中古なので、当然今まで別の会社が利用していた機械だということです。

基本的には整備されたものを購入するような形になるのですが、購入の基準としては、例えるなら中古車と同じで外観が綺麗であることは当然なのですが、車と違ってコピー機（複合機）は他に何を基準に選んだら良いのか？中古といえども決して安い買い物ではないので、失敗したくないのは誰しも願うことです。

そこでここからは、コピー機（複合機）の中古を選ぶときの失敗しない選び方と、最近の売れ筋中古複合機をいくつかご紹介させていただきます。

１．中古コピー機（複合機）購入前にチェックするポイントは？

中古と聞いて、まず思い浮かぶのが「中古車」ではないでしょうか？　中古のコピー機（複合機）を購入する時も一緒で、車と同じように考えておくと分かりやすいでしょう。

中古車を選ぶときのような感覚で複合機を購入前にチェックするポイントを見てみると、

• どれくらい使用していたのか
• 整備はしっかりされているか
• 保証はあるのか

と、基本的なことですよね。
そこで、実際に中古の複合機を購入前にチェックするポイントは以下の通りです。

1. 「年式とカウンター枚数の確認」
2. 「整備状況の確認」
3. 「過去のデータが消去されているか」
4. 「保証や保守契約の有無をチェック」

それでは、各項目でどのようにチェックするのか見ていきましょう。

２．選び方のポイント➀「年式とカウンター枚数の確認」

まず、当然のことですが年式が新しい程価格は高くなり、また未使用に近いほど状態が良いので価格も比例します。

次に、中古複合機で一番確認しなければならないのが中古車での走行距離に該当する ”カウンター数値（累計使用枚数）” です。カウンター数値とは、新品の状態からの印刷枚数の累計のことになり、この数値が少ない複合機ほど、商品状態が良い中古複合機となります。

カウンター数値はどのようにチェックするのか？
自分で確認する方法は簡単で、機種によって操作方法は異なりますが、大抵の機種では「コピーボタン」を長押しするとディプレイ上に、カラー・白黒別々の総使用枚数が表示されます。

複合機は家庭用プリンターと違って業務用で利用されるので、機械によってはかなり過酷に使われているケースがあります。酷使されているものだと、内部のローラが擦り減っていたり、定着部のヒーターが寿命だったりと、購入直後に思わぬ高額な出費がかかる可能性があります。

しかし残念ながら、多くの販売業者ではカウンター数値を掲載している商品は少ない状況です。
そのため、カウンター枚数などの情報が分からない場合は、しっかり問い合わせて確認する必要があります。

３．選び方のポイント➁「整備状況の確認」

整備状況もカウンター数値と同じく、複合機の状態を示すものです。確認できるのであるならば必ず確認してください。その中でも特に「感光ドラム」が酷い状態になるっていると、印字が不鮮明になったり、印刷物に線が入ったりと、印字に不具合が生じてしまいます。

また、どんなにしっかり整備しても調整を怠ると、文字がぼやけたり、印刷物に線や点が入ったりしてしまうのが複合機です。
販売業者では基本的に、正常にコピーが取れるか、かすれ、歪み、白抜け、などがないか、ＡＤＦ(原稿送り装置)など各機能が正常に動作するかをチェックし、画質の補正を行い画質の不良を改善・調整しているのが普通です。心配な方は、購入して設置してもらう時に動作確認とテスト印刷をしてもらうと安心できるのではないでしょうか。

４．選び方のポイント➂「過去のデータが消去されているか」

複合機には、前の利用者が使っていたデータが保存されています。主に、アドレス帳データやFAXデータが多く、問題ないのでは？と、安易に考えてしまいがちです。

しかし、仮に前のアドレス帳などの設定がそのまま残っている状態で一斉FAX送信をしてしまい、全く関係のない会社に送信されていたなんてこともあるので、誰がどのように設定したか分からない複合機をそのまま使うのは大変危険なのです。

複合機のデータ消去は専門的な知識が必要になるため、基本的には販売業者が必ず行っておく必要があるものです。なので、購入しようとしている複合機が、しっかり過去データが消去されているのか確認することが大切です。

５．選び方のポイント➃「保証や保守契約の有無をチェック」

中古車や電化製品と同じように、保証や保守についても確認が必要ですね。
保証に関しては、大半の販売業者で保証はあります。インターネットでよく目にするのが、「１ヶ月以内、1000カウントまで保証。交換、返品に対応」など書かれていると思います。購入時にその内容で間違いないか、また別に要件などないか確認が必要です。

次に、基本的には全てのコピー機（複合機）で保守契約を結ぶことが出来ますが、中古複合機は注意が必要です。年式が古いものや、一部のメーカーによっては保守契約を結ぶことができないケースがあります。修理に必要な部品の供給（販売終了後から約7年間）が終わっていると保守サービスが実施できないため、保守契約を結ぶことができないことがあるからです。
中古複合機を購入する時には、保守契約はどれくらいの期間受けられるのか必ず確認しておきましょう。

６．中古コピー機（複合機）売れ筋チェック

ここまで、中古複合機を購入する前に確認してほしい項目をご説明いたしましたが、実際どんな機種に人気があるのか？気になるところではありますよね。そこで、現在の売れ筋をいくつかご紹介させていただきます。

MX-2301FN　<シャープ(SHARP)>

MycrosトナーHGを採用し、粒状感(ざらつき)の少ない緻密な高画質出力が可能。人の肌のような中間色や微細な色を自然に再現できます。プリンタ、ファクス機能はもちろん、オフィスの文書を電子化する際に便利なネットワークスキャナ機能も標準装備し、1台4役でオフィスの省スペース化に貢献してくれます。プレゼンテーション資料を作る時などに大活躍してくれるでしょう。

