Abbiamo inaugurato la rubrica lo scorso luglio con la prima ospite, Emanuele Bussaglia, Internal Communication Manager in ERG S.p.A.

L’ospite di questo secondo appuntamento è Francesco Galdo, responsabile della comunicazione interna e media relations di ACEA.

La multiutility opera nel settore dell’energia, dell’idrico e dell’ambiente, principalmente nel territorio di Roma, ma con sedi anche in diverse regioni del centro Italia.

Grazie all’intervista abbiamo avuto modo di conoscere meglio la intranet di Acea, che per un efficace redesign, le feature di personalizzazione e condivisione è stata citata nel Report Intranet Italia Champions 2020.

Potete scoprire i casi studio dell’Intranet Italia Champions 2020, insieme ai principali trend, i focus sui contenuti e le suggestioni dalla giuria internazionale acquistando il Report Intranet Italia Champions 2020.

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Quello di ERG S.p.A. è stato uno dei casi studio dell’Intranet Italia Champions 2020, di cui potete scoprire i principali trend, i focus sui contenuti e le suggestioni dalla giuria internazionale acquistando il Report Intranet Italia Champions 2020.

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Dopo aver raccontato l’esperienza di Fastweb, oggi è la volta di Sogei, un’organizzazione –  pubblica – che ha visto la propria intranet cambiare in direzione social man mano che cambiava il modo di lavorare al suo interno.

Ne abbiamo parlato con Veronica Tino, Responsabile Comunicazione & Employee Experience in Sogei.

Raccontaci il contesto Sogei nel tempo del coronavirus. Fate smart working?

Sogei ha avviato il lavoro agile in tempi rapidissimi, consentendo a 2.135 colleghi di lavorare da casa e garantire, quindi, la continuità operativa delle attività e dei servizi erogati a cittadini, imprese e istituzioni.

Come sta cambiando l’uso della intranet?

L’uso della Intranet sta cambiando in base alle esigenze delle persone. La nostra è stata progettata mettendo la persona al centro per supportare l’employee experience e per questo motivo, in 18 mesi di lavoro, abbiamo coinvolto oltre 300 colleghi nelle attività di ricerca, co-design e co-creation.

Abbiamo pubblicato la nuova Intranet, insieme agli strumenti di social enterprise e collaboration, il 28 febbraio 2020 e poco dopo ci siamo ritrovati a lavorare da remoto. Un cambiamento nel cambiamento

Siamo stati bravi ma anche fortunati perché la possibilità di avere diversi strumenti a disposizione ci ha permesso di affrontare questa emergenza nel modo migliore, trovando nella diversità delle opportunità.

Da subito è stato evidente come le peculiarità dei singoli strumenti che compongono la Intranet siano state colte dai colleghi e sfruttate in base alle specifiche funzionalità.

Come è cambiata la percezione della intranet come strumento?

Attraverso i nuovi servizi che abbiamo messo a disposizione, come ad esempio una Dashboard personalizzata e profilata, le persone hanno capito che la intranet vuole essere un collega di lavoro con cui collaborare, cooperare, “un’entità interattiva” che ci supporta nello svolgimento del nostro lavoro.

La intranet è un ricco catalogo di contenuti, servizi e applicazioni che consente a #NoidiSogei di poter lavorare e, al contempo, rappresenta il veicolo informativo principale per le comunicazioni e per tracciare in modo ordinato cosa fa la nostra Azienda. Inoltre, è integrata con gli strumenti di social enterprise e collaboration per garantire un’esperienza completa.

Raccontaci l’uso dei social intranet: qual è la situazione?

La nostra è una Corporate Social Intranet, ciò significa che abbiamo creato un ambiente integrato dove ciò che accade nelle varie piattaforme viene esposto sulla intranet (community, sondaggi, blog, commenti), combinando i vari contenuti. L’inserimento di strumenti di social collaboration nella intranet, soprattutto in un periodo di emergenza come questo che stiamo vivendo, ha promosso l’adozione massiva degli stessi.

Avere a disposizione le due componenti, communication e collaboration, ha agevolato e velocizzato lo scambio di informazioni, alleggerendo da un lato il carico sulle altre piattaforme (es. posta elettronica), dall’altro soddisfacendo le varie esigenze lavorative e comunicative.

La possibilità di averle entrambe su mobile è stata poi uno dei passi fondamentali per l’adozione immediata. In questo momento emergenziale, che è coinciso con il lancio della Corporate Social Intranet, stiamo utilizzando le due componenti sostanzialmente con quattro finalità:

• mantenere alto il morale e far sentire l’Azienda vicina alle persone
• collaborare in maniera strutturata
• dare assistenza alle persone in lavoro agile
• promuovere l’importanza dell’autoapprendimento.

Poi ci sono i tantissimi contributi delle persone che pubblicano spunti di riflessione, condividono idee, raccontano la propria giornata agile, insomma, ci sentiamo uniti e le piattaforme di social enterprise e collaboration ci permettono di esprimerlo.

Quali sono gli esempi più interessanti?

