Rijksmuseum ook voor de bezoekers van de website van Het Rijksmuseum toegankelijk te maken.

Wilt u meer weten over Microsoft Pivot of met ons van gedachten wisselen over de toepassingen voor uw organisatie? Neem dan gerust contact op met Sparked.

Statistieken vertellen een verhaal over een intranet. Deze verhalen bevatten belangrijke sturingsinformatie voor de IT’ers, marketeers of communicatiemedewerkers die ermee werken. De statistieken in SharePoint 2010 (Web Analytics) zijn sterk verbeterd ten opzichte van SharePoint 2007. In deze post laat ik zien wat er allemaal mogelijk is en hoe dit ons helpt om inzicht te verkrijgen in het gedrag en de wensen van gebruikers.

SharePoint 2010 rapportages

Standaard zijn er drie soorten rapportages beschikbaar:

1. Traffic Reports, hierin is onder andere te zien:
   - Hoeveel bezoekers een site heeft
   - Welke bezoekers een site het vaakst bezoeken
   - Waar bezoekers vandaan komen
2. Search Reports, hierin is onder andere te zien:
   - Hoe vaak gebruikers zoeken
   - Waar gebruikers het vaakst naar zoeken
   - Welke zoektermen niet de juiste resultaten opleveren
3. Inventory Reports, hierin is onder andere te zien:
   - Hoeveel sites er zijn
   - Hoeveel opslagruimte er wordt gebruikt
   - Welke talen het populairst zijn

Bron: Microsoft Enterprise Content Management (ECM) Team Blog

Daarnaast is het mogelijk om op maat gemaakte rapportages toe te voegen. Zo kunnen in Excel 2010 al de bovenstaande rapportages gecombineerd worden. Hierdoor is de juiste sturingsinformatie altijd beschikbaar.

Waarschuwingen en rapportages

Door het instellen van Workflows is het voor gebruikers mogelijk om notificaties in te stellen. Zo worden marketeers bijvoorbeeld op de hoogte gesteld van dalende of juist stijgende bezoekersaantallen. Deze Alerts verschijnen via e-mail, maar kunnen ook gekoppeld worden aan taken voor specifieke gebruikers. Daarnaast is het voor managers mogelijk om geautomatiseerde (wekelijkse of maandelijkse) rapportages te ontvangen via e-mail.

Via Web Analytics WebParts zijn rapportages eenvoudig weer te geven op de homepage of een andere pagina van het intranet. Zo is er voor IT’ers inzichtelijk wanneer er nieuwe opslagruimte nodig is en zien communicatiemedewerkers het als medewerkers niet de juiste informatie vinden.

Zoeksuggesties

Beheerders zien een rapportage van suggesties voor bepaalde zoektermen. Door deze suggesties te accepteren of te weigeren zorgen beheerders voor relevantere zoekresultaten. Zo wordt het voor gebruikers steeds eenvoudiger om de juiste informatie te vinden.

Conclusie

Deze geavanceerde statistieken geven inzicht in de situatie van een intranet. Hierdoor hebben beheerders, medewerkers en managers de juiste en relevante sturingsinformatie tot hun beschikking om beslissingen te nemen.

Stichting Erfgoed Nederland geeft musea strategie advies. In de vorm van een mooi boekje (Musea in transitie, Rollen van betekenis) waarin nieuwe rollen worden beschreven die musea kunnen vervullen. Daarnaast bevat het boek ook een groot aantal voorbeelden en ervaringen uit de praktijk.

Voor Museumvisie schreef ik een recensie over Musea in transitie, Rollen van betekenis.

Het boekje zelf is te downloaden bij Erfgoed Nederland.

Tijdens de SharePoint 2010 DMS Round Table op 2 juli jongstleden hebben wij onze praktijkervaringen op het gebied van Document Management in SharePoint 2010 gedeeld. Aan de Round Table namen afgevaardigden van, onder andere, de HvA, Provincie Noord-Holland, Spaarne Ziekenhuis, RDW, Rabobank en TMF Group deel.

Bekijk hier de slides:

Tijdens deze sessie is ook een demo gegeven van ons Document Management Systeem voor SharePoint 2010. Neem gerust contact op als u ook interesse heeft in een demonstratie van deze oplossing.