Ofimática

La ofimática es una parte indispensable del trabajo que realizamos día a día en la oficina. Conocerla y estar actualizado en sus ultimas novedades se convierte en una tarea fundamental. Quédate con nosotros y descubre todo sobre la ofimática.

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¿Qué es y para qué sirve la ofimática?

La ofimática es el conjunto de hardware y software que utilizados como herramientas, nos permiten  crear, editar, almacenar y transmitir digitalmente la información necesaria para cumplir con las asignaciones básicas que se adjudican en un ambiente de oficina.

Su función es dar a trabajadores de otras especialidades (más allá de la técnica en informática) lo necesario para manejar información digital de manera más sencilla y eficiente.

¿Cuál es el objetivo de la ofimática?

El objetivo es proporcionar a los usuarios (decimos ahora “Usuarios” porque a pesar de que las definiciones hablan de un ambiente de oficina, las personas pueden utilizar la ofimática para realizar un sinfín de actividades, por ejemplo, el estudiante que realiza un trabajo en un procesador de texto, la madre ama de casa que organiza las actividades de sus hijos en un calendario, entre otras) las herramientas para facilitarle el proceso de creación y ejecución de proyectos relacionados con el manejo de información digital, permitiéndole aprovechar recursos tecnológicos y humanos, además de optimizar el tiempo en que se llevan a cabo dichas tareas.

Características de la ofimática

Lo primero a tomar en cuenta entre las características de la ofimática es que ésta no pretende tomar el lugar del ser humano en las funciones laborales (como sería el caso de la automatización de una fábrica) aunque se le llame automatización de escritorios, simplemente pretende brindar apoyo para que los trabajadores realicen sus tareas de manera más eficiente.

Un segundo punto para considerar es que al ser un conjunto de hardware (equipos de computación y sus afines) y software (sistemas operativos y programas) necesita un previo trabajo de instalación y el centro de todo el complejo ha de ser una red de área local (en inglés LAN) que permita la interconexión entre los computadores, si bien, en la actualidad se ha trabajado en base a conexiones sin cableado como la brindada por las redes Wi-Fi, gozando de gran popularidad.

Se puede hablar de ofimática tanto en grandes empresas como en el hogar, donde uno o dos ordenadores son necesarios y suficientes para que se puedan realizar las tareas pertinentes. No importa el tamaño de la red, es mejor pensar en la eficiencia que tengan todos los componentes técnicos y humanos para cumplir a cabalidad las asignaciones.

Una característica importante de la burótica… (¿Eh, burótica? Si, calma, es un sinónimo de ofimática)… es que necesita de programas agrupados en suites ofimáticas; éstos programas son desarrollados con aditamentos que les permiten ser las herramientas perfectas para ciertas tareas específicas a cada uno (de estos programas hablaremos más adelante). Cabe destacar que las aplicaciones  han evolucionado (o mejor dicho, los desarrolladores de software las han mejorado constantemente con la intención de que el usuario obtenga programas cada vez más adaptados a sus necesidades).

Éstas suites ofimáticas pueden ser adquiridas de dos formas, una que necesita una licencia paga y que debe renovarse periódicamente (como el caso de la suite ofimática Microsoft Office, de Microsoft o iWork, de Apple) y por otra parte, las suites ofimáticas de código abierto, que suelen ser gratuitas (Open Office y Apache Open Office son dos ejemplos) y que actualmente han ganado muchos usuarios por su calidad, la compatibilidad con archivos provenientes de las suites pagas  y claro está, también por el hecho de ser gratuitas. Existe actualmente también las suites ofimáticas online, desarrolladas para permitir el acceso a éstas herramientas en internet, puedan usarse sin necesidad de instalarlas en el ordenador y dar libertad para que se compartan archivos a través de ellas; dos ejemplos son las aplicaciones de Google Drive y Microsoft Office OnLine.

¿Cuál es la importancia de la ofimática?

Podríamos decir con mucha seguridad que hoy en día la ofimática tiene una importancia trascendental en el contexto de la oficina porque ofrece una serie de herramientas que agilizan enormemente la realización de las tareas vitales de la jornada laboral. Además, representa una carrera informática por mejorar sistemas operativos y software sobre la premisa de conseguir mejores programas que se adapten a las necesidades de los usuarios, lo que conlleva a un incremento de la productividad de desarrolladores de software en todo el mundo y gran flujo económico en el mercado. Proporciona entonces, un campo fértil para la evolución de la tecnología en pro de optimizar el uso de recursos humanos y técnicos.