Per mantenere alto il morale abbiamo creato un format video dove sia il Top Management sia le persone che devono essere in sede, coinvolgono i colleghi condividendo riflessioni, infondendo energia ed entusiasmo e mostrando il lavoro che stanno svolgendo (pensiamo al potenziamento e alla manutenzione degli impianti, alle attività di sanificazione, ecc…).

Abbiamo anche pubblicato dei mini sondaggi per chiedere alle persone come stiano vivendo questo momento, cosa pensino del lavoro agile (i sondaggi vengono pubblicati nel social ed esposti sulla intranet).

Abbiamo creato dei gruppi dedicati all’assistenza a tutto tondo, da quella tecnologica a quella per chiedere che le piante nelle stanze possano essere innaffiate dal personale di manutenzione :-).

Per l’autoformazione abbiamo creato un gruppo dove fare passaparola e condividere corsi e webinar gratuiti ritenuti interessanti, poi attraverso la intranet li indicizziamo così che le persone possano ritrovarli più velocemente rispetto a un thread social.

Ci sono iniziative particolari sulla intranet?

Durante questa emergenza Covid-19 abbiamo creato una sezione ad hoc, fra le emergenze appunto, dove sono stati convogliati Provvedimenti, DPCM, Direttive e fonti utili per orientarsi agevolmente fra i vari contenuti pubblicati sia all’esterno che all’interno di Sogei. Questa sezione temporanea ci ha permesso di ordinare la varietà di materiale a disposizione degli utenti. Inoltre, abbiamo previsto una pagina dedicata agli adempimenti e alle tipologie di permesso all’interno del “Cosa fare per…”. Poi continuiamo tramite intranet con gli aggiornamenti puntuali sulle news della nostra Azienda, i blog del management e la prenotazione a sessioni formative sulle soft skill.

Che cosa state imparando in questa fase?

Che la comunicazione non è veloce, è supersonica! Abbiamo imparato a dosare i messaggi tra i vari canali e a creare una circolarità fra essi con richiami e collegamenti. Attraverso un’attenta distribuzione informativa abbiamo potuto aumentare il coinvolgimento e l’adozione.

Come sarà la intranet post-coronavirus? Ci sono cose che cambieranno?

Con questa emergenza abbiamo capito che la creazione di nuovi servizi profilati e l’introduzione di un chatbot sono ancora più urgenti.

Inizieremo a lavorare proprio su questi due fronti per aumentare la velocità delle risposte e mettere sempre di più l’utente al centro. Il nostro obiettivo è creare un Digital Workplace basato su una company digital platform e i servizi sono essenziali per traguardare questo obiettivo.

Grazie mille Veronica, e buon lavoro

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Un recente articolo molto ricco di J Nielsen racconta molti esempi di contenuti intranet legati al Covid-19, e anche Mads Richard di Intra 2 ha pubblicato 11 casi di aziende e relative intranet alle prese con la pandemia, tra le quali Arla foods, e molti altre.

Anche in Italia ci sono molti casi di buon uso delle intranet durante il Coronavirus. Uno di questi è certamente Fastweb, che è stata capace non solo di portare tutti i dipendenti in smart working in tempi molto rapidi, ma ha anche avuto modo di sperimentare modelli di engagement sulla intranet molto interessanti.

Abbiamo chiesto a Luciana De Laurentiiss di raccontarci le loro iniziative. Ne è venuto fuori un racconto corale fatto non solo di cambiamenti organizzativi ma anche di playlist condivise, eventi a distanza, servizi di supporto online e molto altro.

In remoto, tutti, da settimane

Aprile 2020: scriviamo queste parole da casa e sappiamo che anche i nostri colleghi le leggeranno fuori dalle sedi, dagli uffici e dai negozi, perché tutti lavoriamo da remoto da molte settimane, da prima che le disposizioni delle autorità lo imponessero.

In Fastweb ci siamo infatti adoperati da subito perché tutte le nostre persone potessero lavorare in sicurezza, continuando a garantire la possibilità di un’esperienza lavorativa completa e ricca anche a distanza.

Il primo passo: informazioni chiare (in intranet)

Abbiamo iniziato ad occuparci del tema Prevenzione Coronavirus prima che diventasse una reale emergenza: nel mese di Febbraio erano state messe a disposizione di tutti i nostri colleghi informazioni specifiche sulle buone pratiche di prevenzione e su come viaggiare in sicurezza.

Questa informazione preventiva è stata utile nel momento in cui il contesto di emergenza ha accelerato alcune scelte e comunicazioni.

Il secondo passo: lavoro da remoto esteso a tutti con indicazioni chiare

A Milano Padova e Torino abbiamo previsto il lavoro da remoto già da quel venerdì 21 febbraio in cui sono stati riscontrati i primi focolai.

Gradualmente la scelta di invitare i colleghi a lavorare da remoto è stata estesa sede per sede in base all’evoluzione della diffusione del virus nelle varie località. In ogni caso già dal 4 marzo tutti i colleghi sono stati abilitati a lavorare da remoto indipendentemente dalla sede di appartenenza e dal ruolo ricoperto, incluse le figure di Customer Care.

