Icon VA

Gestión del Tiempo: Como Transformar Google Calendar en una Herramienta Efectiva de Productividad

2009-10-27T11:05:00.000-02:00

Google Calendar es una impresionante herramienta de productividad multi-función y muy fácil de usar. Vamos a ver cómo podemos mejorarla aún más agregando algunas cositas:

Para leer más...

Yo Soy Yo

2009-10-14T09:31:00.002-03:00

El próximo domingo 18 de octubre, en Argentina se festeja el Día de la Madre. Icon Virtual Assistance, desde este espacio, desea homenajear a todas las madres, con este fragmento de Virginia Satir.

En todo el mundo no hay nadie como yo. Hay personas que tienen algo en común conmigo, pero nadie es exactamente como yo. Por lo tanto, todo lo que surge de mí es verdaderamente mío porque yo sola lo escogí. Soy dueña de todo lo que me concierne: De mi cuerpo, incluyendo todo lo que hace; mi mente, incluyendo todos sus pensamientos e ideas; mis ojos, incluyendo las imágenes de todo lo que contemplan; mis sentimientos, sean lo que sean, ira, gozo, frustración, amor, desilusión, excitación; mi boca, y todas las palabras que de ella salen, corteses, tiernas o rudas, correctas o incorrectas; mi voz, fuerte o suave, y todas mis acciones, ya sean para otros o para mí misma. Soy dueña de mis fantasías, mis sueños, mis esperanzas, mis temores. Soy dueña de todos mis triunfos y logros, de todos mis fracasos y errores.
Como soy dueña de todo mi yo, puedo llegar a conocerme íntimamente. Al hacerlo, puedo amarme y ser afectuosa conmigo en todo lo que me forma. Puedo así hacer posible que todo lo que soy trabaje para mi mejor provecho.
Sé que hay aspectos de mí misma que me embrollan, y otros aspectos que no conozco. Mas mientras siga siendo afectuosa y amorosa conmigo misma, valiente y esperanzada, puedo buscar las soluciones a los embrollos y los medios para llegar a conocerme mejor.
Sea cual sea mi imagen visual y auditiva, diga lo que diga, haga lo que haga, piense lo que piense y sienta lo que sienta en un instante del tiempo, esa soy yo. Esto es real y refleja donde estoy en ese instante del tiempo.
Más tarde, cuando reviso cuál era mi imagen visual y auditiva, que dije y que hice, que pensé y que sentí, quizá resulte que algunas piezas no encajen. Puedo descartar lo que no encaja y conservar lo que demostró que si encaja. E inventar algo nuevo en vez de lo que descarté. Puedo ver, oír, sentir, pensar, decir y hacer. Tengo las herramientas para sobrevivir, para estar cerca de otros, para ser productiva, y para encontrar el sentido y el orden del mundo formado por la gente y las cosas que me rodean.
Soy dueña de mí misma, Y por ello puedo construirme.
Yo soy yo y estoy bien.

Europa en pos de más mujeres empresarias

2009-10-07T15:07:00.001-03:00

Con el afán de aportar a la creación de empleos y de promover la presencia femenina en el empresariado, la UE envía decenas de mujeres propietarias de pequeñas empresas a divulgar que si ellas pudieron…

Para leer el artículo completo, haz click aquí.

La Asistencia Virtual en TN - Parte 2

2009-07-28T18:19:00.002-03:00

Parte 2 del programa Argentina para Armar, que emite TN, los domingos a las 22 hs., sobre el Teletrabajo, con la participación de mi colega, VA Alicia Díaz.

Si no viste la parte 1, haz click aquí.

Siete Pasos para el Establecimiento de Metas y Objetivos Corporativos

2009-07-19T23:41:00.001-03:00

Antes de emprender cualquier iniciativa o proyecto se debe formular por lo menos una meta a la que se quiere llegar, de lo contrario se estaría caminando sin rumbo y nunca se sabría si lo que se está haciendo está bien o mal

Las empresas deben establecer metas al iniciar cualquier tipo de proyecto, pero ¿cómo definirlas de la mejor manera?, la siguiente una fórmula sencilla, consistente en siete pasos que seguramente ayudará a resolver esa inquietud.

Paso 1. Identificación del objetivo(s)
Aunque parece muy elemental, hay dos aspectos fundamentales en la identificación de objetivos que generalmente son descuidados:
*Deben ser específicos y mensurables
*Deben establecerse positivamente

El primer aspecto, la especificidad y mensurabilidad, son claves cuando se está tratando de ejecutar un proyecto, no basta con establecer que se van a generar utilidades con este o aquel desarrollo, hay que determinar el monto específico de ganancias que se generarán; no resulta suficiente decir que se aumentará la participación en el mercado, hay que establecer en que proporción aumentará la participación en el mercado y cuáles serán los segmentos que se verán afectados...
Además, los objetivos deberán establecerse positivamente, de tal manera que se vean como hechos ya consumados, "La utilidad de 100 mil dólares en el tercer trimestre permitirá el crecimiento del precio de nuestra acción en un 5%", así se enfatiza en el logro de los objetivos.

Paso 2. Identificación de los beneficios y los beneficiarios
Ya identificados los objetivos se procede a determinar cuáles serán los beneficios que obtendrá la organización, su gente, sus accionistas, sus clientes, sus proveedores y todos los agentes con los que tenga contacto. Al alcanzar metas se estarán dando pasos hacia un mejor estado, ya sea en el nivel de inventarios, en las ventas anuales, en la reducción de desperdicios en los procesos, etc. Sea cual fuere el ámbito en el que se establezcan las metas siempre habrán beneficios y siempre habrá alguien que obtenga estos beneficios, si son generales perfecto, pero si son particulares hay que identificarlos y enlistarlos para poder darlos a conocer, no sólo a quienes se beneficiarán sino a la organización en su conjunto.

Paso 3. Fijación de límites de tiempo
Adelantados los primeros dos pasos se deben fijar límites de tiempo para la consecución de cada objetivo. Cuando se establece un determinado lapso de tiempo se está creando sentido de urgencia para realizar las acciones a que haya lugar, es recomendable, en proyectos cortos (máximo 120 días) trabajar sobre una base diaria mientras que en proyectos de mayor duración la base podría ser semanal o quincenal.

