Allereerst een welgemeend advies: al die informatie is mooi. Maar als je niet oplet ben je zomaar de hele dag bezig die allemaal te lezen. En vervolgens kom je aan je eigenlijke werk helemaal niet meer toe.

Herken je dat, en vind je dat je daar teveel tijd aan verloren laat gaan? Dan heb je waarschijnlijk last van uitstelgedrag ofwel procrastinatie. Infobesitas is een mooi gevonden term die precies verwoordt hoe een lijder eraan bijkans bedolven wordt onder een te grote hoeveelheid informatie.

Gedurende de dag kom je allerlei buitengewoon interessante websites tegen. Dit gebeurt terwijl je het nieuws doorneemt op jou werkterrein, of een collega stuurt een link “joh, dit moet je lezen!”. En zeker wanneer je Twitter gebruikt is het hek van de dam: ontzettend veel doorverwijzingen naar nog veel meer interessante informatie

Leeslijst

Uiteindelijk blijft er genoeg informatie over die wel degelijk de moeite van het lezen waard is. ReaditLater is een online webdienst annex mobiele applicatie waarmee je via PC, laptop of mobiele telefoon heel eenvoudig al die online bronnen die je later rustig (nog) eens wilt raadplegen, netjes op 1 plek verzamelt. Een lange blog bijvoorbeeld waar je nu geen tijd voor hebt. Een webdienst waar je graag verder induikt, maar waarvoor je pas later tijd hebt. Een grappige of interessante video, maar je kunt het echt niet maken die te bekijken met al die collega’s om je heen. Met letterlijk één klik staat het in je Readitlater leeslijst.

Allemaal voordelen

Ik maak nu een tijd gebruik van deze webdienst, die natuurlijk ook als mobiele ‘ app’  beschikbaar is op iedere mobiele telefoon met internetverbinding (zowel voor iPhone, Android als BlackBerry). Omdat de gegevens op een centrale plek (in ‘the cloud’) opgeslagen zijn houd je het overzicht, en kom je een opgeslagen link nooit tweemaal tegen. Eerlijk gezegd heb ik nog geen nadelen gezien van deze dienst. Het enige is dat die op de iPhone soms traag synchroniseert (maar dat kan net zo goed een iPhone probleem zijn).
Nog een voordeel: omdat ReaditLater dus beschikbaar is voor je smartphone, kun je ook offline je leeslijst doornemen! Heb je een grote leeslijst, die je in de vakantie in het buitenland wilt wegwerken, maar zonder hoge kosten voor internetgebruik? Zet data-roaming uit (het automatisch verbinding maken met buitenlandse telefoonnetwerken voor internet verkeer, tegen vaak zeer hoge kosten). ReaditLater werkt namelijk gewoon zonder internet verbinding (op mijn iPhone tenminste, maar ik neem aan ook op andere systemen). Jij kunt heerlijk bijlezen naast het zwembad vanuit je luie stoel.
Veel plezier, en vergeet naast het lezen ook niet om (andere) leuke dingen te doen tijdens je vakantie!

Denk je dat je goed bezig bent, en meer activiteiten netjes plant, gaat het nog mis! Opeens staat er iemand naast je bureau met de vraag of je “even” tijd hebt. Natuurlijk, en voor je het weet zit je middenin een interessante discussie van een uur. Maar had je er op dat moment tijd voor? Dan gaat de telefoon. Vervolgens vergeet je een belangrijke email naar een medewerker door te zetten, waardoor jij de vraag daarin alsnog moet oplossen. Ofwel: voor je het weet ben je de hele dag bezig met voor jou onbelangrijke, maar wel urgente zaken. Je voert als het ware de agenda van iemand anders uit, wanneer je veel in kwadrant III werkt. Ook dit kwadrant is heel verleidelijk: het kan heel gemakkelijk zijn om vooral bezig te zijn met wat er nu op je afkomt. Hoef je lekker nergens aan te denken… Maar je schiet er wat betreft langere termijn doelen geen meter mee op. Het kwadrant van de verspilling, noemt Covey dit niet zonder reden.

