Simplicidad

Hacer primero lo primero

2010-03-02T22:03:00.006+01:00

“Ser proactivo" es el primer hábito de “los siete hábitos de la gente altamente eficaz” de S. Covey. Ser proactivo es, no solo tener iniciativa y aportar soluciones, sino que es aceptar la responsabilidad de nuestras acciones. Es admitir los errores, corregirlos y aprender de ellos.

El segundo hábito es “empezar con un fin en mente”, es la creación del sistema de coordenadas que nos permite orientar nuestras acciones del día a día con la consecución de nuestros objetivos.

El tercer habito es “hacer primero lo primero” (“Put first things first”). El tercer hábito consiste en organizar y ejecutar sobre la base de prioridades.

“Lo que importa más nunca debe estar a merced de lo que importa menos”
Goethe

El segundo hábito, empezar con un fin en mente, nos permite visualizar cuales son nuestros valores más preciosos y mediante esa visualización, en nuestro cotidiano, podemos identificar las acciones que más nos acercan a ellos.

Otro ejercicio que podemos hacer para identificar las que deben ser nuestras prioridades es responder a la cuestión:

“¿Que es lo que, si hicieras regularmente, implicaría una mejora en tu vida profesional/personal?”

Algunas de mis respuestas son:

Dedicar tiempo a la planificación de mi jornada y a la revisión semanal.

Dedicar regularmente un momento para leer y estar al día de las novedades en mi empresa (y en las competidoras) y en mi ámbito laboral. (Este punto está relacionado con la identificación de futuras oportunidades.) (Articulo aconsejado Escoge bien lo que lees de José Miguel Bolívar).

Hacer deporte.

Reservar tiempo, sin distracciones, para disfrutar de la familia.

Estas acciones, clasificadas según la matriz Urgencia-Importancia quedan en el cuadrante Importancia alta, Urgencia baja. La clave del tercer hábito es identificar y entender que hay acciones que podríamos hacer y que mejorarían notablemente nuestro día a día pero que, a veces, aplazamos por el hecho de no ser urgentes.

Operar en el cuadrante Importancia alta, Urgencia baja es la esencia de la gestión eficaz.

Saludos,

Rafael

Texto a meditar...

2010-02-11T22:08:00.003+01:00

"Estudios corroboran que, para la audiencia de una presentación, cuesta más procesar la información cuando esta es presentada de forma oral y escrita simultáneamente. Así pues, quizás sería mejor permanecer en silencio y dejar a la audiencia leer las diapositivas. (…)

Una buena presentación es diferente de un documento bien escrito. Intentar fusionar la presentación y el documento resulta en una pérdida de la calidad de ambos.

La mala noticia es que, hoy en día, la mayoría de presentaciones orales acompañadas por soporte multimedia son bastante mediocres. Pero la buena noticia es que esto te da una oportunidad para ser diferente. El nivel es muy bajo hoy en día así que, simplemente una mejora incremental puede resultar en una gran diferencia. Sin embargo, a medida que más y más gente se dé cuenta de que la forma tradicional de presentar esta fuera de sincronismo con la realidad, las expectativas aumentaran."

Extracto traducido del inglés del libro Presentation Zen, Simple Ideas on Presentation Design and Delivery, de Garr Reynolds.

Nota: Os recomiendo echar un vistazo al blog del autor de este libro, una autoridad en el tema del diseño de presentaciones y la comunicación.
Saludos,
Rafael

Emprendedores (Presentación)

2010-02-05T21:03:00.017+01:00

El último libro que he leído es Presentation Zen, de Garr Reynolds. Es un libro muy recomendable que cuestiona la forma tradicional de hacer presentaciones con PowerPoint o Keynote y te prepara a pensar de forma diferente y más creativa a la hora de preparar una presentación. Después de leer el libro he decidido reescribir mi último post, esta vez en forma de presentación PowerPoint, utilizando algunos de los principios que se encuentran en el libro.
Saludos,
Rafael

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Imágenes:

http://i670.photobucket.com/albums/vv66/hotspot_jo/Michael-Jordan-.jpg
http://www.breakingpointsystems.com/community/blog/month/2009/06
http://web.pacific.edu/x24268.xml
http://www.wired.com/images/article/full/2008/03/steve_jobs.jpg
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http://www.spectacle-de-danse.com/images/spectacle-de-danse-tango.jpg

Emprendedores

2010-01-31T20:47:00.003+01:00

En el momento en el que escribo estas palabras estoy en el aeropuerto de Christchurch, en Nueva Zelanda, esperando el embarque de la primera conexión que me llevará hasta Ginebra, donde vivo con mi familia. El viaje ha consistido en dos semanas de vacaciones acompañado por mi esposa, seguido de dos intensas semanas de trabajo. Viajar tan lejos ha sido una experiencia extraordinaria por descubrir un país de naturaleza extraordinaria y por haber pasado quince días de interesante trabajo donde he tenido la oportunidad de conocer y colaborar estrechamente con tres emprendedores en el sector de la imagen médica y la electrónica. En este post comparto algunas de esas cualidades que he observado en el día a día con esos emprendedores.

Los tres emprendedores son proactivos y crean oportunidades de negocio a pesar de la situación socio-económica. En algún momento de sus vidas profesionales han abandonado la “zona de confort” para pasar a ser responsables de su destino. (En este contexto, recomiendo el post de José Miguel Bolívar ¿Cuál es tu burning platform? )

Se fijan grandes objetivos e involucran y motivan a aquellos que trabajan con ellos para alcanzarlos. Cuando esos objetivos no son alcanzados, muestran madurez a la hora de evaluar los resultados obtenidos siendo conscientes de los aspectos positivos y aprendiendo de los negativos.

Tienen una capacidad extraordinaria para procesar, priorizar y utilizar la información para tomar decisiones y extraer conclusiones.

Son grandes comunicadores, transmiten claramente los objetivos a los miembros de sus equipos y se aseguran de que todos han comprendido el mensaje.

Saben sacar lo mejor de cada uno de los miembros de su equipo.

Tratan a todos por igual, ya sean empleados, clientes o becarios.

Son optimistas y afrontan cada situación como una experiencia de aprendizaje. Ese optimismo se contagia en la organización.

Son apasionados que disfrutan de lo que hacen en cada momento. El trabajo para ellos no es una obligación sino que se convierte en una experiencia enriquecedora.

De este viaje guardare muy buenos recuerdos. Sin duda uno de los más agradables será el haber trabajado con estos emprendedores apasionados por su trabajo, optimistas y comprometidos con su desarrollo personal y profesional y con el desarrollo de los que con ellos trabajan.

Saludos,

Rafael

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Descomponer los problemas complejos

2009-12-13T13:49:00.004+01:00

Una técnica para aumentar la productividad en procesos industriales consiste en descomponer un proceso complejo en varios sub-procesos. El estudio y la optimización por separado de cada uno de esos sub-procesos básicos contribuyen a la mejora global del proceso complejo.

Descomponer tareas complejas o problemas complicados en sub-tareas y optimizar por separado cada una de ellas es, desde mi punto de vista, la clave para ser productivo, para mejorar el rendimiento en aquello que emprendemos.

El ejercicio de la descomposición nos da una visión global del proceso y no solo nos permite simplificar la tarea de optimización sino que además, pequeños incrementos en la mejora de los sub-procesos pueden aumentar de forma geométrica los resultados del proceso global.

Un ejemplo lo podemos tomar en el ámbito de los negocios. ¿Que responderíamos a la cuestión: Cuantas formas tiene un vendedor de aumentar sus beneficios?

La respuesta son tres formas [1]:

La primera es aumentar el número de clientes.

La segunda es incrementar el valor de cada transacción que realiza el cliente.

La tercera es aumentar la frecuencia con la que cada cliente realiza transacciones.

El proceso de “mejorar los beneficios” ya lo tenemos descompuesto en tres partes. Como optimizar cada una de ellas es un ejercicio que depende de la situación particular.

Pongamos ahora números al problema para ilustrar los efectos de la optimización por separado de los procesos. Supongamos que tenemos una media de 10 clientes, cada uno realiza transacciones por un valor de 100 Euros y la frecuencia con la que realizan una compra es una vez al mes. Nuestro beneficio es de 10x100x1=1000 Euros al mes.

Supongamos ahora que mejoramos cada proceso en un 10%, es decir conseguimos un cliente adicional, aumentamos el valor de nuestro producto un 10% (para ello añadimos un valor en el producto para el cliente) y la frecuencia con la que los clientes vuelven pasa a ser 1.1 veces al mes. Nuestro beneficio aumenta en un 33%. Si en vez de un 10% mejoramos en un 25% cada uno de los tres procesos, el beneficio se dobla (12.5x125x1.25~2000 Euros al mes).

Las ventajas de la descomposición para la resolución de problemas complejos no solo son aplicables en el campo de los negocios sino en multitud de situaciones en las que un proceso se quiere optimizar.