Resulta adecuado elaborar cronogramas que permitan dividir el objetivo en pedazos pequeños, así se cierra la posibilidad de sentir que no se podrá conseguir el objetivo final, ya que se estará trabajando en el día a día por conseguir objetivos más pequeños que sumados permitirán lograr el más importante. Si iniciamos un proyecto que busca reducir costos en la planta de producción, su duración es de tres meses y el objetivo es disminuir los costos en 150 millones al cabo de los tres meses, resultará menos agobiador si tratamos de disminuir 50 mensuales, 25 quincenales, 12,5 semanales y 1, 67 diarios.

Paso 4. Identificación de los principales obstáculos
Si lo que se quiere es alcanzar metas entonces hay que saber cuáles son los posibles problemas que se podrán encontrar en el camino hacia su consecución, de otro modo no se podrán realizar planes o adelantar estrategias para resolverlos.

Paso 5. Identificación de las habilidades y el conocimiento requerido
Ya que se conocen cuáles son los problemas a enfrentar hay que determinar qué habilidades y conocimientos habrán de poseer quienes desarrollen el proyecto, el encargado del proyecto no tiene que ser un experto en todas las áreas, lo que si tiene que tener es la habilidad para encontrar la información que necesita y la capacidad para identificar qué habilidades y conocimientos son requeridos.

Paso 6. Identificación de individuos, grupos, organizaciones y compañías con las cuales trabajar
Si se acude a la gente apropiada se encontrará la solución adecuada, si se busca mejorar niveles de producción seguramente los indicados para adelantar el proyecto sean los trabajadores de la planta, si se quiere mejorar el nivel de ventas entonces el equipo de ventas, la dirección comercial y el departamento de servicio al cliente deban adelantar la tarea...

Paso 7. Desarrollo del plan de acción
Las metas no se conseguirán con el simple hecho de determinarlas específicamente o sabiendo cuáles son las barreras a franquear, se alcanzarán si se ejecuta un plan de acción juicioso paralelo a un cronograma. Muchas de las tareas a adelantar deberán fraccionarse en estos siete pasos y se convertirán en pequeños objetivos, la verdad es que el plan de acción es el trabajo diario bajo unas condiciones de planeación previa que contemplen desde las labores a desarrollar, el tiempo que se les dedicará, las personas que las ejecutarán, hasta las contingencias que se puedan presentar y sus posibles soluciones.

Te invito a Bucear en tu Autoestima

2009-06-22T21:02:00.003-03:00

La autoestima es el sentimiento valorativo de nuestro ser, de nuestra manera de ser, de quienes somos nosotros, del conjunto de rasgos corporales, mentales y espirituales que configuran nuestra personalidad. Esta se aprende, cambia y la podemos mejorar.

Según como se encuentre nuestra autoestima, ésta es responsable de muchos fracasos y éxitos, ya que una autoestima adecuada, vinculada a un concepto positivo de mí mismo, potenciara la capacidad de las personas para desarrollar sus habilidades y aumentará el nivel de seguridad personal, mientras que una autoestima baja enfocará a la persona hacia la derrota y el fracaso.

Todos tenemos en el interior sentimientos no resueltos, aunque no siempre seamos conscientes de estos. Los sentimientos ocultos de dolor suelen convertirse en enojo, y con el tiempo volvemos el enojo contra nosotros mismos, dando así lugar a la depresión. Estos sentimientos pueden asumir muchas formas: odiarnos a nosotros mismos, ataques de ansiedad, repentinos cambios de humor, culpas, reacciones exageradas, hipersensibilidad, encontrar el lado negativo en situaciones positivas o sentirse impotentes y autodestructivos.

¿Te gustaría conocerte mejor? ¿Te interesa sanar tu autoestima? Entonces, esta invitación es para vos.

Quiero invitarlos a participar del taller "Buceando en mi Autoestima" que está organizando mi amiga, Adriana Macera.

El encuentro se llevará a cabo el próximo sábado, 4 de julio, de 17 a 20 hrs. en Curapaligüe 202 8º D, Ciudad de Buenos Aires.

Los cupos son limitados, por eso te recomiendo confirmar asistencia. Podés hacerlo hasta el 29 de junio por teléfono al 4633-6700, o por correo electrónico a hlopeztoruno@gmail.com.

Para obtener más información, hace click sobre el link: Taller de Autoestima

No te olvides de decirles que Icon Virtual Assistance te invito!!!

Bono Especial: si querés saber cómo está tu autoestima, hacé este Test de Autoestima.

La Asistencia Virtual en TN

2009-06-18T13:51:00.003-03:00

Hace unas semanas, el programa Argentina para Armar, que emite por TN, los domingos a las 22 hs., realizó una edición sobre el Teletrabajo. Uno de los participantes fue mi colega VA Alicia Díaz. Felicito a Alicia por representar a las Asistentes Virtuales en este espacio. Fue un excelente programa. ¿Te lo perdiste? No te preocupes, acá va la primera parte.

Seguridad en Internet: la Visión de los Usuarios

2009-06-02T20:12:00.005-03:00

Certisur emitió un informe basado en la información que surge de una encuesta contratada a D'Alesio IROL realizada a usuarios frecuentes de Internet.

Los datos publicados en este informe son muy interesantes:

En la Argentina, hay alrededor de 16 millones de usuarios de Internet, casi el 38% de la población.
La mitad de los usuarios se conectan diariamente, y la mitad de éstos permanecen conectados como mínimo 4 horas por día.
Hay una mayor percepción de confianza, si bien 6 de 10 usuarios dicen haber tenido o saben de la ocurrencia de problemas de seguridad en la red.
El 72% de las encuestados asegura que aumentaría el uso de servicios en línea si se le brindara mayor seguridad.
Internet es un medio seguro de comunicación según la opinión de 6 de cada 10 entrevistados.
La inseguridad de los datos por venta o indebida utilización es el mayor temor y actúa como barrera a la hora de navegar y aportar datos personales en sitios web.
Principales usos de Internet: bajar software para actualizar programas, chatear, jugar online, comunicarse con familiares o amigos que viven lejos, escuchar radio, hacer operaciones bancarias, comprar o vender cosas, contratar servicios y pago de servicios.
Hay diferentes tendencias de uso por sexo: las mujeres chatean, juegan online y se comunican con familiares o amigos mucho más que los hombres.
Las medidas de seguridad que tienen en cuenta los usuarios son: ingresar a sitios conocidos o seguros, certificados de seguridad, antivirus y otras herramientas, experiencia personal, no dejar datos personales, conectarse sólo desde el hogar o máquina personal, entre otras.