Dal 9 marzo tutti i Flagship Store Fastweb sono chiusi e i colleghi lavorano in sicurezza in smart working. E così in pochi giorni tutta l’azienda si è trovata a lavorare da casa.

Eravamo avvantaggiati da una lunga esperienza di smart working, che in Fastweb è una realtà già dal 2015. Da un lato quindi eravamo in continuità col passato, ciascuno infatti continuava il proprio lavoro come sempre, dall’altro però si tratta di lavorare tutti contemporaneamente da remoto, in un contesto che è improvvisamente cambiato, così come i bisogni delle persone!

Assistenza medica a distanza. E molto altro

Il Welfare ha risposto con tempestività a questi nuovi bisogni, rimodulando i servizi in essere e proponendone di nuovi:

AI primi di marzo è partito un servizio di assistenza medica a distanza DOC24h per tutti i colleghi e le loro famiglie. Una semplice App consente di fare videochiamate con personale medico competente sia su tematiche legate al Covid 19 che per altre consulenze mediche. A questa assistenza è stato affiancato anche un servizio di supporto psicologico per affrontare l’emergenza covid-19, e non solo.

Assicurazione sanitaria

Per tutta la popolazione aziendale è stata attivata inoltre una ulteriore assicurazione sulla salute, pensata per affrontare questo periodo di emergenza sanitaria. Ogni dipendente ha diritto nel caso di contagio a un’indennità in caso di ricovero causato da infezione COVID-19, un’indennità da convalescenza  e un pacchetto di assistenza post ricovero per affrontare al meglio il recupero della salute e la gestione familiare.

Corsi di fitness online

Le attività sportive che si svolgevano in pausa pranzo in un’area dell’Headquarter si sono riconfigurate:  tutti i corsi sono diventate dirette streaming tenute dagli stessi istruttori a cui le persone erano abituate, con il vantaggio di estendere a tutte le sedi questa possibilità e di poter fruire dei contenuti non solo in diretta streaming, ma anche on demand grazie alle videoregistrazioni.

Mindfullness, insonnia, affetti: i consigli degli esperti

È stato istituito un canale di in-formazione e condivisione per affrontare il periodo di resistenza domestica, lo Smart Caring: un palinsesto di dirette streaming con esperti professionisti, che offrono consigli utili per affrontare al meglio la nuova quotidianità che stiamo vivendo.

I temi sono i più vari, dalla gestione degli affetti al rapporto genitori-figli, passando dal prendersi cura di sé con la mindfulness e le risorse per combattere l’insonnia, fino al caregiving verso gli anziani, organizzando l’assistenza anche a distanza. Tanti moduli diversi per esigenze differenti, pensate anche per affrontare le nuove sfide, le nuove domande e anche la fase post emergenza.

Formarsi a distanza: i webinar

Lato Formazione e Sviluppo l’emergenza non ha fermato le tante attività previste, che sono invece state rimodulate nelle modalità e nei tempi. Coaching Lab on line a distanza, corsi di management da due giorni trasformati in 8 appuntamenti via webinar  da un’ora e mezzo ciascuno, virtualizzazione ddelle certificazioni tecniche, tanti corsi in versione digitale su tematiche professionali  e di business sono stati messi a disposizione dei colleghi, che possono anche seguire i corsi online della nostra Fastweb Digital Academy su tutte le competenze digitali.

Un’iniziativa ad hoc è nata proprio in occasione dell’emergenza Coronavirus: gli incontri di Mind-Fitness Antifragile, brevi incontri ispirativi in modalità webinar per riflettere sul tempo presente.

L’engagement e la connessione: come sentirsi uniti anche a distanza

Qualsiasi cambiamento funziona solo se le persone sono parte attiva, non perché si dice loro cosa fare ma perché le si rende consapevoli, partecipi, coinvolte e considerate. Questo è il punto di partenza che ha guidato in queste settimane tutte le azioni di engagement nei confronti della popolazione distribuita su tutto il territorio nazionale, distante, ma unita da un forte senso di appartenenza e dal desiderio di contribuire attivamente alla business continuity e allo sviluppo aziendale.

La situazione e la conseguente necessità di maggiore comunicazione ha stimolato in Fastweb una evoluzione anche della Intranet aziendale, Agorà, che è diventata l’unica sede virtuale sempre aperta, catalizzando in modo sempre più partecipativo una serie di iniziative. 

I racconti dall’interno

Trovano sempre più spazio i “racconti dall’interno”, storytelling di alcune attività che sono state riorganizzate oppure rivoluzionate per poter essere svolte dai colleghi in condizioni diverse. Questi racconti, raccolti dalla viva voce dei colleghi protagonisti, sviluppano negli altri empatia, condivisione, senso di vicinanza pur nella clausura domestica.  

La playlist condivisa della quarantena

Ma è lo stesso AD, Alberto Calcagno, a stimolare vicinanza e partecipazione sponsorizzando una serie di iniziative denominate “In connessione don l’energia”, modalità e contenuti diversi per sviluppare coesione e sentirsi parte di un gruppo solidale.