El ejercicio de analizar los procesos que queremos mejorar nos permite definir claramente las áreas en las que podemos trabajar. La descomposición en sub-procesos nos permite simplificar la tarea. Además, pequeñas mejoras de los procesos por separado pueden repercutir de forma geométrica en el resultado de la optimización del proceso global. Es la técnica del “divide y vencerás”.

Saludos,

Rafael

[1] “Getting everything you can out of all you’ve got”, Jay Abraham, Ed. St Martin Griffin.

Imagen : mathcurve.com

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Empezar con un fin en mente

2009-09-16T21:52:00.004+02:00

Hace unos días estuve hablando con mi antiguo jefe de departamento que se ha jubilado recientemente. Cuando miro atrás y veo la velocidad a la que los años pasan y a la que los cambios en la vida laboral y personal se suceden, me doy cuenta de que pronto, antes de lo que imagino, estaré yo en su misma situación: a un paso de la jubilación.

¿Qué es lo que me gustaría haber realizado hasta ese momento? ¿Qué contribuciones en mi campo me gustaría haber conseguido? ¿Qué relación me gustaría haber tenido con mis compañeros de trabajo? ¿Como me gustaría haber compaginado mi vida personal con mi vida laboral?

El ejercicio anterior de visualización permite identificar los objetivos que nos gustaría conseguir en el momento del final de nuestra carrera profesional. Empezar con un fin en mente, el segundo hábito de Los siete hábitos de la gente altamente eficaz , nos proporciona un sistema de referencia que nos ayuda a orientar nuestras acciones del día a día hacia la consecución de esos objetivos.

Ser eficaz no depende de la cantidad de esfuerzo realizado sino de la cantidad de esfuerzo realizado en la buena dirección. La gestión de nuestro tiempo tiene sentido después de haber fijado los objetivos.

Un excelente artículo publicado recientemente en el blog Optima Infinito y que refleja la aplicación del principio empezar con un fin en mente aplicado a la vida laboral es el plan de sucesión personal . Realizar un plan de sucesión personal es un ejercicio para determinar las acciones que te deben llevar a la posición que has determinado como tu objetivo profesional.

Preparando la bibliografía de este articulo, di con un estudio publicado por Lair Ribeiro, que fue investigador en Harvard, en su libro “El éxito no llega por casualidad”:

“En 1953 un estudio realizado en la universidad de Harvard entrevistó a todos los estudiantes. Entre las preguntas que se les realizó, una tenia que ver con los objetivos en la vida: ¿que querían conseguir en el futuro? (…) Solamente un 3% de los alumnos escribieron qué pensaban hacer en la vida. Veinte años más tarde, los volvieron a entrevistar. Por sorprendente que pueda ser, el 3% de los alumnos que habían puesto por escrito sus metas habían llegado a un éxito económico más grande que el 97% restante. Más aun, estaban más sanos, más satisfechos, eran más alegres (…) que el resto de los alumnos entrevistados.”

Saludos,

Rafael

Imagen

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Ser proactivo

2009-09-09T20:54:00.003+02:00

El primero de los Siete Hábitos de la Gente Altamente Eficaz es ser proactivo. Ser proactivo es tomar la responsabilidad de la dirección en la que nos dirigimos. Ser proactivo implica reconocer que nuestro comportamiento está determinado por nuestras decisiones y no por factores externos. Ser proactivo implica admitir nuestros errores, corregirlos y aprender de ellos. Ser proactivo es no quejarse del ambiente o de las circunstancias externas ni criticar a los otros.

Se me ocurren un par de situaciones que expresan qué es la proactividad:

La semana pasada encontré un amigo que me explicó una anécdota que le sucedió. Estaban él y su novia, una chica tailandesa, paseando por una calle céntrica de Londres en la hora punta. Entre la multitud, un hombre que se dirigía en dirección contraria a ellos, dió un fuerte golpe en el brazo de la chica y siguió su camino sin disculparse. Mi amigo, enfurecido, se dirigió hacia el tipo pero la chica lo retuvo, tomándolo por el brazo y le dijo: “¿has visto? Pobre hombre… Debe haber pasado un día muy malo. ¡Me ha dado un golpe y ni siquiera se ha disculpado! “

Ser proactivo significa elegir su comportamiento subordinando los sentimientos a los valores.

Otra situación que me sucedió y que expresa otra faceta de la proactividad se remonta a hace un año. En un proceso de selección para participar en un evento en Alemania, tuve que presentar un curriculum acompañado de una “carta de motivación”. Unos días antes de enviar mi candidatura había estado leyendo uno de los libros propuestos en el Personal MBA, How to Win Friends and Influence People de Dale Carnegie. Ese libro cambió radicalmente mi modo de escribir una carta de motivación. En lugar de escribir mis motivaciones personales (que en realidad no importan a nadie), en la carta expresé como mi presencia podía contribuir al éxito del evento. Para ello tuve que hacer un estudio de la organización y como mi perfil podía encajar en el evento. El resultado de la experiencia fue muy positivo.

Ser proactivo significa aportar soluciones y mostrar iniciativa.

Para finalizar este post, me gustaría decir que en mi opinión personal, nadie ha transmitido mejor lo que para mi significa ser proactivo que el poeta chileno Pablo Neruda , en su poema titulado “No culpes a nadie”. Es un texto que siempre llevo conmigo y que incluyo íntegramente en este post.

Saludos,
Rafael

No culpes a nadie

No culpes a nadie,
nunca te quejes de nada ni de nadie,
porque fundamentalmente tú has hecho tu vida.

Acepta la responsabilidad de edificarte a ti mismo y el valor de
Acusarte en el fracaso para volver a empezar;
corrigiéndote, el triunfo del verdadero hombre surge de las cenizas
del error.

Nunca te quejes del ambiente o de los que te rodean,
hay quienes en tu mismo ambiente supieron vencer,
las circunstancias son buenas o malas según la voluntad o
fortaleza de tu corazón.

Aprende a convertir toda situación difícil en un arma para luchar.
No te quejes de tu pobreza, de tu soledad o de tu suerte,
enfrenta con valor y acepta que de una u otra manera,
todo dependerá de ti;
no te amargues con tu propio fracaso,
ni se lo cargues a otro, acéptate ahora o
seguirás justificándote como un niño,
recuerda que cualquier momento es bueno
para comenzar y que ninguno es tan terrible para claudicar.

Deja ya de engañarte, eres la causa de ti mismo,
de tu necesidad, de tu dolor, de tu fracaso.
Si, tú has sido el ignorante,
el irresponsable, tú, únicamente tú, nadie pudo haber sido por ti.

No olvides que la causa de tu presente es tu pasado,
como la causa de tu futuro es tu presente.

Aprende de los fuertes de los audaces,
imita a los enérgicos, a los vencedores,
a quienes no aceptan situaciones,
a quienes vencieron a pesar de todo.

Piensa menos en tus problemas y más en tu trabajo
y tus problemas sin alimento morirán.
Aprende a nacer desde el dolor y a ser más grande,
que el más grande de los obstáculos.

Mírate en el espejo de ti mismo.
Comienza a ser sincero contigo mismo.
Reconociéndote por tu valor,
por tu voluntad y por tu debilidad para justificarte.

Reconócete dentro de ti mismo, más libre y fuerte,
dejarás de ser un títere de las circunstancias,
porque tu mismo eres tu destino.

Y nadie puede sustituirte en la construcción de tu destino.
Levántate mira las mañanas y respira la luz del amanecer.
Tú eres parte de la fuerza de la vida
Ahora despierta, camina, lucha.

Decídete y triunfarás en la vida.
Nunca pienses en la suerte,
porque la suerte es el pretexto de los fracasados.

PABLO NERUDA

Fotografia : Alinghi
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Hábitos de productividad

2009-09-05T14:55:00.003+02:00

Puede ser que cuando hablamos de productividad estemos pensando en la gestión eficiente de nuestros archivos y proyectos. En efecto, la gestión ordenada de archivos permite maximizar nuestro tiempo para dedicarlo a actividades de mayor valor añadido.
Sin embargo, en mi opinión personal y según el contexto actual de era de la información y de cambios socio-económicos constantes, la productividad está íntimamente relacionada con alinear nuestras acciones con nuestros principios, cumplir nuestros compromisos y comunicar eficazmente con los miembros de un equipo.

Crear hábitos para ser más productivos no es fácil pero la recompensa a largo plazo vale la pena. En el ámbito de la creación de hábitos de productividad, Los Siete Hábitos de la Gente Altamente Eficaz, de S. Covey, es la metodología que más me ha influenciado. Desde mi punto de vista, el éxito de la metodología de los siete hábitos reside en el hecho de que no promete soluciones rápidas y fáciles que nos van a hacer más productivos de la noche al día, sino que empieza con un trabajo personal para identificar nuestros principios. Una vez identificados nuestros principios es más fácil alinear nuestras acciones con estos, es más fácil ser productivos.