Maar hoe moet het dan? Hoe ontsnap je uit al die blijkbaar verkeerde manieren van werken?

Kwadrant II

Niet urgent, wel belangrijk. Klinkt abstract, maar dit is wel het kwadrant van de kwaliteit. Acties die wel urgent, maar (nog) niet belangrijk, kun je als je wilt nog wel even laten wachten. Maar wacht je te lang, dan worden ze vanzelf dringend. Zaak om er op tijd mee aan de slag te gaan, anders komen ze vanzelf wel in kwadrant 1. En dan MOET je ze wel doen. Deze activiteiten zijn typisch van belang voor jouw langere termijn welzijn en voor de invulling van je persoonlijke visie. Denk aan het bijhouden van relaties met anderen, zowel zakelijk als privé. Maar ook: zelfontplooiing, het maken van plannen.

En we zijn rond. In heel kort bestek heb ik je een overzicht van de Kwadranten theorie gepresenteerd. Hier zijn hele boeken over geschreven, en die zijn nog altijd de moeite van het lezen waard. Denk dus niet dat je er bent, dit is slechts een begin, een appetizer.

Aan de slag!

Hopelijk heb je zin om aan de slag te gaan met de hier beschreven principes. Je zult zien dat je na een tijdje als vanzelf meer richting kwadrant II gaat. Zelf heb ik echt de meerwaarde ontdekt om bij alles wat ik doe eerst deze theorie toe te passen. Begin met pas op de plaats maken bij iets nieuws en op tijd beginnen aan iets dat moet. Doe je deze twee dingen dan ben je al over de helft. Meestal veranderen de activiteiten op zich trouwens niet eens. Maar het blijkt gewoon veel prettiger dingen te doen voordat ze urgent worden. Een goede planning is hierbij echt het halve werk.

Heb je nog vragen? Of wil jij eindelijk ook wel eens Slimmer Werken? Aarzel dan niet om een keertje contact met me op te nemen! Ik denk graag met je mee en help je graag aan nieuwe inzichten om je tijdsindeling eens flink op de schop te gooien! Je zult verbaasd staan hoeveel ook jij aan je werk kunt verbeteren!

Stel je een vierkant voor dat je in vier delen opsplitst, de kwadranten. Links urgent, rechts niet urgent. Boven belangrijk, onder niet belangrijk.

Iedere activiteit die jij doet kun je onderbrengen in één van de kwadranten (I, II, III, IV) onderbrengen (zie het plaatje hierboven) Op deze manier omvatten kwadranten I en III de urgente activiteiten. Ik heb zelf gemerkt hoe zinvol het is me bij alles wat ik doe af te vragen met wat voor soort activiteit ik eigenlijk bezig ben.

In zijn boek First things first werkt hij de kwadranten uit. Het aparte is dat ik lange tijd dit principe kende, maar me niet realiseerde hoezeer dit verbonden is met Getting Things Done. Ook daar draait het allemaal om grip krijgen op je acties, zodanig dat jij je grotere doelen kunt bereiken.

KWADRANT I en IV

Veel mensen zijn bijvoorbeeld de hele dag bezig met brandjes blussen. Een probleem dringt zich aan je op: een boze klant, een computerstoring binnen je bedrijf, software die niet werkt zoals het zou moeten. En daar moet jij mee aan de slag. Nu. Typisch geval van kwadrant I (zowel urgent als belangrijk). Voor veel mensen een dagelijks ritueel, waaraan jij je nauwelijks lijkt te kunnen ontsnappen. Na het blussen van de brand ben jij ook figuurlijk uitgeblust. Dus ga je tussen de brandjes jezelf belonen door lekker te surfen of e-mailen met een vriendin: Kwadrant IV activiteiten, want niet urgent, niet belangrijk. Als beloning na hard werken is dat prima, maar als pleister op de door ‘I’ activiteiten veroorzaakte wond geen lange termijn oplossing. Kwadrant IV moet je zoveel mogelijk beperken, deze tijd is verspilde tijd op alle fronten. Covey noemt dit dan ook het kwadrant van de verspilling.