¿Sorprendente?

¿Y Ud. para que utiliza Internet? ¿Cree que Internet otorga seguridad? ¿Qué medidas de prevención toma?

Fuente: CertiSur/D'Alessio IROL

Icon VA adhiere a un Código de Ética

2009-05-22T12:39:00.004-03:00

Las Asistentes Virtuales somos profesionales independientes, trabajamos en nuestras casas, ofrecemos servicios virtuales a empresas y profesionales. Gracias a las nuevas tecnologías nuestros clientes pueden estar a miles de kilómetros de distancia.

El hecho de que cada AV se maneje en forma independiente no significa que estemos solas. Existen muchas organizaciones que nuclean a las AV de todo el mundo. No sólo con fines sociales, sino para dar contención, ayuda, orientación, y un marco de integridad y ética.

Mi carrera virtual nació de la mano de Bureau Red, la única organización en América Latina que certifica Asistentes Virtuales. Al obtener mi certificación, adherí al Código de Ética de Bureau Red. Este código ofrece a todas las Asistentes Virtuales un marco para la ética, el profesionalismo y la excelencia.

Leer el Código de Ética.

¿Qué es el Cifrado de datos?

2009-05-05T20:46:00.003-03:00

Según una nota publicada en PC World, el cifrado de los archivos no tiene porque ser una tarea complicada ni imposible.

Aquí van algunas recomendaciones:

BitLocker, una herramienta que viene integrada en Vista Enterprise y Vista Ultimate, ofrece esa protección. Busque el programa en el Panel de control de Seguridad de Windows.

Otros usuarios de Windows –y los aficionados de Mac y Linux– también tienen otras opciones. TrueCrypt es un producto de código abierto, gratuito y fácil de usar, mantenido por una comunidad muy activa de desarrolladores. Si usted prefiere trabajar con un programa comercial de mayor funcionalidad y asistencia, considere PGP Desktop. Para cifrar las unidades de USB de memoria flash, los usuarios de Windows pueden bajar la herramienta gratuita Rohos Mini Drive.

El cifrado de archivos sólo protege los archivos y carpetas que usted especifica, por supuesto. Lo típico es preparar una carpeta o unidad de disco virtual para cifrar los archivos que tiene dentro automáticamente; mientras usted no haya dejado abiertos los archivos o carpetas pertinentes, un ladrón no podrá acceder a los datos protegidos. En cambio, si preparó su PC con el cifrado completo, no tendrá protección después que abra una sesión y desbloquee la unidad de disco.

El cifrado de archivos también le protege en esos desagradables momentos cuando se da cuenta, por ejemplo, de que comparte accidentalmente más de lo que deseaba con un programa mal configurado de compartir archivos. La desventaja, comparado con la protección del disco completo, es que si usted guarda inadvertidamente un archivo confidencial fuera de una carpeta cifrada, no tendrá ninguna protección. Si usted quiere protección máxima, puede usar tanto el cifrado completo como el de archivos en la misma unidad de disco.

Para configurar el cifrado de archivos o carpetas con un programa como TrueCrypt o PGP Desktop, abra primero la herramienta y escoja crear un disco virtual (que recibe su propia letra de unidad de disco en el Explorador) o una carpeta cifrada. Usted tendrá que escoger una buena contraseña y un tipo de cifrado (por lo general, basta con el valor predeterminado).

Después de crear la carpeta o unidad de disco virtual, puede acceder a ella cuando quiera: simplemente haga doble clic sobre ella, teclee la contraseña y guarde los datos como si se tratara de cualquier otra carpeta en la unidad de disco.

Los usuarios de Mac OS X pueden usar el programa FileVault incorporado para cifrar el directorio central por medio del componente de Seguridad de las Preferencias del sistema. Además, FileVault puede crear discos virtuales cifrados (que luego se pueden trasladar a una unidad USB flash u otro dispositivo de almacenamiento) por medio del Disk Utility de la Mac.

BitLocker no permite el cifrado de archivos, pero un archivo que haya sido cifrado con software de terceros en un sistema operativo puede ser descifrado en otros, algo muy conveniente si en su trabajo se utilizan varios sistemas operativos.

El correo electrónico cifrado no se utiliza mucho, excepto en algunas industrias específicas. Para hacerlo es necesario intercambiar una clave con los destinatarios. Tanto PGP y el proyecto de código abierto Gnu Privacy Guard (gnupg.org) pueden manejar el cifrado del correo electrónico.

Almacenamiento Virtual - Tendencias

2009-04-23T10:44:00.003-03:00

El almacenamiento virtual tiene muchas ventajas. Primero, ofrece la posibilidad de acceder a tus archivos desde cualquier computadora y en todo momento. Además, es una excelente opción para realizar copias de seguridad de los archivos de tu PC o notebook.

Hoy, el mercado ofrece diferentes alternativas. He aquí, algunas:

Mozy , propiedad del gigante EMC , que ya lleva cierto tiempo en este negocio, ofrece para comenzar el plan gratuito Mozy Home Free, con 2 GB de espacio de almacenamiento. El servicio actualizado Mozy Home, por 4,95 dólares al mes, proporciona almacenamiento ilimitado. Lo bueno con Mozy y otros grandes en este terreno es que proporcionan un programa backup de escritorio, que facilita la selección de los archivos y los guarda en el trasfondo mientras usted trabaja.

Carbonite se enorgullece de su simplicidad. Tal como Mozy, este servicio proporciona un programa backup de escritorio que funciona en el trasfondo y hace copia de seguridad de todo archivo nuevo o modificado en la computadora. Ofrece un período gratuito de prueba, pero cuesta 49 dólares al año con almacenamiento ilimitado. Una vez abonada la cuota, el servicio guardará automáticamente todos sus archivos, sean de música o de otro tipo.