Si va dai Flashmob di socialità in cui lo stesso AD invita tutti a condividere la canzone colonna sonora di questo periodo dando vita alla playlist Fastweb Hits, oppure a condividere foto delle proprie postazioni di smart working a iniziative pensate a favore della mente e del cuore. Abbiamo inaugurato le nostre Finestre sulla primavera: 10 grandi opere che ritraggono la primavera e vengono raccontate in video, un modo originale per godere appieno la stagione più bella dell’anno insieme, anche da casa.

Gli incontro di “Connessioni”

E poi ancora il format Connessioni, ciclo di incontri aperti a dipendenti ed esterni per diffondere stimoli e cultura, che si sono spostati online, con relatori d’eccezione che hanno condiviso riflessioni e chiavi di lettura diverse per aiutare a vivere questo periodo particolare.

Ecco qualche esempio: Massimo Recalcati con il suo intervento “Rispondere al trauma”, Philippe Daverio che ci racconta le pandemia nel corso dell’evoluzione della civiltà con il suo video “La storia maestra di speranza” Maurizio Molinari che condivide le sue riflessioni “Come la pandemia cambia la geopolitica” Contenuti di spessore che vengono condivisi anche sul nostro canale You Tube, a disposizione di tutti, in una connessione che supera i confini tra interno e esterno.

Ancora tante saranno le attività e le iniziative che saranno pensate per favorire tutti i nostri colleghi in questa fase, soprattutto per pensare insieme al futuro.

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Io ho iniziato a lavorare da casa nel 2006, dopo essermi licenziato da Alcatraz, e  non è stata una passeggiata. Stavo con due schermi nell’ingresso di casa mia, il tavolo era troppo stretto (come si vede nella foto) e ogni giorno dovevo motivarmi da solo.

C’era un po’ di solitudine, a volte anche un senso di abbandono, peraltro lo spazio era senza finestre, eravamo insomma molto lontani dall’idea agiografica del freelance (ne ho parlato nel 2010 in un post che è stato molto letto).

E allora qual è la situazione, al di là delle facili euforie che questo tema suscita in chi è costretto a timbrare il cartellino tutti i giorni?

La ricerca di Remote.Tool

Ci vengono in aiuto due indagini recenti. La prima è intitolata Lo stato del lavoro remoto 2020.

La ricerca è promossa da remote.Tools, una directory di tool per supportare il lavoro da remoto, directory peraltro molto interessante (promossa a sua volta da Flexiple, un marketplace di Freelance).

I risultati di questa indagine, svolta su 331 lavoratori da remoto (tra freelance e impiegati in azienda) sono i seguenti:

Riguardo al tema del rapporto lavoro-vita privata mi sembra di aver capito, anche facendo appello alla mia lunga vita da freelance successiva alla mia altrettanto lunga vita da dipendente, che così come si può scivolare lentamente nell’alcolismo, così si può scivolare, giorno dopo giorno, in una condizione di vita-lavoro senza confini che è forse l’aspetto più tangibile dell’attuale fase del capitalismo.

Un’altra cosa interessante della ricerca riguarda la coesione sociale e cosa la favorisce: il 34% dei rispondenti dichiara che il miglior metodo è creare canali digitali di scambi informali (ci avreste scommesso? Io no).

Ecco a tal proposito una citazione sul tema dei canali slack informali, presa dal report:

An aspect which helps people bond with each other is common interests. Building slack channels that cater to specific interests where people can interact with others sharing similar passions helps them to get to know one-another, while adding an extra dimension to their workday. In our survey, 34% of our respondents shared that such dedicated channels were the easiest and probably the best method to build culture.

“…things we have done where we find success at Invision and in my own team are: Channels in slack where people have certain interests. We have got about a few hundred at this point from cryptocurrency to NBA…..That’s actually how you can really have a like a socialisation of certain themes and things that you are interested in with other co-workers.

Scott Hanford, Director of Customer Acquisition at Invision

Consigli per gestire un team remoto

Vi suggerisco, nello stesso report, di dare un’occhiata anche ai consigli su come gestire un team remoto, e mi sembra che di questi tempi ce ne sia un gran bisogno.

I consigli riguardano 4 aree e svariate sotto-aree:

• Communication
  • Default to Asynchronous
  • Focus on Output
  • Choose the right channel for communication
• Documentation
• Onboarding
  • Pre-joining onboarding
  • Introductions with the wider team
  • Assigning a mentor
  • Regular check-ins
• Culture
  • Clarity in values
  • Explicitly communicate it internally and publicly
  • Hire right
  • Encourage recognition
  • Intentional vs. Organic initiatives
  • Slack channels
  • Team offsites
  • Measure engagement

La ricerca di Buffer

Ben più consistente la ricerca di Buffer  sul lavoro remoto nel 2020. Questa survey ha coinvolto 3521 lavoratori da remoto, per lo più in Stati Uniti (47%) ma anche in Italia (1,1%, ovvero circa 35 rispondenti).

Anche in questo caso gli aspetti ritenuti positivi e quelli ritenuti negativi sono simili alla ricerca precedente.