Los Siete Hábitos son un buen complemento a GTD, sobretodo para determinar las prioridades que deben conducir a nuestras acciones desde la perspectiva de 9000 metros (objetivos anuales o bianuales), 12000 metros (visión personal a tres o cinco años) y 15000 metros (tu vida). (Ver post las seis perspectivas para definir tu trabajo).

Los tres primeros hábitos están relacionados con el dominio de uno mismo. Para construir hábitos debemos trabajar en nosotros mismos. Estos hábitos son:
1. Ser proactivo.
2. Empezar con un fin en mente.
3. Establecer primero lo primero.

Después de haber trabajado sobre nuestros principios, Covey propone trabajar en hábitos para mejorar la empatía, la comunicación y crear relaciones más sólidas en el ámbito laboral y personal. Estos hábitos son:
4. Pensar en ganar-ganar.
5. Comprender y después ser comprendido.
6. La sinergia.

El séptimo hábito es renovarse continuamente, es dedicar un tiempo semanal a mejorar nuestras condiciones físicas e intelectuales. Covey llama este hábito “afilar la sierra” con analogía a un leñador que está tan inmerso en su trabajo que olvida que afilar su sierra durante unos minutos al día, le ahorraría mucho trabajo.
7. Afilar la sierra.

En los próximos posts trataremos cada uno de los habitos individualmente.

Saludos,
Rafael

La gestion personal

2009-08-29T21:42:00.001+02:00

El blog Simplicidad empezó como un proyecto personal con dos objetivos fundamentales. El primer objetivo es la promoción de la productividad, la excelencia y el carácter emprendedor en la sociedad. El segundo, compartir reflexiones y bibliografía sobre productividad principalmente.

De ahora en adelante, y coincidiendo con una nueva etapa profesional, continuaré trabajando a nivel personal en temas relacionados con la productividad pero también me interesaré en temas relacionados con el management, el liderazgo, la comunicación y el trabajo en equipo, entre otros. Espero humildemente que este blog te aporte ideas y bibliografía que te ayuden a progresar en tu vida profesional y personal.

Hoy presento una traducción literal de un fragmento de un artículo que he leído este verano de Peter F. Drucker, el padre del management moderno.

“Vivimos en una época de oportunidades sin precedente: si eres ambicioso e inteligente, puedes escalar hasta la cima de tu profesión, independientemente de donde empezaste.
Pero la oportunidad está íntimamente relacionada con la responsabilidad. Las empresas hoy en día no gestionan las carreras de sus empleados. Los trabajadores de la era del conocimiento deben ser sus propios CEOs.
Depende de ti de buscar tu posición, determinar cuando cambiar y de ser productivo durante la vida laboral que puede durar unos 50 años. Para hacerlo bien debes conocerte bien a ti mismo: no solo tus puntos fuertes y débiles, sino también la forma como aprendes, como trabajas con los demás, cuales son tus valores y donde puedes hacer tu más grande contribución. Porque solamente cuando operas utilizando tus puntos fuertes puedes llegar a la excelencia.”

Traducido de Managing Oneself, Peter F. Drucker

Saludos,
Rafael

La importancia de fijar objetivos

2009-07-29T22:49:00.003+02:00

En el libro Alicia en el país de las maravillas, cuando Alicia se encuentra al gato de Cheshire, mantiene una conversación un tanto curiosa: “¿Me podrías indicar hacia donde tengo que ir desde aquí?” pregunta Alicia.”Eso depende de a dónde quieras llegar” responde el gato. “A mi no me importa demasiado a donde”-“En ese caso, da igual hacia donde vayas”-“Siempre que llegue a alguna parte”-“¡Oh! Siempre llegarás a alguna parte, si caminas lo bastante”.

Siempre llegamos a alguna parte, incluso sin hacer nada. En cambio, si queremos llegar a un lugar interesante, debemos saber primero donde ir y segundo, elaborar un plan sobre como llegar a ese lugar. Esta realidad tiene aplicación en los proyectos de nuestra vida personal y laboral. Fijar objetivos nos permite concretizar nuestros proyectos.

Tres razones para fijar objetivos en nuestros proyectos:

Los objetivos nos dan una orientación
Los objetivos nos indican la dirección a seguir para avanzar en el proyecto. Una vez sabemos la dirección, podemos concentrar toda nuestra energía en hacer avanzar el proyecto hacia su conclusión. En el caso de un proyecto de equipo, los objetivos permiten que cada miembro del proyecto se identifique con la dirección establecida.

Los objetivos hacen que el proyecto sea realizable
Los objetivos, en la medida que son específicos, permiten dividir los proyectos en varias “etapas” que tenemos que realizar individualmente para concretizar el proyecto con éxito.

Los objetivos permiten evaluar la progresión de nuestros proyectos
El hecho de delimitar los objetivos del proyecto nos permite evaluar en que punto estamos del proyecto. Nos permite tener un control sobre lo que hemos conseguido y sobre lo que nos falta para completar.

En este mes de agosto que empezamos en unos días, te deseo que pases un buen verano y unas buenas vacaciones (si tienes la suerte de tomarlas) para disfrutar de actividades diferentes a la rutina del día a día. Espero que puedas disfrutar de los que más quieres y definir proyectos personales (y los objetivos para cumplirlos) que puedan llevarte a un mundo de nuevas posibilidades.

Saludos y hasta septiembre,

Rafael

Posts relacionados:
Pon Rumbo hacia tus Objetivos

El proyecto personal

Cimas y valles II

2009-07-19T01:07:00.003+02:00

En este post comento el último libro que he leído. Se trata de “Cimas y Valles”, de S. Johnson, publicado en castellano por la editorial Empresa Activa.

El libro, escrito en forma de parábola, trata de un joven que vive infeliz en un valle hasta que conoce a un anciano que vive en una cima. Las conversaciones que mantienen invitan al joven a reflexionar sobre sus buenos (cimas) y malos momentos (valles) y le proporcionan herramientas que le ayudaran a su gestión.

Las cimas y los valles están conectados entre si. De la misma manera, los errores cometidos durante los buenos momentos nos conducirán a los malos momentos del futuro.

Lo más sabio es crear durante los malos momentos las condiciones que nos llevaran a los buenos momentos futuros.

Ser realistas en la valoración de la situación actual, encontrar el bien oculto en los malos momentos y ser humildes y agradecidos en los buenos momentos nos permitirán permanecer más tiempo en las cimas y salir antes de los valles.

Un libro de rápida lectura y, muy recomendable con respecto a los tiempos actuales.

Saludos,

Rafael

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Cimas y Valles

2009-06-29T23:18:00.007+02:00

Este fin de semana, por casualidad, llegó a mis manos un libro que he encontrado excepcional por su simplicidad y por el mensaje que transmite. Se trata de “Cimas y Valles”, de S. Johnson, publicado en castellano por la editorial Empresa Activa. Me llamó la atención un fragmento del libro que aporta una razón adicional a la lista enumerada en el post "enseñar lo que aprendemos" (post del mes pasado).

(…)
-¿Quiere contármelo?
El anciano dijo:
-Lo haré, a condición de que, si lo encuentras útil, lo compartas con los demás.
-¿Por qué hay que compartirlo con los demás? –dijo el joven.
El anciano respondió:
-Hay dos razones: la primera, para ayudarles; y la segunda, para ayudarte a ti mismo. Cuando las personas que te rodean saben sacar provecho tanto de los buenos momentos como de los malos momentos, se preocupan menos y les va mejor. Y eso hace que trabajar con ellas sea más agradable para ti.
(…)

Personalmente creo que “sacar provecho tanto de los buenos momentos como de los malos momentos”, tema central de “Cimas y Valles”, podría ser sustituido por “utilizar su tiempo y el de los demás”, uno de los temas centrales de este blog. Así diríamos:

“Cuando las personas que te rodean saben utilizar su tiempo y el de los demás, se preocupan menos y les va mejor. Y eso hace que trabajar con ellas sea más agradable para ti.”

Lo que aprendas sobre productividad en este, y otros blogs, no dudes en compartirlo con los demás!!!

Blogs que sigo sobre productividad y otros temas son:
Optima Infinito
El Canasto
Du Tudu
Senior Manager
Yoriento

Saludos,

Rafael

(Fotografia: freedigitalphotos.net)

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Consejos para la escritura del proyecto final de carrera o la tesis doctoral (I)

2009-06-22T20:53:00.004+02:00

Este post es el primero de una serie de tres artículos sobre consejos para mejorar la productividad para universitarios en fase de realización del proyecto final de carrera o de una tesis doctoral. Los consejos son una recopilación de ideas generadas en la fase final de mi tesis (acabada muy recientemente!!!).
Los trabajos finales de carrera y la tesis que he escrito se enmarcan en el campo de la ingeniería, sin embargo, los consejos derivados que presento en estos artículos pueden ser aplicados a otros campos.
Si tienes sugerencias sobre otros consejos, no dudes en enviármelas para que pueda actualizar este artículo (e-mail: rballabr@gmail.com) o a dejarlas en la sección de comentarios.