Amazon´s Simple Storage Service o simplemente S3 se ha convertido en otro de los grandes del sector de almacenamiento online. Su modelo "pay-as-you-play" - que no cobra una tasa mensual, sino según el almacenamiento utilizado - se ha hecho ya muy popular. Este servicio, sin embargo, no está dirigido específicamente al consumidor. Puede usted acoplar S3 a JungleDisk Desktop Edition , una aplicación de 20 dólares que facilita el uso de S3, y lleva a una solución de almacenamiento online de bajo costo, fácil de usar y de capacidad ilimitada difícil de igualar.

Adrive remarca que ofrece una gran capacidad de almacenamiento respecto a otros servicios, con 50 GB. El truco reside en no proporcionar ningún programa de escritorio para realizar la sincronización de archivos. Por lo tanto, la carga y descarga de archivos se deberá realizar manualmente por medio de un navegador web, una interfaz muy poco atractiva. Asimismo, habrá anuncios publicitarios y, si necesita respaldo, tendrá que recurrir al plan de pago de Adrive, es decir, 6,96 dólares al mes.

Humyo no ofrece en su plan gratis tanto espacio como Adrive: sólo 10 en lugar de 50 GB. Pero el énfasis de la compañía apunta a la facilidad de uso del servicio. El pequeño programa de descarga instalable se integra al sistema operativo. En el caso de contar con Windows, Humyo actúa como otra carpeta dentro del Windows Explorer. De este modo, el copiar o guardar archivos en el servicio puede ser una simple maniobra "drag-and-drop" ("arrastrar y soltar"), o bien se puede usar una herramienta ya conocida de backup o archivo, apuntándola hacia la carpeta Humyo como punto de destino. El servicio Premium, que cuesta 6,99 dólares al mes y aumenta a 100 GB la cantidad de almacenamiento a su disposición.

Dropbox, al igual que Humyo, proporciona también un servicio que funciona como una carpeta dentro del administrador de archivos del sistema operativo. Sin embargo, este sistema va más allá, para formar parte de la sincronización de sus archivos a través de múltiples máquinas. Básicamente, después de instalar la aplicación en sus computadoras e indicarle qué archivos seguir o copiar, todas las computadoras ligadas a su Dropbox son mantenidas al día con las últimas versiones de sus archivos. Es una solución completa a un problema con el cual se suelen enfrentar hoy usuarios móviles con múltiples computadoras.

La versión gratis de Dropbox ofrece 2 GB de espacio de almacenamiento, mientras la versión Pro cuesta 9.99 dólares (7,92 euros) mensuales, con 50 GB de espacio en su servidor.

El futuro

El futuro está en el almacenamiento online, y es seguro que muchas de las grandes firmas terminarán trasladándose a este mercado. Microsoft ofrece ya 25 GB gratis a través de su producto Live SkyDrive . Symantec confirmó recientemente que lanzará también dentro de poco su propia solución de almacenamiento con base en la Web. La empresa proporciona actualmente 2 GB de espacio online gratuito a los clientes de su producto Norton 360.

Varios rumores indican que, desde hace mucho tiempo, Google estaría preparando su propia solución de almacenamiento online que se llamaría GDrive. No se ha anunciado oficialmente la cantidad de espacio ni el precio del servicio, pero se especula que la oferta estará llamada a cambiar las reglas del juego, dada la forma en que otros productos de Google -muy especialmente Gmail- han definido sus nichos en el mercado.

No será necesario esperar a Symantec, Google o cualquier otro para comenzar a disfrutar los beneficios - y la seguridad - que proporciona el uso del almacenamiento online. Si su conexión a Internet es razonablemente rápida y los datos que guarda son importantes, no hay excusas para no tener dónde guardar los archivos en el espacio cibernético.

Fuente: La Nación, Suplemento Tecnología.

¿Cómo nos adaptamos las mujeres a las nuevas tecnologías?

2009-04-01T19:41:00.003-03:00

Las mujeres tienen sus propios modos de usar y apropiarse de las nuevas tecnologías y de participar en la sociedad de información. Aunque todavía acceden en menor medida que los varones, ellas no han dejado de estar presentes con su impronta y sus voces desde la aparición misma de Internet, renovando el modo en que el trabajo y la vida cotidiana se enredan con las posibilidades que ofrece la tecnología.

Clic aquí para leer la nota completa en Página 12.

La Asistencia Virtual Llega a la Radio

2009-03-17T22:17:00.003-03:00

¡Sí! ¡Las asistentes virtuales estamos haciendo ruido y tanto que llegamos a la radio! Rolando Hanglin, de Radio 10, entrevistó a mi instructura y mentora, Barbara Langer, en su programa. ¡Felicitaciones, Barby!!

Para escuchar la entrevista, haz clic aquí.

Nuevos Tiempos: El Trabajo “Remoto”: Los que cambiaron Ezeiza por Internet

2009-03-05T23:10:00.002-02:00

Publicado en Diario Perfil, el domingo 22 de febrero de 2009

Si la crisis de 2001 fue para muchos un pasaporte para emigrar, para otros abrió una posibilidad intermedia. Cada vez más los argentinos trabajan para el exterior sin necesidad de tomarse un avión. Secretarias virtuales, analistas en comunicaciones y telemarketers son sólo algunas de las profesiones que se realizan en forma remota.

La Comisión de Teletrabajo de la Cámara Argentina de Comercio Electrónico (CACE) estima que hay 500 mil teletrabajadores en la Argentina. Y según los últimos números de la consultora Carrier y Asociados hay 1,3 millón de hogares que, además, funcionan como oficinas. De éstos, un 45% desarrolla desde su casa su principal actividad laboral.