Ejemplos de ofimática

Si ya sabemos que la burótica se trata de las herramientas que usamos para agilizar el proceso de creación, edición, almacenamiento y distribución de datos dentro de las oficinas, ¿Podríamos ahora mencionar algunas de éstas? Claro que sí, a continuación una breve descripción de algunos de los ítems que podemos considerar ejemplos de herramientas de ofimática:

• Procesadores de Texto: son programas informáticos usados para la creación, edición y distribución de documentos de texto. Tienen la peculiaridad de permitirte manejar texto con formatos muy variados (a diferencia de los editores de texto que sólo permiten manejar texto sin formato o “texto plano”). Un ejemplo de procesador de texto es el reconocido Microsoft Word, de la Suite Microsoft Office.
• Desarrollo de Hojas de cálculo: es software utilizado para manejar datos alfanuméricos en tablas, con los que posteriormente se pueden realizar operaciones matemáticas, representar gráficas y ordenarlos siguiendo varios patrones. Como ejemplo, podemos nombrar el programa Perteneciente a la Suite ofimática Libre Office.
• Herramientas de presentaciones multimedia: programas como Microsoft PowerPoint, que permiten exponer ideas disponiéndolas en láminas, acompañadas de muy variados formatos y estilos. Sirven para dar color, sonido y movimiento como acompañamiento al texto utilizado.
• Bases de datos: como su nombre indica, programas que almacenan datos de distintas índoles y buscan relacionarlos para manejar de forma más eficiente la información. Uno de estos programas es Microsoft Access.
• Agendas: que permiten distribuir efectivamente las tareas en el tiempo y sirven además como recordatorios de las actividades.
• Programas de e-mail: muy importantes para mantener comunicación abierta entre trabajadores de la empresa e interinstitucionalmente, programas como Outlook de Microsoft o Gmail de Google.
• Herramientas de dibujo libre y vectorial como Paint o Draw de la suite Libre Office.
• Impresoras y Fax
• Teléfono

Imágenes de ofimática

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¿Cuáles son los programas que se utilizan en ofimática?

Para empezar, hablemos del más comúnmente utilizado y si se quiere, el más importante debido a la demanda de trabajo que se cumple con él, me refiero al procesador de texto; el más común es Microsoft Word, perteneciente a la suite ofimática Microsoft Office. Además, si hablamos del sistema operativo Mac OS de Apple, que trae su propia suite, tenemos la herramienta Pages como procesador de texto. Podemos usar por otra parte los procesadores de texto de código abierto, incluidos en suites como LibreOffice (en donde se llama Writer) o los que podemos encontrar aislados, sin necesidad de instalar una suite, como es el caso de AbiWord o Lotus Word Pro. Hemos de mencionar también los que pueden usarse online como Google Docs.

Continuamos con los programas para crear presentaciones multimedia: Microsoft PowerPoint es el programa predilecto para el sistema operativo Windows. Apple en su suite ofimática propia tiene el programa Keynote; y por parte de las suites ofimáticas libres tenemos Impress de la suite LIbreOffice. También hay una en la versión online de Microsoft Office y de Google Drive.

Con respecto a los ejemplos de software para manejas hojas de cálculo, el más común es Microsoft Excel, iWork tiene dentro de su paquete ofimático el programa Numbers. Calc. Es el nombre de la herramienta para hoja de cálculo de la Suite de código abierto más famosa, LIbreOffice. Al igual que los anteriores, están incluidos en la versión online de Microsoft Office y en Google Drive.

Un cuarto, pero no menos importante programa de ofimática es el de base de datos, la suite Microsoft Office tiene uno llamado Microsoft Access; mientras que otras presentaciones son Base de Open Office y Oracle Database que se trata de un programa de base de datos dedicado a usarse en empresas debido a su elevadísima capacidad de almacenamiento y sus aditamentos avanzados.

Además, podemos encontrar algunos programas menos comunes como Math, un editor de fórmulas matemáticas; Draw que se trata de una herramienta de dibujo vectorial y los que podemos usar para escribir en formato web.