Een belangrijke oorzaak van werken in kwadrant I: een slecht voorbereiding! Wanneer je vergaderingen, of bijvoorbeeld presentaties niet goed voorbereidt, kun je er vanuit gaan dat je voornamelijk in kwadrant I uitkomt. Stress!

Ik denk dat veel organisaties volgens dit principe werken. Dat maakt het ook zo moeilijk om als eenling hierin een verandering door te voeren, wanneer je eenmaal tot een ander inzicht bent gekomen.

Tot zover. Maandag de tweede en laatst post in deze mini-serie -als je dat tenminste zo mag noemen. De andere twee kwadranten komen dan aan de orde. We zullen zien dat met name kwadrant II bijzondere en krachtige mogelijkheden biedt echt te komen tot een manier van effectief leven en werken die ook nog eens echt bij jou past!
Stay tuned!

In het verleden was dat een hoop gepruts. Ontvangende mailboxen weigerden jouw enorme bestanden, en stuurden de mail gewoon retour afzender. Filmpjes in een email hangen zorgde er alleen maar voor dat je mailprogramma vastliep. En dus deed je het maar niet. Een filmpje kun je tegenwoordig nog wel op YouTube zetten, maar dat is ook niet altijd een goede oplossing. En die mailboxen weigeren nog steeds grote bestanden. Wat nu?

Gelukkig hoeft dit alles geen probleem meer te zijn. Grote bestanden hang je namelijk niet meer als attachment direct in een email, maar verstuur je via …tromgeroffel… een externe webdienst (ik wed dat je dat aan zag komen).

Als voorbeeld hanteer ik hier de dienst Drop.io, maar er zijn vele andere even goede diensten beschikbaar (hieronder worden enkele genoemd). Bestanden versturen via een uitwisseldienst begint altijd op de webpagina van die dienst zelf. Drop.io (waarvan je hieronder de webpagina ziet) bijvoorbeeld doet je direct een voorstel voor een URL waarop straks je documenten bereikbaar zijn. Je hoeft alleen maar bestanden te uploaden, en klaar is je ‘Drop’. Rechtsboven in je scherm zie je nu de eerder voorgestelde URL (in dit geval http://drop.io/pblxwod Iedereen die jij hiervan via email bijvoorbeeld op de hoogte stelt, kan hier nu bij om jouw bestanden direct te downloaden.

Natuurlijk blijft het hier niet bij: soms wil je bijvoorbeeld niet dat jan en alleman zomaar in je bestanden kan rondneuzen. Gelukkig zijn zaken als wachtwoord bescherming meestal goed geregeld. Drop.io bijvoorbeeld heeft de volgende extra’s, gewoon in de gratis editie:

• De beveiliging is heel goed instelbaar. Je stelt van tevoren in wie wijzigingen kan aanbrengen: alleen een beheerder / jij, of misschien iedereen? Je kunt al dan niet een wachtwoord op de Drop zetten voordat iemand toegang krijgt
• Uitwisselen van bestanden gratis tot 100MB
• Rich media (video, audio, beeldmateriaal) kan direct in de browser afgespeeld worden
• Gebruikers statistieken: hoe vaak bekeken. Koppeling met Google Analytics is mogelijk
• Je kunt een vervaldatum instellen voor een Drop (waar je dan weer een herinnering van krijgt waneer je –optioneel- een emailadres opgegeven hebt). Zo blijven jou gegevens niet tot in het oneindige slingeren in de internet wolk. Tegelijk hoef je niet zelf meer te onthouden dat je ze weer weg moet halen
• Het mooie is dat je voor de gratis versie niet eens een account nodig hebt

Er zijn vele andere bestands uitwissel diensten. Voorbeelden zijn Box.Net, Dropsend.com en Yousendit.com. En wanneer je zoekt op transfer large files je vind er nog veel meer.

Veel plezier nu je nooit meer hoeft te rommelen met grote bestanden in de email!