Evitar el perfeccionismo
El trabajo final de carrera es una asignatura de último curso de estudios universitarios en la que proponemos (o se nos asigna) un proyecto que debemos realizar de forma profesional. Es la prueba final antes de obtener el primer empleo como diplomados o licenciados universitarios. Una vez realizado se escribe una memoria y se realiza una defensa del trabajo realizado ante un jurado.
A menudo y debido al hecho de que el proyecto es personal y a que la evaluación se realiza de forma solemne, corremos el riesgo de ser demasiado perfeccionistas en su realización.
Para evitar ese riesgo, mis consejos son:
1. Delimitar bien los objetivos del proyecto antes de empezarlo. Saber a donde queremos llegar y concentrarnos en cumplir los objetivos.
2. Identificar las acciones imprescindibles para realizar con éxito el proyecto.
3. Si durante la realización identificamos tareas que no son imprescindibles (como por ejemplo optimizaciones de los resultados), debemos preguntarnos si su valor añadido compensa el tiempo que dedicaremos a realizarlas. Si la respuesta es no, será mejor continuar el proyecto con tareas de mayor importancia y valor añadido.

Crear un template en el editor de textos escogido al principio de la redacción
Una de las tareas a las que he dedicado más tiempo, sobretodo en la fase final de la escritura de la tesis, es el formato de página (cabeceras de página, notación, enumeración de gráficos en apéndices).
En mi caso, estoy acostumbrado a trabajar con herramientas de office y, en particular con Word como editor de textos, Powerpoint para realizar presentaciones y Excel como hoja de cálculo. La facilidad de importar gráficos entre los tres programas me hizo elegir Word como editor de textos para la redacción de mi tesis. Mi error fue dejar para el final el formato de página. Según mi experiencia, recomendaría dedicar un tiempo al principio de la redacción para definir el template para evitar sorpresas al final (sobretodo en el caso de Word).
Un editor que proporciona un acabado muy profesional y del que recomiendo su uso es LaTeX.

Llevar siempre consigo una agenda y un pequeño bloc de notas para no perder esas ideas que pueden llegar en cualquier momento para poder concentrarse en la accion presente
Siempre llevo conmigo una agenda (version papel) para apuntar las acciones a realizar en fechas y horas específicas como por ejemplo reuniones, conferencias, entrevistas, etc. Durante una época utilizaba la agenda para apuntar la lista de tareas a hacer. Las tareas realizadas las tachaba. Las acciones que no conseguía realizar (y que no eran prioritarias) pasaban de un día al otro (durante varios días) y algunas quedaban sin hacer y olvidadas hasta el momento en el que se convertían en urgentes.
En mi experiencia, para mejorar mi productividad, ha sido bastante útil completar la agenda con un cuaderno pequeño de alrededor 10x16cm en el que anoto las ideas o tareas a hacer que me vienen a la mente en cualquier momento. El hecho de saber que esas ideas están “capturadas” en un lugar seguro mejora mi concentración en la acción que estoy realizando y, en consecuencia genera una sensación de productividad que impulsa a la realización con éxito de las siguientes acciones que emprendemos.
Un artículo que resume bien como la agenda debería ser utilizada puede encontrarse en el blog Optima Infinito: En GTD la agenda es otra cosa.

Revisar la lista de tareas a realizar, establecer el orden de prioridad y empezar por la prioritaria
Un consejo para mejorar la productividad es empezar el día revisando la lista de tareas a hacer y hacer el esfuerzo de empezar por la tarea que identificamos como prioritaria. Puede parecer sentido común, pero a veces el sentido común es el menos común de todos los sentidos y, a menudo, aplazamos la realización de las tareas más importantes hasta el momento en que estas se convierten en urgentes. Hacer la tarea prioritaria en primer lugar permite generar esa sensación de productividad de la que hablábamos en el punto anterior.

Espero que estos consejos (y los próximos) os sean útiles.

Saludos y en particular a todos los que estáis en la fase de escritura de vuestras tesis o proyectos de fin de estudios,
Rafael

Enseñar lo que aprendemos

2009-05-02T01:30:00.003+02:00

Hace unos días participé en una encuesta de Jeroen Sangers para su blog El Canasto. Una de las preguntas era “¿Que cambios han tenido más efecto en tu productividad?”. Después de reflexionar unos instantes, llegué a la conclusión que uno de los cambios que mas han influenciado mi productividad es escribir un blog sobre el tema.

Siempre he estado comprometido con la eficacia y el aprendizaje continuado y eso me impulsó a escribir artículos sobre productividad en este blog. Mi sorpresa agradable ha sido que el escribir y dedicar tiempo a hablar sobre lo que he aprendido en el ámbito de la productividad ha tenido un impacto importante en mi forma de utilizar el tiempo. Creo que la clave de esa mejora es el hecho de que “la mejor manera de aprender es enseñar”.

Normalmente, en cada artículo que escribo intento enseñar algo basado en mi experiencia personal. El hecho de reflexionar y enseñar mediante artículos permite, no solo aprender y reforzar lo aprendido, sino que además establece una relación especial con los lectores que invita a la mejora continua.

Cito algunas de las ventajas que tiene el enseñar lo que aprendemos:

1. Cuando enseñamos algo tomamos una postura más responsable hacia los contenidos, ya que nuestra credibilidad esta en juego.

2. Cuando enseñamos, profundizamos nuestros conocimientos preguntándonos el porqué de las cosas. Una de las grandes virtudes de los buenos profesores es el saber ponerse en la posición del alumno y estudiar la mejor forma de hacerle llegar sus conocimientos.

3. Enseñar nos hace ver las cosas desde puntos de vista diversos.

4. Enseñar nos permite crear una relación especial “profesor” “alumno”.

Enseñar lo que aprendemos es una forma de mejorar nuestros conocimientos que tiene un impacto en nuestro aprendizaje y en nuestras relaciones con los demás.

Buena semana,

Rafael

El día de San Jordi

2009-04-22T21:21:00.009+02:00

Hoy es el día de San Jordi, patrón de Cataluña y, en esta jornada tan especial los catalanes celebramos el día de los enamorados.
En este día de hoy, 23 de Abril, las calles de las poblaciones catalanas se llenan de paradas de libros y rosas. El ritual consiste en ofrecer una rosa o un libro (o ambos) a la persona querida. Aunque sea un día laboral, todo el mundo aprovecha para salir un poco antes del trabajo para dedicar tiempo a la persona amada.

En el artículo de hoy, siendo un día tan especial, propongo una interpretación en el ámbito de las relaciones, de un principio muy utilizado en la productividad, el principio del 80-20. Esta interpretación me llamó la atención cuando la leí en el libro de Richard Koch titulado “The 80/20 Principle: The Secret to Success by Achieving More with Less”.

En este blog ya hemos tratado el principio del 80-20. (articulos Un principio que puede cambiar la vida I y II). El principio dice que el 20% de una acción producirá el 80% de los efectos, mientras que el 80% restante sólo origina el 20% de los efectos. Estas cifras son arbitrarias; no son exactas y pueden variar. Su aplicación reside en la descripción de un fenómeno y, como tal, es aproximada y adaptable a cada caso particular.

Este principio tan usado en el campo de la productividad tiene tambien aplicación en el ámbito de nuestras relaciones. Eso es lo que muestro gráficamente en la figura [1].

En la situación 80-20, en la parte izquierda del gráfico se muestra una situación frecuente en nuestras vidas. En esa situación gastamos la mayor parte de nuestra energía en relaciones que nos dan poca satisfacción. (En términos del principio 80-20, el 80% de nuestra energía nos da el 20% de la satisfacción de nuestras relaciones). En esa situación de desequilibrio estamos poniendo la mayor parte de nuestro tiempo y energía en relaciones superficiales.

El analizar esa situación y ser conscientes de ella puede hacernos avanzar hacia una situación de mayor equilibrio (parte derecha del gráfico) en la que concentramos nuestra energía en esas pocas relaciones que realmente nos importan y que nos hacen crecer como personas.

Mi consejo en este día tan especial de los enamorados, dedica tu tiempo a esa persona a la que amas, a esa persona para la que eres especial, a esa persona por la que sacrificarías todos los bienes materiales. No solo estarás en equilibrio sino que además serás más productivo en todo lo que emprendas.

“Solamente hay una felicidad en la vida, amar y ser amado” George Sand

“Necesitamos a los demas para ser verdaderamente nosotros” Carl Gustav Jung

Saludos,
Rafael
P.S.: No hace falta que en tu tierra sea el día de los enamorados para celebrar el amor.
[1] “The 80/20 Principle: The Secret to Success by Achieving More with Less”.