El Centro de Teletrabajo y Teleformación de la Facultad de Ciencias Sociales de la UBA (CCT) alienta el trabajo remoto. “El desempleo y la emigración de jóvenes era tan grave para el año 2001 y 2002 que nos pusimos a disposición de todos aquellos que querían saber si el teletrabajo les daba alguna opción”, explica Sonia Boiarov, su directora. “El trabajo a distancia será en poco tiempo una opción más. Es trabajo que aprovecha el desarrollo científico y tecnológico en el que estamos insertos. No hay fronteras para nuestros servicios, es lo mismo trabajar para una empresa ubicada en la Argentina, en México o en España.” Según Boiarov, un reciente relevamiento internacional indicó que “el 20 por ciento de los teletrabajadores de Argentina viven de ingresos que reciben por sus teleservicios prestados al exterior”. Para Marcos Pueyrredón, director de la Comisión de Teletrabajo de la CACE, “los trabajadores argentinos, ya sean profesionales o con alguna especialización o saber específico, son reconocidos internacionalmente por su capacidad, productividad y creatividad. El costo de sus salarios o servicios es muy competitivo a razón dólar o euro, una ventaja competitiva y comparativa en el mercado global sin igual”. Las ocupaciones más solicitadas a nivel global son telemarketers, consultores, traductores, asistentes y secretarias virtuales, operadores de plataformas web, ingenieros y arquitectos.

Secretarias on line. Bárbara Langer es un ejemplo de microemprendedora a distancia. Durante años trabajó como asistente ejecutiva bilingüe tradicional: en una oficina, con su jefe en el despacho contiguo, compañeros a metros de su escritorio y horario de entrada y de salida. Hoy ya no tiene un solo jefe sino varios (y diseminados en distintos continentes), organiza sus horarios y trabaja en su casa o desde un ciber café. Es lo que ahora se llama asistentes virtuales, tendencia que nació en Estados Unidos cuando muchas secretarias decidieron trabajar por su cuenta. No sólo se ofrecen servicios de secretariado on line, sino también asistencia en temas como e-commerce y marketing. “El 99,9 por ciento de mis clientes son del exterior. En México tengo mucha demanda, pero también trabajo con gente de Venezuela, Estados Unidos y Puerto Rico. Incorporé un cliente de Argentina, pero que me contactó desde Malasia”, explica Langer. ¿Cómo asisten estas secretarias a sus jefes a miles de kilómetros? “Atendemos sus llamados telefónicos, gracias a la computación podemos tener una línea de ese país, hacemos seguimientos telefónicos o vía e-mail. Por la diferencia horaria, mientras ellos duermen nosotras estamos con sus cosas. Hay aplicaciones que te permiten meterte de forma remota en la computadora de tu cliente para mostrarle algo o compartir las agendas en tiempo real”, agrega. “Lo único que no podés hacer es servirle el café, pero sí encargárselo al bar de la esquina.”

Para ver nota completa: Nuevos Tiempos: El Trabajo “Remoto”...

La Encuesta del Año - Los Resultados

2009-02-18T22:20:00.003-02:00

Hace tres años, la Cámara de Comercio de Asistentes Virtuales, comenzó a realizar una encuesta sobre la asistencia virtual convirtiéndose en la mejor fuente de información de la industria.

La encuesta está realizada por Asistentes Virtuales y la contestan exclusivamente Asistentes Virtuales, dueñas de sus propias empresas.

Los resultados que se obtienen son importantes para conocer en profundidad cómo se conforma la industria, el tipo de mercado que solicita nuestros servicios y las oportunidades a explorar.

Algunos datos interesantes:
74% de las Asistentes Virtuales se encuentran en los Estados Unidos
22% tiene un título universitario
23% tiene entre 5 y 10 años de experiencia en el mundo corporativo
76% realizó un Plan de Negocios
74% tiene un público objectivo definido
46% de los clientes llegan por recomendación
53% sigue un Plan de Marketing

Si desean obtener más información sobre esta encuesta o la Asistencia Virtual no duden en dejarnos sus datos. ¡Hasta la próxima!

Tips para Subcontratar con Poco o Nada de Dinero

2009-02-08T23:28:00.001-02:00

Por Federico Aura

Tener un negocio en Internet requiere que realicemos una gran variedades de tareas. Algunas de esas las disfrutamos y somos excelentes en ellas. Otras las hacemos solo porque son necesarias para la operación de nuestros negocios.

Cuando no tienes empleados, es cuando hay que pensar en subcontratar.
Subcontratar (outsourcing) te puede ayudar a realizar las cosas en las que no somos buenos, no tenemos tiempo, o simplemente no disfrutamos haciendo. Pero cuando estamos iniciando nuestro negocio online, es difícil tener el dinero para contratar ayuda, aun si es un empleado de medio tiempo. Entonces, ¿Cómo podemos subcontratar con poco o nada de dinero?

Haz clic aquí para leer el resto del artículo.

Como Identificar Nuestros Horarios más Productivos

2009-01-25T00:26:00.004-02:00

Hoy encontré un blog sobre productividad que tiene datos y recursos muy interesantes. Se trata de Productive Flourishing de Charlie Gilkey.

Me llamó la atención una nota sobre cómo el hecho de graficar la productividad nos puede ayudar a incrementar nuestra productividad. No se trata de un juego de palabras.

Lo que el autor propone es una idea bastante simple: Si podemos entender como es nuestro ciclo particular de trabajo, qué horas son más productivas y cuales no, entonces estamos en una muy buena situación para planificar el día, asignando las tareas que requieren de mayor concentración en nuestras horas más productivas.

En biología se denominan ciclos circadianos a estos relojes biológicos. Si bien los seres humanos somos en general criaturas diurnas, hay gente que trabaja mucho mejor de noche. Pero más allá de si prefieres trabajar en uno u otro horario, a lo largo de tu horario, todas las horas no son iguales.

Y para entender como podemos sacarle mejor partido a nuestra productividad, el autor propone que observemos la forma en que trabajamos y la grafiquemos en un heat map (mapa de calor). Un heat map es una representación gráfica en la que los datos se representan con colores.

A la izquierda podemos ver un heat map que representa la capacidad productiva diaria del autor.

El rojo representa el período de tiempo más productivo para esa persona. En este caso, de 8 a 11hs y de 14 a 16 hs. (el tuyo puede estar ubicado en otro momento del día).

El naranja representa el estado intermedio entre la etapa de máxima productividad y el relax.

El amarillo indica su estado realmente perezoso, coincide con los horarios en los que el hambre comienza a hacerse sentir o justamente después de comer.

