Wie kann man für 2012 einen neuen Nummernkreis einstellen?

Wie wird ein neues Wirtschaftsjahr angelegt?

Wie kann eine Inventur durchgeführt werden? Wie lässt sich eine Inventurliste drucken?

Es ist nicht möglich, einen Nummernkreis zu verwenden, der bereits in vorigen Jahren verwendet wurde. Auftragsnummern müssen eindeutig sein und dürfen nicht doppelt vergeben werden. Die doppelte Vergabe wird automatisch abgefangen, d.h. es wird immer die nächste freie Auftragsnummer ermittelt.

Wählen Sie deshalb für das neue Jahr einen neuen höheren Nummernkreis!

Überlegen Sie zuerst, wieviele Aufträge Sie voraussichtlich im neuen Jahr maximal schreiben werden. Unterscheiden Sie dabei auch die einzelnen Auftragsarten, also Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung und Gutschrift. Sie können die Suchfunktion von AMICRON-FAKTURA verwenden, um z.B. die Anzahl der Rechnungen eines Jahres zu ermitteln.

Tipp:

Wählen Sie für 2012 einen höheren Nummernkreis als in den vorigen Jahren, damit die Aufträge des neuen Jahres nach denen aus den erledigten Jahren aufgelistet werden.

Beispiel für einen Nummernkreis, falls Sie pro Auftragsart nicht mehr als 2000 Aufträge in einem Jahr erwarten:

2011:

Angebot: 110000
Auftragsbestätigung: 112000
Lieferschein: 114000
Rechnung: 116000
Barrechnung: 116000
Gutschrift: 114500

2012:

Angebot: 120000
Auftragsbestätigung: 122000
Lieferschein: 124000
Rechnung: 126000
Barrechnung: 126000
Gutschrift: 124500

Um den neuen Nummernkreis einzustellen, rufen Sie über das Menü “Einstellungen” die Programmoptionen auf und geben auf der Seite “Aufträge > Nummernkreise” die neuen Nummern ein.

Das Erstellen einer Inventur lässt sich in folgende Abschnitte aufteilen:

• Zählliste erstellen
• Zählmengen eingeben bzw. mit Istbestand vergleichen
• Inventurliste drucken
• Inventur übernehmen bzw. verbuchen

Tipp: Erstellen Sie vor dem Erfassen der Inventur erst eine Datensicherung!

Um das Inventurmodul aufzurufen, öffnen Sie die Artikelverwaltung und wählen dann den Menüpunkt “Extras > Inventur”.

Beim ersten Aufruf erscheint ein Assistent, bei dem Sie zuerst den Inventur-Stichtag und das Zähldatum angeben können und anschließend nach Klick auf Weiter zur Artikelauswahl gelangen. Sie können diesen Assistenten später jederzeit über den Schalter Artikel übernehmen aufrufen.

Durch die Artikelauswahl legen Sie fest, welche Artikel automatisch in die Inventur übernommen werden sollen. Sie können die Inventur auch ohne Auswahl durchführen, müssen dann jedoch alle gezählten Artikel einzeln in die Inventurliste übernehmen.

In der Maske “Artikel übernehmen” finden Sie für die  Lagerauswahl zwei nützliche Optionen, die verhindern, dass bei der Verwendung von vielen Lagern für jedes Lager eine Inventurbuchung erzeugt wird:

Wenn Sie bei “für Lager” die Option “Zugeordnete Lager anhand der Artikelverwaltung” wählen, wird nur für das Lager eine Inventurbuchung erstellt, welches in der Artikelverwaltung im Feld Lager zugeordnet wurde.

“Gebuchte Lager anhand der Artikelbuchungen” erzeugt pro Artikel und Lager nur dann eine Inventurbuchung, wenn eine Buchung in diesem Lager existiert, also bereits eine Inventurbuchung oder Artikelbewegung in dem Lager stattgefunden hat.

Nach der Übernahme können Sie über den Drucken-Schalter eine Zählliste ausgeben. Nachdem die Artikel gezählt sind, geben Sie im Hauptfenster der Inventur in der Spalte „Bestand (Inventur)” die gezählten Inventurmengen ein. Sobald die Eingabe abgeschlossen ist, kann die Inventurmenge über „alle buchen” verbucht werden und die Inventurliste gedruckt werden.