Ed ecco gli insight più rilevanti della ricerca

Credo che tutto questo ci dica quantomeno che siamo ancora molto lontani dall’aver trovato la formula magica che bilancia vantaggi e svantaggi del lavoro da remoto.

Quello che è certo è che dobbiamo tenerci lontani dagli impostori dell’euforia e della disillusione, perché lì non c’è mai la verità.

Sperimentiamo, andiamo avanti, non smettiamo di cercare i giusti tool, studiamo le migliori pratiche, non fermiamoci ai primi ostacoli, che certo ci saranno e proviamo a trovare il giusto equilibrio.

E’ il momento giusto per farlo.

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Ma, come scrivevo già in un articolo del 2010 dedicato alle notifiche via mail, la soluzione del problema è sotto gli occhi di tutti, e costituisce in fondo la strategia che tutte le piattaforme social adottano per tenere i loro utenti incollati al sistema.

Sto parlando ovviamente delle notifiche (chiamate anche trigger nel linguaggio dell’ingegneria dell’engagement).

Notificarti quando c’è un nuovo documento nel tuo gruppo di  lavoro online, quando è arrivata una news che appartiene alla categoria a cui sei iscritto, quando un collega ha commentato il tuo post, quando devi approvare un’azione di un tuo collaboratore, quando c’è una novità nel tuo dipartimento e così via.

Notifiche, notifiche per tutto. Notifiche solo per te. Notifiche automatiche. Notifiche integrate agli altri sistemi.

Le notifiche come “colla” dell’ecosistema

Secondo Sam Marshall, in un articolo di luglio 2019 dedicato all’argomento, le notifiche e i sistemi di ricerca sono la vera colla dei digital workplace.

E lo sono perché permettono di trattare i diversi sistemi usati dalle persone (CRM, sportello dipendente, supporto IT, eccetera) come un unico sistema invece che come una collezione di piattaforme isolate.

Nelle sue parole:

I digital workplace includono molti elementi: comunicazione, collaborazione, ricerca e condivisione, applicazioni aziendali, servizi per i dipendenti e supporto per un lavoro agile. Sebbene ci siano sfide specifiche per ogni elemento, la cosa che quasi nessuna organizzazione sta affrontando bene è l’integrazione tra di loro – la colla che la rende un luogo di lavoro digitale produttivo piuttosto che una raccolta di singoli sistemi.

E qual è questa colla? Oltre alla ricerca integrata, sono proprio le notifiche, ovvero gli aggiornamenti che consentono alla intranet di essere dialogante, pertinente, produttiva, individuale, e che permettono di fare a meno delle email come sistema principe di aggiornamento su ogni cosa.

Naturalmente, affinché funzionino, diciamo subito che tali notifiche devono essere:

• automatiche
• personali
• profilate
• personalizzabili
• integrate (con i vari sistemi aziendali)
  
• categorizzate
• pertinenti

E questo soprattutto per evitare che la intranet diventi una fabbrica di interruzioni assieme a telefonate, WhatsApp, SMS, call, riunioni e mail non desiderate.

Ad esempio, per citare un caso esterno al mondo intranet, personalmente apprezzo molto il design delle notifiche di OptimalWorkshop: ogni notifica è categorizzata in due modi:

• tipo di notifica (avviso, miglioramento, nuova funzionalità, eccetera)
• sistema a cui appartiene (Treejack, Optimalsort, eccetera).

Come vedete nello screenshot sopra, il disgno è molto pulito e scalabile: è un vero notification center integrato.

Sam Marshal nel suo articolo prosegue con delle tesi molto sensate riguardo alle notifiche: ad esempio, il fatto che siano unificate è il modo migliore per capire se tali avvisi sono determinanti o meno per il lavoro che sto facendo in quel momento.

Possiamo decidere a cosa prestare attenzione solo con una vista unica. In altre parole, se è tutto incollato insieme. Per ogni avviso dovremmo sapere:
– posso fare un’azione per cui stavo aspettando il via libera?
– devo interrompere ciò che sto facendo?
– queste nuove informazioni cambieranno una decisione che sto per prendere?

4 tipi di notifiche

Ma c’è un altro aspetto da considerare, ovvero che, come dice Jed Cawthone, non tutte le notifiche sono uguali. Jed distingue 4 tipi di notifiche, ovviamente con delle possibili sovrapposizioni:

• alert
• approvazioni
• notifiche vere e proprie
  
• sottoscrizioni

Rimane aperta la questione di dove ricevere queste notifiche unificate. Anche in questo caso la risposta non è univoca: ci sono vari modi in cui questo può avvenire a seconda del contesto d’uso, dei canali disponibili effettivamente alle persone e dell’urgenza. Le notifiche possono essere presenti, ad esempio:

• sulla intranet
• sulla app intranet
• via sms
• via mail

e in qualsiasi combinazione dei diversi canali (ma le persone devono poterle personalizzare).

Di seguito trovate la presentazione di Sam Marshall sull’argomento. Il messaggio di fondo è: raggruppate sempre i messaggi in un unico punto!

Una diversa esperienza utente

Insomma, il tema delle notifiche, con tutte le caratteristiche che abbiamo visto, sta diventando sempre più cruciale man mano che aumenta la complessità dell’ecosistema informativo interno.