MX-2700FG　<シャープ(SHARP)>

新開発ミクロストナーを採用することにより、トナー消費量を約30％削減することに成功。すぐれた省資源化を実現しています。また、トナーカートリッジを小型化することで、梱包サイズ約80％を縮小し、ストックスペースや配送にかかるコストも減らせます。

TASKalfa 250ci　<京セラミタ(KYOCERA)>

スキャンした文書をUSBメモリで持ち歩いたり、ビジネスフォンと連携をさせたり、ビジネスでの時間を有効に使う機能が満載です。長寿命設計でメンテナンスも楽々、こんなこともできる！ということができてしまう複合機です。
トナーの粒子の形状が均一で滑らかな新開発の小粒径カラートナー採用により、再現できる色領域を拡大し画像精細度を向上されています。

簡単に3機種ご紹介いたしましたが、各販売業者によって人気は異なるかと思いますので、機能面などを重視して選ぶことが大切ですね。

７．まとめ

中古の複合機を購入するにあたって、まず今まで誰かが使っていたものでということは認識しておく必要があります。ここまで、いくつか購入前のチェック要素をご説明して参りましたが、特にカウンター数値に関してはしっかり確認しておいた方が良いと思います。印刷した枚数が多いほど、やはり内部の部品が劣化していることがありますので、整備状況も合わせてしっかり確認しておきましょう。中古車を買う感覚でいると分かりやすいかもしれないですよ。

１．失敗しないコピー機（複合機）の販売業者の選び方

コピー機（複合機）の販売はもちろん、リース契約する販売業者はどのように選べば良いのか？

複合機のリース契約の多くは5年リースまたは6年リース契約を結ことになります。つまり、少なくとも５年以上はその販売業者との繋がりがあるので、慎重かつ丁寧に選ぶ必要があります。
その選ぶポイントは、

• 本体価格
• 保守契約（ランニングコスト）
• アフターサービス

と、この3つに集約されるのではないでしょうか。

それでは、3つのポイントについて詳しく確認していきましょう。

２．コピー機（複合機）の販売業者の選び方「本体価格」

コピー機（複合機）の本体価格は、主に連続複写速度と搭載する機能で決まります。
もちろんリース料金も、この本体価格に左右されます。

一般的に、リース料金は本体価格を5年～6年で分割して、これに金利などの諸経費を加えて決まります。当然、最新機器のほうが高くなり、年式が古いものは安くなりますよね。

格安コピー機（複合機）に注意！

その導入しようとしているコピー機（複合機）は当然のことながら、少しでも安い方が良いに決まっています。そこで、注意が必要になるのが、いわゆる “格安コピー機（複合機）” です。

極端に安い機種には、それなりの理由があるからと考えておく必要があります。特に中古コピー機（複合機）は、メーカーが修理に必要な部品を保有している期間（最低保有期間）をオーバーした古い機種であることが多いので注意が必要です。

安値のコピー機（複合機）には理由がある！

しかし、全ての格安商品が必ずしも粗悪品という訳ではなく、各販売業者では◯◯キャンペーンというものを行っており、そのキャンペーン対象のコピー機（複合機）は、かなりの安値で販売されています。これは、製品自体に問題はないが、いわゆる販売業者側の在庫処分のようなものなのです。

その他にも、「電話回線を同時申し込み」「このプロバイダを同時申し込み」、といったように条件付きの商品は大きく割引されて販売されています。その仕組みは、販売業者が新規回線の契約を得ると、その企業からインセンティブが入るため、その金額をコピー機（複合機）の本体価格に還元しているのです。

このように、販売業者によっては質の悪い中古品を販売している事もありますが、キャンペーンや条件付きで安価で販売している販売業者も多く存在していますので、しっかり見極めることが大切です。

３．コピー機（複合機）の販売業者の選び方「保守契約（ランニングコスト）」

コピー機（複合機）を導入契約する際、「保守契約」を結ぶことを求められます。この保守契約は、メンテナンスやトナーなどの消耗品にかかる料金のことになり、いわゆる毎月のランニングコストになるものです。

保守契約には、

• カウンター保守
• キット保守
• スポット保守

と、主なもので3つの種類があります。
基本的な事ですが、コピー機（複合機）を選ぶ場合、必ず本体価格と保守価格を合算して月々いくらかかるかを把握した上で契約しましょう。

見積もりに「保守料金」を提示していない販売業者は注意！

そこで注意点として、格安を前面に出している販売業者によっては、本体価格及びリース料金のみ見積もりに提示していることがあります。仮に、こうした販売業者にする場合は、「保守契約」に関する事項をしっかり確認しておくことが重要。契約後のメンテナンスの時になって、「あれも要るこれも要る」と追加費用を請求され、トータルで見ると他の販売業者より割高になってしまうことがあります。

このように、販売業者から提示される見積書に「保守契約」に伴う費用がしっかり明記されているのか確認し、毎月の支払合計なども正確に聞いておくことも重要になります。

４．コピー機（複合機）の販売業者の選び方「アフターサービス」

コピー機（複合機）はとてもデリケートな精密機械なので中古のものは勿論、新品であっても導入後に故障しないとは言い切れません。

「故障」にも、紙詰まりや印刷物の写りが悪いといった軽めのトラブルや、中核部分の感光ドラムにトラブル発生した大きなものまであり、もし感光ドラムや他に大きなトラブルが発生してしまうと、コピー機（複合機）が使えず業務に支障をきたしてしまうこともあります。
そうした故障などトラブルが発生した時、連絡しても繋がらない･･･という販売業者も存在しているのです。

