Se poi questi consigli riguardano la collaborazione tra colleghi e l’adozione dei sistemi social interni la diffidenza cresce: l’ingegneria sociale che sta dietro queste iniziative è in genere un’alchimia delicata di funzionalità e savoir faire. Tuttavia voglio fare un’eccezione e segnalare questo post di Interact , che di consigli ne elenca addirittura più di cinquanta: 53 ways to boost collaboration on your intranet. In realtà nel post ne elenca meno, rimandando al white paper gratuito per gli altri.

Al contrario di altre insipide liste questa mi sembra abbastanza sostanziosa, piena di buon senso e corredata da buoni esempi. Credo che nel complesso esprima bene lo stato dell’arte rispetto alle diverse “tattiche di coinvolgimento” per favorire la partecipazione ad ambienti social interni.

Del resto sappiamo bene che il diavolo si annida nei dettagli, e nell’articolo ne troverete molti.

Sono fatti in genere molto bene, focalizzati di volta in volta su aspetti specifici della materia. Un ottimo esempio di come farsi promozione onestamente attraverso contenuti di qualità.

Il prossimo, organizzato dalla Prescient digital di Toby Ward, è dedicato alla governance dei progetti Sharepoint. E’ previsto per il 24 aprile alle 18.30 (ora italiana).

Che dite, ci imbuchiamo?

Aggiornate quindi le vostre agende (e se potete segnalate la cosa a chi può essere interessato :-)

Grazie a tutti.

Recentemente ho tenuto un breve corso ad alcuni dipendenti della Regione Sicilia, e alla fine della giornata ho affidato loro un esercizio di riscrittura di un testo particolarmente importante per il cittadino (capirete bene, si tratta di soldi in prestito per le famiglie bisognose).

Le persone stanno lavorando e stamattina mi è arrivata una proposta di riscrittura particolamente efficace, che vi sottopongo:

Il testo prima:

Qui trovate il testo originale online:

Il testo dopo:

Possiamo fare molte considerazioni su quanto questo testo sia ancora migliorabile sotto diversi profili, ma io devo dire che sono davvero soddisfatto: è bastata una giornata di lavoro per migliorare in modo drastico la qualità del testo originale.

Questo dimostra una cosa su tutte: le persone della PA, anche di quella in apparenza più burocratica e distante, non sono certo raffinati web writer, ma neanche lugubri burocrati senza speranza.

Sono persone che, semplicemente, non hanno mai fatto mente locale su come si possa scrivere meglio, e non avevano mai sperimentato alternative.

Oggi è davvero una bella giornata per me.

Ma le cose cambiano, e la necessità sempre più urgente di fare pulizia nelle pagine, specialmente in homepage, e di evitare ingombri eccessivi nella navigazione ha fatto riscoprire questo elemento, spingendo i progettisti ad usarlo in modo strategico per fornire elementi di navigazione e contenuti chiave.

Bill Donaldson ha recentemente scritto un breve articolo che elogia i molti pregi di questi “fat footer”, che sempre di più assomigliano a veri e propri menù di navigazione principale all’interno delle intranet. Ecco un esempio, tratto dalla intranet di Judge group:

Bill segnala anche una bella rassegna di fat footer da cui trarre ispirazione. Ecco alcuni esempi.

E quando arriva il momento del sospirato “porting”, solo  allora ci accorgiamo che non sappiamo quanti sono, quali sono, quali siano importanti, quali siano obsoleti, e soprattutto quanto è lungo il processo di migrazione e aggiornamento.

Lo capisco: occuparsi di inventariare i contenuti, magari su un mega figlio excel, è una gran rottura di palle. Ma non dobbiamo dimenticarci che è per questo che le persone vengono sulla intranet, e dedicare a questo argomento uno spazio nel progetto resta una cosa fondamentale (excel compreso).

Anche perché è a partire dai contenuti (quelli che ci sono, quelli che non ci sono ma che ci dovrebbero essere, quelli che ci sono ma NON ci dovrebbero essere), che si possono prendere tutte le decisioni strategiche che servono.