Faccio notare un’ultima cosa: l’idea di integrare le notifiche e la ricerca è il modo migliore per risparmiare, ovvero per evitare di dover costruire un-unico-sistema-onnicomprensivo: al contrario, in questo modo, le singole parti restano dove sono, e quello che si costruisce è invece solo una diversa (e migliore) esperienza utente.

Ed è tutto quello che ci serve.

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Al successo dell’iniziativa hanno contribuito:

• il coinvolgimento diretto del top management nella comunicazione
• l’apertura di una community tematica
• la presenza del middle management nella definizione del “campo di gioco”.

In questa intervista, Stefano Murdaca, Specialist di comunicazione interna e Responsabile della Community dei Valori del gruppo Sella, condivide i dettagli del progetto inserito tra le “nomination” al nostro Intranet Italia Champions 2019.

D: Da quali esigenze siete partiti e che obiettivi vi siete dati con il vostro progetto?

R: La sfida più grande del progetto di crescita previsto dall’ultimo piano strategico del gruppo Sella è costituita dalla cosiddetta “trasformazione culturale”, il cui obiettivo è generare un’azienda aperta e agile, capace di competere nel mondo “esponenziale”.

Un processo di co-creazione per generare valori condivisi
Il fulcro di questa trasformazione è stata la definizione di un nuovo purpose e di nuovi valori, avvenuta attraverso un processo di co-creazione: una strategia bottom-up che ha richiesto una forte azione di coinvolgimento dei colleghi per arrivare ad avere valori condivisi e interiorizzati da tutti.

D: Quali sono i punti di forza delle soluzioni adottate e perché?

R: Dopo una serie di attività che hanno coinvolto un gran numero di colleghi – sondaggi, workshop, focus group– è stato elaborato il purpose e sono stati scelti i valori su cui puntare per lo sviluppo futuro del gruppo.

Questo approccio di creazione collettiva ha generato un clima di partecipazione e ha invogliato molte persone a contribuire.

Per dare a tutti la possibilità di partecipare alla messa a punto dei nuovi valori, abbiamo creato una community social sulla intranet aziendale nella quale abbiamo condiviso i contenuti e dove i colleghi hanno espresso il loro pensiero sui singoli valori.

Questo approccio di creazione collettiva ha generato un clima di partecipazione e ha invogliato molte persone a contribuire.

D: Come avete lavorato alla realizzazione del progetto?

R: Abbiamo messo a punto un piano editoriale e una linea grafica ad hoc declinati su diversi canali e strumenti di comunicazione –online e offline- per raggiungere il variegato pubblico dei nostri colleghi.

Il Values Campaing Ecosystem
Il risultato di questo approccio multicanale è quello che abbiamo chiamato il Values Campaign Ecosystem. In questo contesto, la community è diventata il centro attorno al quale sono state sviluppate tutte le altre iniziative di comunicazione: newsletter grafiche, video emozionali, video-interviste al CEO, sfondi desktop personalizzati, poster e gadget.

Gestire i contenuti in intranet: le 6 dimensioni da considerare

Un attento lavoro di community management ha garantito lo svolgimento del piano editoriale in maniera flessibile, sostenendo gli interventi dei colleghi, per stimolare i contributi e riconoscere l’apporto di tutti.

I valori sono stati il tema portante della tradizionale cena di gruppo, alla quale hanno partecipato oltre 2000 colleghi.

D: Quali sono stati i risultati di questo lavoro?

R: La campagna è durata sei mesi, da novembre 2018 ad aprile 2019. Abbiamo lanciato una serie di post per ogni valore di gruppo e abbiamo coinvolto i colleghi (un bacino potenziale di circa 4 mila persone). A fronte di 22 post pubblicati abbiamo ottenuto questi contributi:

6 valori di gruppo e 22 post in 6 mesi

• 124 contributi singoli dai colleghi
• > 1.000 media utenti singoli al mese
• > 15.000 visualizzazioni

I contributi raccolti hanno così arricchito i contenuti frutto dei workshop e degli incontri sul piano strategico, realizzati in precedenza.

Sono stati molto apprezzati anche i video, che hanno totalizzato migliaia di views.

D: Prevedete delle evoluzioni?

R: Grazie all’attività di ascolto svolta sui valori e agli spunti ricevuti sia online che negli incontri, sta per prendere il via una nuova fase di diffusione e coinvolgimento dei colleghi questa volta concentrata sui comportamenti che traducono in realtà i valori co-creati in precedenza.

Dai valori condivisi ai comportamenti diffusi
Ovviamente per tradurre i valori in comportamenti abbiamo intenzione di continuare a utilizzare la community dei valori, facendo leva sulla partecipazione e sull’engagement dei colleghi.

D: Quale consiglio dareste alle organizzazioni che devono affrontare sfide simili?

R: L’approccio bottom-up che abbiamo scelto è probabilmente più lungo e complesso rispetto a un approccio top-down ma c’è da dire che – in particolare per progetti che riguardano la cultura aziendale – può portare a risultati maggiormente condivisi e quindi più duraturi.