このようなケースにならないためにも、信頼できる販売業者で保守契約を結んでおくことが重要になり、こうしたトラブルはすぐに対応してもらえます。

自社でメンテナンスができる販売業者かそうでないかチェックする

メンテナンスの対応は、

• メーカーが技術員を派遣する
• 販売業者の専門技術員を派遣する

と、2つのパターンがあり、現状多くの販売業者は故障などの依頼受付をした後、提携しているメーカーや保守業者から技術員を派遣してもらっているのです。

一方、販売業者に技術員が専属で所属していれば、契約内容などを把握しており適切かつ臨機応変な対応ができることがあります。もちろん、自社に技術員が所属していないからと言って能力か低いとは言い切れませんが、技術員が専属で所属している販売業者がおススメなのは間違いありません。

販売業者に技術員が所属していると対応が早くなる

自社に技術員が所属している販売業者は、故障やメンテナンス依頼を直接受付できて、空いている技術員をすぐに派遣できるので、依頼者を待たせることなく迅速な対応力においても優れていると感じます。

技術員の派遣先がメーカーか販売業者自体か、どちらが良いとは一概に言えませんが、コピー機（複合機）が使えなくなってしまうと確実に業務に支障が出てきます。最初の見積もりの時点から、ある程度その販売業者のひととなりが分かるとお思いますので、しっかりした対応力がある販売業者を選ぶことで安心が得られるのです。

５．まとめ

ここまで、様々な角度でのコピー（複合機）の販売業者の見極め方といえば少しオーバーですが、選び方のポイントは何となくでもご理解していただけたかと思います。

敏感な方なら、問い合わせしている電話対応からその販売業者の良し悪しが分かることもありますが、その後の見積もりや提案などなど、販売業者の本質を見極めるポイントはいつくかありますので、おかしいと感じた時点でしっかりその内容を確認しておくことが重要です。

何度も説明している通り、コピー機（複合機）は高価でデリケートな精密機械です。信頼できる販売業者をしっかり見極めて選んでいきましょう。

１．新品コピー機（複合機）を選ぶ基準は？

あなたがコピー機（複合機）を選ぶとき、どんな基準で選びますか？
家庭用なら、まず価格と印刷品質が良いことに尽きるかと思いますが、業務で使用する複合機に関しては、

1. 「カラーorモノクロ」
2. 「毎月の印刷枚数（印刷スピード）」
3. 「利用する機能」

と、この3つを基準として選ぶことが求められます。それでは、それぞれの項目を詳しく確認していきましょう。

２．新品コピー機（複合機）の選び方➀「カラーかモノクロかで選ぶ」

まずは当然、「カラー」か「モノクロ」、どちらかの複合機を選ぶことになります。

最近の製品に関しては、カラー・モノクロでは本体価格にさほど差がないので、少しでもカラーを利用する可能性があれば、カラー複合機を選んでおくようにしましょう。現在では、殆どの企業様はカラー複合機を選ばれています。

ただし、実際カラーとモノクロでは１枚単価が大きく異なり、モノクロとカラーでは8～10倍も変ってきてしまいます。保守契約の内容にもよりますが、むやみにカラー印刷をしてしまうと毎月の費用が高くなりますので注意が必要です。

３．新品コピー機（複合機）の選び方➁「使用枚数（印刷スピード）に合わせて選ぶ」

コピー機（複合機）選びの一番のポイントが、“1ヶ月あたりの使用枚数” です。この使用枚数でコピー機の「連続複写速度」を選びます。ちなみに「連続複写速度」とは、通常の使用状態（A4サイズ等倍コピー時）で1分間に連続して複写できる枚数のことです。

そもそもコピー機（複合機）の価格の違いは、1分間に印刷できる速度を表した「連続複写速度」で判断され、複写速度の速い機種ほど、基本的な機械の耐久力も高くなり、当然ですが本体の価格も高くなります。
そのため、御社の月間印刷枚数にあったコピー機（複合機）を選ばないと、オーバースペック（必要以上に高性能で、実際の仕事には不釣り合い）になっているのに、毎月高いリース料を支払う結果となります。

現行の機種では「25～27枚/分」程度のスピードが一般的ですが、これくらいのスピードであれば、「１ヶ月5,000枚」程度のボリュームが上限の目安になります。そう考えると、「1ヶ月5,000枚」を超えるようであれば、「26～30枚/分」以上の性能は必要になりますね。

そこで、コピー機（複合機）を導入する際、月間の印刷枚数はどれくらいなのか調べておくことが重要となります。月間の印刷枚数は、1ヶ月の間で何枚の紙が印刷されたかを数値化したもの。
この枚数を把握することで選ぶべきコピー機（複合機）の性能が明確に分かるので、まずはこの数字を把握することが大切なのです。その計算方法は非常に単純、

１日の印刷枚数　×　御社の毎月の平均営業日（20日・25日） = 月間印刷枚数

になりますよね。
では、実際の枚数によってどれくらい連続複写速度が必要になるのか参考にご紹介します。

• 月間500枚以下　⇒15～20枚/分
• 月間500～3,000枚　⇒20～25枚/分
• 月間3,000～5,000枚　⇒25～35枚/分
• 月間5,000～10,000枚　⇒35～45枚/分

大きくは、このように分類できますが、正確な月間印刷枚数を販売会社の担当者に伝えることで、その性能に見合った機種を紹介してくれると思います。

４．新品コピー機（複合機）の選び方➂「必要な機能で選ぶ」

複合機は、文字通り複数の機能を搭載されたコピー機になります。
基本的には、大きな性能の差はなく、主に利用する「カラー・モノクロ印刷」「FAX送信」「スキャナ機能」「データ転送」といった4大機能や、拡大縮小機能や両面印刷などの基本的な機能は基本的に全て搭載されています。

