Een groot deel van je werk bestaat uit acties die je overal kunt uitvoeren.

Toch kun je niet al die acties overal en altijd doen. Wat hebben de volgende dingen gemeen denk je?

• een onderwerp dat je bij een opdrachtgever wilt aansnijden de eerstvolgende keer dat jullie elkaar zien
• een nieuwe tablet dat je wilt aanschaffen, maar je wilt hem wel eerst in die ene zaak in de stad beetgehouden hebben
• de komende vakantie die hoognodig met je partner besproken moet
• een serie telefoontjes die je moet plegen

Precies: ze kunnen alleen in een bepaalde Context, ofwel situatie, uitgevoerd worden. Een gesprek, live.. werkt alleen als die ander ook aanwezig is (dûh). Nu komt het: mensen kun je dus ook als Context zien. Raar idee? Waarom eigenlijk niet? Je hoeft natuurlijk niet tegen je Partner te zeggen “goh, nu ik in de context @Partner zit, zullen we het eens over de vakantie hebben?”. Geheid dat je avond er dan anders uitziet dan je je had voorgesteld Nee, in plaats daarvan pak je de betreffende contextlijst erbij zodat je niets vergeet. Hoeft die ander niets van te zien.

Het mooie is dat iedereen al Contextlijsten gebruikt..zonder het zelf te weten! Wel eens met een @Boodschappenlijst naar de Appie gelopen? Je breidt nu het idee alleen wat verder uit, tot alle contexten die voor jouw relevant zijn. @OpdrachtgeverA is een prima lijst, @Stad ook, daar ga je tenslotte niet elke dag naartoe. Of maak er @OnlineAanschaffen wanneer je niet zo vaak de stad ingaat. @Telefoon dan: vooral handig wanneer je graag onderweg in trein – NIET in mijn Stiltecoupé, dank u! –  of file een bellijst afhandelt. Denk verder aan contexten als @WekelijksOverleg, @Home, @Werk, @Rotterdam, @Trein. Whatever works for you.

CONTEXTEN IN DE PRAKTIJK

Je kunt heel eenvoudig met contexten beginnen ze apart in actielijsten op papier bij te houden. Voor iedere context (personen, situaties, plekken) die voor jou relevant is houd je zo’n lijst bij. Je hebt nu voor iedere context alles wat je wilt bespreken/aanschaffen/doen direct bij de hand. Wordt het allemaal te omslachtig dan is het tijd voor een digitale takenplanner. De goede planners hebben Context standaard aan boord. Denk aan Toodledo (zie mijn review hierover) of RememberTheMilk.

IN 1 MIDDAG GETTING THINGS DONE!

Contexten zijn een wezenlijk onderdeel van de methode Getting Things Done (GTD). Hoor je die naam vaak langskomen, dan is dat niet geheel toevallig. Miljoenen mensen over de hele wereld werken met veel plezier via deze methode. Zij hebben daardoor meer overzicht over en inzicht in hun werk en leven.

Binnenkort organiseer ik speciaal voor de drukke medemens die met GTD aan de slag wil, maar daar zelf geen tijd voor vindt een middag waarin je alle ins en outs van GTD te horen krijgt. Oftewel ‘ In 1 middag Getting Things Done’. Na afloop kun je direct zelf je eerste stappen maken met deze mooie methode. Binnenkort gaat de eventpagina online. Zet vooralsnog 20 maart-middag-Utrecht in je agenda. Geef mij een seintje dat je vooralsnog geïnteresseerd bent, en ik stuur je alle gegevens zodra de eventpagina online staat.

Ook geen tijd voor een middag training in Utrecht? Geen nood. Speciaal voor drukbezette mensen is er Skype-video training. Op deze manier heb ik de afgelopen tijd al veel mensen gecoached. Zo kunnen we via een Skype-video Powersessie van 2 uur de complete stof van deze trainingsmiddag doorlopen voor ongeveer de prijs van een open training! Geen reistijd, en op redelijk korte termijn in te plannen.