In un’azienda cha abbia al suo interno un mix culturale molto variegato, è importante scegliere i canali giusti per arrivare a tutti i colleghi: in questo senso una logica multicanale diventa un elemento essenziale per il successo dell’iniziativa.

La intranet alla prova delle prime linee

In ultimo, la partecipazione attiva del top e del middle management è fondamentale per rafforzare i messaggi ma anche per spingere i colleghi a vincere il timore di esporsi.

Per saperne di più: leggi il caso completo nel report Intranet Italia Champion 2019, con altri casi studio di successo e decine di screenshot

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Insomma, cosa cavolo facciamo per chi sta in trincea, tutti i giorni? Gli mandiamo gli auguri a Natale? (vedi foto di copertina).

Dobbiamo essere onesti: se non vogliamo che i nostri progetti intranet siano considerati poco meno di un giochino da fighetti della sede centrale dobbiamo essere in grado di superare la prova delle prime linee.

Loro devono essere sempre a bordo, per primi, per definizione. Se un progetto non soddisfa i loro bisogni, e non li soddisfa pienamente, è meglio che lasciamo perdere.

Ci sono due aspetti che dobbiamo considerare se pensiamo a come supportare le prime linee con la intranet:

Contenuti e servizi

I contenuti e i servizi devono essere selezionati pensando a quello specifico segmento di persone e alla loro attività quotidiana. No a corporate news a pioggia, no a iniziative calate dall’alto, ma il lento, paziente, lavoro di raccolta di informazioni, contenuti e servizi che supportino davvero il lavoro quotidiano.

Raggiungibilità

Tutto questo deve essere estremamente raggiungibile dai dipendenti, con qualsiasi dispositivo, in qualsiasi momento, in qualsiasi luogo. Ed è proprio su questo punto che si sta giocando, in questo momento storico, una partita importante tra intranet, app, e altre soluzioni ibride.

Eh sì, perché se vogliamo arrivare davvero alle persone sulla nostra piattaforma nell’oceano a agli autisti dei nostri autobus, la prima cosa che dobbiamo fare è stabilire un contatto reale, continuativo e ricco con loro e con il contesto nel quale operano. Se no è tutto inutile.

Ed è qui che il mercato si diversifica tra:

• Intranet responsive, ovvero che si riadattano al tipo di dispositivo
• Applicazioni derivate da intranet, ovvero applicazioni collegate ad una intranet e derivate dalla piattaforma intranet stessa (ad esempio Sharepoint o altri fornitori di intranet)
• Applicazioni native, ovvero app plug and play che funzionano come sistemi informativi autonomi, non necessariamente collegate ad una intranet.

Su quest’ultimo punto potreste chiedervi, ma quante saranno mai ‘ste applicazioni?

Ve lo dico io, sono tantissime, e sono tutte molto interessanti.

Tra l’altro, cominciano a vincere anche dei premi: Stagecoach, azienda di trasporti inglese, è stata premiata nel 2019 da Step Two per la sua App dedicata ai 20.000 autisti, realizzata con Blink, una delle tante app sul mercato.

Se volete farvi un’idea più approfondita di quello che secondo me è un tema importantissimo ed un mercato aperto nei prosssimi anni, vi consiglio come punto di partenza l’articolo di Clearbox consulting che si intitola Communications and engagement apps for firstline employees.

Trovate anche una matrice di comparazione di alcune di queste app rispetto a delle tipiche esigenze per il personale di frontline ovvero:

• Messaggisitca
• Accesso ai documenti
• Transazioni HR
• Meccanismi di rewarding/gamification
• Elearning
• Task

Attrezziamoci, presto

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Ovviamente in lingua inglese ci sono molte risorse, a partire dal noto libro di Sara Richard dedicato al content design.

E per le intranet? Ovviamente nelle intranet il tema del design dei contenuti è particolarmente importante: questi spazi ospitano spesso migliaia di contenuti, molti dei quali devono servire a orientare il lavoro quotidiano di tanti colleghi.

Devono essere i contenuti giusti, devono essere trovabili, devono essere scritti bene… e devono essere presentati anche meglio! La presentazione dei contenuti infatti è uno degli elementi di uno schema che ho elaborato e che esprime in modo sintetico le varie dimensioni da affrontare (lo ho descritto accuratamente in un articolo precedente).

Come creare contenuti che rispettino questo modello di design?

In questo ci viene in aiuto un recente webinar tenuto da Wedge Black, consulente di Clarbox Consulting e animatore, a Londra, di Intranet now.

Wedge si occupa da sempre di content management per le intranet e ha elaborato un modello di sviluppo dei contenuti che parte dai bisogni delle persone e arriva a orientare lo stile e la scrittura.

Nel tempo il buon Wedge ha scritto varie cose sul tema della scrittura per intranet, che potrete trovare nel suoi Content writing tips.

Di seguito invece, ecco la presentazione di Wedge dedicata al tema. Buona lettura e buoni contenuti

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L’azienda ha raccolto la sfida di realizzare un unico portale profilato in 10 diverse lingue, per impiegati ed operai, per arrivare al singolo individuo.