El verde indica el momento en el que gasto más energía tratando de seguir trabajando que en el trabajo mismo.

El gris indica estoy durmiendo, ¡por fin!

La elección de los colores por supuesto es un asunto arbitrario, pero es recomendable no usar demasiados, no sea que resulte más engorroso decir el color que identificar el momento que hacer el trabajo propuesto.

Si quieres probar de hacer tu propio heat map puedes descargar este pdf. Ten en cuenta que para encontrar tu propio ritmo es muy probable que lo debas hacer varios días.

La utilidad del heat map de producividad

La primera utilidad de hacer este heat map es bastante obvia: nos permite identificar nuestros mejores momentos. Conocer nuestro ritmo nos permite planificar las tareas en los tiempos apropiados. La agenda no nos brinda esta información, en general la gente cree que las horas son todas iguales, pero no lo son.

También hay unas cuantas preguntas que nos podemos hacer después de comprender nuestro ritmo:

# ¿podemos extender nuestras mejores horas?
# ¿por qué esas horas son más productivas?
# ¿tiene el tipo de alimentación algo que ver?
# ¿cuál es la importancia del desayuno y del tipo de desayuno? (los azúcares se queman rápido, necesitas una alimentación que dure más tiempo)
# ¿podemos pasar de un nivel a otro?
# ¿cómo planifico el día para que me rinda mas?
# ¿es posible eliminar el email, el teléfono, las interrupciones en nuestro mejor horario?

Ideas, sugerencias, serán todas muy bienvenidas. Dejar comentarios abajo.

Fuente: Mujeres de Empresas

Asistentes Personales, una Legión de Colaboradores

2009-01-06T18:15:00.001-02:00

Lean esta nota de wikijuanan sobre la Asistencia Virtual. ¡Gracias por colaborar con la difusión de esta profesión!

Asistentes personales, una legión de colaboradores

¡Feliz Navidad!

2008-12-23T13:02:00.002-02:00

Icon Virtual Assistance les desea una muy Feliz Navidad, llena de amor y paz y un 2009 colmado de proyectos y desafios. ¡Felicidades!

Negocio Organizado, Negocio Redituable

2008-12-11T11:25:00.000-02:00

En el hemisferio sur, nos estamos preparando para terminar el año e irnos de vacaciones. Pero no permita que las vacaciones lo estresen y arruinen el trabajo de todo un año. Patricia Schiff Estess escribió esta nota pensando justamente en nosotros.

No permita que el desorden acabe con el negocio que instaló en su hogar.

Su oficina en casa es un caos. Los pedidos se acumulan. Llegan contratos. La gente llama, envía correos electrónicos o faxes solicitando información. Es necesario atender a los clientes. ¿Hay tiempo para vacaciones?

Quizá no. Los empresarios con oficinas en casa rara vez se dan el lujo de soltar las riendas y tomar el tiempo para recargar energías, a menos que lo planeen con anticipación. Saben que es necesario atender a sus clientes y que son los únicos que pueden hacerlo (o quienes mejor lo hacen). Los cabos sueltos que dejan atrás generan angustia, pues pueden convertirse en verdaderos nudos con resultados pésimos. "La gente experimenta pánico al pensar que a su regreso de vacaciones su negocio ya no existirá", comenta Stacy Brice, presidente de AssistU, una empresa en casa ubicada en Maryland, que capacita a asistentes "virtuales".

Por consiguiente, es necesario planear lo que Susan Pilgrim llama las "vacaciones de las tres R": tiempo para Renovarse, Refrescarse y Reposar. Pilgrim, presidente de Life Investments, empresa de asesoría en Atlanta que se especializa en equilibrar la vida empresarial con la personal, señala que la gente que maneja un negocio en casa suele trabajar entre 14 y 16 horas al día, a veces, siete días a la semana. "Este tipo de presión termina por agotar a cualquiera y disminuye la atención que puede dar a sus clientes", comenta.

Y cabe aclarar que planear una ausencia es difícil incluso para Pilgrim, quien admite: "Después de todos estos años, sigue siendo un desafío".

Empaque la Mente

El desafío es tanto psicológico como real. Es necesario disponerse mentalmente para partir. Con el fin de lograrlo, recurra a estas técnicas:

# Concédase "permiso" para abandonar el negocio. Si realmente comprende que es necesario cuidarse para dirigir mejor so negocio, podrá darse permiso. "Un truco mental que parece tonto, pero que resulta útil es escribirse una autorización", dice Hiyaguha Cohen, asesora vocacional en Massachusetts. "Al escribir sus planes, éstos cobran mayor importancia y puede realizarlos con mayor facilidad".

# Reserve el tiempo con mucha anticipación o se deslizará entre sus manos. Para Barry Schneider, presidente de Pram Advertising, Co. en Manhattan, eso significa realizar seguimientos de su negocio y calcular cuándo son las épocas de menos trabajo para después coordinar planes con su esposa, quien trabaja en un despacho de arquitectos. Con planeación anticipada, los Schneider pueden tomarse hasta un mes de vacaciones y, al menos, un puente al año.

# Solicite a su agente de viajes, cónyuge o compañero de viaje que realice los trámites necesarios. Pida que alguien planee el viaje, haga las reservaciones de boletos de avión, hotel y alquiler de auto. Si planear las vacaciones le provoca tensión extra, no vale la pena esforzarse en este punto.

# Comience en pequeño. "Quienes se sienten nerviosos por abandonar el negocio deben comenzar por un viaje corto, quizá un fin de semana de tres días", sugiere Brice. Un fin de semana bien aprovechado puede convertirse en un periodo de cinco días la próxima vez.

# Disfrute los preparativos. Antes de partir, visite al estilista y cómprese ropa nueva. "Al cambiar de apariencia, inconscientemente sabrá que está a punto de iniciar algo nuevo e importante", aconseja Cohen.

Listo para Marchar

Quienes dirigen empresas desde su hogar necesitan organizar distintos aspectos antes de las vacaciones. A continuación aparecen algunos problemas que exigen solución antes de partir.