Er zijn diverse andere manieren waarop ik jou wellicht kan helpen: Lees hier bijvoorbeeld alles over het actieprogramma De Drukte De Baas, inclusief de informatie over de Powersessies. Of meld je direct aan voor een coachingssessie

Ontelbare malen per dag komen ze voorbij: van die spontane invallen waarvan je denkt: “ho eens even, dat zou best wat kunnen zijn!”. Of een net zo spontaan gesprek met iemand in de trein of op Seats2Meet de wederzijdse klik duidelijk te merken was (heerlijk toch, zulke gesprekken!). Je ruikt gewoon die nieuwe activiteit of dat spannende project al. Of er dient zich een splinternieuw samenwerkingsverband aan, of de suggestie om naar een bepaald -en helaas prijzig- seminar te gaan.

Allemaal verschillende gedachten en ideeën die wel 1 ding gemeen hebben: je weet nu nog niet of je hier iets mee kunt of wilt. Typisch iets dat je Later Misschien gaat beslissen. Of niet. Nu weet je dat in ieder geval nog niet.

Voor al die onduidelijke dingen is er een probaat middel: de LaterMisschien lijst. Gebruik dit deel van jouw betrouwbare externe systeem (je hèbt een goed systeem om je acties en projecten te managen, toch?) om al die onduidelijke en soms gewaagde plannetjes en ideetjes in te zetten waar je nu nog geen besluit over kunt nemen. Dat komt later wel – had je inmiddels wel begrepen, toch

IK ONTHOUD HET WEL…

Hoe vaak schrijf je helemaal niets op, je denkt “leuk idee, straks even opschrijven”. Nou, dat blijkt in de praktijk tegen te vallen. Heel erg zelfs: waarschijnlijk weet je dat het korte-termijngeheugen plusminus 7 dingen tegelijk kan onthouden (alt Wikipedia – The Magical Number Seven, Plus or Minus Two)  Even tussendoor: ik was erg benieuwd waar die wetenschap eigenlijk vandaan komt. De gelinkte Wikipedia pagina legt het je precies uit). Prop je er 1 bij, dan valt er onherroepelijk 1 ander af. Je weet tevoren niet welke, helaas bepaalt je brein dat volledig automatisch. Problem! Uitschrijven in ons digitale of papieren systeem is het enige dat er opzit. Weer een goede reden altijd pen en papier bij je te hebben, ook onderweg!

LEKKER LATEN VOLLOPEN?

Laat je die LaterMisschien lijst voor wat het is? Natuurlijk niet! Ieder systeem dat niet bijgehouden wordt is een waardeloos systeem. Vandaar loop je regelmatig, liefst wekelijks, deze lijst langs: sommige op het eerste gezicht geweldige ideeën zijn op het tweede gezicht..iets minder briljant: afvoeren. Anderen komen in de actiefase: mooi, aan de slag ermee! De rest mag nog een week blijven bungelen tussen droom en daad.

WAT JIJ WILT

En nog even tussen ons, over die naam.. werkt LaterMisschien niet voor jou? Kies gewoon iets dat jou wel aanspreekt. Andere benamingen die ik tegenkom zijn Incubatielijst, MisschienOoit of gewoon “Later List” in het Engels. Whatever suits you

PS: Kun jij wel een steuntje in de rug gebruiken als het om je werk gaat? Laten we samen er voor zorgen dat jouw 2012 meer volgens planning, en minder door anderen bepaald wordt! Mijn aanpak via persoonlijke begeleiding (online, bij jou thuis of op een vergader-locatie) met snelle resultaten wordt erg gewaardeerd.

Tja, het is ook zo makkelijk. Je voornemen binnenkort te stoppen met roken betekent dat je nu tenminste lekker door kunt gaan met een pakje per dag (*). Of met slecht eten, of het uitstellen van het zoeken van je droombaan of droomklant. Het mañana effect?

gespot via @CorrieJonkers

Stel je eens voor dat je voorneemt “het komend jaar wil ik vanuit een lege inbox werken”. Een loffelijk streven? Zeg eens eerlijk: geloof jij dat je dat écht gaat doen? Een jaar is lang, vergis je niet. Begin je op 1 januari, of zijn er eerst andere urgente dingen te doen – de waan van de dag genoemd- en kan het ook later nog wel? “Kan nog wel even lijden”, zeg je tegen jezelf, en je slaat de comfortabele deken die dat Goede Voornemen vormt lekker om je heen. “Wènig kans” zoals een voormalig collega in plat Haags altijd placht te zeggen.