では、必要な機能を選ぶとは何を選べば良いのか？

最近の複合機は、多種多様な機能が付加され、メーカーや機種によって搭載されている機能が異なります。必要な機能があればそれが可能な機種、オプションを選ぶことになります。
追加できる機能は主なものに以下の様なものがあります。

コピー・印刷関係

• 1セット2コピー
• 2色刷り
• N-Up印刷
• カードスキャン

ネットワーク関係

• E-mail 送信スキャン
• PC-Fax送信
• pdf 変換とメール送信
• インターネットFax

オプション機能

• ウォーターマーク/イメージスタンプ
• ステープル（ホッチキス止）
• パンチ機能
• 地紋印字コピー/プリント

などなど、ここでは紹介しきれないくらいの機能があります。
このように、複合機に元々搭載された機能とは別に、どんな機能が必要なのか導入前に決めておくと機種選びも更に早くなるのではないでしょうか。

５．新品コピー機（複合機）売れ筋チェック

それでは、最後に新品のコピー機（複合機）の売れ筋をご紹介いたします。
連続複写速度を明記しておきますので、参考にご覧ください。

TASKalfa 3051ci　<京セラミタ(KYOCERA)>

連続複写速度：カラー30枚/分、モノクロ30枚/分
基本機能を重視したシンプルで使いやすさが特徴の京セラの複合機。
パネルも大きくて操作しやすくなっています。カウンター料金も安く、コストパフォーマンスにも優れています。職種の用途に沿ったオプションで専用機能をプラスし、業務と一致することができます。スムーズな打ち合わせに必要なプリントも、簡略化した操作で送信できる書類の高速スキャンにも威力を発揮します。

MX-2650FN　<シャープ(SHARP)>

連続複写速度：カラー26枚/分、モノクロ26枚/分
大きな特徴として、ウォームアップタイムが従来機と比べて約半分の10秒となりました。これにより、オフィスでの待ち時間削減が図れ、より業務効率を高めることが可能となります。また、モバイル端末と連携させることで、パソコンなしでも複合機からプリントしたり、スキャンしたデータをモバイル端末から閲覧することが可能です。

iR-ADV C2230F　<キャノン(CANON)>

連続複写速度：カラー30枚/分、モノクロ30枚/分
誰でも使いこなせる操作性には定評があります。置く場所にもこまらない省スペースなので安心。
メインメニューは、日常の作業ニーズに合わせてボタンの表示数や表示順を変更し、カスタマイズすることも可能です。迷いやミスの少ない効率のよい操作をサポートします。

以上の3機種の連続複写速度は、26～30枚/分なので、月間利用枚数が3,000～5,000枚でのご利用が最適ということになります。コピー機（複合機）には、必ず連続複写速度の明記が書かれていますので、御社の月間利用枚数に適した機種に、オプション機能を加えていけば最適な複合機に出会えるのではないでしょうか。

６．まとめ

新品のコピー機（複合機）を選ぶときには、「月間使用枚数」と「必要な機能」を明確にしておくことが大切になります。この２つを明確にしておけば、選びやすい上に、御社にとって最も適したコピー機（複合機）を選べるはずです。また、問い合わせる販売業者にしっかり伝えることが重要です。決して安いものではないので、しっかり選んでいきたいですね。

• 購入（買い取り）
• リース契約
• レンタル契約

と、3つの選択肢があります。
もちろん、それぞれ使う期間や掛けられる初期費用などで、どの方法がベストなのかが変わってきます。
何となく購入（買い取り）が一番良さそうな気になってしまいそうですが、一概に良いとは言えない部分もあるのです。
そこで今回は、コピー機（複合機）の導入方法、「購入（買い取り）」「リース契約」「レンタル契約」それぞれ詳しくポイント見てみましょう。

１．コピー機（複合機）「購入（買い取り）」の導入ポイント

まず、「購入（買い取り）」でコピー機（複合機）を導入する際のポイントは次の通りです。

ポイント➀「長期的利用を考えると割安」

リース契約したときと比べ、複合機を買い取りした方が支払総額は安くなります。
また、資産として計上できる上に、自社の物だから好きなように扱えるといったように、自社で自由に管理できる点も買い取りのメリットになります。

ポイント➁「減価償却処理が必要になる」

リース費などの費用は発生しない一方で、初期費用にまとまった金額が必要な事や、固定資産税の対象になります。
基本的に10万円以上の物を購入すると、固定資産税に関わる ”減価償却管理” が必要となります。
その減価償却資産とは、事業などの業務のために用いられる以下の様な、

・建物
・建物附属設備
・機械装置
・器具備品
・車両運搬具

といった資産は、一般的には時間の経過等によってその価値が減っていきます。このような資産を「減価償却資産」といいます。
減価償却資産の取得に要した金額は、取得した時に全額必要経費になるのではなく、その資産の使用可能期間の全期間にわたって分割し必要経費としていくべきものになります。

ポイント➂「保守サポートは別に費用が必要」

基本的に本体代金の一括払いのため、故障時はメーカーのサポート修理や有料の業者修理に依頼することになります。
また、処分費用が自己負担になります。これは、リースやレンタルと違い、現金一括購入した場合の複合機・コピー機の所有権は購入者自身になります。従って、使えなくなったもしくは、買い替える際の処分費用は購入者が全て負担する、といった買い替えに関する課題も挙がってきます。

ここまで、コピー機（複合機）を買い取りする場合のポイントを見てみると、資金に余裕があればということではないでしょうか。

２．コピー機（複合機）「リース契約」の導入ポイント

まず、コピー機（複合機）のリース契約の基礎知識として、リース契約は金融性を重視するか、賃貸借性を重視するかで大きく次のような2つの契約に分かれます。
■ファイナンス・リース（金融性重視）
リース期間終了前に解約すると違約金が発生するので、満了まで借りるよりも安くなるこということはない。
■オペレーティング・リース（賃貸借性重視）
途中解約が可能。リース期間終了後に残存価額を設定したり、買い取ることができる契約もある。