Aprender de los errores

2009-04-18T01:01:00.003+02:00

Cometer errores es algo a evitar. Los errores pueden hacernos perder tiempo, dinero, y amistades entre otras cosas. Sin embargo los errores forman parte del ciclo de aprendizaje. En ese sentido debemos ver los errores como oportunidades para crecer. Debemos analizar las situaciones que los causan para que estos no se repitan y ganar así en productividad.

“Acepta la responsabilidad de edificarte a ti mismo y el valor de
Acusarte en el fracaso para volver a empezar;
corrigiéndote, el triunfo del verdadero hombre surge de las cenizas
del error.”
Pablo Neruda

Desde que somos pequeños y, como parte de nuestra educación se nos enseña a evitar los errores. Incluso se nos ha castigado severamente cuando hemos cometido alguna equivocación. Pero si partimos de la premisa que nadie nace sabiendo hacer las cosas, pronto nos damos cuenta de que el error forma parte del ciclo del aprendizaje.

En el ciclo del aprendizaje, la teoría (a la cual se ha llegado a través de la experimentación) nos permite construir modelos. Esos modelos, los ponemos a prueba cuando pasamos de la teoría a la práctica y, a menudo, es en la práctica cuando cometemos errores que nos permiten completar los modelos que nos hemos creado a través de la teoría.

Un ejemplo en el ámbito de la ingeniería es el siguiente: En la universidad nos enseñan teoría de circuitos electrónicos y eso nos permite visualizar el comportamiento de un esquema eléctrico a partir del conocimiento de los dispositivos que intervienen en él. Normalmente, cuando montamos físicamente por primera vez el circuito, y dependiendo de la complejidad del sistema, hay partes de este que no funcionan correctamente o que se pueden optimizar. El estudio de esos errores u optimizaciones permite al ingeniero completar los modelos creados a partir de la teoría e incrementar su productividad en diseños futuros de características similares.

Una fuente de información sobre nuestros errores es la reflexión personal. En ese sentido propongo la lectura del post Seguimiento de proyectos en la vida personal redactado para el blog Optima Infinito.

Otra de las fuentes que nos permiten obtener información sobre nuestros errores son las críticas de los demás. Como dice Stuart R. Levine en “Cut to the Chase”:

“Cuando oyes algo, presta atención. Cuando lo oyes repetidamente, actúa”

Cuando alguien nos critica (constructivamente), deberíamos estar agradecidos en la medida que nos está proporcionando una oportunidad de mejorar.

Tenemos que evitar el cometer errores pero a veces es inevitable ya que forman parte de todo proceso de aprendizaje. En ese sentido debemos relativizarlos y verlos como oportunidades únicas para la mejora personal.

Saludos y buen retorno a vuestros proyectos después de las vacaciones de Semana Santa,

Rafael

Fotografia: http://riversoflivingwater.files.wordpress.com/2008/10/broken_glass.jpg

El proyecto personal

2009-03-26T21:13:00.003+01:00

Este blog cierra dos semanas por vacaciones después de un primer trimestre lleno de buenos momentos. En estos primeros meses he disfrutado escribiendo y, a la vez, profundizando mis conocimientos sobre temas relacionados con la productividad, la eficacia, la motivación y la creatividad.

La afinidad de Simplicidad con otros blogs como Optima Infinito de José Miguel Bolívar o Senior Manager me ha permitido colaborar y descubrir las aportaciones de autores a los que me gustaría expresar mi amistad. Otros blogs que he seguido son El Canasto, Yoriento y Personal MBA.

Este blog empezó como uno de los tres proyectos personales que he emprendido en el último año. Fue iniciado con el objetivo de promover la productividad, la excelencia y el carácter emprendedor en la sociedad. La primera fuente de inspiración para iniciar este proyecto fue el Personal MBA, un web site dedicado a la promoción de la lectura de una selección de libros para el autoaprendizaje de habilidades relacionadas con los negocios. Es una iniciativa que me ha hecho descubrir obras y autores extraordinarios en temas relacionados con marketing, finanzas, management, entrepreneurship o psicología aplicada, entre otros. Recomiendo encarecidamente la visita al Personal MBA.

La segunda fuente de inspiración fue la lectura de un libro de Dan S. Kennedy titulado “The ultimate success secret” que podria resumirse en una sola palabra: ACTUA. Actuar, aceptar la responsabilidad sobre nuestras acciones y situaciones y la actitud de aprendizaje frente a nuestros errores son los ejes centrales de “El secreto del éxito” de Kennedy.

El proyecto personal

En este artículo pretendo recomendar al lector a emprender un proyecto personal. Empezar un proyecto personal, una actividad que nos apasione, puede aportarnos una motivación renovada a nuestro cotidiano.

Un proyecto personal debe apasionarnos, debe hacernos aprender nuevas habilidades y crecer como personas. Cuando lo empezamos no vemos el tiempo pasar y, cuando trabajamos en él, sentimos la energía que nos da el hacer algo que nosotros hemos elegido y que nos hace desarrollarnos. El proyecto personal quizás es algo que siempre hemos querido hacer pero nunca hemos osado.

Ese proyecto que empezamos no sabemos donde nos llevará. Quizás un día terminará o quizás, fruto de la pasión, un día se convertirá en nuestra fuente de ingresos principal. En ningún caso tendremos la sensación de haber perdido nuestro tiempo.

“Cuando tu quieres una cosa, todo el universo conspira para que realices tu deseo” Paulo Coelho

Ideas de proyecto
Se me ocurren varias ideas, pero cada persona es diferente y, como dice el refrán popular, sobre gustos no hay nada escrito. Posibles ideas son:
• Trabajar part-time en el proyecto de empezar una idea de negocio en Internet.
• Un compañero de trabajo esta finalizando su proyecto personal. Se trata de la construcción de una pequeña embarcación de vela que inaugurará este año en el lago Leman, en Ginebra. ¡Bravo!
• La creación de un blog o la creación de una pagina web sobre una de las actividades que te apasionan.
• Escribir una novela.
• Aprender un baile. En mi experiencia, aprender a bailar salsa ha sido uno de los proyectos personales más gratificantes que nunca he emprendido. No solo me ha hecho conocer a mucha gente interesante sino que he planificado salidas y viajes en función de mi proyecto.
• Aprender un nuevo idioma y planear un viaje para consolidar conocimientos.
• Integrar en nuestro cotidiano una metodología de gestión de actividades como GTD por ejemplo.
• Preparar una competición deportiva como un triatlón.

Consejos
Recomiendo la lectura del post
”La motivación para emprender” como posible fuente de consejos a la hora de emprender el proyecto personal. En él propongo sugerencias para mantener la motivación, para conservar esas razones que nos impulsan a la acción.
1. Analizar nuestros motivos y escribirlos
2. Empezar con pequeños pasos
3. Compartir los objetivos con personas de confianza
4. Leer y documentarse sobre como otros han tenido éxito en proyectos similares al nuestro
5. Evitar la perfección

“La felicidad es saber lo que queremos y quererlo apasionadamente”
Felicien Marceau

“Aprende de los fuertes de los audaces,
imita a los enérgicos, a los vencedores,
a quienes no aceptan situaciones,
a quienes vencieron a pesar de todo.”
Pablo Neruda

Errores a no cometer
Algunos de los errores a no cometer presentados en el post ”Pon rumbo a tus objetivos” siguen siendo aplicables al tema del proyecto personal. Citaría dos en particular:
1. Empezar mañana. Dejar para más tarde el comienzo de tu proyecto.
“No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy.” Refrán popular
2. Fijar objetivos demasiado difusos.

Conclusiones
Todos tenemos proyectos personales que, demasiado a menudo aplazamos. Esos proyectos, cuando decidimos empezarlos, nos hacen sentir la ilusion de hacer algo que realmente hemos elegido y que nos hace crecer como personas.
Iniciar un proyecto personal es una fuente de satisfacciones y con la redaccion de este artículo pretendo motivarte a empezar hoy tu proyecto personal.

Nota: Compartir con tus amistades ese proyecto puede ser una manera de comprometerte con su realización. Puedes compartir también tus proyectos utilizando la sección comentarios de este artículo (puede hacerse de forma anónima).

Gracias, saludos y feliz Semana Santa,
Rafael

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Estar presente

2009-03-23T23:18:00.002+01:00

Una de las definiciones de productividad que surgieron como reacciones al artículo titulado ¿Que es la productividad? fue “maximizar el tiempo disponible para hacer lo que quieres y minimizar el tiempo que dedicas a hacer lo que debes”, por José Miguel Bolívar, autor del blog Optima Infinito.

Los que nos tomamos en serio el tema de la eficacia intentamos descubrir cuales son los mecanismos que nos hacen ser más productivos para interiorizarlos y hacer que se conviertan en hábitos. (Nota: incluyo al lector de este artículo en el grupo de los que se toman en serio la eficacia. Si has llegado hasta este blog es porque ya estás comprometido con la optimización de tus procesos diarios).