Met Getting Things Done (lees over GTD op mijn website) ben ik heel goed in staat voortdurend mijn projecten en prioriteiten te evalueren. GTD geeft me het totaaloverzicht dat ik nodig heb om al mijn werk goed te doen. Werk waar ik ook zelf met overtuiging voor gekozen heb. Tip: zorg wel voor een altijd actuele projectenlijst. Vaak doen we niets omdat we het geheel niet kunnen overzien. GTD zorgt dat je voortdurend dat overzicht hebt, waardoor het veel gemakkelijker is je werk bij te sturen. Geen voornemens nodig dus.

Dat er gemakkelijk aanpassingen te maken zijn, heeft 1 ontzettend groot voordeel. Wil je iets namelijk iets nieuws beginnen, of een oude gewoonte stoppen, dan hoeft het niet bij een voornemen te blijven! Nee, je integreert je voornemen ofwel direct in je workflow als actie of project, wanneer je er direct mee aan de slag kunt gaan. Of je voegt het toe aan je LaterMisschien lijst (de bezinklijst van GTD) . Zo blijft het niet liggen, want ook de LaterMisschien lijst beoordeel je regelmatig op actualiteit.

Teveel goede voornemens voor de lange termijn kunnen je zelfs in slaap sussen. Denken dat je later goed bezig gaat zijn, en nu nog even lekker niet. Ook is het gevaar dat je jezelf iets groots oplegt dat je volgend jaar ten koste van alles wilt bereiken. Vervolgens merk je dat het enorm veel energie kost. Blijkbaar ligt je hart er niet. Door je voornemen op die LaterMisschien lijst te plaatsen voorkom je dit. Je hebt je dan nog niet gecommit, wat het veel eenvoudiger maakt je voornemen weer los te laten. Of in een andere vorm voort te zetten.

Nog een voorbeeld – stel je voor vanwege je gewicht minder te willen eten. Oef, dat blijkt in de praktijk lastiger dan verwacht. Met moeite bedank je voor de taart bij de koffie… Misschien was het toch slimmer niet zo op dat eten te focussen, en in plaats daarvan voor meer beweging te gaan. Bijvoorbeeld door enkele keren per week hard te lopen, of een abonnement bij de sportschool te nemen. Heeft uiteindelijk hetzelfde effect, is nog gezonder ook en geeft uiteindelijk meer voldoening. Blijf jij lekker taart eten, terwijl je toch verantwoord naar je streefgewicht toewerkt.

GOED IDEE!

Wacht niet langer, zorg dat je zo snel mogelijk verlost raakt van de e-mail in je inbox, of juist van de chaos in je planning en agenda! Da’s typisch iets dat niet bij een goed voornemen hoeft te blijven, en wat vooral een goede ACTIESTAP is Voor beide situaties heb ik aparte programma’s ontwikkeld, die in de vorm van individuele begeleiding, groepstraining, of telefonische / Skype coaching verzorgd worden. Grip op je Inbox is speciaal voor jou als je korte metten wilt maken met de overload aan e-mail in je mailbox, en dat ding vanaf nu leeg wilt houden. De Drukte de Baas zorgt voor rust wanneer je in de waan van de dag vaak gestrest de werkdag afsluit en het gevoel hebt dat je agenda altijd te vol zit. Kijk bij de actieprogramma’s voor de mogelijkheden en tarieven. Bel mij gerust (06 – 818 916 96) als je meer wilt weten.

Mijn uitdaging aan jou: prima natuurlijk wanneer je Goede Voornemens maakt. Nadenken over hoe iets in de toekomst anders en beter wordt is het begin van verbetering. Zet ze alleen niet zomaar op een lijstje, maar maak ze onderdeel van een betrouwbaar systeem. Om in GTD termen te spreken: maak het actionable, zorg dat het zich vertaalt in concrete actie. Kan dat (nog) niet, zet het dan op je LaterMisschien lijst. In ieder geval weet je nu zeker dat je je voornemen niet uit het oog verliest.. Succes!