Weitere Informationen finden Sie in der Onlinehilfe (F1-Taste).

Hinweis für die Anwender von veralteten Programmversionen:
Bitte beachten Sie, dass bei Version 8.0 und 8.5 bei Stücklistenartikeln die Unterartikel ebenfalls gebucht werden. Erst ab der Version 9.0 (Release ab September 2008) wird bei einer Inventur nur der Stücklistenhauptartikel gebucht, die Menge der Unterartikel bleibt unverändert.

Hinweis für Anwender der Standard-Version:
Das oben beschriebene Inventurmodul ist nur in der Professional-Version von Amicron-Faktura enthalten. Falls Sie die Standard-Version einsetzen, können Sie in der Artikelverwaltung über das Menü Drucken > Liste eine einfache Inventurliste mit dem aktuellen Bestand, Warenwert und Lagerwert ausgeben.

AMICRON-FAKTURA unterstützt die DHL Internetmarke über den in der Professional-Edition integrierten allgemeinen Auftragsexport (siehe Dokumentation, Kapitel “Datenexport > Aufträge exportieren”)

Eine Beschreibung wie die Adressen an DHL Internetmarke übergeben werden können finden Sie in unserem Forum.

Alternativ ist auch eine Anbindung an die Versandsoftware DHL Easylog / Intraship, UPS Worldship, DPD Delisprint / Vesuv, GLS Gepard und Hermes möglich, Details siehe hier.

1. Rufen Sie das Menü “Hilfe > Programm aktualisieren” auf.
2. Führen Sie eine erneute Installation in den vorhandenen Programmordner durch (notwendig für Elster-Updates, siehe unten).

Vorher ist unbedingt eine Datensicherung und Datenbankprüfung durchzuführen!

Bitte beachten Sie, dass nach dem Update beim Erstaufruf ein exklusiver Zugriff auf die Datenbank notwendig ist, da die Datenbankstruktur angepasst werden muss. Falls Sie also Amicron-Mailoffice oder Amicron-Faktura im Netzwerk einsetzen, sollten alle anderen Arbeitsstationen erst heruntergefahren werden.

Falls auch danach noch die Meldung erscheint, dass Benutzer mit der Datenbank verbunden sind, starten Sie bitte einmal den Server-PC neu.

Neu: Fibu-Modul 30 Tage testen

• Anwender, die die Vollversion ohne Fibumodul erworben haben, können die Fibu mit den vorhandenen eigenen Daten jetzt 30 Tage lang testen.

Update der Elster-Schnittstelle notwendig!

Auftragsimport

• Wenn die Nummer der Lieferadresse mit der Kundennummer im Auftrag übereinstimmt, wird dies abgefangen. Die Lieferadresse bleibt dann leer.
• Fenster “Importierte Aufträge”: Wenn die Spalte “Artikel verfügbar” ausgeblendet wird, erfolgt eine schnellere Anzeige der Daten, da die Verfügbarkeitsberechnung dann nicht mehr ausgeführt wird.
• Anpassung für positiven ot_coupon Wert beim XML-Auftragsimport

Sonstige Änderungen

• Die zusammenfassende Meldung ist jetzt auch monatlich möglich (bislang nur quartalsweise).
• Korrektur, damit keine Fehlermeldung erscheint, wenn der PC aus dem Ruhemodus aufwacht
• Laufzeitoptimierung bei der Rückstandsverwaltung
• Laufzeitoptimierung beim Markieren aller sichtbaren Datensätze
• Programmoptionen: Das Feld für EU-Länder wurde verlängert und die Fehlermeldung bei zu langer Eingabe abgefangen
• Korrektur: #Briefanrede im E-Mail-Text beim Drucken wird passend anhand der E-Mailadresse gesucht und ersetzt
• Fibuschnittstelle angepasst: Es wird nun auch die neue Version Syska Euro-Fibu 2011 unterstützt.
• Die Schnittstelle zur UStIdNr-Prüfung über http://ec.europa.eu hat sich geändert und wurde aktualisiert. Dies betrifft nur Besitzer einer ausländischen UStIdNr, welche nicht den Dienst des Bundeszentralamts nutzen können.
• Aktualisierungen der eBay-Schnittstelle
• Auftragspositionen: Bei der Eingabe der Bezeichnung erscheint keine Auswahlliste mehr, wenn die Artikelnummer bereits übernommen wurde bzw. nicht leer ist.