Ik kan je gerust stellen, na installatie werkt Adblock ‘out of the box’, zonder dat je er nog iets voor hoeft te doen. Het bevat een slimme set van regels waarmee het beoordeelt welke elementen op een webpagina uit reclame bestaan, en welke niet. Deze set van regels wordt regelmatig bijgewerkt. Je kunt dit zelf controleren. Kijk hiervoor in het menu onder Tools /Adblock Plus Preferences. Je vindt hier o.a. de instellingen van die filterlijst (‘Filter Subscription List als je een Engelstalige Firefox hebt).

Veel gemakkelijker open je natuurlijk gewoon een webpagina met veel reclame in Internet Explorer (als je Windows gebruikt) en Firefox tegelijk. Zie je het verschil, dan werkt Adblock Plus!

Breng jij ook zoveel tijd door in je browser? Open je elke dag tientallen websites in even zovele schermen, wachtend tot ze ingeladen zijn? En irriteer jij je ook zo aan die bewegende reclames? Het hoeft allemaal echt niet. Lees snel verder!

Andere web browsers
Vandaag krijg je een aantal tips waarmee jij je surf ervaring een stuk aangenamer maakt. Je weet vast dat er naast Internet Explorer andere webbrowsers bestaan. Voorbeelden zijn het populaire Firefox (download link) en het wat recentere Chrome (download link) van Google.

Voor nu focus ik op Firefox. Deze browser kun je heel eenvoudig aanpassen met nieuwe functies. Op https://addons.mozilla.org/en-US/firefox vind je een overzicht van alle addons. Deze variëren van addons die je toegang geven tot populaire webdiensten (hier zijn ze voor Evernote, Flickr en Delicious (zie deze post over online samenwerken met webdienst Delicious), tot spellingcontrole en woordenboek toevoegingen (Woordenboek Nederlands). Daarnaast zijn er allerlei uitbreidingen om je Firefox omgeving zelf te verfraaien.

Installeren
Het toevoegen van een addon aan Firefox doe je door op de pagina van de addon zelf de link naar het installatiebestand (.XPI) aan te klikken. Meestal is dat een knop met ‘Add to Firefox’ of iets dergelijks. Er opent nu een klein nieuw scherm waar je op Install dient te klikken (deze extra stap is om veiligheidsredenen aangebracht). Na enkele seconden vraagt Firefox of hij zichzelf opnieuw mag opstarten. Geef je ook daar toestemming voor, dan kun je direct de nieuwe addon direct gebruiken. Veel eenvoudiger kan niet, toch?

Slimmer Werken met addons?
De meeste uitbreidingen zijn op de een of andere manier bedoeld om herhaalde werkzaamheden te voorkomen of toegang tot allerlei gegevens bronnen te vereenvoudigen. Hiermee is de browser een absolute must wanneer het om Slimmer Werken gaat! Ik nodig je uit eens rond te kijken in de wondere wereld van de addons, dat wat je bevalt een uit te proberen. Er kan niets misgaan, en wie weet bespaar jij jezelf vanaf nu wel een hoop tijd!

Je bent nog iets vergeten
O ja, die reclame! Hiervoor hoef je alleen maar Adblock Plus te gaan gebruiken. Het is gewoon gratis hoor, ondanks die ‘Plus’. Een verademing voor je ogen. Persoonlijk denk ik dat als iedereen deze addon gebruikt, dat elke dag heel wat hoofdpijn gaat schelen onder kenniswerkers.

foto: Flickr / juergenfenn

De komende tijd zal ik een aantal webdiensten behandelen waarmee je heel eenvoudig verschillende soorten gegevens kunt bewaren. Variërend van favorieten tot complete projecten: alles kun je tegenwoordig met wie dan ook delen. Met de hele wereld of alleen bepaalde personen? Geen probleem. Jij bent in charge, zonder een IT afdeling te hoeven raadplegen! Vandaag: webdienst Delicious

Webdienst Delicious is een manier om met jezelf of anderen internet favorieten (of bookmarks, of hoe je ze ook noemt) te delen. Het kan goed zijn dat je deze dienst al gebruikt: het is al een tijdje een van de bekendste webdiensten. Zo niet, lees dan zeker verder!