Wat vind jij? Ook als je totaal fan bent van goede voornemens ben ik (juist!) benieuwd naar je reactie. Die kun je hieronder in de comments kwijt. Welkom!

(*) Eén uitzondering op de regel zal ik je eerlijkheidshalve niet onthouden: jaren geleden stopten tijdens een grote landelijke stoppen-met-roken actie honderdduizenden Nederlanders in 1 klap op 1 januari. Onze heftig paffende buren besloten ook mee te doen. Tot op de dag van vandaag hebben ze nog geen trekje genomen. Een duidelijk voorbeeld van een sterke wil, die je absoluut nodig hebt voor zo’n grote stap. Respect! Toch is dit een uitzondering die je niet zou moeten verleiden tot het doen van Grote Voornemens in de verre toekomst…iets veranderen? Zet het vandaag om in actie!

Slapende baby bron

Gelukkig hoeft dat niet zo’n punt te zijn; belangrijk is dan wel dat je gestructureerd je mail verwerkt. Alle berichten slechts 1x onder ogen komen, direct een (voorlopig) besluit nemen, en eenvoudig in de gaten kunnen houden bij wie jij iets uitgezet hebt. Het onderstaande stappenplan – gebaseerd op de effectieve planningsmethode Getting Things Done – helpt je hierbij. Print hem uit en leer van buiten. Klik het schema voor de grote versie.

Stappenplan beslismodel GTD - klik voor grote versie

Iedere 2 weken een waardevolle tip over Getting Things Done en gerelateerde onderwerpen in je mailbox? – ja sorry, nog een mail, mea culpa Bedenk wel dat je mailbox vanaf nu leeg gaat blijven Schrijf je gratis in voor de Update Effectief Werken.

Het heeft daarom iets kunstmatigs om de grens tussen ons werk en ons thuis zo strak gescheiden te houden. Zeker sinds ik Zelfstandig Professional ben (ZP’er en geen ZZP’er, dank u wel) thuis- en op onregelmatige tijden werk, realiseer ik mij hoe fijn het juist is, die vrijheid te werken en leven wanneer en waar ik wil of wanneer het uitkomt.

Goed, dat is natuurlijk niet het hele verhaal; uiteindelijk is een gemotiveerde instelling wel van groot belang. Want die vrijheid heeft ook zo z’n verleidelijke kanten. Het is belangrijk jezelf elke dag er weer toe te kunnen zetten aan de gang te gaan. En als buiten de zon schijnt wil dat nog wel eens lastig zijn. Morgen is er tenslotte weer een dag. Dat is wel zo, maar die deadline leek eerst nog mijlenver weg en staat nu opeens al vlak voor de deur! Motivatie en discipline dus.

Gelukkig is zelfdiscipline een eigenschap die je jezelf prima kunt aanleren

Terug naar de zelfdiscipline: daarmee kun je jezelf ertoe zetten te werken wanneer dat nodig is. Bij mij werkt het tenminste zo. Zelf merk ik dat het ‘t fijnst werkt om gefocust en gedurende korte tijd (soms slechts 20 minuten, gebruik de eierwekker!) aan steeds andere projecten te werken. Het voordeel is dan dat je elke dag met meerdere dingen vooruitkomt. Urenlang zitten staren naar een scherm en op inspiratie wachten werkt voor mij niet. Kort en vaak daarentegen dus veel beter: denk dat dat komt omdat je tussendoor alles lekker loslaat en in je brein ondertussen het denkproces onbewust wel doorgaat.

NOG EEN ZETJE NODIG?

Toch nog een zetje nodig om meer gefocust te werken? Meld je bij mij aan voor een Action Day (zie ook de vorige Nieuwsbrief/Update) die ik binnenkort organiseer. Daarnaast kan ik je vanuit mijn jarenlange ervaring snel in de goede richting sturen. Weten wat anderen over mij zeggen? Dat kan, kijk hier naar hun aanbevelingen. Of vraag mijzelf hoe: neem contact op via het onderstaande communicatiemiddel van jouw voorkeur.