¿Necesito alguien que me cubra? Para algunos negocios esto no es posible ni deseable. El escritor que trabaja de manera independiente, por ejemplo, no tiene suplente. Pero si la asistencia necesaria es de carácter administrativo y usted cuenta con alguien que le ayude, quizá sea el momento para poner a prueba la capacidad del asistente. Piense en un asistente virtual que revise sus mensajes telefónicos y de correo electrónico, que además reciba indicaciones acerca del manejo de todas las emergencias y que lo llame sólo en caso de una emergencia familiar o de una llamada de los medios.

Si no cuenta con asistentes, virtuales o de otra naturaleza, pero considera que necesita que revisen el correo y respondan a llamadas importantes, busque una mancuerna. Por ejemplo, intente llegar a un acuerdo con alguien que también maneja un negocio en casa. Hay numerosas formas para ayudarse entre sí cuando cada quien toma vacaciones: abrir correo, depositar cheques, tomar pedidos. Sus indicaciones deben incluir números de teléfono importantes, la forma en que se manejan asuntos de rutina y lo que pudiera considerarse como una emergencia ante la cual deben llamarle por teléfono.

¿Qué requieren saber mis clientes? Algunas personas, como Barry Schneider, no cambian el mensaje de sus contestadoras porque llaman todos los días (aunque los expertos en stress afirman que esto disminuye los beneficios de las vacaciones). Sólo cuando Schneider devuelve las llamadas es cuando informa a la persona que está fuera de la ciudad. "Con la actual tecnología nadie se entera de que uno está de vacaciones".

Las cosas son diferentes para Ralph Levey, presidente de Italy Farm Holidays, empresa ubicada en Nueva York, que se dedica a organizar la estancia de vacaciones en apartamentos, viñedos, casas, castillos y granjas familiares en Italia.

En sus dos viajes anuales a Italia, en parte para vacacionar y también para trabajar, quiere que sus clientes sepan que está en Italia y que no podrá enviarles folletos ni responder a sus llamadas de inmediato; por consiguiente, el mensaje electrónico informa precisamente eso.

Susan Pilgrim utiliza su mensaje electrónico para proporcionar aún más información. "Por lo general digo que estoy fuera de la oficina y que tengo poco tiempo para tomar llamadas. Sin embargo, solicito que dejen su nombre y número telefónico y que responderé a la llamada a mi regreso, digamos, el martes por la mañana. Y lo hago", asegura Pilgrim.

¿Qué puedo hacer antes de salir para reducir la tensión a mi regreso? Pilgrim jamás hace citas el primer día después de vacaciones. Lo utiliza para revisar asuntos prioritarios, incluyendo responder llamadas.

¿Es posible mezclar placer y negocios? Durante la primera semana, una vez de regreso a su hogar, Levey se dedica a descansar. Nada de trabajo. Las cinco semanas siguientes, él y su esposa viajan por la campiña italiana, deteniéndose en posadas y frecuentando tabernas para recomendarlas a los viajeros. Es parte del trabajo. Para empresarios con negocios similares, es posible mezclar trabajo y placer. Pero en otro tipo de negocios, mezclar ambas actividades no proporciona descanso.

¿Cómo puedo usar la tecnología para mejorar, no arruinar, las vacaciones? Es obvio que evitar la tecnología depende del tipo de negocio que maneje. Levey, por ejemplo, no puede permanecer mucho tiempo sin el celular o su computadora portátil con fax y módem. Pero, lejos de estar adherido al equipo, lo usa sólo cuando es necesario. Brice funciona distinto. Ella quiere alejarse por completo de la tecnología y elige lugares donde ésta no pueda conectarse (por ejemplo, una cabaña en las montañas, sin teléfono) o donde su uso resulte muy costoso, como en cruceros.

Todos los asesores de empresarios en casa que entrevisté admiten que tomarse vacaciones es difícil incluso para ellos. Sin embargo, valoran la importancia del descanso como oportunidad para revitalizar cuerpo y mente. Aunque Pilgrim sugiere vacaciones trimestrales, quizá resulte imposible escaparse cada tres meses. Pero, el mero hecho de comprender que es imposible continuar con un ritmo que empieza a ser agobiante, es el primer paso para abandonar la oficina.

La Hora, Por Favor

Ralph Levey considera que dar un servicio eficiente es fundamental al regresar de un viaje de placer; por lo tanto, deja mensajes muy completos en su contestadora cuando vacaciona a Europa. Levey asegura a sus clientes que está en contacto con su contestadora todos los días y que responderá las llamadas inmediatamente si surge un problema o al cabo de unos cuantos días si el asunto es apremiente. Antes el empresario incluía el número telefónico de su casa en Italia para casos de emergencia. "Dejé de hacerlo cuando un cliente, pensando que el horario de Italia era de seis horas menos que Nueva York, me llamó a la una de la mañana para preguntarme sobre sus planes de viaje". Es indudable que aprendemos de nuestros errores.

Publicado en EntrepeneurenEspañol.com

Asistentes Virtuales - Nota Realizada por Eneko Huarte

2008-11-29T15:30:00.000-02:00

¡Gracias, Eneko, por tu nota!

Asistentes Virtuales en Noticias.com

¿Es necesario promocionar los sitios web?

2008-11-19T20:16:00.001-02:00

Todos sabemos que la presencia en Internet para cualquier negocio hoy es vital. Pero tener un sitio web no basta; se necesita promocionarlo para atraer visitantes. El diseño, las fotos, el texto son inútiles si nadie nos visita. Sería como preparar la mejor vidriera y no levantar la cortina.
Álvaro Mendoza, reconocido experto en Marketing y tecnologías de la información, con más de 10 años de experiencia en el medio, escribió muchos artículos sobre la promoción en Internet. Mendoza dice que es importante promocionar nuestro sitio para atraer visitantes y prospectos.
También menciona que si no promocionamos, nuestros sitios web estarán perdidos en la gigantesca telaraña de páginas web que habitan en la Red. No es suficiente construir nuestras páginas web y sentarnos a esperar que los visitantes lleguen a ella como por arte de magia.
Estas son algunas de sus recomendaciones:
• registrarse en los motores de búsqueda y directorios;
• participar en programas de intercambio de publicidad;
• adjuntar archivos de firma en toda comunicación que generemos;
• incluyendo grupos de noticias en los cuales debemos participar;
• obtener publicidad gratuita o de bajo costo a través de boletines electrónicos y listas de discusión;
• publicar su propio boletín electrónico;
• generar comunicados de prensa.
Es importante recalcar que las ganancias obtenidas en cuanto a aumento del tráfico se verán reflejadas en el mediano y largo plazo. Pero, el esfuerzo bien vale la pena: cada día aumentará el número de visitantes si promocionamos continuamente nuestro sitio web. Toda actividad de promoción que se pretenda hacer en la Red debe ser un proceso continuado, sistemático y no esporádico si se quiere alcanzar el éxito.