Bookmarks: je hebt ze ongetwijfeld op je computer staan. Maar krijg je in de toekomst een andere computer, dan zijn ze weg. Gebruik je meerdere computers, dan zijn ze niet gedeeld. Lastig, lastig, want zo heb je natuurlijk geen overzicht. En wat zijn eigenlijk de echt interessante web links, wat zeggen anderen daarover?

Je snapt: met Delicious behoren al deze problemen tot het verleden. Installeer een plugin in Firefox of voor Internet Explorer, al werkt die laatste niet zo fijn). Maak een account aan (eenvoudig door de aanwijzingen op het scherm te volgen), en je kunt direct aan de slag. Toevoegen en bekijken gaat net zo eenvoudig als op de gebruikelijke manier. Zie je een mooie website, dan volstaat de toetscombinatie Control-D om die op te slaan. Je ziet dan meteen iets nieuws: de mogelijkheid om tags toe te voegen. Zie die dingen maar zo: favorieten oude stijl konden maar in 1 map worden opgeslagen. Tags zijn eigenlijk mapjes, maar je kunt favorieten in zoveel mapjes stoppen als jij wilt. Meestal gaat een webpagina over meerdere onderwerpen. Onder al deze onderwerpen vind je later de favoriet terug. Veel handiger, zeker wanneer het aantal favorieten toeneemt

Iedere opgeslagen favoriet wordt direct online opgeslagen en is publiek toegankelijk. Wil je dat trouwens niet, dan zet je gewoon het vinkje bij private aan, en hij is alleen voor jou te zien. De tags die jij aan de webpagina hebt toegevoegd zijn nu voor anderen te raadplegen. Zij maken dus voor een deel gebruik van de kennis die jij hiermee aan het systeem hebt toegevoegd. Het mooiste is natuurlijk dat dit omgekeerd ook geldt: het was nooit eenvoudiger om nieuwe interessante sites te ontdekken over je favoriete onderwerpen. Juist omdat anderen eerder al een groot deel van het internet op Delicious getagd hebben. Kijk maar eens wat mensen bijvoorbeeld onder Twitter getagd hebben. Je ziet de laatst toegevoegde pagina’s, maar ook hoeveel mensen bepaalde pagina opgeslagen hebben. Tevens zie je de andere tags die voor die pagina’s zijn gebruikt. Je ziet zo in één oogopslag waar pagina’s over gaan.

Delicious heeft nog veel meer mogelijkheden, waar je sneller achter komt door ze gewoon uit te proberen, dan dat ik ze omstandig uit ga leggen. Ik kan je alleen maar aanraden er gewoon mee aan de slag te gaan.

Waarmee ik afsluit en je veel succes wens met het opnieuw onder de knie krijgen van een interessante webdienst.

Foto http://www.flickr.com/photos/garyhayes/3059934552

De eerste dienst is Dropbox. Een klein stuk software dat je op je PC of Mac installeert en dat vervolgens al jou gegevens synchroniseert. Naar de servers van Dropbox zelf –waardoor dit meteen als gratis backup systeem functioneert- en naar alle computers waarop jij Dropbox laat draaien. Heel handig wanneer je veel met andere mensen samenwerkt aan documenten. Alles wat jij aanpast wordt direct naar alle andere computers verspreid.

Wil je geen software installeren, en gewoon af en toe een document (tekening, spreadsheet, presentatie, of gewoon tekst document) met iemand delen? Dan is Google Docs de ideale oplossing! Het enige dat je nodig hebt is een Google account (hier aanmaken)

Wil je discussiëren over de tekst terwijl je daar samen aan werkt. Zonder opmerkingen in een andere kleur direct in het document te plaatsen (onhandig)? Ga dan naar Typewith.me, druk op de knop en je kunt direct van start! Links begin je je tekst te schrijven, rechts discussieer je daarover met anderen. Je hoeft natuurlijk niet met een leeg document te beginnen. Je kunt ook een concept via knippen-plakken in het document plaatsen, om het aan iemand anders voor te leggen. Ik kan het uitleggen, maar veel beter werkt het om het gewoon eens te proberen.

Veel plezier met het werken aan documenten in een nieuwe omgeving!