Ik ben benieuwd hoe jij denkt over de grens tussen werk en privé. Houd je die in stand, of juist niet? En waarom wel/niet? Laat je antwoord hieronder achter en join the conversation!

Bronvermelding afbeeldingen olifant, choice

Er staat veel en duidelijke uitleg in de Help functie, zie bijvoorbeeld Uw document delen met bepaalde personen en Over delen in Google Documenten. Hiermee heb je een behoorlijk dekkend overzicht voor de meest voorkomende situaties. De meesten van jullie zullen geen zin hebben in 10 minuten leeswerk. Vandaar deze korte uitleg met doorverwijzingen waar ik ook toekomstige vragenstellers heel eenvoudig naar door kan verwijzen

Dit is geen uitputtend overzicht, wel dekt het de meeste situaties – zie het als de management summary Geef aanvullingen en verbeteringen door via mail of hieronder in de comments. Dan kan dit overzicht ook in de toekomst kloppend blijven.

Klik voor volledige versie

Er zijn 3 zogenaamde zichtbaarheidsopties die je instelt via het scherm Delen (zie plaatje). Afhankelijk van je doel kies je 1 van deze drie opties.

1. ‘Privé’ Een al dan niet vertrouwelijk document delen met 1 of meer personen – Wel dient iemand in dit geval een account bij Google te hebben (of een Gmail account, maar een Google account volstaat al)
2. ‘Iedereen met de link’ Een willekeurig document delen met 1 of meer personen. Gaat het niet om vertrouwelijke gegevens dan is dit de beste optie. Voordeel: geen account bij Google nodig. Mogelijk nadeel: iedereen die de link bemachtigt heeft toegang (schrijfrechten als je die op het document hebt gezet)
3. ‘Openbaar op het web’ Dit is voor document die je deelt met de hele wereld: een aankondiging van een voorstelling, een nieuwsbericht, etc. Natuurlijk geef je alleen schrijfrechten wanneer je anderen bij het creëren van de inhoud wilt betrekken (je begrijpt dat hier een risico aan kleeft). Deze documenten worden door Google geïndexeerd. Ze kunnen dus ook via zoekopdrachten gevonden worden

De veel gestelde vraag of je iemand zonder Gmail account toegang kunt geven op Google Docs heeft dus meerdere antwoorden:

• er is niet per se een Gmail account nodig, een Google account volstaat. Voor privé documenten is één van die accounts wel een vereiste. Google heeft nou eenmaal een methode nodig jouw identiteit te verifiëren. Door een account te laten aanmaken op het externe e-mailadres waarop je uitgenodigd bent wordt dit bereikt
• documenten delen met mensen die niets met Google te maken (willen) hebben: kan prima, wel zul je het document moeten instellen op ‘iedereen met de link’. Vertrouwelijke gegevens kun je dus beter niet delen met deze groep mensen

Let even op bij het uitnodigen van mensen zonder Gmail of Google account: je kunt wel hun e-mailadres invullen in het scherm Delen, en ze krijgen zelfs een uitnodiging. Toegang op het document hebben ze echter niet zonder meer. Pas wanneer zij een Google account aanmaken krijgen ze toegang – zoals eerder hierboven al gezegd juist vanwege de verificatie. Wel is het jammer dat hier geen uitleg over gegeven wordt tijdens het instellen van de deelopties.

Tot zover, ik hou het kort, zoals gezegd. Laat je weten wanneer er fouten in dit artikel zitten, of wanneer je aanvullingen hebt? Voor de details lees je verder in de bovenaan genoemde 2 Google Helpdocumenten. Succes!

In ieder geval: al die miljoenen mensen werken vaak in organisaties waar je geen alternatief hebt dan je aan Outlook te conformeren. En als het dan toch moet, kun je maar beter zo goed mogelijk gebruik van je software maken, toch? Vandaar onderstaand een kort overzicht van de meest gebruikte sneltoetsen in Outlook – voor Windows gebruikers. Mac gebruiker? Kijk hier (Engelstalig)). Door deze toetsen van buiten te leren bespaar je tijd, alleen al omdat ze sneller werken en minder foutgevoelig zijn dan al dat gemuis. Voor zover ik weet werken de sneltoetsen in alle recente versies van het programma *).