Trovare una soluzione che soddisfi i requisiti culturali, organizzativi e linguistici di una grande azienda è una sfida significativa, vinta egregiamente con una intranet ben sviluppata, che incorpora una visione chiara di ciò di cui i dipendenti Ferrero hanno bisogno per svolgere il loro lavoro quotidiano.

In questa intervista Sara Martinotti condivide i dettagli del progetto Forward, premiato al nostro Intranet Italia Champions tra i 4 vincitori assoluti.

D: Da quali esigenze siete partiti e che obiettivi vi siete dati?

R: Connettere tutti, sempre e ovuque.
Nel 2015 il Gruppo Ferrero iniziava la sua evoluzione, per la prima volta anche attraverso l’acquisizione di nuove aziende. Questa crescita ha portato il Gruppo a espandersi fuori Europa: è nata così la necessità di avere a disposizione uno strumento che permettesse di connettere tutti i dipendenti sempre e ovunque, per condividere con loro i valori e le radici dell’azienda.

Oggi quando un collega di qualunque parte del mondo parla della intranet usa lo stesso linguaggio e ha di fronte lo stesso tool.

A quel tempo il Gruppo aveva una piattaforma non accessibile da mobile e molto rigida in termini di modifiche e aggiornamenti. Il sistema era quasi privo di analytics e per ogni dato richiesto il rework necessario era altissimo.

Versatile e flessibile.
Fin da subito sapevamo di volere un tool versatile e flessibile, dato che ci eravamo dati l’obiettivo di creare una piattaforma disponibile in più lingue per i dipendenti sparsi tra le diverse sedi, per manager e operai di tutto il Gruppo.

D: Quali sono i punti di forza della soluzione adottata e perché?

R: La soluzione adottattata ha fatto leva sulla piattaforma scelta (Microsoft) e sulla forte sponsorship interna al Gruppo.

Parlare la stessa lingua
Il gruppo di lavoro che ha creato la piattaforma ha capitalizzato sulle diverse competenze dei singoli attori (IT, Cybersecurity, Information Systems, Comunicazione) e ha ragionato molto bene sulle aree di forza e di debolezza della nostra azienda, per poterle valorizzare e mitigare a seconda.

Abbiamo dato a tutti i dipendenti lo stesso strumento, allo stesso tempo, in ogni parte del mondo. Oggi quando un collega di qualunque parte del mondo parla della intranet usa lo stesso linguaggio e ha di fronte lo stesso tool.

D: Com’è stata progettata la soluzione?

R: Sviluppo e deploy
Abbiamo iniziato nel modo canonico, facendo interviste e assessment per i diversi target audience, abbiamo ipotizzato i vari tipi di personas. Noi abbiamo investito il nostro tempo in quello che faceva veramente la differenza per Ferrero; per il resto abbiamo usato quanto già prodotto dai nostri partner. Poi però abbiamo cominciato a pensare più in grande.

Adozione e modelli per il cambiamento
Abbiamo cominciato a vedere la potenza della soluzione congiunta derivante dal lancio della intranet e della suite O365 insieme, abbiamo capito che necessitavamo di tempo per la comprensione delle NWOW (New Ways of Working) e e per l’adozione di strumenti efficaci per il loro deployment.

Perché è così difficile cambiare? Un framework per il cambiamento in azienda

D: Quali sono stati i vantaggi che avete ottenuto fino ad ora?

R: Ad oggi abbiamo un ottimo livello di adozione della soluzione sia a livello di impiegati, sia a livello di operai. Il team centrale che coordina la gestione dei contenuti e dei tool ha veramente la possibilità di implementare le soluzioni per tutti allo stesso tempo e Forward è entrata nel linguaggio e negli usi dei nostri dipendenti.

Il potere degli analytics
Aver dotato la piattaforma di un sistema di analytics ci ha permesso di leggere i comportamenti su base quantitativa e indirizzare soluzioni alternative e rimedi in modo puntuale.

Misurare la intranet. Kpi e indicatori quali-quantitativi

D: Quali evoluzioni prevedete?

R: Pur essendo consapevoli che il sistema richiede tempo, stiamo già lavorando per rendere la soluzione sempre più friendly per i dipendenti, introducendo tool e strumenti per customizzare le proprie preferenze.

I nostri obiettivi sono di supportare la trasformazione digitale del Gruppo e accrescere il livello di conoscenza e di utilizzo della nostra intranet con l’ambizione di farla diventare veramente l’entry point per ogni azione che i dipendenti compiono.

D: Avete qualche consiglio da dare alle altre organizzazioni che devono affrontare sfide simili?

R: Un progetto come l’implementazione di una nuova intranet ha bisogno di pochi elementi chiave: un team collaudato e strutturato composto da IT (ad ogni livello), comunicazione, HR, cybersecurity, un buon PM per armonizzare tutte le attività, un forte endorsment interno da key stakeholders e tanta pazienza.

Per saperne di più: leggi il caso completo nel report Intranet Italia Champion 2019, con altri casi studio di successo e decine di screenshot

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