Para poder obtener tráfico de alta calidad es necesario trabajar el mercado adecuado, promocionando a la gente adecuada. Pero, de ese tema, hablaremos en las próximas semanas. ¡Hasta la próxima!

Quiero contratar una Asistente Virtual pero, ¿estará dentro de mi presupuesto?

2008-11-10T13:25:00.002-02:00

Las asistentes virtuales facturan sus honorarios por hora de trabajo, que puede variar desde $15 a $70 dependiendo de la experiencia y habilidades que tenga. Las VA, o virtual assistants, pueden cotizar por hora, por proyecto o por abonos o planes especiales.

¿Qué modalidad es más conveniente? Eso depende de sus necesidades y las de su empresa.
Si por ejemplo, usted necesita una VA para desgrabar una conferencia o curso, la cotización seguramente se hará por hora. Si, en cambio, usted necesita realizar una investigación en Internet, u organizar un viaje o congreso, podrá pedir una cotización por proyecto.

Aunque, la modalidad más utilizada es mediante el uso de abonos o planes especiales. Con este método de trabajo, usted contrata un número determinado de horas por semana o mes, digamos 10 o 15 horas, para que su VA conteste e-mails, confirme entrevistas, o realice sus llamados. Estos abonos o planes especiales siempre contemplan un precio diferencial.

Cuando solicite un presupuesto, es importante que solicite una reunión con su VA y le explique cuáles son sus necesidades concretas. Ella podrá aconsejar qué modalidad se ajusta mejor a su empresa y su presupuesto.

Como Reducir el Correo No Deseado

2008-10-16T20:58:00.002-03:00

Uno de los grandes problemas que enfrentamos los usuarios de correo electrónico es la cantidad de correo no deseado, o spam, que recibimos.

Hace unos meses, uno de mis clientes me pidió que escriba una nota con consejos para reducir el spam y me pareció una buena idea hacerles un resumen.

Si desean leer la nota original en ingles, este es el link: Reduce E-mail Spamming

El correo no deseado, o spam, es correo electrónico que promociona productos o servicios en la web y representa uno de los mayores inconvenientes en la red. Algunas de las razones son:

• Costos elevados. Puede que no se percate, pero todo mensaje electrónico tiene un costo. La transferencia de datos en Internet es costoso ya que al aumentar el tráfico se incrementan las inversiones en capacidad de transmisión y almacenamiento.
• El spam puede producir lentitud en la red. Grandes volúmenes de correo spam puede producir demoras de horas o hasta días en la entrega de correo o obstaculizar el rendimiento de las redes.
• El correo no deseado es mala educación. En Internet, se utiliza un código de comportamiento llamado Netiquette. Según estas reglas, el spam es considerado de mal gusto.

¿Qué puedo hacer para reducir el correo no deseado?

1. No de su dirección de correo electronico a desconocidos.
2. Pida a sus conocidos que no incluyan su dirección en mensajes a varios destinatarios.
3. No publique su dirección en un sitio web.
4. No utilice su dirección para enviar o recibir tarjetas de cumpleaños, agradecimientos u otros.
5. No utilice su dirección para redes socials tales como Facebook, MSN, etc.
6. No reenvie chistes, noticias, pedidos de donaciones, cadenas, etc.

Otras acciones que puedan ayudar a reducir el spam:

1. Cree diferentes cuentas de correo electrónico para usos especificos. Por ejemplo, puede usar una dirección para realizar compras. Cuando reciba correo spam en esa cuenta, desactívela y cree una nueva.
2. Puede crear una cuenta especial para las instituciones financieras.
3. Y otra cuenta para los sitios web que pidan registración.

¿Tiene otros consejos para reducir el spam? ¡Cómpartalos!

Cómo Hacer una Lista de Tareas más Efectiva

2008-09-27T20:52:00.005-03:00

Seguramente, usted, como yo, tiene una larga lista de tareas que todos los días revisa, o completa, o pospone. ¿Cómo podemos organizarlas y, mejor aún, concretarlas? Les resumo un post de Ririan Project:

Según David Allen, un consultor sobre manejo del tiempo, la mayoría de las personas tienen entre 150 y 200 tareas para realizar en el corto plazo y entre 30 y 100 proyectos a el largo plazo en algún momento de su vida. Por eso, se inventaron las listas de tareas. Si tiene inconvenientes para tachar algunas tareas de su lista, lea estos consejos:

1. Escriba.

Al escribir las metas, se crean los caminos al éxito. El acto de la escritura activa la acción, pero es importante revisar la lista con frecuencia.

2. Sea específico y mensurable.

Defina y describa sus metas. Escriba cuándo y qué quiere lograr. También, explique sus razones.

3. Ponga una fecha de vencimiento.

Un sueño se convierte en meta cuando se le agrega una fecha. Sin una fecha, postergamos. Dibuje una línea horizontal con un punto en cada extremo. El punto izquierdo representa el presente y el derecho, el futuro. Aclare que quiere que suceda desde hoy hasta ese punto en el futuro.

4. Use frases positivas.

Las metas siempre deben escribirse en positivo. No describa un problema que quiera eliminar, ya que sino, se concentrará más en él.

5. Sea realista.

Está bien soñar en grande, pero vaya despacio. Si tiene una gran meta, divídala en pequeños pasos.

6. Haga listas cortas y separadas.

Separe sus metas en siete áreas: salud, relaciones, finanzas, cosas materiales, carrera, educación y recreación.

Si desean leer la nota original: 6 To-Dos For Making More Effective To-Do Lists