Geavanceerd zoeken in Outlook - klik voor grote versie

• Ctrl-Shift F – geavanceerd zoeken
• Ctrl-Shift K – nieuwe Taak
• Ctrl-Shift A – nieuwe Afspraak
• Ctrl-Shift N – nieuwe Notitie
• Ctrl-Shift M (of: Ctrl-N) – nieuwe Message/bericht
• Ctrl-Shift V staand op een bericht – verplaatsen naar andere map

Andere handige sneltoetsen waarmee je snel door Outlook navigeert:

• Ctrl-1 – naar Mail
• Ctrl-2 – naar Kalender
• Ctrl-3 – naar Contactenlijst
• Ctrl-4 – naar Taken
• Ctrl-5 – naar Notities
• Ctrl-6 – naar de Mappenlijst
• Ctrl-E – snelzoeken van waaruit je nu zit
• Ctrl-R in een bericht – Beantwoorden / Reply

Spoor compleet bijster?  Ctrl-Shift-I brengt je direct terug naar de Inbox.

Met deze handige sneltoetsen heb je volgens mij 80-90% van je Outlook gebruik onder controle. Heb jij nog sneltoetsen die in het rijtje niet mogen ontbreken? Vul ze dan hieronder in!

*) Laat me weten wanneer dit niet het geval is, dan zal deze post daarop bijgewerkt worden.

Als zelfstandige of als thuiswerkend professional heb je het hartstikke druk. Er moet van alles en nog wat geregeld worden. Die administratie, daar loop je bijvoorbeeld al maanden mee achter. Of het vinden van nieuwe opdrachten – schiet er helemaal bij in omdat de huidige opdracht zo intensief is. Of je bent een boek, of een serie artikelen aan het schrijven. Allemaal zaken waar meestal geen directe deadline aan vastzit. En die dus o zo geschikt zijn om morgen aan te beginnen. Of nog beter, overmorgen. Ondertussen verstrijkt de tijd en heb je eerlijk gezegd vandaag weer niets anders gedaan dan op Twitter en Facebook rondgehangen, en vakliteratuur bijgelezen..eh, eindeloos gewebsurft.

Houd elkaar SAMEN actief met een Action Day

Wat jij nodig hebt is een kick-in-the-but; maar ja, er zijn geen collega’s voorhanden die dat voor jou doen. Sterker nog: er is helemaal niemand die je op de vingers kijkt, en juist daarom is het zo lastig in de actiestand terecht te komen. Je hebt netjes je 3 Grote Keien uitgedacht voor deze week en toch schiet het allemaal niet op.
Gelukkig is er een onconventionele oplossing voor dit flexleed: de Action Day! Dit principe trof ik aan in het boek “9 steps to work less and do more” (*) van productiviteitsspecialist Stever Robbins.

Wat houdt zo’n  Action Day nou in? Op een dag dat je boven jezelf uit wilt stijgen qua productiviteit maak je met vrienden of mede ZP’ers de afspraak minimaal 5 keer (en het liefst ieder uur)  op tevoren vastgestelde tijdstippen in te bellen op een telefonische vergaderdienst – Skype werkt trouwens ook prima. Iemand leest dan de deelnemerslijst voor en iedereen vertelt vervolgens heel kort wat ze het afgelopen uur gedaan heeft, plus wat ze het komend uur van plan is te doen. Daarna gaat je als de wiedeweerga allemaal weer aan de slag. Geen prietpraat, niet uitleggen waarom je je uurdoel niet haalde “ja, de buurvrouw belde aan want haar hond was ziek geworden en ze moest naar de dierenarts en vroeg mij…blablabla..”. Kort&krachtig en weer aan de slag.

De Action Day werkt omdat het een afspraak met anderen is die een verwachting van jou hebben. Zo’n afspraak werkt altijd beter dan een afspraak met jezelf. Je wilt niet tegenover de anderen afgaan door een inbelmoment te missen. Of door niets te rapporteren te hebben. Volgens Stever melden vele gebruikers dat ze via deze techniek hun meest productieve werkdagen ooit hebben beleefd.