Se ne è accorto Christopher Detzi, che racconta su UX magazine come ha inventariato i contenuti nel redesign di una intranet. Detzi si è accorto che grazie a questo lavoro di catalogazione e inventory ha potuto capire che i contenuti erano molto meno di quelli che si stimavano e spesso duplicati,  poco aggiornati o collocati male.

Detzi spiega che la cosa fondamentale non è tanto il brutale excel con una riga per ogni contenuto, ma piuttosto capire:

• il formato (doc, pdf, html…)
• la collocazione prevalente nelle sezioni (la vedete rappresentata sopra)
• gli accessi prevalenti

A partire da questi dati è possibile rispondere alle domande giuste e prendere decisioni più consapevoli.

La intranet di QUT non è una applicazione, ma una versione della loro intranet pensata per il mobile, e i creatori ci spiegano perché in questa presentazione, che documenta molto bene tutto il processo di sviluppo dell’applicazione, e ci racconta anche le lezioni imparate durante questo lavoro.

Credo ci sia un estremo bisogno di casi ben documentati come questo per affrontare nel migliore dei modi e senza brancolare nel buio il lavoro che ci aspetta dietro l’angolo nei prossimi due o tre anni  :-)

Il nuovo paper è dedicato all’organizzazione delle informazioni, sia sul web che negli spazi intranet. In realtà non dice nulla di particolarmente novo, ma sistematizza un bel po’ di informazioni e fornisce anche una buona introduzione alla classificazione a faccette, che oggi è uno standard ormai riconosciuto per l’organizzazione dei documenti, delle pagine e dei risultati dei motori di ricerca in  intranet.

Da qui potete scaricare direttamente il PDF (7 mb).

Questo aspetto che ho sempre tralasciato riguarda l’integrazione degli aspetti di “push automatico” nella più generale strategia di adozione degli strumenti. Certo, sappiamo che nessuna iniziativa social interna può sopravvivere se non si alimenta del contributo e dell’azione volontaria delle persone (aspetto pull), e sappiamo anche che, allo stesso tempo, nella prima fase di un progetto del genere l’impegno nel favorire l’adozione e nel rompere le diverse forme di resistenza deve essere massima (aspetto push organizztivo).

Tuttavia ho sempre pensato questo impegno come uno “spingere” curato da qualcuno in carne e ossa (la redazione, il community manager ecc) e non come qualcosa che è inscritto nel sistema stesso.

Uno screenshot tratto dal report può aiutare a spiegarmi:

La nostra neo assunta è invitata, in maniera “automagica” a compiere delle azioni concrete e a sviluppare delle connessioni sulla base di informazioni che il sistema a elaborato: unirsi a gruppi di lavoro o di discussione, entrare in contatto con colleghi, svolgere dei task eccetera.

Voi direte: niente di nuovo. Facebook, Linkedin e tutti gli altri social network più popolari fanno questo da tempo. Anzi, questa caratteristica è presente anche in servizi 2.0 ante litteram, come i consigli di lettura di Amazon e così via.

E’ vero. Tuttavia questa caratteristica, così presente nei network della grande rete, non è stata adottata in modo altrettanto radicale dai sistemi enterprise e sfido chiunque sia alle prese con progetti del genere in Italia a citarmi  aziende che ci hanno pensato.

Ed è invece un pattern potentissimo, perché:

• permette alle persone di prendere confidenza con il sistema (aspetto didattico);
• seleziona nel mare magnum delle possibili azioni quelle più utili per le persone (aspetto economico);
• fornisce un contesto divertente e un po’ misterioso al tutto (aspetto ludico).

Il sistema quindi dovrebbe potermi proporre in maniera automagica contenuti, connessioni e task sulla base:

• di quello che sono (ruolo e autorappresentazione del profilo, ecc.);
• di quello che faccio (#hashtag che utilizzo, contenuti che pubblico, sottoscrizioni precedente ecc.).

Ora, perché questo pattern viene poco adottato nelle aziende? Credo che il problema stia nel fatto che questo tipo di funzionalità se ne sta in genere dietro le quinte, tra le pieghe di algoritmi a noi invisibili e perciò difficilmente replicabili. Per quali imperscutabili ragioni Amazon mi consiglia questo libro e non un altro? Come viene calcolato il grado di compatibilità tra lettori di Anobii? Nessuno lo sa con certezza.