Uno de esos mecanismos, y quizás el mas importante desde mi punto de vista es estar presente, es vivir el momento actual, es poner los cinco sentidos en lo que hacemos, ya sea a la hora de negociar un contrato millonario o a la hora de jugar con nuestros niños.

“El ayer es historia, en mañana es un misterio. Hoy es un regalo, por eso se llama presente.”
Eleanor Roosevelt

La productividad es directamente proporcional a nuestra concentración. Cuando estamos concentrados en lo que hacemos es cuando más eficaces somos. Un ejemplo del poder de la concentración es la imagen de una lupa que focaliza los rayos de sol en un punto incrementando así su temperatura. Otro ejemplo fascinante de concentración es observar como juegan los niños, centrando toda su atención en lo que hacen.

Si no estamos presentes, si no nos concentramos en la actividad que estamos haciendo, esa tarea tomará más tiempo del necesario. La productividad es inversamente proporcional a las distracciones. La multitarea puede ser una fuente de distracciones (Ver artículos "Los efectos de la multitarea" y "Algunos consejos para tomar el control"). Otro de los puntos que nos hace perder la concentración en lo que hacemos es el tratar de recordar todo lo que tenemos que hacer. El sistema GTD, Getting Things Done, se basa en el principio que necesitamos borrar de nuestra mente las tareas pendientes guardándolas en un lugar especifico. De este modo podemos relajar la mente y concentrarnos en las actividades presentes.

Acabo este artículo con una frase tomada del diario de María, el personaje principal del libro que estoy leyendo actualmente: “Once minutos” de Paulo Coelho.

“Podría haber adoptado un sinfín de actitudes, y sin embargo, como la mayoría de los seres humanos, dejé que el destino escogiese que rumbo tomar”

Creo que estar presentes y ser conscientes de que tenemos la capacidad y la responsabilidad de tomar nuestras decisiones nos permite escoger nosotros el rumbo a tomar.

Saludos,
Rafael

P.S. Propongo al lector un artículo que escribí para el blog Optima Infinito titulado “Seguimiento de proyectos en la vida personal”. En mi experiencia, “El acta semanal personal” es una herramienta que aumenta nuestro compromiso con el momento presente.

Motivos para reducir las horas de televisión

2009-03-18T00:04:00.003+01:00

La televisión es un medio de comunicación que, sin duda, ha cambiado los hábitos de la sociedad. La televisión puede hacer llegar información a millones de personas y podría llegar a ser un medio de difusión de conocimiento y de oportunidades con posibilidades ilimitadas. Pero la televisión o, para ser más preciso, el uso que hacemos de ella, puede robarnos uno de nuestros bienes más preciados: nuestro tiempo.

Según el articulo de El País, “El consumo de televisión en España se dispara en 2008“, los españoles vimos el año pasado la televisión una media de 227 minutos diarios por persona, es decir, tres horas y 47 minutos. Un total de 26 horas y media por semana. ¡Más de un día entero por semana!

En este artículo presento una lista de motivos para reducir o hacer un uso más consciente del televisor.

La televisión impide la comunicación. Crecí en una familia en la que, a menudo, durante las comidas solo se podía escuchar el televisor. Incluso la disposición de la mesa y de las sillas en el comedor estaba organizada en función de la posición del televisor. La conversación y muchos diálogos se perdieron a causa del uso que hicimos en su día del televisor. Hoy, como padre de familia, intento no cometer el mismo error.

La televisión es un medio de masas y, por lo tanto, no está centrado en nuestras necesidades puntuales. En ese sentido, la lectura, desde mi punto de vista, está mejor adaptada a mis necesidades ya que me da la flexibilidad de horarios que necesito y el tema lo elijo en función de mis motivaciones personales.

Como vimos en el artículo "La mejor inversión es invertir en nosotros", los medios de comunicación y, los telediarios en particular, nos inundan de noticias sensacionalistas. Sus reportajes y artículos pretenden emocionar o producir sensación a su público y raramente aportan una información sobre la cual podemos actuar.

La televisión como medio de comunicación de noticias está lejos de ser imparcial y responsable. La información que recibimos sobre hechos puntuales no deja de ser una versión parcial de la realidad, influenciada a menudo por las creencias o ideologías de la fuente que las redacta. De este hecho podemos darnos cuenta cuando viajamos y comparamos los medios de comunicación locales con nuestras fuentes de información tradicionales. Un ejemplo de este punto es el triste conflicto israelo-palestino. En función del país en el que nos encontramos las noticias muestran diferentes simpatías hacia un pueblo o al otro. Eso provoca una distorsión en la versión que recibimos de los acontecimientos.

En algunos países como Francia o Suiza se paga un impuesto anual por tener un televisor.

La televisión invita a no pensar.

La televisión puede hacernos olvidar el placer de las cosas simples. Una partida a cartas con los amigos, un refresco en una terraza, un paseo por la playa…

La televisión es un medio de comunicación que podría tener muchas posibilidades. Pero, en mi opinión personal, los buenos programas de televisión son la excepción. Ser conscientes del hecho que la televisión puede ser uno de nuestros más importantes ladrones de tiempo puede ayudarnos a hacer un uso más consciente y responsable. En 227 minutos cada día se pueden hacer otras actividades mucho más interesantes y personalmente satisfactorias que ver la televisión.

Saludos,

Rafael

Fotografía de este artículo

El Personal MBA

2009-03-13T08:42:00.003+01:00

Este post habla sobre una iniciativa que ha sido para mí, una fuente de inspiración y de buenas ideas desde que la descubrí hace alrededor de dos años. Se trata del personal MBA, una iniciativa original de Josh Kaufman para promover la lectura de libros para el aprendizaje de habilidades en los negocios. No solo me siento atraído por la originalidad de la propuesta sino también por el concepto de auto-aprendizaje por medio de libros en el que tanto creo.

Un Master in Business Administration (MBA por sus siglas en inglés) es un programa académico a nivel de postgrado en negocios.

El personal MBA es un proyecto diseñado para ayudar a los interesados en la iniciativa a aprender por medio de la lectura de una selección de libros sobre conceptos avanzados de negocios.

El personal MBA es un proyecto más flexible que un programa de MBA tradicional, no supone endeudarse ni interrumpir tus fuentes de ingresos durante dos años. Implica leer una selección de libros, aprender el máximo de conceptos, compartir esos conceptos y utilizarlos en la vida real.

“Si leo un libro que me cuesta 15 Euros y de él obtengo una buena idea, he conseguido una de las mejores gangas de todos los tiempos” Tom Peters

El eje central del personal MBA es la calidad de los libros presentados. Esos libros aportan al lector:

Herramientas, procesos o acciones que el lector puede aplicar inmediatamente para mejorar en la vida y en los negocios.

Ideas que ayudan a visualizar las posibilidades de los negocios que emprendemos.

Modelos mentales, modos de pensar o de ver las cosas que podemos utilizar en multitud de situaciones.

Cada libro ha sido cuidadosamente seleccionado para maximizar la educación recibida con respecto al tiempo invertido. Los criterios de selección de los libros son el contenido de fácil aplicación, la inversión de tiempo aceptable, su adecuación al auto aprendizaje y la facilidad de ser utilizado como material de referencia después de haber sido leído.

Los temas tratados son:
Productividad y eficacia
Psicología y comunicación
Diseño y producción
Marketing, ventas y negociación
Entrepreneurship
Management y liderazgo
Estrategia e innovación
Finanzas y finanzas personales

Es importante añadir que el personal MBA no intenta desacreditar los programas tradicionales de MBA impartidos por las escuelas de negocios. El personal MBA ofrece una alternativa (a veces complementaria) a bajo coste para la auto-educación en temas relacionados con negocios.

Personalmente creo que el personal MBA no puede sustituir la calidad de la enseñanza impartida en escuelas de negocios por profesores con una amplia experiencia en los negocios. Tampoco puede remplazar el networking que se puede hacer cuando se está en una escuela tradicional ni el compromiso que un estudiante puede dedicar cuando se centra uno o dos años de su vida en el aprendizaje de habilidades directivas. Creo que su punto fuerte reside en llegar a un grupo de gente altamente motivada en la educación personal y que, por circunstancias personales no puede permitirse el realizar un posgrado MBA.

El personal MBA es una iniciativa original sobre la auto-educación en temas relacionados con los negocios. Ofrece una selección de alta calidad de libros de negocios clasificados por su temática. Un agradecimiento a Josh Kaufman por su trabajo excepcional.