Vorher bitte unbedingt eine Datensicherung und Datenbankprüfung durchführen!

Bitte beachten Sie, dass nach dem Update beim Erstaufruf ein exklusiver Zugriff auf die Datenbank notwendig ist, da die Datenbankstruktur angepasst werden muss. Falls Sie also Amicron-Mailoffice 4.0 oder Amicron-Faktura im Netzwerk einsetzen, sollten alle anderen Arbeitsstationen erst heruntergefahren werden.

Damit die Signatur eingefügt wird, müssen Sie in Amicron-Faktura in den Programmoptionen die folgende Einstellung deaktivieren:

Adressen > Einstellungen 1/3: “Briefanrede beim Senden in den E-Mail-Text eintragen” (ab dem Release vom 8.12.2010 vorhanden)

Lösung:
Um dies zu beheben, müssen Sie folgendes durchführen:

1. Öffnen Sie die Systemsteuerung von Windows. Klicken Sie dazu auf “Start > Systemsteuerung”.
2. Rufen Sie die “Zeit, Sprache und Region”-Einstellung auf.
3. Klicken Sie auf “Regions- und Sprachoptionen”.
4. Wechseln Sie nun das Format von Deutsch auf z.B. “Englisch (USA)”.
5. Klicken Sie auf den Schalter “Übernehmen”.
6. Stellen Sie das Format zurück auf “Deutsch (Deutschland)”.
7. Klicken Sie auf “OK”.
8. Starten Sie Windows neu, damit die Änderungen übernommen werden.

Anschließend sollte bei Amicron-Faktura und Amicron-Mailoffice das Datum im deutschen Format (tt.mm.jjjj) angezeigt werden.

Der folgende Beitrag beschreibt die Veränderungen im Vergleich zum vorigen Release. (Neuerungen im Vergleich zur Version 3.5 finden Sie hier)

Aufgaben

• Neu: Ausblendbare Vorschau für Aufgaben hinzugefügt. (Menü Aufgaben > Ansicht > Vorschau)
• Neu: Filter “Delegierte” im Bereich “Für Mitarbeiter” hinzugefügt. Es werden alle Aufgaben/Termine angezeigt, die von dem eingeloggten Benutzer für andere Benutzer (alle anderen) angelegt wurden.
• Änderung: Beim “Filter Für Mitarbeiter” werden nur noch die aktiven Benutzer angezeigt/geladen.
• Neu: Spaltenfilter in allen Aufgaben-/Terminlisten hinzugefügt (aufrufbar durch Klick mit der rechte Maustaste).
• Neu: Drucken von Aufgaben- und Terminlisten ergänzt.

Kalender

• Neu: Ausblendbare Vorschau für Termine, Vorlagen, Geburtstage und Liefertermine hinzugefügt. (Menü Kalender > Ansicht > Vorschau)
  Bei Aufgaben und Terminen werden Betreff, Dauer, Ort, Bemerkung, Kategorien und Verknüpfungsinformationen angezeigt, bei anderen Kalendereinträgen ein Infotext.
• Kontextmenü der Termine erweitert: Ausschneiden und Kopieren als weitere Menüpunkte hinzugefügt.
• Kontextmenü des Content-Bereichs erweitert: Menüpunkt Einfügen und “Versenden als Dateianlage” hinzugefügt.
• Selektierte Aufgaben und Termine können nun auch in der Kalenderansicht als Dateianlage versendet werden.
• Liefertermine im Kalender anzeigen (Menü “Ansicht”): Optionen zur Anzeige von Lieferterminen im Kalender erweitert: Es ist einzeln auswählbar, welche Auftragstypen angezeigt werden sollen, so dass z.B. keine Rechnungen und Gutschriften angezeigt werden. Optional können erledigte Aufträge ausgeblendet werden.
• Aufgaben und Termine lassen sich direkt als Dateianlage (ICalendar-Datei (RFC 5545) per E-Mail versenden: Aufruf aus dem Kontextmenü der Listenansicht und über das Haupftmenü, z. B. “Aufgabe > Termin versenden…” (implementiert in Aufgaben-Übersicht, Einzelansicht einer Aufgabe/eines Termins, 1:N-Aufgaben/Termine, Aufgaben-/Termin-Suche)