Inoltre, in azienda si ha scarsa inclinazione per questi meccanismi legati alla serendipity: la retorica prevalente, come sappiamo, è legata alla precisione piuttosto che all’affinità.

In ogni caso, secondo una ricerca recente condotta da Usability resources inc (ricerca che potete scaricare da qui e che mette a confronto le funzionalità di Sharepoint con quelle della piattaforma Moxie, sponsor della ricerca) l’aspetto di wizard e di ricerca guidata è una delle chiavi per l’adozione di queste piattaforme.

Di questa ricerca è stata fatta anche un’infografica:

Finisco dicendo che al momento sono alle prese con la progettazione di una piattaforma di condivisione per un ambiente di progettisti meccanici, i quali devono essere in grado di unire in uno stesso ambiente contenuti molto formali e strutturati con annotazioni e richieste informali.

In questo caso la piattaforma dovrà essere in grado di filtrare e notificare automagicamente persone e discussioni sulla base degli #hashtag più usati o sottoscritti dai singoli (credo che questo algoritmo ce lo dovremo creare ex novo).

Insomma, credo davvero che questo sia un pattern fondamentale. Qualcuno lo ha adottato in qualche progetto in Italia?

Trovate tutti i dettagli nella  scheda del corso. Vi aspetto.

Guy van Leemput ha riportato recentemente il caso del gruppo Nordea,  emblematico di questa nuova tendenza. Il caso esprime bene lo stato dell’arte relativo a questa funzionalità-chiave interna ed è ben documentato da un significativo screenshot del profilo personale:

C’è più o meno tutto quello che serve (a loro): foto, collegamento all’instant messaging interno, dati organizzativi, dati personali, competenze, attività, risalita gerarchica eccetera.

Non c’è nulla di particolarmente nuovo se non il consolidarsi di uno standard di progettazione: credo che possiamo considerare questo screenshot la base da cui partire per la progettazione dei cercapersone da qui in avanti.

Mi sembra davvero un ottimo lavoro (anche se è abbastanza sorprendente che Microsoft  debba rivolgersi ad agenzie esterne per questo tipo di attività).

Molti (spesso anche io, a dire il vero) si rinchiudono nei loro studi a progettare wireframe e mockup, ma come sappiamo anche l’attività di design può essere fatta collaborativamente, coinvolgendo direttamente gli stakeholder interni.

Certo, partire da zero è sempre difficile, e per questo mi ha colpito il metodo che usano a Claromentis: invece di mettersi con il pennarello davanti a una lavagna bianca partono con un template di base e da quello sviluppano collaborativamente le modifiche.

Il template è il seguente:

Me sembra un’idea intelligente, anche se il rischio ovviamente è che orienti in modo troppo pesante il processo di design successivo. Ma non è detto: se le sessioni sono condotte bene si possono massimizzare i vantaggi riducendo il rischio-omologazione.

Voi che ne dite?

Le questioni di governance sono importantissime, al pari del design o dei contenuti, e vanno affrontate con approccio sistematico ed esplicito. Chi gestisce la intranet, quali sono i ruoli e le responasabilità, come devono comportarsi i redattoi, quali sono le policy per i dipendenti, come è strutturato il sistema di publishing, che cosa fare in caso di nuove applicazioni, e così via.

Le questioni si concentrano in genere i due grandi filoni:

• l’aspetto organizzativo (ruoli e responsabilità, policy);
• gli aspetti di publishing e di supporto al publishing (come pubblicare, tipi di workflow ecc).

Sul primo aspetto vi suggerisco di leggere il post di Toby Ward dedicato proprio alla governance.

Sul secondo aspetto, (ma anche sul primo in realtà), vale la pena leggere il lungo articolo di Rebecca Rodgers “Creating an intranet governance guide“.

Trovate anche alcuni esempi di indici di documentazione da produrre e alcuni consigli su come produrla.

Molto utile e completo.

Su questo terreno c’è infatti spazio per molte sperimentazioni,  e cominciano ad uscire alcuni casi e molte idee. Sylvain Cottong, ad esempio, cita il caso di Google e della sua politica per le trasferte (i soldi che avanzi li puoi usare la volta dopo, donarli o farteli rimborsare) in un post dedicato proprio alla gamification nelle intranet sociali.