なお、複合機やコピー機のリースは、一般的にファイナンスリースの方です。

そのリース契約で、コピー機（複合機）を導入するポイントは次の通りです。

ポイント➀「初期費用が大幅に抑えられる」

リース契約なら、コピー機（複合機）を導入する際、一度に多額の購入資金が不要。リース料や保守料金などは毎月のランニングコストになるため、設備投資の資金を大幅に抑えることができます。

ポイント➁「リース料金を経費で計上できる」

月々のリース料は、税務上認められたリース期間であれば、全額経費として処理ができます。
基本的に、固定資産税や減価償却費用、動産保険などのコストは全てリース会社が負担します。契約期間中の費用も固定になるため、コストが均一化され財務管理やコスト管理が容易なこともリース契約のメリット。

ポイント➂「中途解約ができない」

原則としてリースは中途解約ができません。
導入の契約時に5～6年と決められた年数でリース契約しているため、一度契約してしまうと自由に解約できず、残債を一括支払いする必要が出てきます。また、当然のことなのですが、コピー機（複合機）をリース契約で導入すると所有権はリース会社のもの。リース契約満了後はリース会社に返却する必要があります。

買い取りとリース契約を比べると、同じ5年～6年以上の長期で複合機を利用すると考えれば支払総額は買い取りがリース契約よりも安くなりますが、リースの場合は契約満了後も再リース・借り替えが可能で導入費用を抑えることができます。
リース契約は、導入に費用を掛けたくない場合など、初期費用を安く抑えて導入が可能なこともが魅力です。

３．コピー機（複合機）「レンタル契約」の導入ポイント

レンタル契約とは、基本的にレンタル会社が既に所持しているコピー機（複合機）を ”必要とされる期間” 賃貸する取引のことを指します。レンタルDVDやレンタカーと同じと考えておけば分かりやすいですね。

では、コピー機（複合機）をレンタル契約した場合のポイントは次の通りです。

ポイント➀「必要な期間だけ利用できる」

一番の特徴となるメリットは、何といっても契約期間を気にすることなく利用できるという点です。
リース契約では、基本的に中途解約ができず、もし中途解約した場合には違約金がかかってしまいますが、レンタル契約なら必要な時に必要な期間のみの利用が可能です。また、中途解約も自由で違約金などは一切かかりません。1日単位で行われるイベントなどでも手軽に利用することができ、維持管理が容易であることも大きなメリットになります。

ポイント➁「減価償却や固定資産税が発生しない」

レンタル契約なので、当然資産計上にならず全額経費として計上することができます。
必要な分だけになるので、計算も簡単で減価償却や固定資産税の支払いは一切発生しません。

ポイント➂「中古品が多く、リースより使用料が割高」

レンタルでは、基本的にレンタル会社にある在庫の中から選んで使用します。レンタルされるコピー機（複合機）は殆どが型落ちの中古品なので、PCとの接続などをする際にはOSなどの問題もあり必要な機能が使えない可能性があります。
また、レンタル料に保守料が含まれている事が多く、リース契約と比較すると割高になってしまうこともあります。その他にもメンテナンス料などが必要なこともありますので、契約の前に確認しておくようにしたいですね。

コピー機（複合機）のレンタル契約は、基本的には「短期間」利用したい場合には非常に有効な導入方法になりますが、年単位の長期間利用する場合はリース契約の方が良いでしょう。

４．まとめ

ここまで、コピー機（複合機）の「購入（買い取り）」「リース契約」「レンタル契約」と3つの導入方法の特徴やポイントを説明して参りましたが、全体的にみても普通の会社の方が導入する際には、「リース契約」がベストだと感じます。買い取りは好きなように自由に使える反面、減価償却の管理や処分が必要になり、レンタル契約はあくまで短期間向けといえ、総合的に判断すれば「リース契約」に落ち着くのではないでしょうか。
当然、どの導入方法も可能なので、様々な角度で検討して御社の最適な導入方法を選んでいきましょう。

• カウンター保守
• キット保守
• スポット保守
• 年間保守

と、4つ保守契約の種類があり、それぞれコピー機（複合機）の導入に合わせて契約することになります。
そこで今回は、なぜ保守契約を結ぶのかについての説明と、4種類の保守契約の内容や特徴をご紹介いたします。

１．コピー機（複合機）は、なぜ保守契約を結ぶのか？

保守契約とは、冒頭でも説明した通り、コピー機（複合機）の定期的なメンテナンスや故障などのトラブル時の修理をしてくれるサービスになり、一般的にはコピー機（複合機）購入時と同時に保守契約に加入し契約書によって契約を結びます。

保守契約さえしていれば、修理に関わる費用は基本的に無料となり、定期的なメンテナンスや迅速な修理対応を依頼できるようになります。

仮に保守契約を結んでいないケースでは、一般的にコピー機（複合機）の修理にはとてもお金がかかり、取り替える部品代や派遣される作業員の人件費をまともに請求された場合、一回の修理に5～10万掛かることもあるのです。

コピー機（複合機）を使用していると、トナーなどの消耗品や紙詰まりによる故障なども多く、その度に実費で支払っているとコスト面で大きな負担となってしまいますよね。また、修理だけ依頼できる業者も少なく、故障した際などは使えなくなってしまうこともあります。

コピー機（複合機）は、現在のビジネスを行っていく上でなくてはならない機器であるため、常に最善の状態を保っておく必要があります。快適、安心なオフィス環境を保つためには保守契約の加入は大変重要となります。それでは、その保守契約を種類別に特徴を見ていきましょう。