Trouwens, prima wanneer je meldt tijdens lunchtijd te hebben bijgepraat hebt met een vriend. Dat was wel die vriend die je hoognodig weer wilde spreken, om de vriendschap nog een kans van slagen te geven. Dat was er al tijden niet van gekomen en daarom is dit een bijzonder productieve lunch. Jij bepaalt zelf wat je voor elkaar wilt krijgen die dag. Het gaat er juist om geen oordeel uit te spreken, dat is praat voor bij de borrel.

De Action Days zijn vooral geschikt voor die je moet doen en waar je maar tegenaan blijkt hikken. Voorbeelden uit mijn eigen werkzaamheden zijn bijvoorbeeld: mijn website restylen, een serie artikelen schrijven, een klantenmailing verzenden, beginnen met voorbereidingen voor een belangrijke lezing die pas over 3 maanden plaatsvindt, een grondige opschoningsactie van mijn papieren archief. Ongetwijfeld heb jij zo je eigen hik-klussen.

Ik zie er naar uit binnenkort mijn Action Day te hebben, samen met anderen. Wanneer je mee wilt doen, laat het weten, bijvoorbeeld via een opmerking hieronder. Dan prikken we binnenkort onze Action Day!

(*) PS: hoofdstuk 2 van dit boek staat op de website van de auteur. Dit is precies het hoofdstuk waar bovenstaand idee in beschreven is. Van harte aanbevolen wanneer je hier meer over wilt lezen!

Vanuit al die andere bronnen kan zich nieuw werk, nieuwe taken aandienen: een verzoek iets uit te zoeken via SMS, Twitter of Yammer privé bericht. Of wat denk je van je eigen hoofd: aan de lopende band ontspruiten hier de meest uiteenlopende dingen. Van waanzinnige ideeën om een nieuw bedrijf op te zetten, tot het feit dat de earl grey thee op is en je dus nieuwe moet kopen – het is op enig moment allemaal aanwezig. Het is niet slim om meer dan 1 takensysteem (todo-lijst, takenlijst, hoe je het ook noemt) te hebben, dat ben je toch met me eens? Hopelijk zet je dus niet al die ideeën als apart mailtje in je inbox, ter herinnering. Laten we tenminste hopen van niet.

Het is zelfs helemaal andersom: die e-mail inbox is slechts 1 van de manieren waar nieuwe informatie zich aandient (ja, dat had ik al gezegd.. nu wordt wel mijn punt duidelijk. Hou vol). Juist om die reden vind ik het belangrijk om los te komen van die e-mailbox. Ook de aparte takenlijst van Outlook of welk mailprogramma je ook gebruikt is wat mij betreft niet de beste oplossing.  Dan nog zit je alsnog vastgebakken aan je e-mail, iedere keer wanneer je je actielijst bekijkt. Ook al heb je een directe link naar de takenlijst in plaats van de inbox, dan is de neiging tóch even te checken op nieuwe mail groot (geef het toe).

Dit is dus niet handig, zeker niet wanneer je inbox al vol zit met oude en nieuwe, gelezen en ongelezen mails door elkaar heen. De neiging om alles dicht te klikken en even te kijken of er nog nieuws is, is groot. De werkdag gaat wel snel voorbij, veel heb je echter niet gedaan. Het enige resultaat is dat je al overvolle TODO-lijst aan het eind van de dag nog groter is geworden. Oeps.

Een ander nadeel aan werken vanuit je inbox is dat je focus ligt bij wat urgent is en niet bij belangrijke zaken. Dit principe, uitgewerkt in de kwadrantengedachte van Eisenhower en gepopulariseerd door Covey leert je dat het goed is te werken aan dat wat belangrijk is,  maar pas in de toekomst dringend wordt (lees dat nog eens, of blader door naar die uitleg…. Nieuwe e-mail is alleen zo uitermate nieuwsgierigheid opwekkend –  wie weet wat voor leuks zich aandient. We laten ons daar graag door afleiden. Het geeft ook zo’n lekker gevoel van in-control zijn. Is er stront aan de knikker dan zijn we er direct bij. Jaja, en ondertussen doen we niet wat er van ons verwacht wordt. Deze controle mentaliteit kan zich zelfs tegen je keren. Bijvoorbeeld wanneer je je medewerkers voortdurend op de vingers zit te kijken.