Saludos,

Rafael

Post Invitado: Inbox Cero: 10 Trucos para Maximizar tu Productividad con el e-mail

2009-03-09T21:22:00.003+01:00

El e-mail ha pasado de ser simplemente una herramienta de trabajo útil para convertirse en un ladrón de tiempo. Estos consejos pueden ayudarte a ser mucho más productivo a la hora de gestionar tu e-mail:

1) Lo primero es asegurarte de que mantienes una copia offline de tu inbox del servidor. Habrá un buen número de veces en las que no puedas conectarte a tu servidor de e-mail y siempre puedes aprovechar unos minutos sueltos para trabajar en él.

2) A continuación crea las siguientes carpetas de modo que las tengas siempre a mano:
@Por hacer
@Me deben
@Debo
@Leer

3) Procesa tu inbox en una única dirección:
Seguramente tú también seas de los que va escudriñando su inbox buscando los e-mails más importantes, o urgentes, o enviados por tu jefe, o que puedes borrar sin abrir...
El caso es que, lo creas o no, el hecho de tener que repasar la lista de e-mails una y otra vez es una pérdida de tiempo que no aporta ningún valor. Al final vas a tener que mirarlos todos, incluso los que borres sin abrir. ¿Por qué no empezar de arriba a abajo, o al revés, y procesarlos uno detrás de otro?

4) Juega al primer toque:
Métete en la cabeza que los e-mails hay que abrirlos por lo general una única vez y excepcionalmente, el menor número posible de veces.
Cuando abres un e-mail puede pasar lo siguiente:
* Que te des cuenta que no te interesa, ni lo necesitas ni tienes que hacer nada con él: Bórralo. Si tienes dudas sobre si borrarlo o no, bórralo también. Si es importante, volverá.
* Que puedas delegárselo a alguien que pueda responder mejor que tú: Envíaselo a esa persona y hazle saber a quien te lo ha enviado por qué lo haces (poniéndole en cc: y añadiendo una breve explicación). También aquí, si dudas, envíalo. Lo peor que te puede pasar es que regrese.
* Que contenga información que te pueda resultar útil como referencia en un momento dado. Muévelo de momento a la carpeta @Leer
* Que puedas contestar en menos de dos minutos a lo que te piden o preguntan. Contéstalo de inmediato.
* Que sea algo que tienes que contestar o preparar antes de una fecha concreta: Convierte el e-mail en un appointment en tu Calendario y ponle una alarma para que te avise con antelación suficiente para poder responderlo a tiempo
* Que sea algo que va a necesitar más de dos minutos para poder contestarlo: Pásalo por ahora a la carpeta @Debo
* Que antes de poder contestarlo necesites que alguien te proporcione información o lo apruebe, confirme, etc.: Envíaselo a esa persona para que te lo apruebe, confirme, etc., copia el mensaje enviado a la carpeta @Me deben y el original que tu has recibido a la carpeta @Debo
* Que sea algo que tengas que hacer, aunque no tengas que responder a nadie: Pasa el e-mail a la carpeta @Por hacer

5) Cuando hayas dejado tu inbox a 0, procesa tu carpeta @Por hacer hasta que esté vacía. Es posible que al procesar esta carpeta acabes generando otros e-mails que podrías tener que almacenar en @Me deben o @Debo

6) Lee lo que tienes en la carpeta @Leer en tiempos muertos: en el aeropuerto, el autobús, cuando estás esperando para entrar en una conference call... Cada vez que termines de leer un e-mail de esta carpeta, piénsate dos veces si realmente es indispensable conservarlo y si no es así, bórralo. Como siempre, en caso de duda, bórralo. Si es indispensable, guárdalo de modo que lo vayas a encontrar seguro. Mejor que usar una estructura de carpetas es usar tags (etiquetas), siempre que tu cliente de e-mail te lo permita.

7) Haz que tu cliente de e-mail trabaje por ti:
Muchos e-mails pueden ser procesados por reglas automáticas que los borren o almacenen en su carpeta final para poder ser consultados como material de referencia en caso necesario. La mayoría de los clientes de correo permiten construir estas reglas de una manera fácil e intuitiva. No caigas en el autoengaño del "no tengo tiempo para aprender eso". En media hora puedes tener dos o tres reglas funcionando que te ahorraran días de trabajo a lo largo del año.

8) Minimiza el número de gente que pones en cc: de tus mensajes. Si no estás seguro de si alguien debe ir en cc: o no, no le pongas.

9) Antes de enviar un e-mail piensa si podrías hacer lo mismo por teléfono o SMS. Al igual que en el punto anterior, cuanta menos gente reciba e-mail tuyo, menos e-mail recibirás tú

10) No vivas pendiente de tu e-mail. Procesa el inbox dos o, como máximo, tres veces al día. Haz saber a tu equipo, compañeros, clientes, etc. este nuevo hábito. Si por ejemplo lo vas a leer a las 8, a las 12 y a las 18, hazlo público y pide que te llamen al móvil para temas urgentes.

Por José Miguel Bolívar, creador del blog Optima Infinito
Desarrollo Personal, Profesional y Organizacional, Productividad y GTD.
Temas diversos con el Aprendizaje, la Evolución y la Mejora Constante como elementos en común.
Comentarios y Reflexiones sobre aquello que nos ayuda a crecer como Personas y como Profesionales.

La preparación a la comunicación

2009-03-05T23:03:00.004+01:00

En uno de los artículos sobre el principio 80-20 presenté la comunicación poco eficaz como uno de los elementos que más tiempo puede hacernos perder en la ejecución de nuestros proyectos.

En ese artículo dejé una cita que, en su día me hizo darme cuenta de las dificultades reales en un proceso de comunicación:

Entre lo que pienso,
Lo que quiero decir,
Lo que creo decir,
Lo que digo,
Lo que quieres oír,
Lo que crees oír,
Lo que oyes,
Lo que tienes ganas de comprender,
Lo que comprendes…
Hay ocho posibilidades que tengamos dificultades a comunicar.

La era del “trabajador del conocimiento”, en la que las personas y sus conocimientos son el verdadero capital de las empresas, requiere individuos que, no solo deben tener unos buenos conocimientos técnicos, sino que también deben saber transmitir y compartir esos conocimientos e ideas en equipos de trabajo. La solidez y el éxito del equipo se basan en los conocimientos y, en la misma medida, en la comunicación entre sus miembros.

Como miembros de grupos, cada día comunicamos. Preparar de antemano esas comunicaciones con un simple proceso, puede ayudarnos a ganar en claridad y a ser mas concisos en la información que queremos transmitir. Eso no solo optimiza nuestro tiempo sino que, a su vez, es una forma de respetar el tiempo de las personas que nos escuchan.

Ese proceso para preparar la comunicación se basa en tres fases [JEN03]:

Saber: Antes de comunicar debo saber que es lo que quiero que la gente sepa o aprenda.

Sentir: ¿Como quiero que el receptor del mensaje se sienta después de recibir la información?
El hacerse esa pregunta nos obliga a hacer un esfuerzo de empatía, nos obliga a ponernos en la situación del receptor. Eso permite organizar mejor la información que queremos transmitir.

Actuar: ¿Como quiero que la gente actúe como consecuencia de la información recibida? Ponerse esta cuestión nos hace ver los receptores de la información como individuos capaces de tomar decisiones y presentar la información en consecuencia.

El preparar de antemano una comunicación nos permite ser claros y concisos y respetar el tiempo de nuestros interlocutores. Eso nos permite optimizar el proceso de comunicación y mejorar nuestra productividad.

Saludos,
Rafael

[JEN03] Bill Jensen, The Simplicity Survival Handbook, Basic Books, 2003

Image: FreeDigitalPhotos.net

La mejor inversión es invertir en nosotros

2009-02-27T23:18:00.003+01:00

Tiene seis letras y todo el mundo habla de ella. La oímos en casi todas las conversaciones y los medios de comunicación no cesan de repetirla. Esa palabra está extendiendo el pesimismo general de la sociedad de cara al futuro.

Esa palabra de la que habla Senior Manager en su post, no había sido escrita en este blog que ya tiene dos meses de vida y que cada vez recibe más lectores de España y de América del Sur. Saludos y gracias por difundir los contenidos.

El motivo por el cual no ha sido escrita anteriormente no es negar una realidad que nos afecta a todos. El objetivo de mis artículos es presentar consejos prácticos y difundir ideas que nos permitirán obtener mayor control de la situación a pesar de las turbulencias externas.

“Piensa menos en tus problemas y más en tu trabajo
y tus problemas sin alimento morirán.
Aprende a nacer desde el dolor y a ser más grande,
que el más grande de los obstáculos.”
Pablo Neruda

En este artículo presento tres ideas para volver a tomar el control y recobrar optimismo.

Dejar de ver los telediarios y ser selectivos con nuestras fuentes de información
Los medios de comunicación y, los telediarios en particular, nos inundan de noticias sensacionalistas. Sus reportajes y artículos pretenden emocionar o producir sensación a su público y raramente aportan una información sobre la cual podemos actuar.