２．コピー機（複合機）「カウンター保守契約」とは

カウンター保守契約とは、モノクロ1枚◯円、カラー1枚△円の料金を予め保守会社と設定しておき、本体内蔵のカウンターがその枚数をカウントし、1枚あたりの金額に基づいてカウンター料金が請求される契約となります。一般的に、カウンター料金の中に部品代や修理費は含まれています。

その特徴を簡単に表すと次のようになります。

• 1枚あたりの印刷単価が設けられている

例えば、モノクロ出力　4円/１枚、カラー出力　30円/１枚となります。カウンター料金に関しては、販売業者によって金額が異なるため複数の業者から見積もりをとる必要があります。

• 月に一度、カウンター料金を保守業者に支払う
• 毎月定期的にメンテナンスが受けられる
• 交換するトナーは全色無料
• 紙詰まりなどの修理費用も無料

参考までに、カウンター保守契約は以下のようなタイプのオフィスに向いています。
■ 毎月500～1,000枚以上、コピーや印刷などで利用している
■ 中高速以上のコピー機（複合機）（毎分25枚以上印刷が可能な機種）を導入している
■ 定期的にメンテナンスを実施してコピー機（複合機）の品質を保ちたい方

保証対象外の故障修理は有料になるといった注意点もありますので、事前に確認しておくようにしましょう。
コピー機（複合機）のメンテナンスでは、最もポピュラーな形態がこのカウンター保守契約になり、業務用では約8割はこのカウンター保守契約が適用されるほど一般的なコピー機（複合機）の保守契約システムとなっています。

３．コピー機（複合機）「キット保守契約」とは

キット保守契約とは、トナーキット保守、キットトナー保守とも呼ばれ、トナー代金にあらかじめ保守費用を含めたものをいいます。このキット保守契約が採用されるのは一部のコピー機だけで、実際にはそれほど多くない保守契約になります。

その仕組みは、コピー機（複合機）本体の購入時に保守契約付きトナー「キット」を購入することで保守が実施される仕組みになっており、トナーが切れた場合「キット」を再購入することで保守も自動的に継続されます。また、キット保守には感光体・現像剤の使用料・出張作業費・トナー及び部品代・部品交換費が含まれています。その特徴を簡単に表すと次の通りになります。

• 5年間またはトナー残量が無くなるまでが保守契約の有効期間
• トナー利用期間中は修理費用がからない
• トナー残量が無くなると保守契約が切れるため修理は有償となる

その他にも、キット保守契約ができるコピー機（複合機）の本体価格は比較的安くなっていますが、基本的にモノクロ専用機種に限定されています。

４．コピー機（複合機）「スポット保守契約」とは

スポット保守契約とは、基本的に継続的な保守料金は決められておらず、コピー機（複合機）に不具合などが発生した場合に、その都度有償で保守サービスを依頼する保守契約になります。利用頻度が少なかったり、壊れたときだけ依頼できればいい、といった場合でスポット保守契約は有効になります。

その特徴を簡単に表すと次の通りです。

• トナーなどの消耗品はすべて実費負担
• コピー機（複合機）が故障した時は修理業者にその都度修理依頼を出す
• 修理費用は作業員の人件費・部品代は全て実費精算になります

このように、全て実費で支払いが必要になるほかにも、故障などの修理も当日対応が難しくなると思います。
理由は簡単で、カウンター保守及びキット保守といった定期保守に契約している会社に人員が割かれてしまい、スポットで入る修理案件には即対応が難しくなってしまうのです。また、急な故障や部品交換が発生した場合、10万以上といった高額な修理費用が発生する可能性があります。

５．コピー機（複合機）「年間保守契約」とは

年間保守契約とは、その名の通りコピー機（複合機）の保守を１年間契約することです。契約の際の保守費用は故障した際に必要な機器の費用や作業員の派遣費用などを含みます。

大きな特徴として、カウンター契約やキット契約はトナーや必要な部品が保守料金に含まれていますが、年間保守契約ではトナー自分で購入し、保守契約だけ別に契約する形となります。その特徴を簡単に表すと以下の通りです。

• トナーは実費負担となり、保守契約は修理費のみが含まれる
• 製品購入時には標準で1年間無償
• 最大5年間の自動更新が可能

基本的に、一部のメーカー機種に限られますので、対象機種の購入時のみ保守契約が可能となります。

６．まとめ

基本的にコピー機（複合機）はデリケートな精密機械です。定期的なメンテナンスを受けないまま使用し続けた場合、印刷した時に黒ずみや色がくすんだり、紙詰まりが起きたりと、色々な不具合が起きてしまいます。
また、トラブルを改善するには、相応の専門知識や技術が必要になり時間、手間、お金がかかってしまいます。

ここまで、コピー機（複合機）の保守契約の種類によって詳しくご説明して参りましたが、どれでも選べるという訳ではないようなので、現実的にはカウンター保守契約が最も安心できるのではないでしょうか。