Ancora, Ellisa Calder spiega come usare la gamification in Sharepoint. Ad esempio, dice Ellisa, se vogliamo che le persone inseriscano bene i metadati nei contenuti pubblicati possiamo stabilire un set di Badge dedicati a questo argomento.

Ma naturalmente possiamo applicare meccanismi simili a tantissimi altri task. Ultimamente, ad esempio, mi è capitato di proporre di usare delle “coccarde” che appaiono automaticamente sul profilo del dipendente che conclude un modulo formativo in e-learning.

Credo che l’applicazione di queste meccaniche  sia alla fine molto più facile di quanto possa sembrare e, una volta rotto il ghiaccio, possa davvero funzionare, sempre che si sia fatto un minimo di studio preliminare dell’ambiente organizzativo.

Credo quindi che in futuro, di fronte ad ogni nuova iniziativa in intranet dovremmo chiederci:

• quali contenuti dovranno essere prodotti?
• chi dovrà produrli?
• in quale forma saranno pubblicati?
• quali comportamenti vogliamo incentivare?
• Attraverso quali meccaniche di gioco?

Ne riparleremo, spero con qualche caso in più da esibire.

Ad esempio come fotocopiare, come stampare in A3 e altre cose del genere. Al di là dello specifico stampantifero il consiglio è corretto: coinvolgere chi ha competenze tecniche specifiche (ad esempio gli smanettoni del reparto IT) è sempre una buona mossa per avere contenuti utili a tutti da pubblicare.

E spesso questi contenuti sono molto più “terra terra” di quanto ci piace immaginare.

Ovviamente dovete essere capaci di operare su Drupal :-)

Ecco il video screenacast

Il video screencast di commons

• perché chiedere qualcosa è tecnicamente facile;
• perché le persone sono abituate a chiedere qualcosa ai colleghi;
• perché chiedere qualcosa o dare una risposta è un’attività che riconoscono e per cui possiedono una rappresentazione che può essere portata online;
• infine, perché l’atto di chiedere qualcosa, o di rispondere a una domanda di lavoro, non è  vissuto come una perdita di tempo da nessuno, neanche online.

Tutto bene dunque. Tuttavia a pensarci bene ci possono essere molte barriere psicologiche  nell’adozione di questi sistemi: le persone potrebbero pensare che la loro domanda sia stupida, o che farà perdere tempo agli altri, o che la risposta sarà aggressiva, o che in qualche modo la domanda non sia una “buona” domanda (chi fa formazione sa che questo succede anche in classe).

Insomma bisogna creare un buon clima anche per questo tipo di ambiente; per questo vi segnalo un post di  Scott Ginsberg in cui ci dà alcuni consigli per creare una ambiente favorevole alle domande.

E, se non avete ancora implementato alcun ambiente di Q & A nella vostra intranet date un’occhiata a Coordino, un sistema open source per creare in intranet un sistema di Q & A simile alla nota piattaforma per smanettoni StackOverflow.

Oppure a OSQA, un altro sistema open source con funzionalità simili.

Ok, vi ho segnalato qualche risorsa per abbattere le barriere culturali e vi ho segnalato qualche altra risorsa per abbattere le barriere tecnologiche.

Che dite, ce la facciamo questa volta?

Posso dire una cosa, molto sommessamente? Credo che questi grafici barocchi non solo dicano poco, ma in generale non facciano affatto bene alla causa.

Ecco :-)

Possiamo aiutarci con il noto CMS matrix, o con l’analogo Wiki Matrix nel caso di tecnologie wiki, o con la nota directory dei software Capterra. Sono tutte interessanti applicazioni che consentono di filtrare le piattaforme in base a tantissime caratteristiche.

Ma oggi esiste anche un’altra piattaforma, Ombud, che consente la valutazione sociale aggregata dei prodotti enterprise. Al momento sono mappati circa 200 prodotti e le cose cominciano a farsi interessanti. Si possono vedere le schede dei prodotti, dare commenti e feed back, e comparare le funzionalità.

Esperimento ancora in fieri, ma davvero molto promettente.