Características de las herramientas ofimáticas

Lo más importante a tener en cuenta es que al ser todas ellas herramientas informáticas, necesitas disponer de un ordenador con un sistema operativo funcional y asegurarte de que la suite ofimática que prefieres usar sea compatible con él. En conjunto son programas de uso regularmente sencillo, con una interfaz didáctica que te permite comprender cómo funciona e incluso tienen sistemas de ayuda integrados. Por otra parte hemos de saber que, si bien parecen sencillos de usar y debido a la utilidad que tienen en nuestro día a día, aprendemos a trabajar con ellos, cada programa tiene aditamentos avanzados que permiten crear archivos con acabados profesionales y de allí una característica muy importante, el potencial para abarcar técnicas de ofimática básica y ofimática avanzada (de esto hablaremos más detenidamente en artículos posteriores).

Tipos de aplicaciones ofimáticas

Aquí hablaremos de las dos clasificaciones actuales (puesto que ya hemos reiterado en varias oportunidades los tipos de aplicaciones ofimáticas) en base a la disponibilidad de los programas que usamos para tareas de oficina. Por una lado los paquetes ofimáticos que necesitamos instalar en el equipo que utilizamos, es decir, en la PC, laptop, tablet, móvil, entre otros; es decir las suites como Microsoft Office, iWork, Libre Office y WPS Libre Office.

Por otro lado, las suites disponibles en internet y que no requieren descargar sus programas a la PC u otros dispositivos, tales son por ejemplo: Microsoft Office Online, Office 365, Google Drive, Zoho Work Place y otras.

¿Qué es un operador de aplicaciones ofimáticas?

Es una persona que mediante la preparación teórica y práctica, se capacita para manejar de la forma más eficiente los programas incluidos en las suites ofimáticas. Es capaz entonces, de utilizar todos los aditamentos, tanto básicos como avanzados para lograr trabajos de acabado profesional en cada una de las aplicaciones de burótica. Se obtiene con el grado, un título de Operador de Aplicaciones Ofimáticas.

Rol de un técnico en ofimática

Instalar y actualizar las suites ofimáticas en los equipos previamente certificados por un informático. Servir como apoyo en la preparación de los trabajadores que usarán éstos programas y ser asistencia física o remota para el correcto funcionamiento del flujo de información ocasionado por las labores diarias dentro de la empresa.

Diferencias entre una herramienta ofimática y un recurso multimedia

Basándonos en las definiciones de ambos ítems, podemos diferenciar sencillamente la herramienta ofimática del recurso multimedia. La herramienta de burótica es aquella que usamos en un ambiente laboral para cumplir con las asignaciones que se nos adjudiquen mediante la creación, edición, almacenamiento y distribución de datos en forma de archivos de diferentes formatos nativos en cada una de  ellas; por ejemplo, un ensayo en formato .doc de Microsoft Word; una presentación de formato .ppt perteneciente a Microsoft PowerPoint; entre otros.

Por otra parte, los recursos multimedia no se usan únicamente en un ambiente laboral y son aquellos que mediante el uso de diferentes medios de expresión, digitales o físicos, permiten comunicar, representar o intercambiar información mediante el uso combinado de texto,  imágenes, colores, sonidos o animación. Para simplificar, en algunas herramientas de ofimática utilizas los recursos multimedia para cumplir con tus tareas.

Diferencia entre informática y ofimática

La informática es la disciplina que estudia el tratamiento automático de la información, mediante el uso de dispositivos electrónicos y sistemas de cómputo. Es decir, su función es totalmente técnica y se abarca al desarrollo de sistemas computacionales. Y la ofimática es una de las ramas en las que el desarrollo de la informática influye, creando programas y mejorándolos para que nosotros podamos cumplir nuestras obligaciones. La unión de estas dos vertientes de la computación ha dado como resultados innumerables avances tecnológicos que hoy en día podemos apreciar en casi toda nuestra vida.

Conclusiones

La ofimática es el conjunto de  herramientas que nos permite administrar digitalmente la información necesaria para cumplir con las actividades de oficina.

Ejemplos de ofimática:

1. Procesadores de texto.
2. Hojas de calculo.
3. Herramientas multimedia.
4. Bases de datos
5. Agendas
6. Plataformas de E-Mail
7. Programas de diseño gráfico.

Las principales características de la ofimática son:

1. Semi automatización
2. Predomina la eficiencia
3. Utiliza suits ofimáticas.