１．コピー機（複合機）を「購入（買い取り）」する場合

まず、トータル的な費用を安く抑えるため、資金に余裕がある場合「現金一括購入（買い取り）」を選択されるケースがあります。

基本的にリース料金などの費用は発生しませんが、初期費用にまとまった金額が必要な事や、固定資産税の対象になるなどのケースが考えられます。

減価償却の手続きと固定資産税の支払いが発生する

基本的に、10万円以上の物を購入すると、固定資産税に関わる減価償却管理が必要となります。
その減価償却資産とは、事業などの業務のために用いられる以下の様な、

• 建物
• 建物附属設備
• 機械装置
• 器具備品
• 車両運搬具

といった資産は、一般的には時の経過等によってその価値が減っていきます。
このような資産を「減価償却資産」といいます。

減価償却資産の取得に要した金額は、取得した時に全額必要経費になるのではなく、その資産の使用可能期間の全期間にわたって分割し必要経費としていくべきものになります。

次に固定資産税は、
減価償却材の価値＝（元の代金）－（毎年の目減りする価値×経過した年）
で出た金額に基づいて算出されます。

具体的な例を挙げて少し説明しましょう。例えば、法定耐用年数が10年のコピー機を100万円で購入します。
このケースを減価償却の考えに当てはめると、100万円の複合機は「10万円の分割払いを10年続ける」複合機と解釈されます。これは毎年、10万円ずつ価値が減少していくという意味になるので、仮に7年後の複合機はこの時点で70万円の支払いが完了しているので、残りの30万円の価値しかありません。

処分費用が自己負担になる

これは、リースやレンタルと違い、現金一括購入した場合の複合機・コピー機の所有権は購入者自身になります。従って、使えなくなったもしくは買い替える際の処分費用は購入者が全て負担することになります。

少し難しい説明でしたが、リースと違い買い取っていますので当然ながら所有権は自身にあります。
デメリットは、初期費用として大きな支払いになってしまうことと、原則として購入費用は減価償却されますので、全額が経費とはならないことです。

２．コピー機（複合機）を「リース契約」する場合

リース契約とは、契約者が必要とする機械や設備を契約者に代わってリース会社が購入し、一定の期間にわたりリース料を受けることを条件にその製品を貸借することを言います。

購入よりも安い金額で最新の機種を導入できる反面、契約期間満期まで支払うリース料の総額は購入するよりも高くついてしまうのが特徴です。（ある意味「分割払い」に近いですね）

リース契約は、金融性を重視するか、賃貸借性を重視するかで、大きく次のような2つの契約に分かれます。
■ファイナンス・リース（金融性重視）
リース期間終了前に解約すると違約金が発生し、満了まで借りるよりも安くなるこということはない。
■オペレーティング・リース（賃貸借性重視）
途中解約が可能。リース期間終了後に残存価額を設定したり、買い取ることができる契約もある。
なお、複合機やコピー機のリースは一般的にファイナンスリースの方です。

次に、複合機をリースした場合どのようなメリットがあるのか？についてご説明いたします。

■ 一括購入するための設備投資費用が不要になり、初期費用が抑えられ運転資金に回せる。
■ 毎月のリース料金は税法上全額経費処理でき、所有権がリース会社にあるため、減価償却の手続きや固定資産税の支払いなどが発生しない。
■ 動産保険が適用されるため火災や盗難があった場合に補償が受けられる。
■一括現金購入の場合は、不要になった時の処分費用も自己負担でしたが、リースだと所有者はリース会社なので、リース期間満了のときに、撤去するのはリース会社負担となる。

一般的に、リース契約は最終的な総額は購入（買い取り）よりも高くつくとはいえ、月々のリース料自体は安く、機種変更の決断もしやすくなります。特に、複合機の場合はどんどん新しい機種が登場するので、リース期間3～6年ごとに設定して、最新機種を借り換えることにすれば、いつでも最先端のテクノロジーを使っていられることになります。

絶えず経費削減を求められる日本の企業においてはこのようなメリットは非常に魅力的であり、コピー機（複合機）に関して、多くの会社が購入よりもリースを活用しています。

３．まとめ

コピー機（複合機）を導入する際には、「購入（買い取り）」と「リース契約」が一般的ですが、ここまでの説明をご覧になって総合的に判断した場合、リース契約方が費用は抑えられると感じますよね。

他にも、短期で使用したい場合はレンタル契約という選択肢もあります。コピー機（複合機）の選ぶ際には、購入、リースどちらにするのか費用面も含めて検討することが大切です。

• コピー、印刷機能
• ネットワーク機能
• セキュリティ機能
• オプション機能
• その他の機能

と、大きく5つに分類することができます。
そこで今回は、それぞれ機能分類ごとにどのような機能があるのかご紹介させていただき、必要な機能を探すときなど是非ご参考にして頂ければと思います。全て紹介すると非常に長くなってしまうので、特におススメの機能を簡潔にご紹介いたします。

１．コピー機（複合機）の機能紹介「コピー・印刷機能編」

それでは最初に最も頻繁に使う「コピー・印刷機能」をご紹介いたします。

「1セット2コピー」

1セット2コピー機能とは、本などの見開き原稿を2ページに分割してコピーする機能です。

「２色刷り」

2色刷りとは、カラーの原稿を、黒＋赤などのもう１色を含めた「２色」でコピーする機能です。 通常、カラーデータの無彩色部はそのまま、有彩色部をレッド・グリーン・ブルー・シアン・マゼンタ・イエローの6色の中から1色の濃淡表現に置き換えて印刷します。

「N-Up印刷」

N-Up印刷とは、複数のページデータを1枚の用紙に均等に割り付けてプリントすることができる機能です。 複数のページデータを1枚の用紙に均等に割り付けてプリントすることができます。

「カードスキャン」

カードスキャン機能とは、免許証やタイムカードなど、各種カードの表裏を別々にスキャンして1枚の用紙に並べてコピーすることができる機能です。

「サイズ指定変倍」

サイズ指定変倍とは、元の寸法と出来上がりの寸法を指定し、それを元に適切なコピー倍率を自動で計算・設定し、縮小／拡大する機能です。

「リテンション/ドキュメントファイリング」

この機能は、プリントデータを複合機内蔵のハードディスクに保存し、必要な時にパソコンを使用せずに複合機の操作パネルからプリントできる機能です。

「リピートレイアウト」

リピートレイアウトとは、電話受付メモやロゴ、イラストなどの原稿を、用紙の同一面に複数コピーできる機能です。1枚の用紙に複数コピーすることで限りなく余白を減らしてくれます。