E-Mails

• Korrektur: Gruppieren nach “Von” funktionierte nicht, wenn bei der Option “Darstellung der Spalte „Von“ in Listenansichten” die Einstellung “Name (falls übermittelt)” aktiv war.
• Mittels Tastatur-Shortcuts können alle Listengruppen ein- und ausgeklappt werden: Taste ÷ (Divisionszeichen) im Ziffenblock -> Alles einklappen; Taste x (Multiplikationszeichen) im Ziffernblock -> Alles ausklappen
• E-Mail-Editor: An-, CC-, BCC-Eingabe: Das Dropdown-Menü kann mit dem Tastaturshortcut ALT+Pfeil nach unten aufgerufen werden.
• Eine geöffnete E-Mail kann mit der Tastenkombination Strg+Entf gelöscht werden.

Export von Adressen nach Microsoft Office Outlook

• Enthielt eine Telefonnummer in Amicron Mailoffice ein „+“, so wurde dieses Zeichen von Microsoft Office Outlook gelöscht, wenn die Telefonnummer keine Klammern enthielt. Aus „+49 175 6792267„ wurde  „491756792267„. Als Workaround wird nun das Pluszeichen durch „00″ ersetzt -> „0049 175 6792267„

Sonstiges

• Telefonnummer-Wahl: Wenn die Telefonnummer die eigene Landesvorwahl (0049 oder +49) enthält, wird diese nicht mehr mitgewählt.
• Korrektur bei der Eingabe eines Datums: In der Kalenderanzeige konnte unter Windows Vista und Windows 7 nicht mittelts Pfeiltasten navigiert werden.

Der folgende Beitrag beschreibt die Veränderungen im Vergleich zum Juli-Release.

Aufträge

Neu: Bei den Auftragspositionen wird vermerkt, wer die Position angelegt und geändert hat (Ausgabe erfolgt im Fenster Details).

Neu: In der Tabelle der Auftragspositionen kann ein frei wählbares Artikelfreifeld angezeigt werden (Programmoptionen > Aufträge > Ansicht)

Korrektur: Beim Fortführen einer Auftragsbestätigung als Lieferschein mit Teillieferung wird nun der Ertrag richtig berechnet.

Korrektur: Wenn in den Benutzerrechten das Buchen von Aufträgen gesperrt war, konnten keine Angebote und Auftragsbestätigungen ausgedruckt werden (also Auftragsarten, bei denen nicht gebucht wird)

Auftragsdruck: LfrAdrAP_*-Felder hinzugefügt. Darin wird bei einer verknüpften Lieferadresse dessen Ansprechparter anhand Name/Vorname ermittelt um z.B. für eine Spedition dessen Telefonnummer zu drucken.

Artikel

Korrektur: In der Bilderliste wurde beim Löschen eines Bildes u.U. eine Fehlermeldung angezeigt, wenn bei dem Artikel in eine sehr große Menge von Bildern hinterlegt war.

eBay

Änderung: Der Artikelzustand kann nun direkt bei den Artikelmerkmalen angegeben werden, was dann folgende eBay-Fehlermeldung behebt: “Für diese Kategorie ist ein Artikelzustand erforderlich”

Korrektur: Die Versandart blieb beim Einlesen der Transaktionen unter bestimmten Umständen leer.

DATEV-Schnittstelle

Das EU-Landeskürzel wird bei EU-Buchungen in dem von der DATEV-gewünschten Format übergeben.

Installation

Es wird nun Firebird 2.0.6 ausgeliefert (bisher: 2.0.5). Bei der Installation der netzwerkfähigen Version erfolgt die Auswahl des Netzwerklaufwerks bzw. der DATA.INI nicht mehr während der Installation sondern erst beim Programmstart.

Sonstiges

Größeneinstellung für die feste Schriftart (Courier) hinzugefügt (Programmoptionen > Schrift). Diese wird z.B. für die Kunden- und Artikelnummer verwendet.

Interne Speicherung bzw. Anzeige der Markierungen überabeitet, was einen positiven Effekt auf die Geschwindigkeit der Bildschirmlisten hat.

Bitte beachten:

Unsere nächsten Schulungen finden am 9.11.2010 und 7.12.2010 statt. Weitere Infos finden Sie hier.