Ser conscientes de qué es lo que está y lo que no esta bajo nuestro control
Muchas veces nos preocupamos por situaciones que nos afectan. En esos momentos deberíamos pensar si podemos actuar para cambiar esas situaciones. Si podemos cambiar la situación, debemos actuar y dejar de preocuparnos. Si no podemos cambiarla, preocuparnos no sirve de mucho. Por ejemplo, no sirve de nada preocuparnos sobre el estado del mercado de la vivienda en los Estados Unidos (a menos que seamos un alto dirigente de ese país que puede generar leyes al respecto). Lo que sí que podemos cambiar es nuestra situación económica y nuestras inversiones (de tiempo y dinero).

La mejor inversión es invertir en nosotros
La inversión más segura que podemos hacer es invertir en nuestro conocimiento y en nuestras habilidades. Viajar para conocer nuevas culturas, aprender nuevos idiomas, emprender y crear nuestro negocio basado en una de nuestras pasiones, tomar cursos de informática, leer libros para nuestra formación en el tema de los negocios, etcétera.
Invertir en nosotros es invertir en los valores más sólidos que no fluctúan con los antojos del mercado. (Me acuerdo de cuando era pequeño mis padres, para motivarme a aprender, me decían que mis conocimientos era lo único que nadie me podría robar).

“El mercado, como el Señor, ayuda aquellos que se ayudan a sí mismos. Pero a diferencia del Señor, el mercado no perdona a aquellos que no saben lo que hacen.”
Warren Buffett

Saludos,
Rafael

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Post Senior Manager: Palabra prohibida en este Blog

2009-02-27T09:23:00.003+01:00

Seguro que conoces esa palabra… ¡Si, esa misma! …Tiene seis letras y actualmente está en boca de todos.

Es incluida de forma sistemática y casi obligada en cualquier conversación formal o informal, afectando el origen y el final de todas las conversaciones.

Aparece constantemente en las portadas de todos los diarios, e innumerables veces en sus páginas interiores.

Los telediarios y noticieros radiales no se cansan de repetirla, y los comentaristas la utilizan hasta la saciedad.

Está siendo catalogada como la culpable de todo lo malo que ha sucedido y que pueda suceder en la economía, en la sociedad, en el país y en el mundo.

Su influencia negativa nos está afectando inconscientemente, y el hecho de mencionarla y escucharla de forma continuada, nos está haciendo mucho daño tanto físico como mental.

Ya ha dejado de ser sólo una consecuencia y ha pasado a convertirse en una causa, así que su efecto es envolvente y repetitivo, y su ciclo actual parece no tener un final predecible en el corto plazo… en fin… que ya sabéis de cuál palabra estamos hablando ¿no?

Es difícil determinar con hechos cómo se ha visto afectada nuestra vida (salud, trabajo, relaciones, etc.) por culpa de esta palabra, y no sabemos hasta que punto nos puede seguir afectando negativamente si continuamos recibiendo su perniciosa influencia.

Pero a pesar de lo anterior, podemos hacer algo útil para tratar de mitigar su impacto e intentar crear un poco de conciencia colectiva en ese sentido.

No se pretende ocultar la situación actual, sino más bien que decidamos por nosotros mismos si aceptamos (o no), que los medios nos sigan atacando y debilitando nuestra moral de forma irresponsable cada vez que mencionan esta palabra con el único fin de vender noticias.

Propongo no escribirla más, no mencionarla más y no escucharla más… y en su lugar (cuando sea absolutamente necesario) utilizar un eufemismo.

También propongo difundir el contenido de este artículo como una especie de campaña global, contribuyendo desde nuestros blogs a erradicar (en la medida de lo posible) el uso de esta palabra.

Es muy probable que si dejamos de mencionarla y publicarla como lo hemos hecho hasta ahora, podemos contribuir a reconvertir la situación tangible que la engendra, en una nueva situación menos pesimista y más positiva.

Si logramos alcanzar, aunque sea parcialmente, este objetivo; podremos centrarnos mejor, y dedicarnos de lleno a los aspectos que van a permitir solucionar de forma rápida y eficiente la situación que estamos viviendo y que tanto nos afecta por igual.

Por lo tanto, esa palabra, queda vedada y prohibida en este blog …¿Te apuntas?

Si piensas que puedes ayudar con un granito de arena a cambiar las cosas, publica este texto en tu blog y únete a esta propuesta.

Nota: (aclaratoria para los más rebuscados) Esta entrada no tiene connotaciones políticas y sólo puede interpretarse como una forma de ser positivos frente a esta situación, ya que todos la estamos sufriendo. Tampoco pretende esconder lo que está pasando, ni negarlo con el hecho de no mencionar esta palabra…no es eso; más bien es tratar de cambiar el humor a la gente, mientras todos seguimos trabajando por salir lo antes posible de la palabra innombrable, eso es todo.

Articulo original de Senior Manager

Saludos,
Rafael

Reglas heurísticas aplicadas a la productividad II

2009-02-25T18:54:00.000+01:00

La semana pasada presenté un artículo sobre siete reglas heurísticas para la eficacia . Las reglas heurísticas permiten observar una mejora en un proceso inmediatamente después de su puesta en práctica. En el artículo de esta semana presento otras siete reglas aplicables a la mejora de nuestra eficacia que, retomando la definición de José Miguel
en el post sobre la definición de productividad, nos permitirán minimizar el tiempo que dedicamos a lo que debemos hacer disponible y, en consecuencia, maximizar el tiempo para hacer lo que realmente queremos.

Optimizar procesos
En nuestro día a día hay acciones que hacemos una y otra vez. Si nos detenemos un instante para analizar la acción, es posible que nos demos cuenta de que podemos optimizar el tiempo que pasamos en su realización. En mi caso particular, uno de los procesos que he optimizado es el tiempo de corrección de los exámenes de mis alumnos. Como consecuencia del estudio de la optimización he elaborado un formato de formulario de examen que me permite una corrección eficaz.

Poner orden
Poner orden físicamente en nuestro espacio de trabajo nos permite, por un lado crear sistemas que nos permiten un acceso mas rápido a herramientas (utensilios de despacho por ejemplo) y a la información (ficheros). Por otro lado permite crear un lugar de trabajo más agradable en el que seremos más creativos.

En mi experiencia personal y, a causa de las características de mi trabajo, una de las acciones en las que pierdo más tiempo es el acceso a la información que no fue bien archivada en su día. Eso incluye búsqueda de ficheros en las carpetas y sub-carpetas del ordenador o ficheros impresos físicamente.

El poner orden y el tomar consciencia de la importancia del correcto archivado de la información nos permitirá ahorrar tiempo cuando hagamos búsquedas de información en el futuro.

El dedicar un tiempo al poner orden acostumbra a ser también el momento adecuado para analizar el estado de nuestros proyectos y planificar el cierre de temas pendientes.

Centrarse en el cuadrante II
Covey, en su libro “los siete hábitos de la gente altamente eficaz” propone una clasificación básica de las acciones según su nivel de urgencia y su nivel de importancia. En el cuadrante II se sitúan aquellas acciones que no son urgentes pero si que son importantes. Ejemplos de esas acciones podrían ser hacer ejercicio, planificar, crear relaciones duraderas o dedicar tiempo a la reflexión sobre nuestros objetivos. Son esas tareas que sabemos que debemos hacer pero que dejamos para mas adelante porque no son urgentes. Según Covey, centrarse en las acciones del segundo cuadrante es la esencia de la gestión eficaz.

Apagar las alertas de e-mail
En el artículo sobre “Los efectos de la multitarea”
vimos como, el cerebro funciona de modo secuencial, es decir, primero ejecuta una acción (o parte de ella) y después conmuta a la siguiente acción. Lo que podemos pensar que es multitarea, en realidad es un cambio continuo de una tarea a la otra. Según estudios científicos, el cerebro necesita un tiempo para realizar esos cambios de una tarea a la otra.

Cuando estamos preparando un informe y recibimos la alerta de un nuevo correo electrónico, estamos realizando una transición de tarea que provoca una perdida de concentración en lo que estábamos haciendo. Apagar las alertas de nuevo correo electrónico en particular y las fuentes de distracción en general es una manera de evitar interrupciones y mantener la concentración.

Planificar las tareas del día siguiente
Planificar en la víspera las tareas a hacer el día siguiente permite empezar el día con una visión clara de los objetivos a cumplir. Tener una visión clara de nuestros objetivos es la esencia de la productividad.

Agrupar las tareas de características similares
Agrupar tareas de características similares, como por ejemplo la realización de llamadas por teléfono que tenemos que hacer, permite incrementar nuestra eficacia. Además, la finalización de esos grupos de tareas genera inercia positiva para afrontar las siguientes tareas del día

Poner fechas limite
Poner fechas límite a la realización de proyectos puede ser una manera de mantener la concentración para su realización y finalización con éxito.

Saludos,
Rafael