「移動コピー」

移動コピーとは、既に印刷した用紙の空いている場所に、新たに読み込んだ原稿画像を移動指定してプリントすることができる機能です。

「混載原稿対応」

混載原稿対応とは、大きさの異なる原稿が混ざっている場合でも、原稿を読み取る際に自動でサイズを判別し、まとめてコピーしてもそれぞれのサイズできちんとコピーしてくれる機能です。

「中綴じ製本機能」

中綴じ製本機能は、複数枚の片面原稿を製本印刷すると、用紙を重ねて折ったとき、自動的にページ順になるように両面印刷できる機能です。

「白紙飛ばし」

白紙飛ばし機能とは、原稿に白紙があっても白紙を飛ばしてコピーする機能です。読み込んだ原稿の中に白紙のページがある場合、白紙以外の原稿のみコピーします。

「枠消し」

枠消し機能とは、多くの枚数を束ねてある厚手の原稿や、本などの見開きをコピーした際に、周囲やセンターにできてしまう影を消してきれいにコピーすることができる機能です。

他にも、まだまだありますが、主だったお役に立ちそうな機能をピックアップしてご紹介いたしました。

２．コピー機（複合機）の機能紹介「ネットワーク機能編」

「ネットワーク機能」は、データ管理やネットワークに関係する機能になります。

「E-mail 送信スキャン」

E-mail 送信スキャンとは、複合機本体のスキャンで読み取ったデータをそのまま相手先の電子メールに送信ができる機能です。

「PC-fax送信」

PC-Fax送信機能とは、パソコン上のデータを複合機から直接、プリントすることなくFAX送信することができる複合機のfax機能です。

「pdf 変換とメール送信」

多くの複合機ではスキャナで読み取った文章をpdfに変換する機能が搭載されています。さらにPDFファイルに変換したものをメールで簡単に送信できる機能です。

「ドキュメントファイリング」

ドキュメントファイリングとは、コピーやFAX送信した原稿、プリントデータやスキャンデータを複合機のハードディスクに保存する機能です。

「FAX受信データのネットワーク転送機能」

この機能は、FAXの受信データをE-mail、FTPサーバ、指定したフォルダ、共有フォルダなどネットワーク上のアドレスに自動的に転送することができます。

「共有フォルダ/ デスクトップ送信スキャン」

この機能は、複合機で読み込んだスキャンデータを、各ローカルのパソコンではなく、共有のハードディスクや、共有されているフォルダに直接取り込むことができます。

「見てから保存（画面確認機能）」

この機能は、一度スキャンを取った画像を複合機のモニター上で確認し、ワンクッションおいてからパソコン上に取り込むといった機能です。

３．コピー機（複合機）の機能紹介「セキュリティ機能編」

現在、注目されているセキュリティに関係している機能になります。

「ドキュメントコントロール」

ドキュメントコントロールとは、コピー、プリントした用紙やファクス受信した用紙に、ドキュメントコントロールパターンを埋め込んで印刷するセキュリティ機能です。

「ミラーリンクキット」

ミラーリンクキットとは、大切なデータが入ったハードディスクが1基破損しても、もう1基のハードディスクにデータが保存され、そのまま継続して稼働することができる拡張機能です。

「ユーザー/IC カード認証」

ユーザー/IC カード認証とは、複合機にユーザー認証を設定し、パスワード入力やICカードによってログインしたユーザーだけが複合機を利用できるようにすることです。

「追跡情報印字プリント」

追跡情報印字プリントとは、システム設定により本機能をONにすると、常に印刷日時・ユーザー名等をページの上/下に印字させることができ、ジョブログと紐付けることで情報の追跡が可能になる機能です。

４．コピー機（複合機）の機能紹介「オプション機能編」

印刷時のオプション機能になります。

「ウォーターマーク/イメージスタンプ」

これは、すかしや画像を重ねてプリントできる機能です。 ウォーターマークでは、プリントデータの背面に影のように薄く文字を入れてプリントすることができます。

「ステープル（ホッチキス止）」

ステープル（ホッチキス止）とは、ソート機能に付随させることのできる機能で、仕分けた用紙をホッチキス止めする機能です。なお、ソート機能とは「仕分け機能」のことです。

「地紋印字コピー/プリント」

地紋印字コピー/プリントとは、大切な書類がコピーされた際、「コピー禁止」などの牽制文字が浮かび上がり不正コピーを抑止する「地紋印刷」やマスクパターンを埋め込んだ不正コピーガー ド機能に対応している機能です。

５．コピー機（複合機）の機能紹介「その他の機能編」

その他の便利機能になります。

「エコ学習機能」

エコ学習機能とは定期間の使用状況を自己分析し、使用頻度にあわせた電源管理を自動的にしてくれる機能です。

「USB メモリースキャン」

USBメモリースキャンとは、データを手軽に持ち運びできるUSBメモリに直接スキャンしたデータを取り込む機能です。

この他にも、「マイナスイオン」「地震対策」といった特殊な機能を搭載した機種もあります。

６．まとめ

ここまで、主だった機能を簡単にご覧いただきましたが、「こんなにあるの！」と驚かれる方もおられるのではないでしょうか。ですが実際には、ここで紹介した機能はあくまでもオプションとして装備することが前提になり、その機能を使いたい場合は付け加えてもらうか、既に搭載されている機種を選ぶ必要があります。
他にも驚きの機能が多種多様ありますので、こんな機能がほしい！という場合は、販売業者の担当者に問い合わせてみましょう。