In veel gevallen is loslaten van directe controle geen enkel probleem. Die lanterfantende collega – je weet toch al lang wie dat is? De uitdaging is vooral om boven al deze afleiding en het  blussen van brandjes uit te stijgen en de écht belangrijke dingen gedaan te krijgen.

Terug naar de volle inbox: voor mijzelf, en vele anderen, werkt het bijzonder goed om die inbox voortdurend leeg te houden. Inbox zero. Het werk is niet af, door de juiste besluiten te nemen weet ik wel wat me te doen staat. Essentieel is bewustzijn: áls je dan besluit dat nieuwe e-mail direct prioriteit krijgt (alleen die interessante nieuwe opdracht als je binnen 3 dagen een offerte uitbrengt) prima! Je laat je dan niet leiden door de reflex sowieso in actie te schieten op iedere nieuwe impuls (uitermate vermoeiend vond ik dat, in de tijd dat ik dat nog wel deed). Eigenlijk ben je dan vooral aan het uitstellen van het Echte Werk.

Over hoe je een lege inbox bereikt, heb ik veel geschreven. Lees bijvoorbeeld mijn nieuwe ebook “in 5 stappen de chaos in je werk onder controle“. Of beter nog, laat mij je voordoen hoe je dit voor elkaar boxt (no pun intended). Lees snel verder over de serie trainingen die ik hier de komende tijd over verzorg

ENNE, DIE UITZONDERING?

Op het moment dat je werk vrijwel uitsluitend bestaat uit korte taken die je voornamelijk via e-mail bereiken, is het efficiënter alles vanuit die mailbox te doen. Al deze taken steeds overzetten naar een apart systeem, om dan later de bijbehorende mail op te sporen om er op te antwoorden kan erg tijdrovend zijn. Onlangs in een training kwam ik iemand tegen in een secretariële functie op een ondersteunende afdeling, die vrijwel volledig op deze manier werkt. En zelfs dan kan het lonen om eens een ander proces te proberen. Gewoon om te kijken of je werk toch meer divers is dan je dacht – dat blijkt het bij nader inzien soms dus te zijn Er is in ieder geval niets verloren het een week te geven en dan terug te gaan naar je uitgangssituatie.

HEFT  IN EIGEN HAND – GRIP OP JE INBOX 

Kom jij om in de e-mail dan is het hoog tijd het heft in eigen handen te nemen! Speciaal voor mensen wie e-mail boven het hoofd groeit en die daar graag iets aan doen, organiseer ik binnenkort de superpraktische open training Grip Op Je Inbox. Tijdens een interactief verhaal vol demonstraties en uitleg laat ik je precies zien hoe je een lege inbox krijgt en houdt. Ik ga je precies uitleggen hoe een lege inbox ook voor jou bereikbaar is. En blijft. En minstens zo belangrijk – hoe jij zelf weer de regie in handen krijgt over alle informatie die via e-mail en andere media op je afkomt! Ben je klaar voor meer overzicht en een forse tijdsbesparing? Ga dan snel naar de informatiepagina waar je alles leest over deze training. Of meld je direct aan. Hopelijk tot binnenkort!

TENSLOTTE

Die Inbox-middag is erg nuttig, maar is voor jou is e-mail en informatie echt-echt-echt een dagelijkse uitdaging? Denk dan eens aan een persoonlijke sessie ‘Grip op je Inbox’. Ik kom bij je langs en help je in 1 of 2 dagdelen aan een lege inbox, die ook echt leeg blijft. Plus, al jouw persoonlijke vragen worden beantwoord. Bel me gerust (06 – 818 916 96) wanneer je een afspraak wilt maken. Ook als je aarzelt over deze persoonlijke, zeer effectieve, begeleiding, bel dan zeker. Wanneer ik denk dat deze begeleiding jou niet voldoende oplevert, zal ik je dat ook eerlijk zeggen.
—

>>> graag hoor ik je mening, zeker wanneer je het *niet* eens bent met de strekking van dit artikel. Een goede discussie is altijd waardevol. Laat hieronder gerust je bijdrage achter >>>